Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Weert houdende regels omtrent inkopen en aanbesteden

Geldend van 16-04-2021 t/m heden

Intitulé

Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Weert houdende regels omtrent inkopen en aanbesteden

Inleiding

De Gemeente Weert (hierna te noemen: “De gemeente”) spant zich continue in voor een (verdere) professionalisering van de Inkoop- en aanbestedingspraktijk.

De gemeente wil met dit inkoop- en aanbestedingsbeleid duurzaam inkopen, de kansen voor lokale ondernemers vergroten en Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen door ondernemers bevorderen. Daarnaast wil de gemeente professioneel, doelmatig en rechtmatig inkopen en aanbesteden conform het beleid zoals in deze notitie is geformuleerd en in overeenstemming met de (toekomstige) geldende wet- en regelgeving.

De gemeente staat voor een integrale aanpak, wat inhoudt dat zij op integere, efficiënte en op vergelijkbare wijze opdrachten gunt voor leveringen, diensten en werken. Integriteit, non-discriminatoir handelen (gelijkheidsbeginsel) en transparantie zijn hierbij sleutelwoorden voor zowel de gemeente als opdrachtnemer.

In dit inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen inkopen in de gemeente plaatsvindt. De gemeente streeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na (zie verder hoofdstuk 2). Aangezien inkopen plaatsvindt in een dynamische omgeving, dient de gemeente continue bezig te zijn met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. De gemeentelijke doelstellingen zijn hierbij leidend. Dit inkoop- en aanbestedingsbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de gemeente.

Daarnaast gaat de gemeente bij inkopen van leveringen, diensten en werken uit van de volgende inkoopuitgangspunten

afbeelding binnen de regeling

De aanbestedingswet

De Europese regelgeving uit 2004 is gemoderniseerd. Op 28 maart 2014 zijn de aanbestedingsrichtlijnen voor het plaatsen van overheidsopdrachten, Richtlijn 2014/24/EU en 2014/25/EU vastgesteld. Ook is er een nieuwe richtlijn met bepalingen ten aanzien van concessies voor werken en diensten, concessierichtlijn 2014/23/EU vastgesteld. De bepalingen uit de richtlijnen zijn via het wetsvoorstel geïmplementeerd in de gewijzigde Aanbestedingswet 2012. De gewijzigde Aanbestedingswet is 1 juli 2016 in werking getreden. In dit inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn de wijzigingen meegenomen en de kaders en uitgangspunten geformuleerd voor het handelen van de gemeente ten aanzien van inkopen en aanbesteden. Deze kaders en uitgangspunten zijn algemeen bindend voor de gehele organisatie en voor alle inkoop gerelateerde uitgaven. Dit inkoopbeleid is gebaseerd op het VNG model Inkoop- en aanbestedingsbeleid.

1. Definities

In dit inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:

Contractant

De in de overeenkomst genoemde wederpartij van de Gemeente

Diensten

Diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet

Gemeente

De Gemeente Weert, zetelend aan de Wilhelminasingel 101 te Weert

Inkopen

(Rechts)handelingen van de gemeente gericht op de verwerving van Werken, Leveringen of Diensten en die één of meerdere facturen van een ondernemer met betrekking tot bedoelde Werken, Leveringen of Diensten tot gevolg hebben.

Leveringen

Leveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet

Offerte

Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek

Offerteaanvraag

Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de gemeente voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet en de Europese aanbestedingsrichtlijn.

Ondernemer

Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’.

Werken

Werken als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet

2. Gemeentelijke doelstellingen

De gemeente wil met dit inkoop- en aanbestedingsbeleid de ambities uit het collegeakkoord concretiseren en de volgende doelstellingen realiseren:

a Rechtmatig en doelmatig inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed.

De gemeente leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van haar Inkoop- en aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt de gemeente efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de gemeentelijke middelen staan centraal. De gemeente houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor ondernemers tot gemeentelijke opdrachten.

B Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn.

Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met inkopen. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen werken, leveringen en diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de contractant en in wederzijds respect tussen de gemeente en de contractant. De gemeente spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.

c Het creëren van de meest maatschappelijke waarde voor de publieke middelen.

Bij inkopen kan de gemeente ook interne en andere gemeentelijke en maatschappelijke kosten betrekken in haar afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen werken, leveringen en diensten speelt een belangrijke rol.

d Maatschappelijk Verantwoord Inkopen en daarmee bijdragen aan de realisatie van de maatschappelijke doelstellingen van de gemeente.

De gemeente heeft een grote rol bij de aanpak van belangrijke maatschappelijke en sociale vraagstukken. De gemeente wil bij de inkopen waar mogelijk een bijdrage leveren aan het oplossen daarvan.

e Een continue positieve bijdrage leveren aan het goed presteren van de gemeente.

Inkopen heeft een belangrijke invloed op het gehele prestatieniveau van de gemeente en draagt daar direct en voortdurend aan bij. De concrete doelstellingen van inkopen zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de gemeentelijke doelstellingen.

f Administratieve lastenverlichting voor zowel de gemeente als voor ondernemers.

Zowel de gemeente als ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De gemeente verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Concreet kan de gemeente hiertoe digitaal inkopen (en aanbesteden). De gemeente maakt, waar mogelijk, gebruik van de Uniform Europees Aanbestedingsdocument.

3. Juridische uitgangspunten

3.1 Algemeen juridisch kader

De gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na.

Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de gemeente restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:

Aanbestedingswet

De gewijzigde Aanbestedingswet 2012 implementeert sinds 1 juli 2016 de Europese richtlijnen 2014/24/EU en 2014/25/EU (‘Aanbestedingsrichtlijnen’), Concessierichtlijnen 2014/23/EU en Richtlijn 2007/66/EU (‘Rechtsbeschermingsrichtlijn’). Deze wet biedt één kader voor overheids- en concessieopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen.

Europese wet- en regelgeving

Wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ en ‘Concessierichtlijn’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen en ‘Concessierichtlijn’ kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie.

EU-verdrag en het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie

De overheidsinstellingen uit de lidstaten van de Europese Gemeenschap zijn voor wat betreft al hun handelen, dus ook bij het inkopen en aanbesteden, onderworpen aan de basisbepalingen van het EU-verdrag inzake de interne markt.

Burgerlijk Wetboek

Het wettelijke kader voor overeenkomsten.

De Algemene Wet bestuursrecht

Met daarin opgenomen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur.

Gemeentewet

Het wettelijke kader voor gemeenten.

3.2 Algemene beginstelen bij inkopen

  • a. Algemene beginstelen bij het aanbestedingsrecht

  • De gemeente neemt bij haar inkopen de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:

  • Gelijke behandeling

  • Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden.

  • Non-discriminatie

  • Discriminatie op grond van nationaliteit mag niet.

  • Transparantie

  • De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers weten waar ze aan toe zijn.

  • Proportionaliteit (evenredigheid)

  • De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.

  • Wederzijdse erkenning

  • Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de gemeente.

  • b. Algemene beginstelen van behoorlijk bestuur

  • De gemeente neemt bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.

3.3 Uniforme documenten

De gemeente streeft ernaar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. De gemeente past, mits passend, bij de betreffende inkopen in ieder geval toe:

Gids Proportionaliteit

De naleving van de gids proportionaliteit is verplicht boven en onder de drempel voor Europees aanbesteden. Het proportionaliteitsbeginsel houdt in dat de keuzes die de gemeente maakt en de eisen en voorwaarden die zij stelt bij een aanbesteding, in redelijke verhouding staan tot de aard en omvang van de betreffende opdracht.

Aanbestedingsreglement Werken (ARW)

Het ARW is een reglement voor de aanbesteding van werken en aan werken gerelateerde leveringen en diensten. In het ARW staan aanbestedingsprocedures zowel boven als onder de Europese drempel beschreven. Het toepassen van het ARW is verplicht voor opdrachten onder de Europese drempel en kan worden toegepast bij Europese aanbestedingen.

Uniform Europees Aanbestedingsdocument

Dit document vervangt het Nederlandse model Eigen Verklaring zowel boven als onder de Europese aanbestedingsdrempel. In het Uniform Europees Aanbestedingsdocument verklaart de inschrijver/gegadigde dat hij voldoet aan de gestelde eisen (uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen, selectiecriteria).

Algemene inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten

Deze algemene inkoopvoorwaarden zijn gebaseerd op het VNG-model inkoopvoorwaarden.

Gemeentelijke inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT)

Deze algemene inkoopvoorwaarden zijn gebaseerd op het VNG model-IT-voorwaarden.

3.4 Grensoverschrijdend belang

Voorafgaand aan inkoop vindt een objectieve toets plaats of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang past de gemeente de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe. Overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zijn overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten waarbij buiten Nederland gevestigde ondernemers interesse hebben of kunnen hebben. Dit kan blijken uit de uitgevoerde marktanalyse. Of een overheidsopdracht of een concessieovereenkomst een duidelijke grensoverschrijdend belang heeft, zal afhangen van verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht en de plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd. Voor overheidsopdrachten of concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang, zal de gemeente een passende mate van openbaarheid in acht nemen. Dit vloeit voort ui het transparantiebeginsel.

3.5 Mandaat en volmacht

Inkopen vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmacht regeling van de gemeente. De gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

3.6 Afwijkingsbevoegdheid

Conform voorschrift 3.4A van de Gids Proportionaliteit zal de gemeente per opdracht bepalen welke procedure geschikt en proportioneel is. De aard van de opdracht en de specifieke omstandigheden kunnen van invloed zijn op de keuze van de aanbestedingsprocedure. Afwijkingen van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is. Het voorstel dient altijd voorzien te zijn van het advies van de inkoopadviseur.

3.7 Klachtenregeling

Gestimuleerd wordt dat de gemeente en ondernemers geschillen in onderling overleg oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen. Hiertoe maakt de gemeente gebruik van het klachtenmeldpunt van Inkoopcentrum Zuid (voor meer informatie zie www.inkoopcentrumzuid.nl).

Daarnaast staat het vrij om gebruik te maken van de klachtenregeling via de commissie van aanbestedingsexperts (voor meer informatie zie www.commissievanaanbestedingsexperts.nl).

4. Ethische en ideële uitgangspunten

4.1 Integriteit

  • a. De gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop.

  • De gemeente heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.

  • b. De gemeente contracteert enkel met integere ondernemers.

  • De gemeente wil enkel zakendoen met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van ondernemers is bij inkopen (en aanbestedingen) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’. De gemeente kan bij twijfel over de integriteit ook het Bureau Bibob om advies vragen.

4.2 Maatschappelijk verantwoord inkopen

  • a. Bij inkopen neemt de gemeente sociale, ecologische en economische aspecten in acht.

  • De gemeente heeft als opdrachtgever en inkoper een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. De gemeente streeft ernaar om, waar redelijkerwijs mogelijk duurzaam in te kopen. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente en de landelijk vastgestelde duurzaamheidscriteria bieden handvatten om deze ambitie te realiseren. De landelijke criteria voor maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI) zijn beschikbaar via een webtool: www.mvicriteria.nl. Dit betekent dat, naast de prijs van leveringen, diensten of werken ook gestuurd kan worden op de effecten van duurzaamheid: milieu, klimaat, circulariteit en/of sociale aspecten. De mvi-criteriatool bevat inkoopcriteria voor circa 45 productgroepen. In de op te stellen inkoopstrategie is duurzaam inkopen standaard als onderwerp opgenomen.

  • Duurzaam inkopen is het meenemen van sociale en milieuaspecten in het inkoopproces. Dit komt o.a. tot uitdrukking door het volgende:

    • •

      Bij de product- en marktanalyse inventariseert de gemeente welke leveringen, diensten of werken op het gebied van duurzaamheid op de markt worden aangeboden.

    • •

      In de aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld in de selectie- en gunningscriteria) en in de te sluiten overeenkomst worden duurzaamheidscriteria welke in de inkoopstrategie zijn bepaald opgenomen.

    • •

      De gemeente zal de aangeboden duurzame oplossingen monitoren. Op deze wijze kan zij een duurzame oplossing inbedden in de eigen organisatie en haar werkwijze.

  • b. Bij inkopen neemt de gemeente sociale, ecologische en economische aspecten in acht.

  • De gemeente heeft oog voor de sociaal zwakkeren in de samenleving. Zij stimuleert daarom, waar mogelijk en doelmatig, de participatie van arbeidsgehandicapten, langdurig werkeloze uitkeringsgerechtigden en/of jongeren in het arbeidsproces.

  • Daarnaast worden leveringen, diensten en/of werken geweerd die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen.

5. Economische uitgangspunten

5.1 Product- en marktanalyse

  • a. Inkopen vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.

  • De gemeente acht het belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Door een product- en/of marktanalyse kan daarnaast worden geïnventariseerd welke duurzame en innovatieve oplossingen door de markt kunnen worden geboden. Een marktconsultatie met ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse. De gemeente kan contact opnemen met MVO Nederland voor ondersteuning bij het zoeken naar duurzame oplossingen.

5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

  • a. De gemeente acht een te grote afhankelijkheid van ondernemers niet wenselijk.

  • De gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van ondernemers (contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar inkopen, waaronder de keuze van ondernemer(s) en contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.

  • b. De gemeente kies voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.

  • Gedurende de contractperiode kan bij de contractant afhankelijkheid ontstaan van de gemeente door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve ondernemers.

5.3 Lokale economie, MKB en sociale ondernemingen

  • a. De gemeente heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van ondernemers leidt.

  • De gemeente vindt het stimuleren van lokale en regionale economie/ondernemers belangrijk. In gevallen waar een enkelvoudig en/of meervoudig onderhandse aanbesteding volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, wordt rekening gehouden met de lokale economie en lokale ondernemers. Er zal zoveel mogelijk worden gekozen voor het uitnodigen van (een) lokale partij(en) dan wel regionale partij(en) om een aanbieding te doen met als voorwaarde dat dit de prijs/kwaliteitverhouding niet schaadt. Hierbij geld dat een lokale partij is gevestigd binnen de gemeentegrenzen en dat een regionale partij is gevestigd in een aan de gemeente grenzende gemeente. Wanneer lokale/regionale partijen worden uitgenodigd tot het doen van een aanbieding is het de verantwoordelijkheid van de (sub)budgethouder om de marktconformiteit van de offertes te toetsen en (in geval van een meervoudig onderhandse aanbesteding) te zorgen dat er voldoende concurrentie in de procedure zit om scherpte in de aanbesteding te houden.

  • b. De gemeente heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) en zelfstandigen (ZZP).

  • Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De gemeente houdt echter bij haar inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan de gemeente doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onder aanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.

  • c. De gemeente heeft oog voor sociale ondernemingen

  • Bij inkopen kan de gemeente opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Door oog te hebben voor deze ondernemingen kan aan alle onderdelen van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen worden bijgedragen. Artikel 2.82 Aanbestedingswet biedt de mogelijkheid deelname aan aanbestedingsprocedures voor te behouden aan sociale werkplaatsen en sociale ondernemingen die de maatschappelijke en professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeids- markt als belangrijkste doel hebben.

5.4 Samenwerkingsverbanden

De gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij inkopen. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten of aanbestedende diensten.

5.5 Bepalen van de inkoopprocedure

Conform voorschrift 3.4A uit de Gids Proportionaliteit bepaalt de gemeente per inkoop welke aanbestedingsprocedure het meest geschikt en proportioneel is. Bij inkopen vanaf €5.000 bij leveringen en diensten en vanaf €15.000 bij werken legt de gemeente dit vast in een inkoopstrategie. Door te werken met een inkoopstrategie worden bewuste keuzes gemaakt en wordt voldaan aan de motiveringsverplichtingen die vanuit de aanbestedingsregels op de gemeente rusten. In de inkoopstrategie komen een aantal zaken standaard terug, zoals bijvoorbeeld duurzaamheid en/of social return. Het inkoopstrategiedocument is ook een goede basis voor toekomstige herhalingsaanbestedingen om te zien wat destijds de beweegredenen waren om het in te kopen zoals het ingekocht is.

De gemeente hanteert twee formats; de verkorte inkoopstrategie en de uitgebreide inkoopstrategie. Beide formats dienen door de inkoopadviseur te worden beoordeeld alvorens een procedure gestart mag worden. Welke strategie toegepast wordt is mede afhankelijk van het bedrag, de soort inkoop en de markt.

Bedragen zijn exl. BTW

Verkorte inkoopstrategie

Uitgebreide inkoopstrategie

Leveringen en Diensten

Van € 5.000 tot € 40.000 (alleen toepasbaar bij enkelvoudige procedures)

Vanaf € 5.000,- bij overige procedures

Werken

Van € 15.000 tot € 150.000 (alleen toepasbaar bij enkelvoudige procedures)

Vanaf € 15.000 bij overige procedures

Voorbeeld: indien bij een geraamd bedrag van € 20.000,- voor de meervoudig onderhandse procedure wordt gekozen, dient de uitgebreide inkoopstrategie gevolgd te worden.

Enkelvoudig onderhandse aanbesteding

De gemeente vraagt aan één ondernemer een offerte.

Meervoudig onderhandse aanbesteding

De gemeente vraagt ten minste aan drie ondernemers en ten hoogste aan vijf ondernemers een offerte.

Nationale aanbesteding

De gemeente plaatst een aankondiging van de opdracht op TenderNed, waardoor alle potentieel geïnteresseerden hiervan kennis kunnen nemen en mee kunnen dingen naar gunning van de opdracht.

Europese aanbesteding

De gemeente plaatst de opdracht op TenderNed en van daaruit wordt de opdracht op het Europees aanbestedingsplatform TED geplaatst, waarna alle potentieel geïnteresseerden partijen in Europa mee kunnen dingen naar gunning van de opdracht.

5.6 Eerlijke mededinging en commerciële belangen

De gemeente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de gemeente een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in standhouden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De gemeente wenst geen ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.

6. Organisatorische uitgangspunten

6.1 Inkoopproces

Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject. Onderstaande afbeelding geeft het cyclische inkoopproces weer.

afbeelding binnen de regeling

Stap

Fase inkoopproces

Toelichting

1

Voortraject
  • •

    Bepalen van inkoopbehoefte

  • •

    Onderzoek naar aanwezige (raam)overeenkomst

  • •

    Raming en bepalen van het financiële budget

  • •

    Aanmaken inkoopdossier

  • •

    Opstellen inkoopstrategie

  • •

    Beoordeling van de inkoopstrategie

2

Specificeren
  • •

    Opstellen van eisen en wensen

  • •

    Omschrijven van de opdracht

  • •

    Opstellen Offerteaanvraag

3

Selecteren
  • •

    Eventuele voorselectie geïnteresseerde Ondernemers

  • •

    Bekendmaking opdracht via verzenden van de Offerteaanvraag, de website of TenderNed

  • •

    Offertes evalueren

  • •

    Nader onderhandelen (indien mogelijk op grond van de geldende wet- en regelgeving)

  • •

    Gunning aan winnende Ondernemer

4

Contracteren
  • •

    Tekenen (raam) overeenkomst met (winnende) Contractant

  • •

    Registreren getekende overeenkomst

  • •

    Informeren afgewezen Ondernemers

5

Bestellen
  • •

    Uitvoeren van de opdracht

  • •

    Eventueel met het doen van bestellingen

6

Bewaken
  • •

    Bewaken termijnen

  • •

    Controleren nakoming afgesproken prestaties, waaronder de MVI-afspraken.

  • •

    Tijdige betaling facturen

7

Nazorg
  • •

    Beheren van de overeenkomst, bijvoorbeeld prijsindexeringen of looptijd

  • •

    Evalueren overeenkomst met Contractant

Artikel 6.2 Inkoopproces

De gemeente werkt volgens een gecoördineerd inkoopmodel. Iedere afdeling verzorgt zijn eigen inkoop binnen de aan de budgethouder verstrekte budgetten. Daar waar mogelijk wordt intern en/of extern samenwerking gezocht. Voor wat betreft de bevoegdheid tot het sluiten, verlengen, opzeggen/beëindigen van (raam)overeenkomsten wordt verwezen naar het actuele volmacht- en mandaatregister. Doordat alle inkoopstrategieën door de inkoopadviseur getoetst worden is er in een vroeg stadium centraal inzicht in alle inkopen en aanbestedingen die zullen plaatsvinden.

De in dit beleid gegeven kaders staan nader praktisch ingevuld in een digitaal inkoophandboek. Dit is enkel voor intern gebruik en te raadplegen op het intranet.

Artikel 6.3 Verantwoordelijkheden

Inkopen worden concreet uitgevoerd door het ambtelijk apparaat. Het college van Burgemeester en Wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Voor een succesvolle toepassing van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid is betrokkenheid van bestuurder, budgethouder/opdrachtgever en inkoper essentieel.

Door de vaststelling van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid komen alle voorgaande versies te vervallen.

Ondertekening