Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de Rekenkamer van Weert

1. De leden hebben tot taak:

• a.

  het in gezamenlijkheid met de voorzitter vorm geven aan het onderzoeksprogramma, het opzetten van afzonderlijk onderzoek, het formuleren van conclusies en aanbevelingen en het jaarlijks uitbrengen van een (kort) verslag van de werkzaamheden van de rekenkamer.

• b.

  het (mede-) leiding geven aan de uitvoering van een onderzoek (adoptie van een onderzoek).

2. De leden hebben geen plaatsvervangers.

1. De griffier is verantwoordelijk voor het ambtelijk secretariaat van de rekenkamer. De ambtelijke ondersteuning wordt geleverd door de griffie.

2. De griffier is geen lid van de rekenkamer.

1. De vergaderingen worden in beginsel gehouden in het stadhuis na oproep door de voorzitter.

2. De voorzitter stelt de voorlopige agenda op.

3. De griffier zendt uit naam van de voorzitter –spoedeisende vergaderingen uitgezonderd- zoveel mogelijk ten minste zes dagen vóór een vergadering de leden een schriftelijke oproep. In deze oproep worden dag, aanvangstijdstip en plaats van de vergadering aangegeven.

4. De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep aan de leden gezonden.

5. Bij aanvang van de vergadering stelt de rekenkamer de agenda vast.

6. Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de rekenkamer bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen of van de agenda afvoeren.

1. De voorzitter opent de vergadering op het vastgestelde uur, indien ten minste twee van de leden van de rekenkamer aanwezig zijn.

2. Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal leden aanwezig is, bepaalt de voorzitter dag en uur van de volgende vergadering.

1. De griffier draagt zorg voor de verslaglegging. Hierin worden onder meer de namen van de aan- en afwezigen vermeld, alsmede een zakelijke samenvatting van het besprokene en de afspraken en besluitvorming.

2. De vastgestelde notulen worden door de voorzitter ondertekend.

3. Het verslag is niet openbaar en wordt niet aan derden beschikbaar gesteld, tenzij de rekenkamer anders beslist.

4. De rekenkamer bepaalt in haar vergaderingen of en zo ja welke informatie openbaar wordt gemaakt. De rekenkamer bepaalt daarbij tevens in welke vorm en op welke wijze de openbaarmaking geschiedt.

1. De rekenkamer kan bepalen dat anderen dan de in de vergadering aanwezige leden van de rekenkamer en de voorzitter deelnemen aan de beraadslaging.

2. Een beslissing daartoe wordt op voorstel van de voorzitter of één der leden van de rekenkamer genomen alvorens met de beraadslaging ten aanzien van het aan de orde zijnde agendapunt een aanvang wordt genomen.

1. De vergaderingen van de rekenkamer worden in beginsel in beslotenheid gehouden.

2. Wanneer één van de aanwezige leden daarom verzoekt of de voorzitter het nodig oordeelt, kan de rekenkamer beslissen of in openbaarheid zal worden vergaderd.

3. Tussentijdse onderzoeksresultaten en stukken waaromtrent geheimhouding is opgelegd worden altijd achter gesloten deuren besproken.

1. Artikel 25 leden 1 en 2 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op de rekenkamer.

2. Voor de afloop van de besloten vergadering beslist de rekenkamer overeenkomstig artikel 25 eerste lid van de Gemeentewet of omtrent de inhoud van de stukken en het verhandelde geheimhouding zal gelden.

3. De rekenkamer kan besluiten de geheimhouding, door haarzelf ten aanzien van het in een besloten vergadering behandelde en omtrent de inhoud van de stukken opgelegd ingevolge artikel 25 eerste lid van de Gemeentewet, op te heffen.

4. Indien door een ander orgaan dan de rekenkamer geheimhouding is opgelegd ten aanzien van de stukken, die zij aan de rekenkamer hebben overgelegd, dan kan de rekenkamer deze geheimhouding niet opheffen. De rekenkamer kan het desbetreffende orgaan verzoeken de geheimhouding op te heffen en daartoe met dit orgaan in een besloten vergadering overleg voeren.

1. De rekenkamer stelt vóór de aanvang van een kalenderjaar een onderzoeksprogramma op voor dat jaar. In dit onderzoeksprogramma staan de onderzoeken, die de rekenkamer dat jaar zal gaan uitvoeren, een korte motivatie en een planning van in te zetten tijd, kosten en middelen.

2. Het streven van de rekenkamer is er op gericht minimaal twee onderzoeken per jaar uit te voeren.

3. De rekenkamer stuurt uiterlijk in januari het onderzoeksprogramma ter kennisneming naar raad en college en maakt het (door verspreiding aan de pers en plaatsing op het internet) openbaar.

1. De rekenkamer bepaalt haar onderzoeksprogramma aan de hand van de in lid 3 genoemde selectiecriteria.

2. Eventuele verzoeken worden door de rekenkamer aan deze criteria getoetst. De rekenkamer neemt geen verzoeken in behandeling, die niet tot haar wettelijke taak behoren of waar de raad en/of het college (nog) geen besluit over heeft / hebben genomen.

3. De rekenkamer kiest onderwerpen, die allen in enigerlei mate voldoen aan de volgende selectiecriteria:

• a.

  Het onderwerp heeft een duidelijk financieel, organisatorisch, maatschappelijk en/of politiek/bestuurlijk belang;

• b.

  Er is aanleiding tot een onderzoek vanuit een oogpunt van doeltreffendheid, doelmatigheid of rechtmatigheid danwel in verband met de kwaliteit van de informatievoorziening aan de raad;

• c.

  Er is sprake van een risico: gebrekkige uitvoering heeft relatief ernstige financiële of maatschappelijke gevolgen;

• d.

  De meerwaarde van een onderzoek door de rekenkamer (in plaats van een ander gremium) moet duidelijk zijn;

• e.

  Het onderwerp heeft een hoog (potentieel) leereffect;

• f.

  Het onderwerp moet voor de rekenkamer haalbaar zijn en passen binnen haar financiële en organisatorische mogelijkheden.

4. De rekenkamer besluit over het te onderzoeken onderwerp en brengt raad en college hiervan op de hoogte.

1. De rekenkamer is belast met en verantwoordelijk voor de organisatie en de uitvoering van het onderzoek.

2. De rekenkamer stelt per onderzoek de onderzoeksvraag, de onderzoeksmethode en de onderzoeksplanning op. Deze worden ter informatie aan raad en college gezonden. Raad en college kunnen desgewenst richting rekenkamer hierop reageren.

3. Het onderzoek wordt in beginsel door voorzitter en leden van de rekenkamer zelf uitgevoerd. Voor de uitvoering van het onderzoek kan de rekenkamer, met inachtneming van het beschikbare budget, externe personen of bureaus inschakelen.

4. De rekenkamer vergadert tijdens het onderzoek regelmatig ter bespreking van procedurele en inhoudelijke aspecten en problemen van het onderzoek.

5. De rekenkamer vergadert zo dikwijls als dit nodig wordt geoordeeld.

6. De rekenkamer kan, via de betrokken functionele commissie(s), de raad tussentijds over het lopende onderzoek informeren op momenten, dat zij dat dienstig acht.

7. Door of namens het college wordt er voor zorg gedragen, dat de rekenkamer de voor haar werkzaamheden benodigde stukken tijdig ontvangt.

8. Indien de rekenkamer inlichtingen wenst van ambtenaren en bestuurders, dan zijn deze verplicht daaraan gehoor te geven. De ambtenaren en bestuurders zijn verplicht de gevraagde inlichtingen binnen de door de rekenkamer gestelde en bij de zaak passende redelijke termijn juist en volledig te verstrekken.

9. De voorzitter is bevoegd ambtenaren en bestuurders van de gemeente uit te nodigen een vergadering van de rekenkamer bij te wonen voor het geven van inlichtingen.

10. Indien de rekenkamer stuit op problemen bij het maken van afspraken voor interviews met ambtelijke betrokkenen of het verkrijgen van informatie kan zij een schriftelijk verzoek doen op de gemeentesecretaris om via die weg de informatie alsnog zo snel mogelijk te krijgen.

11. De gemeentesecretaris zal een verzoek als bedoeld in lid 10 binnen een termijn van acht werkdagen beantwoorden.

12. De rekenkamer kan besluiten andere personen, voor zover niet vallend onder de leden 8 en 9, te horen over zaken, die aan haar oordeel zijn onderworpen.

13. Over de gedeelten van het onderzoek, waarover geheimhouding is opgelegd, neemt de rekenkamer een besluit met betrekking tot selectieve openbaarmaking.

14. Alle van de rekenkamer uitgaande stukken worden ondertekend door de voorzitter.

1. De besluiten van de rekenkamer worden genomen bij volstrekte meerderheid van stemmen van de leden.

2. Uitgangspunt bij stakende stemmen is, dat uitstel van stemming tot de volgende vergadering plaatsvindt. Als de stemmen in de volgende vergadering wederom staken, is de stem van de voorzitter doorslaggevend.

3. In een advies of verslag van de rekenkamer wordt desgewenst een eventueel minderheidsstandpunt in dat advies of verslag tot uitdrukking gebracht.

1. De eindrapportages worden aan raad, college en geïnterviewden aangeboden.

2. Met de aanbieding aan de raad zijn de rapportages openbaar.

3. De rapportages worden gepubliceerd op de gemeentelijke website, op verzoek gestuurd naar de pers en ter inzage gelegd voor burgers. Belangstellenden kunnen de rapportages tegen kostprijs bestellen of kosteloos via internet downloaden.

1. Alle relevante openbare informatie van de rekenkamer zal toegankelijk worden gemaakt via de website van de gemeente met een link naar de rekenkamer.

2. Per onderzoek wordt door de rekenkamer bepaald hoe over het onderzoek extern worden gecommuniceerd, waarbij in ieder geval het volgende geldt:

• a.

  Bij het verschijnen van een onderzoeksrapport/eindrapportage maakt de rekenkamer de resultaten met een persbericht openbaar.

• b.

  De voorzitter is woordvoerder als het erom gaat informatie te verstrekken over het verloop en de uitkomsten van een onderzoek.

3. Het onderzoeksprogramma, de onderzoeksvraag, de onderzoeksmethode, de onderzoeksplanning en de eindrapportages worden via het internet digitaal beschikbaar gesteld.

1. De griffier draagt er zorg voor, dat bij de rekenkamer ingekomen stukken worden ingeboekt en een ontvangstbevestiging ontvangen.

2. De rekenkamer behandelt ingekomen stukken in haar eerstvolgende vergadering.

3. De voorzitter doet ingekomen stukken namens de rekenkamer af.

4. De griffier zorgt voor de archivering van de ingekomen stukken en de afhandeling daarvan door de rekenkamer.

1. Artikel 28 leden 1, 2 en 3 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op de leden van de rekenkamer.

2. In gevallen waarbij sprake kan zijn van belangenverstrengeling, zal het betreffende lid zich niet met het onderzoek bezighouden en geen deel uit maken van de betreffende beraadslagingen en stemmingen.

3. Bedrijven en/of organisaties waarbij een lid werkzaam en/of bestuurslid of toezichthouder is of waarmee een lid familie- of vriendschapsbetrekkingen of anderszins persoonlijke betrekkingen heeft, kunnen geen opdrachten voor de rekenkamer uitvoeren.

4. Een lid vervult geen nevenfuncties, waarbij sprake is of kan zijn van strijdigheid met het belang van de gemeente.

1. Een lid gaat zorgvuldig en correct om met informatie waarover hij/zij uit hoofde van zijn/haar ambt beschikt. Hij/zij verstrekt geen geheime informatie.

2. Een lid houdt geen informatie achter, tenzij deze geheim is en het niet geven van informatie mogelijk is op grond van artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur en/of wegens strijd met het openbaar belang. Een lid behandelt niet-openbare informatie als zodanig, dat wil zeggen laat deze niet bewust of onbewust uitlekken, bewaart de informatie zorgvuldig en voorkomt, dat onbevoegde derden er kennis van kunnen nemen.

3. Een lid maakt niet ten eigen bate of ten bate van zijn/haar persoonlijke betrekkingen gebruik van in de uitoefening van het ambt verkregen informatie.

4. De rekenkamer verzekert, dat het aantal personen dat inzage heeft in documenten, die verband houden met het onderzoek niet verder wordt uitgebreid dan voorzitter en leden van de rekenkamer, de griffie, de raad, het college en de externe onderzoekers, tenzij deze stukken behoren tot de documenten, die berusten bij de gemeente Weert en gelet op de Wet Openbaarheid van Bestuur openbaar zijn.

5. Voor externe onderzoekers geldt de geheimhoudingsplicht ingevolge artikel 25 Gemeentewet eveneens onverkort. Hiervan wordt bij de opdrachtverstrekking melding gemaakt.

1. Een lid neemt van een bedrijf of organisatie dat/die een opdracht voor de rekenkamer uitvoert, geen faciliteiten of diensten aan, die zijn onafhankelijke positie ten opzichte van de opdrachtnemer kunnen beïnvloeden.

2. Geschenken en giften, die een lid uit hoofde van zijn/haar functie ontvangt, worden gemeld en geregistreerd en zijn eigendom van de gemeente. De registratie omvat de datum van de ontvangst, een omschrijving van geschenk of gift, de naam van de schenker en de geschatte waarde. Er wordt een gemeentelijke bestemming voor gezocht.

3. Indien een lid één keer per jaar per relatie geschenken of giften ontvangt, die een waarde van minder dan 50 euro vertegenwoordigen, kunnen deze in afwijking van het bovenstaande worden behouden en behoeven ze niet te worden gemeld en geregistreerd. Geschenken en giften met een bijzonder karakter of ter gelegenheid van een bijzondere gebeurtenis, die genoemd(e) bedrag en/of frequentie te boven gaan, mogen worden aanvaard met instemming van de raadscommissie voor de rekenkamer.

4. Geschenken en giften als bedoeld onder lid 2 worden niet op het huisadres ontvangen. Indien dit toch is gebeurd, wordt dit gemeld in de raadscommissie voor de rekenkamer waar een besluit over de bestemming van het geschenk wordt genomen. Geschenken en giften als bedoeld onder lid 2 worden bij voorkeur niet ontvangen op het huisadres.

5. Indien evident is, dat een concrete tegenprestatie wordt verwacht tegenover geschenken en giften, aanvaardt het lid deze niet.

1. Uitgaven door de leden worden uitsluitend vergoed als de hoogte en de functionaliteit ervan kunnen worden aangetoond.

2. Ter bepaling van de functionaliteit van bestuurlijke uitgaven worden de volgende criteria gehanteerd:

• -

  met de uitgave is het belang van de gemeente gediend, en

• -

  de uitgave vloeit voort uit de functie.

1. Een lid declareert geen kosten, die reeds op andere wijze worden vergoed.

2. Declaraties worden afgewikkeld volgens een daartoe vastgestelde administratieve procedure.

3. Een declaratie wordt ingediend door middel van een daartoe vastgesteld formulier. Bij het formulier wordt een betalingsbewijs gevoegd en op het formulier wordt de functionaliteit van de uitgave vermeld.

4. Gemaakte kosten worden binnen een maand gedeclareerd. Eventuele voorschotten worden voorzover mogelijk binnen een maand afgerekend.

5. De griffier is verantwoordelijk voor een deugdelijke administratieve afhandeling en registratie van declaraties. Declaraties van een lid worden administratief afgehandeld door de directeur middelen.

6. In geval van twijfel omtrent een declaratie, wordt deze voorgelegd aan de voorzitter. Zonodig wordt de declaratie ter besluitvorming aan de raadscommissie voor de rekenkamer voorlegd.