Instructie voor de gemeentesecretaris van Weesp

1. De secretaris draagt, onverminderd de verantwoordelijkheid van de burgemeester, de zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college.

2. De secretaris draagt desgevraagd en uit eigen beweging er zorg voor dat de leden van het college over alle informatie kunnen beschikken, die zij behoeven om hun functie goed te kunnen uitoefenen.

3. De secretaris draagt zorg voor een tijdige en gedegen advisering aan het college. Zo nodig adviseert de secretaris het college bij het nemen van beslissingen.

4. De secretaris is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van de voorbereiding van de besluitvorming.

5. De secretaris is verantwoordelijk voor een tijdige en correcte uitvoering van de beslissingen van het college.

6. De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst, het vastleggen van de beslissingen van het college in een besluitenlijst en het openbaar maken van de besluitenlijst van het college.

1. Ten aanzien van de ambtelijke organisatie, met uitzondering van de griffie, heeft de secretaris de eindverantwoordelijkheid voor:

• a)

  Een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de bestuursorganen;

• b)

  Het tijdig en toereikend voorzien van de bestuursorganen van de nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning;

• c)

  De planning van de activiteiten en de uitvoering daarvan met inachtneming van het door de bestuursorganen ter zake vastgestelde beleid;

• d)

  De coördinatie en samenhang van het handelen van de organisatieonderdelen van de ambtelijke organisatie;

• e)

  De juridische- en financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gemeentelijk beleid en beheer;

• f)

  De voorbereiding en uitvoering van de begroting evenals de verantwoording over het gevoerde beleid;

• g)

  De tijdige implementatie van nieuwe en gewijzigde wet- en regelgeving.

2. De gemeentesecretaris heeft elk jaar een functionerings- en beoordelingsgesprek met de burgemeester en een vertegenwoordiging van 2 wethouders.

Als dat laatste om welke reden dan ook niet lukt, voert de burgemeester zelf het gesprek. Informatie over het functioneren van de secretaris is in dat geval vooraf bij hen ingewonnen.

1. Onder de verantwoordelijkheid van het college berust de zorg voor het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie bij de secretaris.

2. Hij bevordert onverminderd de verantwoordelijkheid van het afdelingshoofd en de teamleiders de samenwerking en samenhang tussen de organisatorische eenheden.

3. Hij kan uit eigen beweging en/of na in overleg met het college aanwijzingen geven aan de afdelingshoofden om die samenwerking en samenhang te verzekeren.

1. Indien de secretaris meer dan vijf dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen doet hij daarvan tijdig mededeling aan het college.

2. Voor een afwezigheid van langer dan vijf dagen behoeft de secretaris toestemming van het college.

3. Hij draagt er zorg voor dat tijdens verlof of afwezigheid om andere redenen zijn vervanging adequaat is geregeld.