Regeling vervallen per 04-07-2013

Organisatiebesluit van de gemeente Weert

Geldend van 01-02-2008 t/m 03-07-2013

Intitulé

Organisatiebesluit van de gemeente Weert

Artikel 1 Begripsbepaling

Het ambtelijke apparaat van de gemeente is, afgezien van de griffie, ingedeeld in de volgende sectoren:

a. sector Stadsontwikkeling;

b. sector Stadsbeheer;

c. sector Samenleving en Burgers;

d. sector Sociale Zaken;

e. sector Middelen;

f. bestuurssecretariaat.

Artikel 2a Organisatie brandweer

Functioneel valt de afdeling brandweer onder de sector Samenleving en Burgers. De organisatie, het beheer en de taken van de gemeentelijke brandweer, alsmede de benoeming en verantwoordelijkheden van de brandweercommandant zijn neergelegd in de Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling en Uitwerkingsovereenkomst der gemeente Weert alsmede in het Brandweerbesluit. Bij afwijkende bepalingen in voornoemde regelingen gaan deze uit boven de bepalingen in dit besluit.

Artikel 3 Hoofdtaken van de sectoren

De hoofdtaken van de in artikel 2 genoemde sectoren zijn neergelegd in een organisatiebreed functieboek dat is vastgesteld door burgemeester en wethouders. Naast de hoofdtaken van de sectoren zijn in het functieboek de taken van de afdelingen vermeld en nader uitgewerkt in organieke functieprofielen.

Artikel 4 Structuur sectoren

  • 1. Op basis van de hoofdtaken genoemd in het door burgemeester en wethouders vastgestelde functieboek zijn de sectoren ingedeeld in afdelingen en Management Ondersteuning-eenheden.

  • 2. Voor wijzigingen van de indelingen van de organisatie in sectoren en afdelingen of de toewijzing van taken aan sectoren betrekken burgemeester en wethouders vooraf het gemeentelijke managementteam.

  • 3. De secretaris kan in overleg met het managementteam de hoofdtaken en de toedeling daarvan aan sectoren en afdelingen nader preciseren en daartoe aanwijzingen geven.

  • 4. Een sectordirecteur kan via het managementteam voorstellen doen aan burgemeester en wethouders om de afdelingen binnen zijn sector op te delen in werkeenheden en hierin wijzigingen aan te brengen.

Artikel 5 Leiding dagelijks beheer

  • 1. Onder de verantwoordelijkheid van burgemeester en wethouders berust de zorg voor het dagelijkse beheer van de ambtelijke organisatie bij de secretaris. De griffie valt onder de verantwoordelijkheid van de raad.

  • 2. Onder de verantwoordelijkheid van de secretaris is de sectordirecteur mede verantwoordelijk voor strategisch concernbeleid en de uitvoering van concerntaken en (concern)projecten.

  • 3. Onder de verantwoordelijkheid van de desbetreffende sectordirecteur is het dagelijkse beheer van een afdeling van een sector opgedragen aan een afdelingshoofd.

  • 4. Onder de verantwoordelijkheid van het desbetreffende afdelingshoofd kan het dagelijkse beheer exclusief personeelsaangelegenheden van een werkeenheid van een afdeling opgedragen worden aan een werkleider of coördinator.

  • 5. Voor de uitoefening van één of meer van zijn bevoegdheden verlenen burgemeester en wethouders mandaten aan de gemeentesecretaris, de sectordirecteuren, de brandweercommandant, de gemeentearchivaris en aan de portefeuillehouder Sociale Zaken zoals vastgelegd in de Mandatenregeling. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen afdoening-, vertegenwoordiging- en ondertekeningmandaten.

  • 6. In de mandatenregeling is aangegeven wanneer ondermandaat mag worden verleend.

Artikel 6 Benoeming sectordirecteuren en afdelingshoofden

  • 1. Sectordirecteuren worden benoemd (op voordracht van het gemeentelijke Managementteam), geschorst en ontslagen door burgemeester en wethouders.

  • 2. Afdelingshoofden worden benoemd op voordracht van de desbetreffende sectordirecteur, geschorst en ontslagen door burgemeester en wethouders.

Artikel 7 Vervanging secretaris en sectordirecteuren

  • 1. Burgemeester en wethouders wijzen twee sectordirecteuren aan als plaatsvervangend secretaris. Bij afwezigheid van de secretaris wordt de functie van secretaris uitgeoefend door de plaatsvervangend secretaris.

  • 2. Binnen elke sector wijst de betreffende directeur een afdelingshoofd van die sector aan als plaatsvervangend directeur en meldt dit aan burgemeester en wethouders. Bij afwezigheid van een sectordirecteur wordt zijn functie uitgeoefend door de plaatsvervangend directeur.

Artikel 8 Ondersteunende werkzaamheden deelneming in rechtspersonen

  • 1. Bij oprichting van en deelneming in rechtspersonen als bedoeld in het tweede lid van artikel 160 van de Gemeentewet, bepalen burgemeester en wethouders welke sectoren ten behoeve van de vertegenwoordigers van het gemeentebestuur ter zake ondersteunende werkzaamheden verrichten.

  • 2. Ambtenaren die als vertegenwoordiger van het gemeentebestuur deel uitmaken van enig bestuur of raad van rechtspersonen, zijn verplicht om op nader door burgemeester en wethouders te bepalen wijze verslag uit te brengen aan het college over hun werkzaamheden als bestuurslid van de desbetreffende rechtspersoon.

  • 3. De in het tweede lid genoemde vertegenwoordigers van het gemeentebestuur in door burgemeester en wethouders opgerichte rechtspersonen en de in het eerste lid aangewezen sectoren, bevorderen dat het beheer van deze rechtspersonen voldoet aan de regels die gelden voor de gemeentelijke sectoren, voor zover mogelijk.

Artikel 8a Functioneringsgesprekken

Met alle in de organisatie werkzame personen wordt een competentiegericht functioneringsgesprek gehouden conform de systematiek vermeld in de door burgemeester en wethouders vastgestelde notitie “werken met competenties en persoonlijke ontwikkelingplannen”.

Artikel 9 Ondersteuning college en de burgemeester

  • 1. De secretaris draagt onverminderd de verantwoordelijkheid van de burgemeester de zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders en van de besluitvorming door de burgemeester.

  • 2. De secretaris draagt desgevraagd en uit eigen beweging er zorg voor dat het college en de burgemeester over alle informatie kunnen beschikken die zij nodig hebben om hun functie goed te kunnen uitoefenen.

  • 3. De secretaris draagt zorg voor een tijdige en gedegen advisering aan het college en de burgemeester onverminderd het uitgangspunt dat portefeuillehouders stukken inbrengen voor de vergadering van burgemeester en wethouders. Zo nodig adviseert de secretaris het college en de burgemeester bij het nemen van beslissingen.

  • 4. De secretaris is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van de voorbereiding van de besluitvorming.

  • 5. De secretaris is verantwoordelijk voor een tijdige en correcte uitvoering van de beslissingen van het college en de burgemeester.

  • 6. De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst van het college, het vastleggen van de beslissingen van het college in een besluitenlijst en het openbaar maken van de (openbare) besluitenlijst van het college.

Artikel 10 Ondersteuning commissies

Tenzij bij afzonderlijke regeling anders is bepaald, is artikel 9 van overeenkomstige toepassing met betrekking tot door het college ingestelde bestuurscommissies. Bij deze commissies is sprake van een secretaris niet zijnde de gemeentesecretaris.

Artikel 11 Aansturing ambtelijk apparaat

Ten aanzien van de ambtelijke organisatie, met uitzondering van de griffie, hebben de secretaris en het managementteam de verantwoordelijkheid voor:

  • a.

    een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de bestuursorganen;

  • b.

    het tijdig en toereikend voorzien van de bestuursorganen van de nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning;

  • c.

    de planning van de activiteiten en de uitvoering daarvan met inachtneming van het door de bestuursorganen terzake vastgestelde beleid;

  • d.

    de coördinatie van en samenhang in het handelen van de verschillende onderdelen van de ambtelijke organisatie;

  • e.

    de juridische- en financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gemeentelijke beleid en beheer;

  • f.

    de tijdige implementatie van nieuwe en gewijzigde wet- en regelgeving.

Artikel 12 Informatieplicht

De secretaris draagt er zorg voor dat de sectordirecteuren en de afdelingshoofden schriftelijk tijdig op de hoogte worden gesteld van alle door de raad en burgemeester en wethouders en door de Burgemeester genomen besluiten waaraan beleid- en beheersconsequenties voor hun sector/afdeling zijn verbonden.

Artikel 13 Aansturing sectordirecteuren

Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van burgemeester en wethouders berust de zorg voor het dagelijkse beheer van de ambtelijke organisatie bij de secretaris. Hij bevordert, onverminderd de verantwoordelijkheid van de sectordirecteuren, de samenwerking en samenhang tussen de organisatorische eenheden. Hij kan na overleg met het college aanwijzingen geven aan de sectordirecteuren om die samenwerking en samenhang te verzekeren.

Artikel 14 WOR-bestuurder

De secretaris is door burgemeester en wethouders aangewezen als bestuurder in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden. Vervanging van de secretaris gebeurt door de plaatsvervangende secretaris.

Artikel 15 Taken sectordirecteur

  • 1. Onder verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris is de sectordirecteur mede verantwoordelijk voor strategisch concernbeleid en de uitvoering van concerntaken en (concern)projecten. De sectordirecteur ressorteert hiërarchisch onder de secretaris.

  • 2. De sectordirecteur bepaalt de procesgang binnen de sector, geeft direct leiding aan de afdelingshoofden en medewerkers van de eenheid managementondersteuning van de sector en indirect aan de overige medewerkers van de sector en treedt als zodanig op als coach.

  • 3. De sectordirecteur coördineert op hoofdlijnen de taken van de sector als voorzitter van het stafoverleg en bevordert integraal management.

  • 4. De sectordirecteur is klankbord en sparringpartner voor de portefeuillehouders.

  • 5. De sectordirecteur formuleert het sectorplan en vertaalt dit beleid in concrete resultaatgebieden en doelstellingen.

  • 6. De sectordirecteur bouwt netwerken op en onderhoudt deze ter versterking van de positie van de gemeente op de beleidsterreinen van de eigen sector.

  • 7. Een sectordirecteur draagt de zorg voor het toetsen van voorstellen die bij burgemeester en wethouders respectievelijk bij de Burgemeester worden ingediend, op:

    a. de tijdigheid, de juistheid, de volledigheid en integraliteit van de gegeven informatie, onder andere met het oog op de handhaving van de begrotingsdiscipline;

    b. de juridische- en de financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en doeltreffendheid.

    Daarnaast draagt hij de zorg voor de aanwijzing van ambtenaren, die de verantwoordelijkheid zullen dragen voor de uitvoering van de voorgestelde besluiten.

Artikel 16 Personeels- en Organisatiebeleid

  • 1. Aan een sectordirecteur wordt het mandaat verleend om medewerkers, met uitzondering van afdelingshoofden, voor zijn sector te benoemen, te schorsen en te ontslaan conform het bepaalde in de Mandatenregeling.

  • 2. Een sectordirecteur voert het personeelsbeleid voor zijn sector uit binnen de kaders van het door burgemeester en wethouders vastgestelde Personeel &Organisatie-beleid.

Artikel 17 Verantwoording en initiatief richting portefeuillehouder(s)

  • 1. Een sectordirecteur legt verantwoording af via de Managementrapportage Voorjaars- en Najaarsnota, aan het college en aan de Burgemeester voor zover het hem aangaat, over de beleidsvoorbereiding, de uitvoering van het vastgestelde beleid en het beheren van (delen van) de sector middels bestuursrapportages in het kader van de planning- en controlcyclus.

  • 2. Indien meer dan één portefeuillehouder is betrokken bij een sector, legt een sectordirecteur verantwoording af aan het college na overleg met alle bij de sector betrokken portefeuillehouders.

  • 3. De portefeuillehouder is verantwoordelijk voor de voorstellen die bij het college worden ingediend met uitzondering van het gestelde in artikel 21 lid 3 en artikel 33 lid 2. Indien een sectordirecteur de behandeling van een onderwerp in de vergadering van het college noodzakelijk acht of afwijkingen voorstelt die de portefeuillehouder niet wenst, wordt het betreffende advies aangeboden aan de voorzitter van het college.

Artikel 18 Gemeentelijke managementteam

  • 1. De secretaris en de sectordirecteuren vormen het gemeentelijke managementteam.

  • 2. De secretaris is voorzitter van het gemeentelijke managementteam.

  • 3. Bij afwezigheid van de secretaris treedt de plaatsvervangende secretaris op als voorzitter van het gemeentelijke managementteam.

  • 4. De voorzitter van het gemeentelijke managementteam stelt de vergaderdata en de agenda voor de vergaderingen van het gemeentelijke managementteam vast. Ieder lid van het gemeentelijke managementteam kan zaken voor plaatsing op de agenda bij de voorzitter indienen en de voorzitter verzoeken in bijzondere omstandigheden een extra vergadering bijeen te roepen. De voorzitter zorgt er voor dat de agenda en bijbehorende stukken worden gereed gemaakt en zo mogelijk ten minste twee dagen voor de vergadering in het bezit zijn van de leden van het gemeentelijk managementteam.

  • 5. Indien de agenda daartoe aanleiding geeft, nodigt de voorzitter anderen dan de in het eerste lid genoemde leden uit om aan een desbetreffende vergadering van het gemeentelijke managementteam deel te nemen.

  • 6. Het gemeentelijke managementteam neemt, gehoord de meningsvorming binnen het gemeentelijke managementteam, gezamenlijk de benodigde besluiten en draagt de eindverantwoordelijkheid voor de besluitvorming van het managementteam . De secretaris heeft – indien de stemmen staken - de beslissende stem.

Artikel 19 Taken gemeentelijk managementteam

Het gemeentelijke managementteam heeft tot doel het goed functioneren van de ambtelijke organisatie te bevorderen door middel van:

- de coördinatie van en de advisering over het middelenbeleid;

- het vaststellen van kaders betreffende de algemene bedrijfsvoering van de gemeente;

- het integraal voorbereiden van de inhoud van (majeure) sectoroverstijgende adviezen;

- de coördinatie van activiteiten tussen sectoren onderling en in relatie tot het bestuur;

- de coördinatie van de planning, prioriteitenstelling en voortgang van de beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en verantwoording;

- de informatie-uitwisseling van gemeenschappelijke zaken;

- het tijdig signaleren van relevante ontwikkelingen.

Artikel 20 Functionarissen financiële organisatie

  • 1. Voor het financieel beheer worden onderscheiden de functies: directeur sector Middelen, concerncontroller, hoofd Financiën en Belastingen, comptabele, medewerker treasery, sectorcontroller, kashouder en kassier.

  • 2. Een functionaris kan meerdere functies toegewezen krijgen, indien dit niet strijdig is met de uitgangspunten van controletechnische functiescheiding.

  • 3. De functies van directeur sector Middelen, concerncontroller, hoofd Financiën en Belastingen, comptabele en sectorcontroller zijn onverenigbaar met die van kashouder en kassier alsmede met enige andere de functiescheiding wezenlijk aantastende functie. De functies de kashouder en de kassier zijn onverenigbaar met het budgethouderschap.

  • 4. De functies directeur Middelen, concerncontroller, hoofd Financiën en Belastingen en comptabele worden exclusief aan de sector Middelen toegewezen.

  • 5. De sectordirecteur benoemt, schorst en ontslaat sectorcontroller (krachtens verleend mandaat).

  • 6. Bij afwezigheid van de directeur Middelen wordt zijn taak waargenomen door het hoofd Financiën en Belastingen. Bij afwezigheid van het hoofd Financiën en Belastingen regelt de directeur Middelen vervanging. 

Artikel 21 Concerncontroller

  • 1. De concerncontroller draagt de zorg voor:

    • a.

      de financiële planning van de gemeente als geheel en de aansluiting daarvan op de beleidsplanning en het beleid en de plannen ten aanzien van de middelen;

    • b.

      de tijdigheid, de volledigheid, de juistheid en toereikendheid van de onder zijn verantwoordelijkheid gevoerde administraties en verstrekte informatie;

    • c.

      de opzet en de werking van de administratieve organisatie (inclusief interne controle) en van het planning en control systeem voor de gemeente als geheel;

    • d.

      het opzetten en het doen functioneren van een budgetsysteem voor de gemeente als geheel.

    • e.

      de voorbereiding en uitvoering van de begroting alsmede de verantwoording over het gevoerde beleid.

  • 2. De concerncontroller legt het opzetten van de administratieve organisatie en het planning en control systeem vast in beschrijvingen van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden alsmede in procedures, werkafspraken en tijdsplanningen.

  • 3. De concerncontroller is als adviseur van het college gemachtigd rechtstreeks punten te agenderen voor de vergaderingen van het college. De concerncontroller adviseert het college over de financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het middelenbeleid, de bedrijfsvoering en de beleidsuitvoering. In dit kader doet hij voorstellen aan het college over het (doen) uitvoeren van audits.

Artikel 22 Concerncontroller

  • 1. Een sectorcontroller draagt, onverlet de in de artikelen 15 en 21 toebedeelde verantwoordelijkheden, voor zijn sector de zorg voor:

    a. de financiële planning en de aansluiting daarvan op de beleid- en middelenplanning;

    - het opstellen van begrotingsvoorstellen en het sectorplan;

    - het opstellen van de managementsrapportages en de jaarrapportage;

    - de tijdigheid, de volledigheid, de juistheid en de toereikendheid van de onder zijn verantwoordelijkheid gevoerde administraties en verstrekte informatie;

    - de opzet en de werking van de administratieve organisatie;

    - het opzetten en doen functioneren van een budgetsysteem;

    - het bevorderen en bewaken van de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de financiële rechtmatigheid van het beheer en de administratie;

    - de verdeling, analyse en interpretatie van de beschikbare financiële en niet-financiële gegevens, zodat deze geschikt zijn voor de sturing en de beheersing van processen en activiteiten door de sectordirecteur en de afdelingshoofden;

    - het voorzien van beleidsvoorstellen van bedrijfseconomische adviezen;

    - het bewaken van de te betalen facturen en op te voeren vorderingen.

  • 2. Een sectorcontroller adviseert de sectordirecteur van zijn sector gevraagd en ongevraagd over de onderwerpen genoemd in het eerste lid.

  • 3. Indien een sectorcontroller een meer doelmatig of doeltreffend beheer mogelijk acht, treedt hij hierover in overleg met de directeur van zijn sector. Zo nodig treedt hij zelfstandig in overleg met de concerncontroller.

  • 4. Een sectorcontroller stemt met de afdeling Financiën en Belastingen af de financiële rechtmatigheid van de begrotingsvoorstellen, het sectorplan, de management rapportages, de jaarrapportage en de beleidsvoorstellen van zijn sector.

  • 5. Indien er sprake is van een afwijkend standpunt met de directeur van zijn sector, doet de sectorcontroller hiervan mededeling bij het desbetreffende stuk en heeft hierover overleg met de concerncontroller.

  • 6. Een sectorcontroller informeert de concerncontroller gevraagd en ongevraagd over de onderwerpen in het eerste lid.

Artikel 23 Hoofd Financiën en Belastingen

  • 1. Het hoofd financiën en belastingen draagt onder de verantwoordelijkheid van de directeur Middelen de zorg voor het voeren van de gemeentelijke administratie.

  • 2. Het hoofd financiën en belastingen draagt onder de verantwoordelijkheid van de directeur Middelen de zorg voor het in stand houden en het juiste gebruik van het gemeentelijke rekeningschema en de gemeentelijke productenlijst.

  • 3. Het hoofd financiën en belastingen draagt onder de verantwoordelijkheid van de directeur Middelen de zorg voor het opstellen van de gemeentebegroting en de aansluiting op de daaraan ten grondslag liggende werk- en middelenplannen.

  • 4. Het hoofd financiën en belastingen draagt onder de verantwoordelijkheid van de directeur Middelen de zorg voor het opstellen van de tussenrapportages en de jaarrekening en het jaarverslag voor de gemeente als geheel.

  • 5. Het hoofd financiën en belastingen draagt onder de verantwoordelijkheid van de directeur Middelen zorg voor de aangiften rijksbelastingen, de declaraties BTW compensatiefonds en de kwartaalaanlevering van financiële gegevens aan het CBS.

Artikel 24 Administratie

  • 1. De administratie van de gemeente bestaat uit:

    a. de gemeentelijke administratie, waarin opgenomen de administratie van de gemeente als geheel en de niet per sector verbijzonderde administraties;

    b. de per sector verbijzonderde administraties.

  • 2. De sector Middelen voert de onder letter a van het eerste lid genoemde administraties van de gemeente.

  • 3. De administratie wordt gevoerd overeenkomstig het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, de verordening opgesteld op grond van artikel 212 Gemeentewet en de inrichtingseisen zoals vastgesteld door de concerncontroller en de sectorcontroller.

Artikel 25 Vermogensbeheer (beheerder gemeentefinanciën, kashouder en kassier)

  • 1. De uitvoering van het beheren en doen beleggen van overtollige financiële middelen en het aantrekken van financiële middelen bij een tekort is opgedragen aan de medewerker treasury. De medewerker treasury voert de aan hem toegewezen taken uit in nauwe samenwerking met zowel de kashouders als de controllers van de sectoren.

  • 2. De medewerker treasury voert zijn taken uit onder toezicht van de directeur Middelen tevens concerncontroller en binnen de kaders van de “Wet Financiering Decentrale Overheden” en artikel 14 van de “Financiële verordening gemeente Weert” en het besluit “Treasurystatuut”.

  • 3. Het beheer van de geldmiddelen is opgedragen aan de kassier van de gemeente. Het beheer omvat de bewaring van de financiële middelen, de inning van de inkomsten en het doen van de betalingen. De kassier voert de aan hem toegewezen taken uit onder toezicht van de comptabele en binnen de kaders van artikel 14 van de “Financiële verordening gemeente Weert” en het besluit “Treasurystatuut”.

  • 4. De kashouder van een sector is belast met de bewaring van chartale gelden van die sector voorzover de sector goedkeuring heeft van de directeur Middelen om chartale gelden aan te houden.

  • 5. De verantwoordelijkheid voor het tijdig nemen van de vereiste invorderingsmaatregelen en van de wettelijke vervolgingsmaatregelen bij het in gebreke blijven van debiteuren van een sector draagt het college op aan de concerncontroller.

  • 6. Dwanginvorderingen van een sector worden door de sectorcontroller van die sector overgedragen aan de in artikel 33 genoemde ambtenaar der gemeentelijke belastingen.

  • 7. De kashouders zijn belast met alleen de inning van debiteurenbetalingen in contant geld en dienen zorg te dragen voor tijdige afstorting van overtollige gelden aan de kashouder van sector Middelen en een deugdelijke afrekening van de verkregen ontvangsten.

Artikel 26 Begrotingscyclus

De gemeentebrede begrotingscyclus omvat de volgende stukken:

  • a.

    de kadernota;

  • b.

    de begroting inclusief het beleidsplan, prioriteiten, vervangingsinvesteringen en formatie-uitbreiding;

  • c.

    de voorjaarsnota en de najaarsnota;

  • d.

    de jaarrekening en het jaarverslag van de gemeente als geheel.

Artikel 27 Budgettoedeling en begrotingsuitvoering

  • 1. Op basis van de door de raad vastgestelde begroting stelt het college de productraming vast aan de hand van de sectorplannen.

  • 2. Op basis van de beleidsplannen van de gemeente maakt een sector een sectorplan waarvan de productraming van de sector en de prioriteiten van de sector deel uitmaken. In een sectorplan worden de beoogde doelen, taken, activiteiten, te leveren prestaties, bedrijfsvoering en in te zetten middelen van een sector voor het eerstvolgende jaar beschreven.

  • 3. Sectorplannen worden na vaststelling van de begroting vastgesteld door het college.

  • 4. Aan het sectorplan wordt ten minste het activiteitenoverzicht van de diverse afdelingen toegevoegd.

  • 5. Een sectordirecteur wijst de voor de begrotingsuitvoering ter beschikking gestelde budgetten en investeringskredieten op basis van het door het college vastgestelde sectorplan toe de budgethouders op basis van de Budgethoudersregeling.

Artikel 28 Budgetbevoegdheden en plichten

  • 1. De inkoop van diensten, goederen en de aanbesteding van werken door een (sub)budgethouder vinden plaats binnen de kaders van het sectorplan, het verleende (onder)mandaat en het inkoopplan en aanbestedingsbeleid van de gemeente.

  • 2. Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan, indien een (sub)budgethouder heeft geconstateerd, dat er een toereikend budget beschikbaar is voor de uitvoering van de taakstelling.

  • 3. Het college kan bij specifieke verplichtingen aangeven, dat deze pas kunnen worden aangegaan na uitdrukkelijke toestemming van het college.

  • 4. De (sub)budgethouder informeert zijn sectordirecteur tijdig over de door hem verwachte of gesignaleerde overschrijdingen en onderschrijdingen van de toegekende budgetten en investeringskredieten.

Artikel 29 Begrotingsdiscipline en begrotingswijzigingen

  • 1. Door het college vastgestelde budgetten in de productraming mogen zonder voorafgaande toestemming van het college niet worden overschreden.

  • 2. Onderschrijdingen van door het college toegewezen budgetten voor uitgaven mogen niet worden aangewend voor nieuw beleid en beleidsintensiveringen.

  • 3. Meevallers op specifieke inkomsten mogen niet worden aangewend voor het opvangen van overschrijdingen op toegewezen budgetten en investeringskredieten.

  • 4. Mee- en tegenvallers op algemene inkomsten komen ten laste of ten gunste van de algemene middelen.

Artikel 30 Verantwoording en décharge

  • 1. Iedere sector legt door middel van de voorjaar- en najaarmanagementsrapportage tussentijds verantwoording af over de uitvoering van het sectorplan en de uitputting van de ter beschikking gestelde budgetten en investeringskredieten.

  • 2. Het college legt door middel van de voorjaar- en najaarrapportage tussentijds verantwoording af over de uitvoering van de begroting van de gemeente als geheel.

  • 3. Iedere sector stelt jaarlijks, binnen de door het college gestelde termijn en conform de door het college gegeven richtlijnen een jaarrapportage samen over het gevoerde beheer op basis van de afdelingsplannen en sectorplannen. Onverminderd de verantwoordelijkheid van het college ligt de eindverantwoordelijkheid van de jaarrapportage van een sector bij de desbetreffende sectordirecteur. De jaarrapportages dienen voor het afleggen van verantwoording aan het college over de uitputting van de ter beschikking gestelde budgetten en de hiermee bereikte doelen.

  • 4. De sector Middelen stelt jaarlijks, binnen de door het college vastgestelde termijn en conform de door het college vastgestelde richtlijnen de jaarstukken op over het gevoerde beheer van de gemeente.

  • 5. De sector Middelen stelt jaarlijks een controleprotocol op over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeuring- en rapporteringtoleranties voor de controle van de jaarrekening.

  • 6. Aanbieding door het college van de jaarstukken van de gemeente over het gevoerde beheer aan de raad, impliceert de décharge van de ambtelijke organisatie met betrekking tot het gevoerde beheer en de administratie. Zulks behoudens later (in rechte gebleken) onregelmatigheden.

  • 7. Het gestelde in het zesde lid is niet van toepassing voor die sector of ambtenaar, waaraan het college vóór aanbieding van de rekening en het verslag aan de raad schriftelijk heeft medegedeeld niet akkoord te gaan met (onderdelen van) de rekening en het verslag.

Artikel 31 Juridische rechtmatigheid

  • 1. Een sectordirecteur wijst een (juridische) controller / medewerker aan die voor de betreffende sector, onverminderd de verantwoordelijkheid van de secretaris en de sectordirecteur zorg draagt voor:

    - het toetsen van voorstellen aan het college en overeenkomsten van de gemeente met derden op juridische rechtmatigheid;

    - het gevraagd en ongevraagd geven van juridisch advies aan de sectordirecteur en de afdelingen;

    - het opstellen van richtlijnen voor de afdelingen voor het toetsen van voorstellen aan het college en het toetsen van de door de gemeente te verrichten rechtshandelingen op juridische rechtmatigheid;

    - het toezicht op een juiste toepassing door de gemeentelijke ambtenaren van de afdelingen van gemeentelijke-, nationale- en Europese wet- en regelgeving;

    - de behandeling van beroepschriften en de behandeling van en beslissingen op verzoek- en bezwaarschriften;

    - het vertegenwoordigen van de gemeente in gerechtelijke procedures;

    - het onderhouden van contacten met advocaten en notarissen;

    - voorzover deze taken niet door het college aan andere ambtenaren in de organisatie zijn opgedragen.

  • 2. De (juridisch) controller deelt een afdelingshoofd zijn bevindingen mee over de naleving van gemeentelijke, nationale- en Europese wet- en regelgeving door de afdeling van het desbetreffende afdelingshoofd.

  • 3. Indien daar aanleiding toe bestaat, doet de (juridische) controller aan de gemeentesecretaris verslag van zijn bevindingen.

Artikel 32 Interne onderzoeken naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid

  • 1. Onder de verantwoordelijkheid van het college draagt de concerncontroller zorg voor de voorbereiding en de uitvoering van de periodieke onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur en neemt hierbij de kaders uit de “Verordening 213a” in acht.

  • 2. De concerncontroller kan onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid of delen daarvan op basis van procesbeschrijvingen opdragen aan de sectorcontrollers.

  • 3. De concerncontroller stelt de rekenkamer tijdig op de hoogte van de onderzoeken die hij instelt of laat instellen.

  • 4. De resultaten van de onderzoeken legt de concerncontroller voor het aanbieden aan het college, ter bespreking voor aan het gemeentelijke managementteam.

  • 5. De concerncontroller draagt zorg voor, op grond van de resultaten van de onderzoeken, het opstelle n van plannen van verbetering. De plannen van verbetering legt hij voor het aanbieden aan het college, ter bespreking voor aan het gemeentelijke managementteam.

Artikel 33 Ambtenaar der gemeentelijke belastingen

  • 1. Het hoofd van de afdeling Financiën en Belastingen treedt op als ambtenaar bedoeld in het tweede lid, letters b, c, d en e van artikel 231 van de Gemeentewet en is als zodanig belast met alle aangelegenheden betreffende de heffing en de invordering van de gemeentelijke belastingen en de Wet waardering onroerende zaken voor zover deze taken niet door het college aan andere ambtenaren in de organisatie zijn opgedragen.

  • 2. Het hoofd van de afdeling Financiën en Belastingen heeft met betrekking tot de gemeentelijke belastingen de taak gevraagd en ongevraagd te adviseren aan het college, regelgeving te verzorgen en daaraan uitvoering te geven en toe te zien op een juiste toepassing van de desbetreffende wettelijke regels.

  • 3. Voor zover de uitvoering, heffing en invordering van gemeentelijke belastingen is opgedragen aan anderen, is het hoofd van de afdeling Financiën en Belastingen bij uitsluiting belast met:

    a. de behandeling van beroepschriften en de behandeling van en beslissingen op verzoek- en bezwaarschriften;

    b. het voeren van procedures voor de (belasting)rechter;

    c. de dwanginvordering.

Artikel 34 Centrale informatie- en communicatiesystemen

  • 1. Het technisch beheer van zowel de centrale- als sectorspecifieke informatie- en communicatiesystemen voor de sectoren is ondergebracht bij de sector Middelen.

  • 2. De aankoop, implementatie en het onderhoud van informatie- en communicatiesystemen wordt door de sector Middelen uitgevoerd.

  • 3. De centrale informatie- en communicatiesystemen worden door het college aangewezen.

Artikel 35 Informatie- en automatiseringsbeleid

Op concernniveau is het informatievoorzieningenbeleid vastgesteld, waarin ook opgenomen de centrale informatie- en communicatiesystemen. Het college van Burgemeester en Wethouders stelt het Informatiebeleid vast. Het managementteam is als stuurgroep verantwoordelijk voor uitvoering van het vastgestelde beleid.

Artikel 36 Medezeggenschap

Ten behoeve van aangelegenheden die het ambtelijk apparaat aangaan, is een ondernemingsraad ingesteld.

De rechten, bevoegdheden, werkwijzen en onderlinge samenwerking van deze medezeggenschapsraad zijn neergelegd in de Wet op de Ondernemingsraden, de CAR/UWO en in de taakafbakening GO/OR van de gemeente Weert.

Artikel 37 Slotbepalingen

Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 februari 2008.

De “Verordening op de ambtelijke organisatie, de administratie en het beheer van vermogenswaarden en de controle hierop”, zoals vastgesteld door de raad op 22 december 1994, wordt ingetrokken met ingang van de datum, waarop dit besluit in werking treedt.

Dit besluit kan worden aangehaald als “Organisatiebesluit gemeente Weert ”.