Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Weert houdende regels omtrent Tenderregeling vrijwilligersactiviteiten

Algemene toelichting

Een tender is een procedure waarbij door middel van inschrijving geprobeerd wordt een bepaalde dienst of product te verkrijgen, in dit geval inspirerende, bijzondere en vooral waardevolle activiteiten rond het thema Samenwerken & Verbinden.

Alle inschrijvingen worden tegelijk beoordeeld bij de sluiting van de aanvraagtermijn. De inschrijvingen die het best beoordeeld worden, wordt subsidie verleend tot het beschikbare bedrag is besteed.

De gemeente Weert schrijft deze tender uit voor vrijwilligersactiviteiten rond het thema Samenwerken en Verbinden. Hiervoor is eenmalig een budget van €37.500,- (=subsidieplafond) beschikbaar voor initiatieven. In het najaar volgt een tweede ronde met hetzelfde thema waarvoor een zelfde bedrag beschikbaar is.

Procedure in vogelvlucht:

• ■

  De aanvraagperiode loopt van donderdag 15 februari 2018 tot en met maandag 16 april 2018;

• ■

  Op maandag 16 april 2018 dient de aanvraag compleet door de gemeente te zijn ontvangen;

• ■

  Het streven is om 14 mei 2018 een advies te hebben van de adviescommissie;

• ■

  Het advies wordt de tweede helft van mei 2018 ter besluitvorming voorgelegd aan het college van B&W.

De gemeente faciliteert deze regeling, echter coördineert de activiteiten met betrekking tot de ingediende aanvragen niet. De initiatiefnemers zijn zelf verantwoordelijk voor de aanvraag, coördinatie en onderlinge afstemming van activiteiten en verantwoording van ontvangen subsidie.

De tender wordt formeel gepubliceerd in het Digitale Gemeenteblad op de site van overheid.nl/Officiële bekendmakingen en bekend gemaakt op de gemeentelijk website: www.weert.nl.

Nadere toelichting tender Samenwerken en Verbinden

Inleiding

Het door de raad vastgestelde nieuwe subsidiebeleid van november 2016 is gebaseerd op 2 pijlers:

• 1.

  Het behouden en versterken van de basisstructuur (breed aanbod van culturele- en sportverenigingen) en

• 2.

  Ruimte voor vernieuwing. Naast de subsidie voor het behoud van de basisstructuur welke hierboven genoemd wordt en die er vooral op gericht is de bestaande sociale infrastructuur te faciliteren wordt ook ruimte gecreëerd voor innovatie, creativiteit en vernieuwing. Jaarlijks is er een budget van € 75.000,- beschikbaar dat ingezet wordt voor vernieuwende activiteiten

De gelden voor vernieuwende activiteiten worden beschikbaar gesteld via 2 tenders in 2018 van elk € 37.500,-. Het thema voor 2018 is ‘Samenwerken & Verbinden’. De eerste ronde gaan lopen vanaf half februari, in het najaar volgt een tweede ronde met hetzelfde thema waarvoor een zelfde bedrag beschikbaar is.

Samenwerken met andere (vrijwilligers)organisaties, buurtorganisaties of professionele organisaties is belangrijk. Veel organisaties onderkennen bijvoorbeeld al lange tijd dat het steeds moeilijker wordt om voldoende vrijwilligers te vinden en om hun vrijwilligers voldoende ondersteuning en/of opleiding te bieden om alle taken uit te voeren. Samenwerken kan een oplossing zijn.

Waarom deze tender?

De gemeente Weert onderkent de kracht van samenwerken. Door goede samenwerkingen kunnen organisaties meer bereiken door krachten te bundelen. Bovendien schept succesvolle samenwerking een groter gevoel van verbondenheid tussen organisaties en burgers in de samenleving.

Met deze tender wil de gemeente samenwerking tussen (vrijwilligers)organisaties bevorderen, want op dat gebied valt er nog veel te ontdekken. Als we met een open blik over de grenzen van onze eigen organisatie heen durven kijken, zien we unieke kansen die anders aan ons voorbij zouden gaan.

Krachten bundelen

We moedigen vrijwilligersorganisaties aan om samen met vernieuwende plannen te komen, eventueel in samenwerking met professionele organisaties, burgers of ondernemers. Daarbij maken zij bijvoorbeeld gebruik van elkaars netwerk, ervaring en locaties. Samenwerken kan stukken voordeliger zijn dan alleen werken. Komt u met die unieke samenwerking die Weert verrijkt?

Verbinding

Samenwerken zonder grenzen is op zich al een vorm van verbinden. Maar met het stimuleren van samenwerking wil de gemeente ook het gevoel van verbondenheid tussen burgers, verenigingen en (vrijwilligers)organisaties in Weert versterken. Iedereen doet mee! We willen met deze tender niet alleen bereiken dat er mooie samenwerkingen ontstaan, maar ook dat binnen deze samenwerkingsprojecten zoveel mogelijk mensen op een laagdrempelige manier mee kunnen doen in de samenleving, ongeacht (fysieke) belemmeringen, leeftijd, geaardheid, financiële situatie of achtergrond. We willen dat mensen elkaar ontmoeten, elkaar beter leren kennen en elkaar weten te vinden, want samen bereiken we veel meer dan alleen.

We nodigen u uit met innovatieve plannen te komen die de kracht van samenwerking en verbinding laten zien!

Voor wie?

Deze tender richt zich op activiteiten/projecten georganiseerd en uitgevoerd in Weert door vrijwilligersorganisaties, waar mogelijk en nodig in samenwerking met professionals, onderwijsinstellingen, overheid en ondernemers.

Hoofdaanvrager moet in ieder geval een vrijwilligersorganisatie zijn, gevestigd in Weert.

De samenwerking kan een eenmalige activiteit zijn, maar een duurzame structuur die de vrijwilligers ondersteunt geeft nog een veel groter rendement. De voorkeur gaat uit naar activiteiten die structureel in te bedden zijn in het programma van de organisaties in kwestie. De activiteiten dienen uitdrukkelijk in Weert plaats te vinden.

Deelname aan de tender

Wij willen vrijwilligersorganisaties stimuleren mee te doen aan de tender op onderstaande beoordelingscriteria of combinaties daarvan (zie verdere uitleg op de scorekaart, bijlage 1):

Criteria 

Voorwaarden Tenderregeling Samenwerken & Verbinden

1. Grondslag

• 1.1

  De grondslag voor de vaststelling van deze subsidieregeling (tender) en de daarop gebaseerde subsidieverstrekking ligt in de Algemene subsidieverordening Weert 2017 (ASV 2017).

• 1.2

  Voor zover in deze regeling niet anders is bepaald, gelden voor subsidies op basis van deze tender, alle bepalingen uit de ASV 2017.

2. Doelgroep

• 2.1

  Met deze tender worden vrijwilligersorganisaties die vallen onder de ‘Nota herziening subsidiestelsel vrijwilligersorganisaties 2017’ uitgenodigd een subsidieaanvraag in te dienen voor projecten en activiteiten rond het thema Samenwerken & Verbinden.

• 2.2

  Subsidie kan uitsluitend worden aangevraagd door een vrijwilligersorganisatie of een samenwerkingsverband van twee of meer organisaties of verenigingen waarvan minstens één vrijwilligersorganisatie, die ook statutair en feitelijk gevestigd is in Weert. Vrijwilligersorganisaties mogen de samenwerking aangaan met professionele instanties, bijvoorbeeld onderwijs en ondernemers.

3. Aanvrager

• 3.1

  Aanvragen kunnen uitsluitend worden ingediend door de organisaties uit de doelgroep.

• 3.2

  Aanvragen die niet voldoen aan de voorwaarden zoals gesteld in deze tenderregeling, de ASV 2017 en de Algemene Wet Bestuursrecht (AWB) worden niet in behandeling genomen.

4. Voorwaarden aanvraag

• 4.1

  Indienen van de aanvraag kan uitsluitend via het format dat te downloaden is op de gemeentelijke website.

• 4.2

  De aanvraag dient schriftelijk, ondertekend en met de nodige bijlagen te worden ingediend.

• 4.3

  Onvolledige aanvragen worden een hersteltermijn geboden, welke maximaal duurt tot de sluitingsdatum van de aanvraagtermijn.

5. Aanvraagperiode en sluitingsdatum

• 5.1

  De aanvraagperiode loopt van donderdag 15 februari 2018 tot en met maandag 16 april 2018.

• 5.2

  De complete subsidieaanvraag dient uiterlijk op 16 april 2018 door de gemeente ontvangen te zijn.

• 5.3

  Een aanvraag die na deze datum wordt ontvangen wordt niet in behandeling genomen.

6. Uitvoeringstermijn subsidiabele activiteiten

• 6.1

  De te subsidiëren activiteiten/projecten dienen te worden uitgevoerd. Indien later blijkt dat dit niet het geval is, bestaat geen recht op subsidie en wordt de verleende subsidie op nihil vastgesteld en teruggevorderd.

• 6.2

  In aanvulling op de ASV 2017 geldt voor organisaties die aanspraak maken op subsidie op grond van deze regeling dat de subsidieaanvrager binnen 13 weken nadat het project is afgerond een inhoudelijk en financieel verslag aan het college overlegt. Dit verslag is niet bedoeld als verantwoording, maar biedt het college inzicht in het verloop van het project en de gerealiseerde doelstellingen en kosten/baten.

7. Subsidieplafond, subsidiebedrag en verdeling beschikbare gelden

• 7.1

  Het totale budget/subsidieplafond voor deze tender bedraagt € 37.500,-.

• 7.2

  De hoogte van de subsidie wordt bepaald op basis van de ingediende, gespecificeerde begroting.

• 7.3

  De beschikbare gelden worden verdeeld op basis van volgorde van de toegekende eindscores op basis van de in bijlage 1. opgenomen scorekaart. Hierbij geldt dat bij de onderdelen 1, 2 en 7 tenminste 1 punt moet worden gescoord. Wordt hieraan niet voldaan dan heeft dat automatisch het gevolg dat er geen recht bestaat op subsidie omdat deze dan niet of in onvoldoende mate zal worden besteed aan de activiteit waarvoor de subsidie is bedoeld. Bij gelijke eindscores, wordt de rangorde van toekenning bepaald door loting.

• 7.4

  Indien na toekenning van alle positief beoordeelde aanvragen er sprake is van een restbedrag, wordt dit toegevoegd aan het subsidieplafond van de tweede tranche.

8. Vaststelling direct

• 8.1

  Subsidies op grond van deze regeling worden door het college direct vastgesteld.

• 8.2

  In afwijking van het bepaalde in de ASV 2017 hoeft de subsidieontvanger geen verantwoording af te leggen.

• 8.3

  Het college kan besluiten om verstrekte subsidies steekproefsgewijze te controleren. Organisaties zijn verplicht hieraan hun medewerking te verlenen.

9. Extra weigeringsgronden

Naast de algemene weigeringsgronden uit 8 van de ASV 2017, wordt de subsidie tevens geweigerd indien:

• 9.a

  door verstrekking van de subsidie, het subsidieplafond zou worden overschreden (art. 4:25 Algemene wet bestuursrecht);

• 9.b

  aanvrager failliet is verklaard of aan hem surseance van betaling is verleend, dan wel een verzoek daartoe bij de rechtbank is ingediend.

10. Adviescommissie

• 10.1

  Het college stelt, conform hetgeen omschreven in de Algemene wet bestuursrecht en de ASV 2017, een adviescommissie samen.

• 10.2

  De leden van de adviescommissie zijn onpartijdig en onafhankelijk en mogen niet direct of indirect bij een, of meerdere, door deze commissie te beoordelen,  aanvragen zijn betrokken.

• 10.3

  De aanvragen die aan de gestelde voorwaarden voldoen, worden door deze adviescommissie beoordeeld en vervolgens met elkaar vergeleken op basis van de in bijlage 1. van deze regeling opgenomen scorekaart.

• 10.4

  Op basis van de uitkomsten van de beoordeling en vergelijking, legt de adviescommissie een voorstel ter besluitvorming voor aan het college over de verdeling van de voor deze tender beschikbare subsidiegelden.

11. Besluitvorming

Aanvragers ontvangen bij de beschikking een afschrift van de beoordelingsscore.