Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financinciële organisatie van de gemeente Werkendam

Raadsbesluit R09154

 

 

De raad van de gemeente Werkendam;

 

gelezen het voorstel het college;

 

gelet op artikel 212 van de Gemeentewet;

 

b e s l u i t:

 

vast te stellen de

 

Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Werkendam.

 

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  ambtelijke organisatie:

  de ambtelijke organisatie zoals bedoeld in het Organisatiebesluit Werkendam 2008.

• b.

  administratie:

  het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Werkendam en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• c.

  financiële administratie:

  het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Werkendam, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

  • 1.

    de financieel-economische positie;

  • 2.

    het financiële beheer ;

  • 3.

    de uitvoering van de begroting;

  • 4.

    het afwikkelen van vorderingen en schulden;

  • 5.

    alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.

• d.

  administratieve organisatie:

  het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.

• e.

  financieel beheer:

  het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de gemeente Werkendam.

• f.

  rechtmatigheid:

  het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen en raadsbesluiten.

• g.

  doelmatigheid:

  het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.

• h.

  doeltreffendheid:

  de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.

 

 Titel 1. Begroting en verantwoording

 

  Kaderstellen

 

Artikel 2. Programmabegroting

• 1.

  De raad stelt binnen 2 maanden na de aanvang van de nieuwe raadsperiode een programma-indeling vast. Deze programma-indeling wordt daarna opgenomen in de programmabegroting vanaf het eerstvolgende begrotingsjaar.

• 2.

  De raad steltper programma vast:

  • a.

    de beoogde maatschappelijke effecten (wat willen we bereiken?);

  • b.

    de te verrichten activiteiten (wat doen we daarvoor?);

  • c.

    de baten en lasten (wat mag het kosten?).

• 3.

  Het college stelt per programma indicatoren voor met betrekking tot de beoogde maatschappelijke effecten en te verrichten activiteiten. Als dit niet mogelijk is geeft het college dit gemotiveerd aan.

• 4.

  De raad stelt de indicatoren, bedoeld in het derde lid, vast.

• 5.

  Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de te verrichten activiteiten en de maatschappelijke effecten, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid, zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst.

 

Artikel 3. Producten

• 1.

  Bij de begroting en jaarrekening wordt een overzicht gegeven van de toedeling van de producten uit de productenbegroting aan de programma’s.

• 2.

  De onderverdeling van de programma’s in de producten staat, met inachtneming van artikel 2 lid 1 van deze verordening, voor de raadsperiode vast, tenzij er dringende redenen zijn tot wijzigen. Wijzigingen worden bij de begroting expliciet vermeld.

 

Artikel 4. Kaders begroting

De raad stelt op voorstel van het college de kaders voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren vast overeenkomstig de jaarlijks door de raad vast te stellen planning- en controlcyclus.

Uitvoering

 

Artikel 5. Uitvoering begroting

• 1.

  Het college stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

• 2.

  Het college draagt ten aanzien van de productenbegroting er zorg voor dat:

  • a.

    de lasten en baten, door middel van kostentoerekening, eenduidig zijn toegewezen aan de producten van de productenbegroting;

  • b.

    de budgetten uit de productenbegroting en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de uiteenzetting van de financiële positie;

  • c.

    de lasten van de producten niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere producten binnen hetzelfde programma onder druk komt.

• 3.

  Het college draagt er zorg voor dat de lasten van de programma’s zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet worden overschreden.

 

Beheersing en Interne controle

 

Artikel 6. Interne controle

• 1.

  Het college draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

• 2.

  In de paragraaf bedrijfsvoering besteedt het college aandacht aan de interne controle.

 

Rapportage en Verantwoording

Artikel 7. Tussentijdse rapportage en informatie

• 1.

  Het college informeert de raad over de realisatie van de begroting overeenkomstig de jaarlijks door de raad vast te stellen planning- en controlcyclus.

• 2.

  De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de programma-indeling van de begroting.

• 3.

  De rapportages gaan ten opzichte van de begroting in op financiële afwijkingen (wat mag het kosten?), de stand van zaken met betrekking tot de uitvoering van de geplande activiteiten (wat doen we daarvoor?) en indien daar aanleiding voor is wijzigingen met betrekking tot de maatschappelijke effecten (wat willen we bereiken?).

• 4.

  Het college informeert in ieder geval vooraf de raad en neemt pas een besluit, nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen voor zover het betreft niet bij begroting vastgestelde afzonderlijke verplichtingen inzake:

  • a.

    voorbereidingskosten voor investeringen die niet voor het begrotingsjaar maar wel voor een later jaar zijn opgenomen in het investeringsplan en tenminste € 10.000 bedragen.

  • b.

    voorbereidingskosten voor een in het begrotingsjaar in het investeringsplan opgenomen investering die nog niet is gevoteerd, als de te maken kosten voorafgaand aan de votering van het investeringsbedrag hoger zijn dan 10% van het in het investeringsplan opgenomen investeringsbedrag en tenminste € 25.000;

  • c.

    het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties.

• 5.

  Het college informeert de raad zo spoedig mogelijk nadat deze feiten zijn gebleken over:

  • a.

    te verwachten overschrijdingen van gevoteerde investeringsbedragen, als de te verwachten overschrijding hoger is dan 10% van het investeringsbedrag en tenminste € 50.000 bedraagt;

  • b.

    te verwachten overschrijdingen van de lasten van een programma, als de te verwachten overschrijding hoger is dan 10% van de lastenraming en tenminste € 50.000 bedraagt.

• 6.

  Het college informeert vooraf de raad en neemt pas een besluit nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen indien het college nieuwe meerjarige verplichtingen aangaat waarvan de jaarlijkse lasten niet meerjarig kunnen worden gedekt binnen de meerjarenbegroting voor de betreffende programma en de overschrijding van de meerjarenbegroting in enig jaar groter is dan € 10.000.

 

Artikel 8. Jaarstukken

• 1.

  Het college draagt zorg voor een adequate vertaling van de verantwoording van de ambtelijke organisatie naar de productenrekening en naar de programmarekening.

• 2.

  Het college legt verantwoording af over de uitvoering van de programma’s. In de verantwoording geeft het college aan:

  • a.

    wat is bereikt;

  • b.

    welke activiteiten zijn verricht;

  • c.

    wat de kosten zijn geweest;

  • d.

    hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen (wat wilden we bereiken?, wat zouden we daarvoor doen?, wat mocht het kosten?).

• 3.

  De raad bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma’s of de beleidsdoelen van de programma’s voor het lopende jaar bijstelling behoeven.

Titel 2. Financiële positie

 

Kaderstellen

 

Artikel 9. Financiële positie

• 1.

  Het college draagt er zorg voor, dat al het beleid waartoe de raad heeft besloten, in de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenramingen is opgenomen.

• 2.

  Het totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen worden bij de uiteenzetting van de financiële positie expliciet vermeld.

• 3.

  In het vaststellingsbesluit van de begroting wordt aangegeven welke investeringen op het investeringsplan bij het vaststellen van de begroting worden gevoteerd. Andere investeringen op het investeringsplan worden via een afzonderlijk besluit gevoteerd.

Artikel 10. Waardering & afschrijving vaste activa

De waardering en afschrijving van vaste activa heeft plaats overeenkomstig een door de raad vast te stellen nota inzake het activeringsbeleid.

 

Artikel 11.Voorziening voor oninbare vorderingen

• 1.

  Voor openstaande vorderingen betreffende de gemeentelijke heffingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd.

• 2.

  Voor de overige vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen.

 

Artikel 12. Reserves en voorzieningen

In een door de raad vast te stellen afzonderlijke nota inzake het, reserve- en voorzieningenbeleid wordt een regeling getroffen inzake:

• a.

  de vorming en besteding van reserves;

• b.

  de vorming en besteding van voorzieningen;

• c.

  de toerekening en verwerking van rente over de reserves en de voorzieningen, in relatie tot het weerstandsvermogen bedoeld in artikel 16.

 

Artikel 13. Kostprijsberekening

• 1.

  Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten van de gemeente wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten de indirecte organisatiekosten betrokken.

• 2.

  Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan reserves voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolrechten, reinigingsrechten en afvalstoffenheffing de compensabele BTW.

• 3.

  De rentetoerekening van de kapitaallasten gaat uit van een percentage dat in de begroting wordt vastgesteld op basis van de historische en actuele rente voor langlopende geldleningen. Het streven is dit percentage over een zo lang mogelijke periode gelijk te houden, opdat budgetvergelijkingen tussen verschillende jaren niet worden beïnvloed door een wijziging van dit percentage.

 

Artikel 14. Financieringsfunctie  

In een door de raad vast te stellen afzonderlijke nota wordt een regeling getroffen inzake de uitvoering van de financieringsfunctie.

 

Artikel 15.

vervalt

Titel 3. Paragrafen

 

Artikel 16. Lokale heffingen

Het beleid inzake de lokale heffingen wordt vastgesteld en verantwoord in respectievelijk de begroting en jaarrekening door middel van de ter uitvoering van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten op te stellen paragraaf lokale heffingen.

 

Artikel 17. Weerstandsvermogen en risicomanagement

Het beleid inzake het weerstandsvermogen en risicomanagement wordt vastgesteld en verantwoord in respectievelijk de begroting en jaarrekening door middel van de ter uitvoering van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten op te stellen paragraaf weerstandscapaciteit.

  

Artikel 18. Onderhoud kapitaalgoederen  

Het beleid inzake het onderhoud aan kapitaalgoederen wordt vastgesteld en verantwoord in respectievelijk de begroting en jaarrekening door middel van de ter uitvoering van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten op te stellen paragraaf onderhoud kapitaalgoederen.

 

Artikel 19. Financiering

Het beleid inzake de financiering wordt vastgesteld en verantwoord in respectievelijk de begroting en jaarrekening door middel van de ter uitvoering van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten op te stellen paragraaf financiering.

 

Artikel 20. Bedrijfsvoering

Het beleid inzake de bedrijfsvoering wordt vastgesteld en verantwoord in respectievelijk de begroting en jaarrekening door middel van de ter uitvoering van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten op te stellen paragraaf bedrijfsvoering. In deze paragraaf wordt in ieder geval ingegaan op de interne controle.

 

Artikel 21. Verbonden partijen  

Het beleid inzake de verbonden partijen wordt vastgesteld en verantwoord in respectievelijk de begroting en jaarrekening door middel van de ter uitvoering van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten op te stellen paragraaf verbonden partijen.

 

Artikel 22. Grondbeleid

Het beleid inzake het grondbeleid wordt vastgesteld en verantwoord in respectievelijk de begroting en jaarrekening door middel van de ter uitvoering van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten op te stellen paragraaf grondbeleid.

 

Artikel 23. Verstrekking subsidies

• 1.

  De raad stelt op voorstel van het college de kaders voor de subsidieverstrekking vast (Algemene subsidieverordening).

• 2.

  Het college stelt op basis van de in lid 1 van dit artikel genoemde kaders jaarlijks het subsidieprogramma vast.

 

Titel 4. Financiële organisatie en administratie

 

Artikel 24. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in onderdelen van de ambtelijke organisatie;

• b.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden, enzovoorts;

• c.

  het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties;

• d.

  het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

• e.

  het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

• f.

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie evenals voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.

 

Artikel 25. Financiële administratie

Het college draagt er zorg voor dat:

• a.

  de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;

• b.

  de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de provincie en de Europese Unie, evenals aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten.

 

Artikel 26. Financiële organisatie

Het college draagt de zorg voor:

• a.

  een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de organisatie

• b.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

• c.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d.

  de te maken afspraken met de onderdelen van de ambtelijke organisatie over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

 

Artikel 27. Aanbesteding en inkoop 

Het college draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne regels (protocol) voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels ter zake van de Europese Unie.

Artikel 28. Subsidieverstrekking en steunverlening

Over steunverlening en subsidieverstrekking aan ondernemingen beslist de raad, met inachtneming van de regels van de Europese Unie.

 

Titel 5. Slotbepalingen

 

Artikel 29. Inwerkingtreding

• 1.

  Deze verordening treedt in werking met ingang van de eerste dag na die van bekendmaking.

• 2.

  Bij de inwerkingtreding van deze verordening vervalt de ‘Financiële verordening gemeente Werkendam 2004’ vastgesteld bij raadsbesluit d.d. 2 maart 2004.

 

Artikel 30. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam ‘Financiële verordening gemeente Werkendam 2009’.

 

 

Aldus besloten in de openbare vergadering van

de raad van de gemeente Werkendam van 6 oktober 2009,

de raadsgriffier,                        de voorzitter,

 

 

mr. I. Bakker                           mw. drs. C.G.J. Breuer