Verordening betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad inzake de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen

De raad van de gemeente Werkendam,

 

 

 

gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders,

 

 

 

gelet op artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995

 

 

 

besluit:

 

vast te stellen de navolgende:

 

Verordening betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad inzake de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen.

 

Hoofdstuk I.   Algemene bepalingen

  

 

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

• 1.

  de wet:                              de Archiefwet 1995;

• 2.

  gemeentelijke organen:       de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;

• 3.

  de archiefbewaarplaats:      de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;

• 4.

  de archivaris:                     de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris;

• 5.

  beheerder:             degene die ingevolge Artikel 3 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;

• 6.

  beheerseenheid:     een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatie‑onderdeel;

• 7.

  informatiesysteem:  systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.

• 8.

  de gemeenschappelijke regeling:     Gemeenschappelijke regeling Streekarchief Land van Heusden en Altena 1998.

 

Hoofdstuk II. De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden

  

 

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van voldoende en doelmatige archiefruimten.

  

 

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder/beheerders.

  

 

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ongeacht hun vorm.

  

 

• 1.

  Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.

• 2.

  Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

 

 

Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

  

 

Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats voorschriften vast (gehoord de raadscommissie Algemeen Bestuurlijke Zaken en Financiën).

  

 

Burgemeester en wethouders doen tenminste éénmaal per jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet.

 

Hoofdstuk III Slotbepalingen

  

 

Deze verordening treedt in werking met ingang van de achtste dag na bekendmaking.

 

Per gelijke datum vervalt de Archiefverordening Werkendam 1999, vastgesteld bij raadsbesluit van 26 januari 1999.

  

 

Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening Werkendam 2006.

 

 

 

 

 

 

 

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Werkendam van 27 juni 2006.

 

 

de raadsgriffier,                        de voorzitter,

 

 

 

mr. I. Bakker                           drs. H.A.G. Hellegers

 

Gemeente met archiefdienst in gemeenschappelijke regeling

Memorie van toelichting

 

 

Deze model Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995.

Zij beschrijft in hoofdzaak de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen. De regeling voor het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats wordt beschreven in de Archiefverordening van de Gemeenschappelijke Regeling waaraan deze taken en bevoegdheden zijn gedelegeerd.

 

Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.

 

Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (art. 3), is geregeld in het Archiefbesluit 1995.

 

Dit model is aangepast aan de dualisering van de medebewindsbevoegdheden met ingang van 8 maart 2006. Vanaf die datum is niet langer de gemeenteraad bevoegd om de archivaris te benoemen en de archiefbewaarplaats aan te wijzen. Deze bevoegdheden komen dan te berusten bij het College van Burgemeester en Wethouders. Dit heeft onder andere tot gevolg dat het hoofdstuk over de archiefbewaarplaats in de oude verordeningen is overgeheveld naar het Besluit Informatiebeheer.

 

Verder worden sinds de dualisering van het gemeentebestuur in 2002, gemeentelijke verordeningen ondertekend door de burgemeester en de griffier. Dat is ook in deze versie aangepast.

 Artikelsgewijze toelichting

 

Artikel 1

Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.

 

Artikel 2

De ministeriële Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001, verbeterd in nr. 209 d.d. 29 oktober 2001) stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.

 

Artikel 3

De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in de op grond van Artikel 7 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer.

 

Artikel 5

De ministeriële Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001) stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.

 

Artikel 7

De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer.

 

Artikel 8

Binnen één zittingsperiode verneemt de gemeenteraad aldus tenminste tweemaal wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. “Twee” staat tussen haakjes omdat dit een modelverordening is. Een jaarlijkse verslaglegging wordt thans in veel gemeenten wenselijk geacht.