Verordening op de raadscommissies en de opiniërende raad 2006

Ondertekening

Toelichting op de verordening op de raadscommissies

Algemene toelichting

In de Gemeentewet wordt onderscheid gemaakt tussen raadscommissies, bestuurscommissies en andere commissies (resp. artikel 82, 83 en 84 Gemeentewet). Raadscommissies bereiden de besluitvorming in de raad voor en voeren overleg met het college en de burgemeester. Bestuurscommissies zijn commissies waaraan bevoegdheden van de raad, het college of de burgemeester worden overgedragen. Andere commissies kunnen alle mogelijke denkbare taken hebben. Er kan gedacht worden aan adviescommissies, ad hoc commissies en wijkraden.

Deze verordening heeft betrekking op de raadscommissies. In veel gemeenten is de afgelopen jaren stil gestaan bij het bestaande vergaderstelsel. De praktijk laat zien dat het commissiestelsel niet alleen op verschillende manieren wordt heringericht, maar dat er ook gemeenten zijn die de keuze hebben gemaakt om zonder raadscommissies te werken. De ‘Handreiking vernieuwend vergaderen: voorbeelden uit de praktijk’ gaat uitgebreid in op de nieuwe overlegvormen. In de gemeente Weert is op 20 april 2006 besloten om naast de raadscommissies en de raad te gaan werken met een opiniërende raad. Deze heeft het karakter en de status van een raadscommissie. De opiniërende raad bereidt de besluitvorming van de raad voor en kan overleg voeren met college en burgemeester. De opiniërende raad zal raadscommissie-overstijgende onderwerpen behandelen, de begroting en de voorjaarsnota. De opiniërende raad vindt zijn nadere regeling in voorliggende verordening.

Op grond van artikel 82, eerste lid, kan de raad zoveel raadscommissies instellen als hij wenselijk acht. De raad regelt de taken, bevoegdheden, samenstelling en werkwijze van de raadscommissies en de wijze waarop de leden van een raadscommissie inzage hebben in stukken ten aanzien waarvan geheimhouding geldt. De Gemeentewet verplicht overigens niet tot het instellen van raadscommissies. Om te bevorderen dat de discussie in de raad plaatsvindt, zijn er gemeenten die ervoor kiezen om geen raadscommissie(s) in te stellen. De vaststelling van een verordening op de raadscommissies is uiteraard overbodig als er geen raadscommissie wordt ingesteld. De instelling van raadscommissies geschiedt veelal bij verordening, waarin de taken bevoegdheden, samenstelling en werkwijze van de raadscommissies worden vastgelegd. De raad van de gemeente Weert heeft op 20 april 2006 de vergaderstructuur opnieuw vastgesteld. Deze verordening voorziet in de uitwerking en reglementering hiervan.

De bestaande VNG-modelverordening uit 2002 is in 2006 herzien. Na vier jaar ervaring met de duale werkwijze van de raad was er behoefte aan een herziening van het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad. Door de samenhang tussen het reglement en de commissieverordening is ook dit laatste herzien. De meest principiële wijzing in beide regelingen is het verwijderen van het spreekrecht uit het reglement van orde en een versterking van dit recht in de verordening op de raadscommissies. Uit de praktijk kwamen steeds meer signalen dat het spreekrecht tijdens de raadsvergadering niet de goede manier was om burgers te betrekken bij de besluitvorming. Juist omdat de raadsvergadering het sluitstuk is van het besluitvormingsproces dat lang daarvoor al is begonnen (ambtelijke organisatie, college, commissies) is de kans klein dat de raad op dat moment – als reactie op het inspreken van een burger - nog van richting verandert. De spreekmogelijkheid van de burger tijdens de raadsvergadering kan daarmee als “schijnspreekrecht” worden betiteld. De mogelijkheden van burgers om tijdens de commissievergaderingen te spreken zou daarentegen beter benut kunnen worden. Deze vergaderingen zijn doorgaans laagdrempeliger en hebben meer mogelijkheden om met de spreker in overleg te gaan in een informele setting. Afhankelijk van de grootte van de commissie schuift de spreker aan tafel bij de commissieleden, in plaats van het spreken achter een spreekgestoelte in de raadsvergadering.

Andere wijzigingen betreffen: de introductie van een agendacommissie; enige mate van deregulering door het schrappen van de bepalingen over spreekregels en de volgorde van sprekers; vereenvoudiging van de regels voor de aanwezigheid van de burgemeester, wethouders en secretaris bij de vergaderingen; aanpassing van de bepalingen over het verslag; het opnemen van plaatsing van stukken op internet als service aan de burger, hoewel wettelijk niet verplicht.

De verordening moet in ieder geval aan het voorschrift voldoen, dat collegeleden geen lid mogen zijn van raadscommissies. Bovendien moet de voorzitter van een raadscommissie een raadslid zijn en zal er sprake moeten zijn van een evenwichtige vertegenwoordiging van de fracties in de raadscommissies.

Artikelgewijze toelichting

Hoofdstuk 1 Begripsbepalingen

Artikel 1 Begripsbepalingen

Om te voorkomen dat de omschrijving van terugkerende begrippen in de verordening moeten worden herhaald, zijn in deze bepaling een aantal begrippen eenmalig gedefinieerd.

Hoofdstuk 2 Instelling, taken en samenstelling

Artikel 2 Instelling raadscommissies en opiniërende raad

In de gemeente Weert is op 20 april 2006 besloten om naast de raadscommissies en de raad te gaan werken met een opiniërende raad. Deze heeft het karakter en de status van een raadscommissie. Ook de opiniërende raad bereidt de besluitvorming van de raad voor, kan advies uitbrengen aan de raad en kan overleg voeren met college en burgemeester. De opiniërende raad zal raadscommissie-overstijgende onderwerpen behandelen, de begroting en de voorjaarsnota. De opiniërende raad zal naar verwachting circa zesmaal per jaar bijeen komen en verder afhankelijk van de actualiteit. De opiniërende raad vindt zijn nadere regeling in voorliggende verordening.

Door artikel 38 van deze verordening, waarin is bepaald dat de raadscommissie op voorstel van de voorzitter beslist in de gevallen waarin de verordening niet voorziet, kan ad hoc afstemming tussen raadscommissies onderling en met de opiniërende raad plaatsvinden en kunnen er praktische werkafspraken gemaakt worden. Ook de agendacommissie kan hierin een taak vervullen, aangezien deze commissie de voorlopige agenda´s voor de raadscommissies en de opiniërende raad vaststelt.

Artikel 3 Taken raadscommissies en opiniërende raad

De taken van de raadscommissies zijn vastgelegd in artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet. De raadscommissies bereiden de besluitvorming van de raad voor en overleggen met het college of de burgemeester. Voor wat betreft de invulling van de taken van de raadscommissies zijn ruwweg twee modellen te onderscheiden. In het eerste model is een raadscommissie vooral gericht op voorbereiding en informatievoorziening en vindt het politieke debat plaats in de raad, in het tweede vindt het politieke debat plaats in een raadscommissie en geschiedt de besluitvorming door de raad plaats.

De taak om de besluitvorming van de raad voor te bereiden komt tot uitdrukking in het uitbrengen van advies aan de raad over een voorstel of onderwerp. De raadscommissie kan ook uit eigener beweging advies aan de raad uitbrengen, ook dit advies kan aanleiding zijn voor besluitvorming in de raad. De taken van de raadscommissie en de opiniërende raad zijn in essentie dezelfde als die van de raad, nl. die van kaderstellend, controlerend en volksvertegenwoordigend orgaan.

De raadscommissies en de opiniërende raad bepalen evenals de raad hun eigen agenda. Dit betekent dat niet het college maar de raadscommissie respectievelijk de opiniërende raad bepaalt of een voorstel aan de raadscommissie of de opiniërende raad wordt voorgelegd alvorens het in de raad wordt besproken. Hierover vindt ook overleg plaats in de agendacommissie. Veelal zal het echter wel zo blijven dat een onderwerp eerst in een raadscommissie of de opiniërende raad wordt besproken.

Artikel 4 Samenstelling raadscommissies

De raad bepaalt de samenstelling van de raadscommissies. Wel schrijft artikel 82, derde lid, van de Gemeentewet voor dat de raad moet zorgen voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde politieke groeperingen. Om dit te bereiken schrijft het eerste lid van artikel 4 voor dat een raadscommissie bestaat uit ten minste één en maximaal 2 leden per fractie gerelateerd aan het aantal zetels in de raad. De verhoudingen in de raadscommissies hoeven overigens blijkens jurisprudentie niet exact overeen te komen met de verhoudingen in de raad. Om tot een evenwichtige verdeling te komen is gekozen voor een minimum en een maximum aantal leden.

Op 20 april 2006 heeft de raad besloten (voor zover hier relevant) (toelichting in kader van deze verordening is cursief toegevoegd):

• ·

  Per raadscommissie worden raadsleden als commissieleden benoemd. Deze mogen zich laten vervangen door een ander raadslid van hun fractie. Dit dient ertoe ervoor te zorgen, dat fracties zoveel mogelijk in staat zijn om deel te nemen aan de vergaderingen van de raadscommissies. De plaatsvervangers worden niet benoemd; zij melden zich vóór de vergadering bij de commissiegriffier aan.

• ·

  Elk raadslid mag in elke raadscommissie het woord voeren; alleen de leden of hun plaatsvervangers hebben stemrecht/adviesrecht. Deze bepaling doet recht aan de positie van raadsleden als gekozen volksvertegenwoordigers. De systematiek is geënt op die van de Tweede Kamer.

• ·

  De zetelverdeling luidt na de verkiezingen van 7 maart 2006 als volgt: CDA 7 zetels, PvdA 7 zetels, Weert Lokaal 6 zetels, VVD 5 zetels, SP 3 zetels, D66 1 zetel. Op basis hiervan wordt besloten de fracties CDA, PvdA en Weert Lokaal in elke raadscommissie maximaal 2 leden te doen hebben, waarbij deze 3 fracties elk een commissievoorzitter leveren en Weert Lokaal de voorzitter voor de opiniërende raad. De VVD-fractie heeft in 2 commissies maximaal 2 leden en in 2 commissies maximaal 1 lid. De VVD levert ook een voorzitter voor een raadscommissie. De fracties SP en D66 hebben in elke raadscommissie maximaal 1 lid.

• ·

  Het hanteren van commissieleden-niet-raadsleden wordt niet toegestaan. Alleen raadsleden kunnen commissielid resp. plaatsvervangend commissielid zijn.

• ·

  De raadscommissies hebben maximaal 10 leden, exclusief voorzitter (deze is geen lid).

Deze uitgangspunten/besluiten worden in deze verordening uitgewerkt.

Artikel 5 Voorzitter

Artikel 82, vierde lid, van de Gemeentewet schrijft voor dat de voorzitter van een raadscommissie raadslid moet zijn. Om die reden bepaalt artikel 5, eerste lid, dat de raad de voorzitters "uit zijn midden" benoemt. Gelet op de belangrijke functie die de raadscommissies ten opzichte van de raad vervullen, ligt het in de rede dat de raad de voorzitters benoemt. De plaatsvervangend voorzitters van de raadscommissies worden door de raadscommissies uit hun midden benoemd. Normaliter zal het hierbij gaan om incidentele vervanging. Voor het geval zich bijzondere omstandigheden voordoen, wordt aan de raadscommissies de mogelijkheid geboden om de raad te verzoeken een plaatsvervanger uit zijn midden te benoemen.

Op basis van het tweede lid, is de voorzitter (en de plaatsvervangend voorzitter op grond van artikel 1 van de verordening) geen lid van de raadscommissie. Dit is een bewuste keuze, op deze wijze kan de voorzitter zich concentreren op zijn taak als (technisch) voorzitter en zijn tijd en energie aanwenden voor het bewaken van de positie van de raadscommissie. Hij hoeft zich niet te bekommeren om de inbreng van zijn fractie in de raadscommissie.

Het ligt voor de hand dat de voorzitters, evenals de leden, van de raadscommissies in de eerste vergadering van de raad in nieuwe samenstelling worden benoemd, aangezien de zittingsperiode van de voorzitters en de leden aan het einde van de zittingsperiode van de raad eindigt (artikel 6, eerste lid). Aangezien het echter niet altijd mogelijk zal zijn om de voorzitters direct na de verkiezingen te benoemen, is er voor gekozen om geen termijn in artikel 5, eerste lid, op te nemen. Hetzelfde geldt overigens voor artikel 4, tweede lid.

In de gemeente Weert wordt tevens gewerkt met een opiniërende raad. De raad heeft op 20 april 2006 besloten de plaatsvervangend raadsvoorzitter te benoemen tot voorzitter van de opiniërende raad. De plaatsvervangend raadsvoorzitter van de opiniërende raad wordt ook door de raad benoemd.

Artikel 6 Zittingsduur en vacatures raadscommissies

De zittingsperiode van de leden, de voorzitters en hun plaatsvervangers is even lang als de zittingsperiode van de raadsleden, in principe dus vier jaar. De benoeming eindigt derhalve van rechtswege, de raad hoeft hen niet te ontslaan.

Op grond van het tweede lid eindigt het lidmaatschap van een raadscommissie eveneens van rechtswege indien een lid niet meer voldoet aan de in artikel 4, derde lid, gestelde eisen en indien een lid is benoemd op voordracht van een fractie die blijkens een schriftelijke verklaring aan de voorzitter van de raad niet meer vertegenwoordigd is in de raad (zevende lid).

De raad kan een lid van een raadscommissie op voorstel van de fractie die het lid heeft voorgedragen, ontslaan. Deze situatie kan zich voordoen in geval van een splitsing van een fractie. De ontstane nieuwe fractie heeft dan overigens op grond van artikel 4, eerste lid, recht op een eigen lid. De (plaatsvervangend) voorzitter van een raadscommissie kan de raad ook zonder voorstel van een fractie ontslaan, bijvoorbeeld indien deze (plaatsvervangend) voorzitter niet meer het vertrouwen van de meerderheid van de raad bezit. Het derde lid kan ook worden toegepast als een lid in buitengewone omstandigheden komt te verkeren waardoor het voor hem/haar gedurende langere tijd onmogelijk is aan de commissievergaderingen deel te nemen. Het vijfde en zesde lid voorzien in de situatie van tussentijdse vacature, hetzij door ontslag hetzij door overlijden.

Artikel 7 Griffier en commissiegriffier

Iedere raadscommissie wordt ondersteund door een commissiegriffier. Er is gekozen voor een medewerker van de griffie als commissiegriffier. De raad is werkgever. Het zou om die reden voor de hand liggen dat de raad zowel de commissiegriffier als zijn vervanging regelt. Bij plotse uitval van een commissiegriffier of diens vervanger kan er echter een probleem ontstaan als de tijd ontbreekt om nog een raadsbesluit over zijn vervanging te nemen. Aangezien de griffier verantwoordelijk is voor de ondersteuning van raad en commissies enerzijds en de werkzaamheden van de griffie anderzijds ligt het in de rede de verantwoordelijkheid voor het aanwijzen van commissiegriffiers en vervangers ook bij de griffier te leggen. Als de vervanging niet door een medewerker van de griffie kan geschieden overlegt de griffier met de secretaris over de inzet van een medewerker uit de reguliere ambtelijke organisatie.

De commissiegriffier is altijd bij de vergaderingen van de raadscommissie en de opiniërende raad aanwezig. In principe neemt hij geen deel aan de beraadslagingen, zij het dat de raadscommissie op grond van artikel 24 van deze verordening altijd de mogelijkheid heeft om anderen aan de beraadslagingen deel te laten nemen.

Hoofdstuk 3 Aanwezigheid college, burgemeester en secretaris

Artikel 8 Aanwezigheid college, burgemeester en secretaris

Het kan gewenst zijn dat een lid van het college, de burgemeester of de secretaris deelneemt aan de vergadering van de raadscommissie respectievelijk de opiniërende raad. De commissie of de opiniërende raad kan per vergadering beslissen of de aanwezigheid al dan niet gewenst is en of de genodigde aan de beraadslagingen mag deelnemen. Artikel 82, vijfde lid, Gemeentewet, dat artikel 21, tweede lid, Gemeentewet van overeenkomstige toepassing verklaart, is hiervoor de grondslag. Dit geldt zowel voor besloten als voor openbare vergaderingen. In openbare vergaderingen kunnen collegeleden, de burgemeester en de secretaris uiteraard altijd aanwezig zijn. Deelnemen aan de beraadslagingen kunnen zij echter alleen als de raadscommissie of de opiniërende raad hiermee instemt. In de regel zal de portefeuillehouder veelal wel aanwezig zijn ten behoeve van het voeren van overleg en het uitoefenen van controle door de raadscommissie of de opiniërende raad.

De bepaling is met de herziening in 2006 gewijzigd. Er is gekozen voor een wat minder strenge duale redactie. Zo is het artikel over de secretaris geïntegreerd in dit artikel 8 en is weggelaten dat aan het college toestemming moet worden gevraagd voor de aanwezigheid van de secretaris (aangezien het college werkgever is van de secretaris). Het oude artikel 9 over de secretaris is hierdoor vervallen.

Daarnaast is in dit artikel de bepaling geschrapt dat de raadscommissie bij aanvang van de vergadering kan beslissen dat de burgemeester en één of meer wethouders niet in de vergadering aanwezig mogen zijn of aan de beraadslagingen mogen deelnemen. Gezien de eerste bepaling van het artikel is dit feitelijk overbodig.

De stuurgroep Leenhuis heeft in haar rapport aandacht besteed aan de aanwezigheid van de burgemeester en leden van het college in de commissievergaderingen. Naar verwachting komt het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties met voorstellen voor een minder ‘stramme’ ontvlechting.

Om te komen tot een praktische regeling is er in deze bepaling voor gekozen om de voorzitter van de raadscommissie een voorlopige beslissing omtrent de aanwezigheid van de burgemeester of een wethouder en de deelname aan de beraadslagingen te laten nemen. Als de raadscommissie of de opiniërende raad het niet met deze voorlopige beslissing van de voorzitter eens is, kan zij bij aanvang van de vergadering anders beslissen. Een expliciete beslissing bij iedere vergadering is niet nodig. Als de raadscommissie of de opiniërende raad niet aangeeft dat de aanwezigheid van het college niet gewenst is, volstaat de beslissing van de voorzitter.

Hoofdstuk 4 Vergaderingen

Paragraaf 1 Tijdstip van vergaderen en voorbereiding

Artikel 9 Vergaderfrequentie

Veelal zullen de vergaderingen van de raadscommissies en de opiniërende raad plaatsvinden op een vaste dag en plaats voorafgaand aan de vergaderingen van de raad. Een raadscommissie of de opiniërende raad vergadert vaker als de voorzitter het nodig oordeelt of indien ten minste twee fracties hierom vragen. Indien een raadscommissie of de opiniërende raad een hoorzitting zal willen houden, kan de voorzitter gebruik maken van het derde lid en een andere dag, aanvangsuur of plaats bepalen. Bepaald is dat de voorzitter hierover overleg voert met de commissiegriffier, daar deze ook de meer inhoudelijke taken vervult.

Het aanvangstijdstip is in de regel 19.30 uur (behoudens bijzondere omstandigheden). Het streven is er op gericht de vergaderingen van de raadscommissies en de opiniërende raad om 22.30 uur beëindigd te doen zijn. De voorzitter vervult hierbij een belangrijke taak.

Over de openbaarheid van de vergaderingen bevat deze verordening geen bepaling, aangezien artikel 82, vijfde lid, Gemeentewet hierin voorziet. In deze bepaling wordt artikel 23 Gemeentewet van overeenkomstige toepassing verklaard op raadscommissies. Dit betekent dat de vergaderingen van de raadscommissies in de regel in het openbaar plaatsvinden. Op verzoek van een vijfde van het aantal leden van een raadscommissie of de voorzitter kan de raadscommissie beslissen om achter gesloten deuren te vergaderen. Van een besloten vergadering wordt een afzonderlijk verslag opgemaakt, dat niet openbaar is tenzij de raadscommissie anders beslist. De regeling is van overeenkomstige toepassing op de opiniërende raad.

Artikel 10 Agendacommissie

Dit artikel is aan de verordening toegevoegd omdat is gebleken dat binnen gemeenten waar raadscommissies zijn ingesteld veelal behoefte bestaat aan een agendacommissie. De agendacommissie vervult een coördinerende rol bij de agendering van zaken in commissies. De agendacommissie stelt de agenda’s van de raadscommissies voorlopig vast. De definitieve vaststelling van de agenda van een raadscommissie geschiedt door de betreffende commissie bij de aanvang van de vergadering. De voorzitter van de agendacommissie voert overleg met het presidium over de voorlopige agenda van de besluitvormende raad. Dit is bepaald in het reglement van orde voor de raad. In Weert worden de raadscommissie-overstijgende onderwerpen, de zware dossiers, de begroting en de voorjaarsnota in een opiniërende raad behandeld, zulks in plaats van in een van de raadscommissies. Deze vindt zijn regeling eveneens in deze verordening. Vanwege de nauwe relatie met de agendering voor de raadscommissies is bepaald, dat de voorzitter van de opiniërende raad lid is van de agendacommissie. Het presidium stelt de voorlopige agenda voor de besluitvormende raad vast. Dit is geregeld in het reglement van orde.

Artikel 11 Oproep

De leden van een raadscommissie en de opiniërende raad ontvangen een oproep inclusief de agenda voor een vergadering en de stukken tenminste zes dagen voor de vergadering. Indien in spoedeisende gevallen een aanvullende agenda wordt vastgesteld bedraagt deze termijn minimaal 48 uur voor een vergadering. Uiteraard kan ook voor andere termijnen worden gekozen. Wel zal de termijn uiteraard zodanig moeten zijn dat de leden van een raadscommissie in staat zijn om de stukken te lezen. De stukken ten aanzien waarvan geheimhouding is opgelegd worden niet toegezonden, maar kunnen bij de griffier worden ingezien (artikel 13, derde lid).

Artikel 12 De agenda

Voor het verzenden van de oproep, stelt de agendacommissie de agenda voorlopig vast (zie ook artikel 10). Het versturen van de agenda is geregeld in artikel 11.

In dit artikel is een procedure voor spoedeisende zaken geregeld. Uiteindelijk bepaalt een raadscommissie en de opiniërende raad zijn eigen agenda. De agenderende rol van een raadscommissie komt tot uitdrukking in het derde, vierde en vijfde lid. Dit betekent onder andere dat een raadscommissie en de opiniërende raad kan bepalen dat een onderwerp of voorstel onvoldoende voorbereid en voor inlichtingen of advies aan het college wordt gezonden. Een raadscommissie of de opiniërende raad bepaalt vervolgens in welke vergadering het onderwerp of voorstel opnieuw geagendeerd wordt en niet het college. Uiteraard zal hierover wel overleg gevoerd moeten worden met het college of de secretaris. Om te voorkomen, dat presentaties in verhouding tot andere agendapunten onevenredig veel tijd in beslag nemen is lid 6 opgenomen.

Artikel 13 Ter inzage leggen van stukken

Naast de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, worden stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen op een vaste plaats voor een ieder ter inzage gelegd. In de openbare kennisgeving wordt vermeld waar de stukken liggen. Originele stukken moeten uiteraard bij de gemeente blijven berusten. Stukken ten aanzien waarvan geheimhouding wordt opgelegd blijven onder berusting van de griffier, die de raadsleden op de in Weert gebruikelijke wijze inzage verleent middels opberging in het zgn. “geheime” kastje in de leeszaal van de raadsleden.

Artikel 14 Openbare kennisgeving

Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet moet de voorzitter van een raadscommissie tegelijkertijd met de schriftelijke oproep de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering ter openbare kennis brengen. De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep en op een bij openbare kennisgeving aan te geven plaats ter inzage gelegd. Deze bepaling geeft hier een regeling voor. Bij de herziening van deze verordening en van het reglement van orde voor de raad is tevens opgenomen, dat agenda en stukken, indien digitaal beschikbaar, ook op internet worden geplaatst. Vanuit het oogpunt van service aan de burger is dit een voor de hand liggende regeling die, doordat alle gemeenten beschikking hebben over een website, ook praktisch uitvoerbaar is. Dit is echter niet verplicht op grond van de Gemeentewet; gemeenten kunnen ervoor kiezen het derde lid niet over te nemen. Aangezien in Weert het Bestuurlijk Informatie Systeem (BIS) operationeel is, wordt daarmee aan deze verplichting voldaan. Hierop zijn de agenda’s, verslagen, advieslijsten, digitale audionotulen, raadsvoorstellen, college-adviezen en veel van de achterliggende stukken digitaal te raadplegen.

Paragraaf 2 Orde der vergadering

Artikel 15 Presentielijst

De presentielijst en de ondertekening door de voorzitter en de commissiegriffier zijn bedoeld om formeel vast te stellen dat het vergaderquorum aanwezig is. Indien de griffier tevens de functie van commissiegriffier op zich neemt, ondertekent hij de presentielijst.

Artikel 16 Opening der vergadering en quorum

Artikel 20 van de Gemeentewet regelt het vergaderquorum van de raad. Voor de raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet. Artikel 16 voorziet hierin. Deze bepaling geldt eveneens voor de opiniërende raad. Indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden of (voor zover het de raadscommissies betreft) hun plaatsvervangers aanwezig is en de presentielijst heeft getekend, kan worden vergaderd. Eventuele andere raadsleden, die op grond van artikel 4, vijfde lid, aanwezig zijn, tellen niet mee voor het vergader- of stemquorum.

Het derde lid voorziet in een regeling voor een nieuwe vergadering indien het quorum niet aanwezig is, anders zou de afwezigheid van leden van een raadscommissie of de opiniërende raad de voortgang van werkzaamheden kunnen belemmeren. Uiteraard staat op het moment dat de voorzitter bepaalt op welke datum en tijdstip, nog niet vast op welk moment de schriftelijke oproep uitgaat. Indien er enkele dagen tussen de twee vergaderingen zit, mag er vanuit worden gegaan dat het mogelijk is om 24 uur van tevoren een schriftelijke oproep te versturen. Overigens ligt het in de rede dat de voorzitter overlegt met de raadscommissie dan wel de opiniërende raad over de datum van een nieuwe vergadering.

Artikel 17 Spreekrecht burgers

Deze bepaling heeft een facultatief karakter. In de algemene inleiding is aangegeven dat bij de herziening van het Reglement van orde ervoor gekozen is het spreekrecht in de raadsvergadering te schrappen en in de commissievergadering meer uit te werken. Dit omdat de besluitvormingsproces in de raadsvergadering al zover gevorderd is dat aan het spreekrecht geen recht kan worden gedaan. Tijdens de commissievergaderingen zijn er meer mogelijkheden voor de inspreker om van gedachten te wisselen met de commissieleden en zo bij te dragen aan de besluitvorming. Het spreekrecht van burgers kan bijdragen aan het vergroten van de betrokkenheid van de burgers bij het lokaal bestuur, één van doelstellingen van de vernieuwing van het lokaal bestuur. Ook in de opiniërende raad is spreekrecht mogelijk.

Indien het spreekrecht wordt beperkt tot geagendeerde onderwerpen, kan er vrijwel uitgesluitend worden gesproken over zaken, die ter besluitvorming aan de raad worden voorgelegd en waaromtrent de raadscommissies advies uitbrengen aan de raad, d.w.z. helemaal aan het einde van het besluitvormingsproces. In die fase is het voor de rad moeilijk om nog iets met de inbreng van burgers te doen. Door het spreekrecht mogelijk te maken voor geagendeerde en niet-geagendeerde onderwerpen, die het domein van de raadscommissie of de opiniërende raad betreffen, wordt meer recht gedaan aan de volksvertegenwoordigende taak van de raad(-scommissie) en de behoefte van burgers te reageren dan wel anticiperen op beleidsvoornemens van de gemeente. Het spreekrecht wordt daarmee ook laagdrempeliger. T.b.v. de voorbereiding is het wel van belang, dat bij het spreekrecht in commissies of de opiniërende raad over niet-geagendeerde onderwerpen duidelijk door de verzoeker wordt aangegeven waar het over gaat. Aanduidingen als “ik wil iets zeggen over de gemeentelijke financiën” of “ik wil opmerkingen maken over planologie” zijn daarvoor onvoldoende.

Een burger kan alleen inspreken over onderwerpen die een raadscommissie dan wel de opiniërende raad aangaan. Als een burger zich meldt voor een onderwerp dat een andere raadscommissie aangaat, ligt het voor de hand dat de griffier dan wel de commissiegriffier de betreffende persoon naar de juiste raadscommissie verwijst.

Het burgerinitiatief is een instrument voor burgers om een niet-geagendeerd onderwerp op de agenda van de raad- of commissie te plaatsen. Dit is uitgewerkt in de Verordening op het burgerinitiatief 2004 van de gemeente Weert.

In het tweede lid zijn vier onderwerpen opgenomen, waar het spreekrecht niet voor geldt. Als een besluit van de raad of het college vatbaar is voor bezwaar en de burger belanghebbende is, kan de burger een bezwaarschrift indienen. Ook kan een burger beroep instellen bij de rechtbank. Verder zijn de benoemingen, keuzen, voordrachten en aanbevelingen van personen uitgesloten van het spreekrecht van burgers. Omdat inspraak over de benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen - de belangen van - kandidaten al dan niet in de uitoefening van hun ambt of functie kan schaden, kunnen burgers hierover geen uitlatingen doen. Als laatste kunnen burgers zich ook niet uitlaten over onderwerpen, waar zij op grond van artikel 9:2 Algemene wet bestuursrecht een klacht over kunnen indienen. Deze procedure gaat voor het spreekrecht van burgers. Tot slot is het teneinde zich herhalende discussies te voorkomen niet wenselijk om spreekrecht toe te staan m.b.t. verslag en rondvraag.

In het zesde lid is ervoor gekozen om een burger één maal het woord te geven. Op basis van artikel 18, eerste lid, wordt het verslag toegezonden aan de burgers die hebben gesproken. De VNG adviseert te bepalen, dat er geen discussies tussen leden en burgers mogen plaatsvinden. Dit was in Weert reeds een gebruikelijke gedragslijn, zij het dat in de vorige verordening niet was bepaald, dat dit niet was toegestaan. Er is met het oog op de taak van de raadscommissie en de opiniërende raad, de functie van het spreekrecht en de orde van de vergadering voor gekozen deze bepaling op te nemen.

Nieuw is lid 7, waarin is bepaald dat een voorstel wordt gedaan voor de behandeling van de inbreng van de burger. Dit dient ertoe dat de commissie of de opiniërende raad aan de burger wat meer inzicht geeft in het vervolgtraject. Bij geagendeerde onderwerpen spreekt het voor zich, dat de inbreng van de burger wordt betrokken bij de behandeling van het agendapunt in het kader van de voorbereiding van de besluitvorming door de raad. Het zal m.n. bij niet-geagendeerde onderwerpen, waarover spreekrecht wordt uitgeoefend, niet goed mogelijk en ook onverstandig zijn als de raadscommissie of de opiniërende raad meteen aangeeft wat er precies met de inbreng gaat gebeuren. Dan zou er meteen een inhoudelijk standpunt bepaald moeten worden, zonder een uitgewerkt college-advies ter zake. Dit laat onverlet, dat het onderwerp in een later stadium terug kan komen in de raadscommissie, de opiniërende raad of de raad. In die gevallen kan beter een procedure-afspraak gemaakt worden. Het is ook mogelijk om aan te burger aan te geven, dat zijn inbreng voor kennisgeving wordt aangenomen.

Artikel 18 Verslag

Het conceptverslag worden tegelijkertijd met de schriftelijk oproep verstuurd aan de leden en overige personen die het woord gevoerd hebben toegezonden. De voorzitter, de leden, de collegeleden, de griffier en de commissiegriffier hebben het recht een voorstel tot wijziging te doen. Een voorstel tot wijziging wordt voorafgaand aan de vergadering schriftelijk bij de commissiegriffier ingediend. Het recht om aanpassing voor te stellen (derde lid) komt ook toe aan de voorzitter, een lid en een collegelid, dat bij de desbetreffende vergadering niet aanwezig was. Het is aan de raadscommissie dan wel de opiniërende raad om te beslissen of een voorgestelde wijziging of aanvulling geaccepteerd wordt, aangezien de raadscommissie respectievelijk de opiniërende raad het verslag vaststelt. Een afwijzing van een dergelijk voorstel is niet vatbaar voor beroep (aldus de Afdeling Rechtspraak van de Raad van State). Het is aan te bevelen uitsluitend een zakelijke samenvatting van hetgeen besproken is, te geven. De commissiegriffier dan wel een notulist stelt het verslag op, maar de uiteindelijke verantwoordelijkheid ligt hiervoor bij de griffier op grond van het vijfde lid. Na vaststelling van het verslag ondertekenen de voorzitter en de commissiegriffier deze.

Onder de zaken en agendapunten die aan de orde zijn geweest vallen ook initiatiefvoorstellen en burgerinitiatieven.

Andere vormen van verslaglegging zijn ook mogelijk. Bijvoorbeeld een geluidsopname van de vergadering, met een overzicht van de sprekers, de onderwerpen en een lijst met conclusies of adviezen. Momenteel experimenteert de gemeente Weert met advieslijsten in combinatie met digitale audionotulen, die via de website te beluisteren zijn. Deze systematiek treedt tijdelijk in de plaats van de commissieverslagen. Het is mogelijk, dat op termijn het schriftelijke verslag definitief wordt vervangen door een advieslijst in combinatie met digitale audionotulen. Dit is niet in strijd met dit artikel, omdat de digitale audionotulen dezelfde functie hebben als het schriftelijke verslag. Hierin zijn dezelfde onderdelen te vinden als in een verslag. Indien wordt overgestapt op digitale audionotulen zijn alleen de leden 3 en 6 van onderhavig artikel 18 niet meer aan de orde. De advieslijsten zijn te vergelijken met de besluitenlijsten van de raad.

Vervallen artikel 19 Spreekregels en artikel 20 Volgorde sprekers

In het kader van deregulering zijn deze artikelen bij de herziening in 2006 geschrapt. Dat de voorzitter mensen het woord geeft en dat een spreker zich richt tot de voorzitter volgt uit artikel 5, derde lid, onder a. Het zal in de meeste gevallen niet nodig zijn dit nog expliciet te regelen.

Artikel 19 Aantal spreektermijnen

Het stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden. Een spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten. Dit hoeft overigens niets te veranderen aan de praktijk dat een portefeuillehouder antwoordt na de inbreng van de raadsleden in de eerste en tweede termijn. Een verzoek van een raadslid na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven, dient de voorzitter niet te honoreren. Indien de raadscommissie of de opiniërende raad van mening is, dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan hij daartoe uitdrukkelijk besluiten.

Artikel 20 Spreektijd

Dit artikel strekt ertoe te benadrukken dat een raadscommissie en de opiniërende raad op eigen initiatief regels kan stellen over de spreektijd van de leden. Hetzelfde geldt voor de spreektijd van overige sprekers. De voorzitter hoeft dit niet voor te stellen. De voorzitter kan in het kader van zijn taak om de orde tijdens de vergadering te handhaven wel voorstellen de spreektijd te beperken.

Artikel 21 Voorstellen van orde

Ieder lid heeft te allen tijde het recht een voorstel van orde te doen. De beslissing of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde is aan de betreffende raadscommissie of de opiniërende raad. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door een raadscommissie of de opiniërende raad. Bij staken van stemmen is het voorstel niet aangenomen, (artikel 32, vierde lid Gemeentewet is hierop niet van toepassing). Een voorstel van orde betreft bijvoorbeeld het schorsen van de vergadering voor een (overleg) pauze.

Artikel 22 Handhaving orde; schorsing

Het eerste lid verzekert dat leden vrijelijk kunnen spreken. Wel zijn interrupties uiteraard toegestaan voor zover de voorzitter bij een overvloed aan interrupties of in het belang van de voortgang van de beraadslagingen niet bepaalt dat een spreker zijn betoog zonder verdere interrupties afrondt. Om te bevorderen dat leden van raadscommissies zich niet belemmerd voelen om hun mening te uiten bepaalt artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet bovendien dat artikel 22 van overeenkomstige toepassing is op leden van raadscommissies. Hierdoor zijn leden van raadscommissies niet in rechte te vervolgen, aan te spreken of verplicht getuigenis af te leggen over hetgeen zij in de vergadering zeggen of schriftelijk overleggen. Dit geldt voor zowel raadsleden als niet-raadsleden.

Op basis van het tweede lid kunnen alle sprekers in bepaalde gevallen door de voorzitter tot de orde worden geroepen en kan hen zo nodig over het aanhangige onderwerp het woord ontzegd worden. Ook kan de voorzitter de vergadering schorsen en bij herhaling van de verstoring van de orde, kan hij de vergadering sluiten. In het uiterste geval kan hij een lid het verdere verblijf ontzeggen en hem uit de vergadering doen verwijderen. Indien een lid blijft volharden in zijn gedrag kan hem de toegang tot de vergadering voor ten hoogste drie maanden worden ontzegd. Het vierde lid is sluit aan bij artikel 26, derde lid, van de Gemeentewet, die een dergelijke regeling geeft ten aanzien van raadsleden.

Onder interruptie is overigens niet te verstaan het geven van tekenen van goed- of afkeuring; deze uitingen worden beschouwd als verstoringen van de orde. Voor wat betreft de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar artikel 30 van deze verordening.

Artikel 23 Beraadslaging

Om de duur van vergaderingen niet onnodig te verlengen wordt over een voorstel dat in onderdelen of artikelen is verdeeld, in principe in zijn geheel beraadslaagd. In het eerste lid is een uitzonderingsmogelijkheid opgenomen. Zowel de voorzitter als de leden hebben het recht om voor te stellen een voorstel gesplitst te behandelen. Het eerste lid brengt daarmee tot uitdrukking dat een raadscommissie en de opiniërende raad zijn eigen werkwijze bepaalt. Het recht wordt aan ieder individueel raadslid toegekend. Dit past in het streven naar dualisering, aangezien dualisering versterking van de vertegenwoordigende en daarmee agenderende rol van een raadscommissie veronderstelt. Hiertoe dienen ook individuele raadsleden en kleine fracties over adequate instrumenten te beschikken.

Indien de schorsing als bedoeld in het tweede lid aan het einde van de tweede termijn plaatsvindt, zijn er vervolgens twee mogelijkheden: er wordt direct tot stemming overgegaan of aan de beraadslagingen wordt een derde termijn toegevoegd (zie artikel 19).

Artikel 24 Deelname aan beraadslaging door anderen

Op grond van deze verordening mogen aan de beraadslagingen deelnemen: de leden, hun plaatsvervangers, raadsleden niet zijnde leden of plaatsvervangende leden, de voorzitter, zijn plaatsvervanger, de burgemeester, de wethouders en de secretaris (artikelen 3, 4 en 8 van deze verordening). Onderhavig artikel is noodzakelijk in verband met het in artikel 22 Gemeentewet geregelde verschoningsrecht, dat in artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing wordt verklaard op leden van raadscommissies en andere personen die aan de beraadslagingen deelnemen. Het is uiteraard ook mogelijk dat een raadscommissie bepaalt dat een bepaalde functionaris in bepaalde gevallen altijd aan de beraadslaging mag deelnemen (bij voorbeeld de voorzitter van een deelraad aan de beraadslaging over deelgemeenteaangelegenheden). Het gaat in deze bepaling om anderen dan de hierboven genoemde personen, die reeds het recht hebben om aan de beraadslagingen deel te nemen. Andere sprekers zijn bijvoorbeeld burgers en deskundigen. Uiteraard hebben deze andere sprekers niet dezelfde rechten als de leden. Een andere spreker heeft onder meer geen recht om een voorstel te doen tot wijziging van het verslag, een voorstel over de spreektijd of over de orde van de vergadering.

Artikel 25 Advies

De voorzitter kan de beraadslaging sluiten, als hij vaststelt dat een onderwerp voldoende is toegelicht, tenzij een raadscommissie anders beslist. Een raadscommissie neemt geen beslissingen, maar bereidt de besluitvorming in de raad voor en overlegt met het college en de burgemeester. Wel kan een raadscommissie gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan de raad. De leden beslissen over het advies. Ten behoeve van het debat in de raad en om recht te doen aan de mening van alle fracties, inclusief minderheidsstandpunten, wordt de standpunten van alle fracties opgenomen. Het ligt voor de hand dat indien een lid het niet eens is met het fractiestandpunt, hier afzonderlijk melding van wordt gemaakt in het advies aan de raad.

Hoofdstuk 5 Besloten vergadering

Artikel 26 Algemeen

Bij bepalingen die van overeenkomstige toepassing zijn kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het vergaderquorum en voorstellen van orde. De bepalingen van deze verordening zijn echter niet van toepassing, voorzover de toepassing van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde zal een raadscommissie moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in artikel 86 van de Gemeentewet wordt opgelegd dan wel opgeheven.

Artikel 27 Verslag

Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet is artikel 23 van overeenkomstige toepassing. Het vierde lid van artikel 23 van de Gemeentewet schrijft voor dat van een besloten vergadering een afzonderlijk verslag wordt opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt tenzij de raad en in casu dus een raadscommissie of de opiniërende raad anders beslist. In aanvulling hierop bepaalt het tweede lid van deze bepaling dat het verslag van een besloten vergadering ter inzage ligt bij de commissiegriffier. De raadscommissie respectievelijk de opiniërende raad beslist over het openbaar maken van dit verslag.

Artikel 28 Geheimhouding

Hetgeen besproken wordt in een besloten vergadering, valt niet van rechtswege onder de geheimhoudingsplicht. Daarvoor is toepassing van de procedure volgens artikel 86 van de Gemeentewet nodig. Niet alleen een raadscommissie respectievelijk de opiniërende raad kan geheimhouding opleggen, ook de voorzitter van een raadscommissie of de opiniërende raad, het college en de burgemeester kunnen geheimhouding aan een raadscommissie of de opiniërende raad opleggen. Overigens kan een raadscommissie ook geheimhouding opleggen aan de raad of het college ten aanzien van stukken die zij aan de raad of het college overlegt (artikel 25, tweede lid, en artikel 55, tweede lid, van de Gemeentewet). De geheimhouding geldt ten aanzien van een ieder die aanwezig is bij een besloten vergadering of die kennis draagt van stukken ten aanzien waarvan geheimhouding geldt. De geheimhouding geldt totdat het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd of de raad, haar opheft. Door aan de opiniërende raad de status van raadscommissie toe te kennen, vinden de formele vereisten eveneens hun regeling, waaronder de geheimhouding. Zou de opiniërende raad als raadsvergadering worden geregeld, dan ware een aparte regeling nodig.

Artikel 29 Opheffing geheimhouding

Zoals uit de toelichting op artikel 28 blijkt kan de raad de geheimhouding die een raadscommissie aan de raad oplegt, opheffen. In deze bepaling is een overlegverplichting opgenomen waardoor recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.

Hoofdstuk 6 Toehoorders en pers

Artikel 30 Toehoorders en pers

Artikel 26, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet regelen dat de voorzitter van de raad toehoorders die de orde verstoren, kan doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toezegging kan ontzeggen. Voor raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet, het derde lid voorziet hierin.

Artikel 31 Geluid- en beeldregistraties

Aangezien de vergaderingen van een raadscommissie in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluid- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft.

Artikel 32 Verbod gebruik mobiele telefoons

Dit artikel heeft betrekking op het mobiele telefoonverkeer. Het mobiele telefoonverkeer werkt verstorend tijdens de vergadering. Dit laat echter onverlet, dat het voor deelnemers aan een vergadering noodzakelijk kan zijn bereikbaar te zijn. Daarom is bepaald, dat het gebruik niet is toegestaan. Het standby houden is niet verboden.

Hoofdstuk 7 Slotbepalingen

Artikel 33 Uitleg verordening en artikel 34 Inwerkingtreding

Deze artikelen behoeven geen toelichting.