Budgetregeling gemeente Werkendam

Budgetregeling gemeente Werkendam

 

 

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Werkendam,

 

gelet op de Gemeentewet, het Besluit Begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de verordening ex artikel 212 gemeentewet,

 

besluit

 

vast te stellen de

 

“Budgetregeling gemeente Werkendam”

 

Art. 1               Definities

• 1.

  Begroting:             

  meerjarige raming van baten en lasten.

• 2.

  Programmabegroting:        

  begroting vastgesteld door de gemeenteraad waarin

  productgroepen zijn samengevoegd tot programma’s.

• 3.

  Productbegroting:  

  begroting vastgesteld door B&W op het niveau van productengroepen, producten en kostensoorten.

• 4.

  Budget:                             

  een bedrag aan baten en/of lasten waarmee de budgethouder is gehouden de afgesproken taakstelling binnen de exploitatie te realiseren.

• 5.

  Krediet:                            

  een bedrag aan baten en/of lasten waarmee de budgethouder is gehouden de afgesproken taakstelling door investeringen te realiseren.

• 6.

  Budgethouder:                  

  een door B&W aangewezen ambtenaar die verantwoordelijk is voor de aan de budgetten en kredieten verbonden taakstellingen en bevoegd is om daarvoor middelen te besteden. De budgethouder is verantwoording schuldig aan B&W.

• 7.

  Budgetbeheerder:            

  een door de budgethouder aangewezen ambtenaar die verantwoordelijk is voor de aan de budgetten en kredieten verbonden taakstellingen en bevoegd is om daarvoor middelen te besteden. De budgetbeheerder is verantwoording schuldig aan de budgethouder.

• 8.

  Programma:                      

  een samenhangend geheel van activiteiten.

• 9.

  Productgroepen:               

  de eenheid waarin programma’s zijn onderverdeeld.

• 10.

  Product:                           

  de eenheid (FCL) waarin productgroepen zijn verdeeld.

• 11

  Kostensoort:                     

  de indeling van baten en lasten naar soorten (ECL).

 

Art. 2               Verantwoordelijkheden

 

• 1.

  Rekening houdend met de door B&W vastgestelde begrotingsrichtlijnen, bieden de budgethouders jaarlijks na overleg met verantwoordelijk bestuurders, voor een door de directie bepaalde datum, de ramingen aan ten behoeve van de volgende meerjarenbegroting, met daarin de vertaling van de voorgenomen activiteiten en inzet van middelen.

 

• 2.

  De budgethouder en de budgetbeheerder zijn verantwoordelijk voor de aan hen ter beschikking gestelde budgetten en kredieten aan respectievelijk B&W dan wel budgethouder. Dit houdt in dat zij verantwoordelijk zijn voor zowel de uitgaven als de inkomsten.

 

Art. 3              Budgetvaststelling

• 1.

  De programmabegroting wordt vastgesteld en gewijzigd door de raad.

 

• 2.

  Een budget wordt vastgesteld op het moment dat B&W, op basis van de programmabegroting,  de productbegroting vaststelt. Een wijziging van de programmabegroting door de raad leidt automatisch tot een wijziging van het budget.

 

• 3.

  Beleidswensen die niet in de (meerjaren)begroting of de 1e tussenrapportage zijn gehonoreerd worden integraal afgewogen bij de eerstvolgende (meerjaren)begroting of 1e tussenrapportage. Dit geldt niet voor beleidswensen die éénmalig niet meer kosten dan € 10.000,- (incl. BTW). Als B&W of de raad van deze regeling willen afwijken wordt dit in het betreffende raadsvoorstel en raadsbesluit uitdrukkelijk beargumenteerd.

 

 

Art. 4              Budgetverschuiving

 

• Budgetverdeling tussen	Bevoegdheid schuiven tussen budgetten
  Programma’s	Raad
  Productgroepen binnen 1 programma	B en w
  Producten binnen 1 productgroep	Budgethouder
  Kostensoorten binnen 1 product.	Budgethouder
  Kostenplaatsen organisatiekosten van verschillende units	Directeur Bedrijfsvoering
  Kostenplaatsen organisatiekosten binnen 1 unit	Budgethouder
  Kostensoorten binnen 1 kostenplaats organisatiekosten	Budgethouder
  Overige kostenplaatsen die uiteindelijk niet leiden tot een verschuiving tussen programma’s	B en w
  Kostensoorten binnen 1 overige kostenplaats	Budgethouder

 

• 1.

  Budgetverschuivingen moeten vallen binnen het door de raad vastgestelde beleid. Voor budget voor nieuw of gewijzigd beleid is een raadsbesluit (begrotingswijziging) nodig (rekening houdend met de integrale beleidsafweging zoals bedoeld in art. 3, lid 3 van deze regeling).

• 2.

  Budgetverschuivingen moeten incidenteel én structureel dekkend zijn.

• 3.

  Voor budgetverschuivingen wordt door de financieel adviseur een financiële bijlage (begrotingswijziging) gemaakt. De tot de budgetverschuiving bevoegde ondertekent de financiële bijlage (voor de raad en B&W : getekend besluit + financiële bijlage) en verstrekt deze direct aan de financieel adviseur. De exacte routing van de financiële bijlage (begrotingswijziging) zal op of bij de financiële bijlage duidelijk worden vastgelegd. Verschuivingen tussen producten/kostenplaatsen worden door de unit Middelen zo spoedig mogelijk in het financieel systeem verwerkt. De door de budgethouders en budgetbeheerders via de computer of uitdraaien te raadplegen budgetinformatie is dan bijgewerkt voor het totaal van het product/de kostenplaats. Verschuivingen tussen kostensoorten worden na besluitvorming door de bevoegde afzonderlijk dan wel in de 1e en 2e tussenrapportage verwerkt en in het financieel systeem opgenomen, waardoor voor de opstelling van de volgende begroting over een geactualiseerde basis wordt beschikt.

• 4.

  Tussen de externe kostensoorten (tot 6.0) en interne verrekeningen (6.0 e.v.) kan in principe niet worden geschoven, tenzij een verschuiving op het totaal van de begroting geen (structureel) nadeel geeft. Dit is door de financieel adviseur te bepalen.

• 5.

  Voor de grondexploitaties wordt jaarlijks op basis van de door de raad in december van elk jaar geactualiseerde exploitatieopzetten door de raad een uitvoeringsbudget per plan vastgesteld.

 

Art. 5               Kredieten

• 1.

  1.Voor investeringen die vallen in de A-categorie van het investeringsplan worden gelijktijdig met het vaststellen van de programmabegroting door de raad kredieten vastgesteld. Voor deze investeringen wordt door B&W  geen afzonderlijk voorstel meer aan de raad gedaan voor het beschikbaar stellen van het krediet. De organisatie zal wel een voorstel, inclusief financiële bijlage, aan B&W voorleggen voor het daadwerkelijk openstellen van de kredieten en het wijzigen van de productbegroting.

• 2.

  Voor investeringen die vallen in de B-categorie van het investeringsplan wordt door B&W op een later tijdstip een afzonderlijk voorstel, inclusief financiële bijlage, aan de raad gedaan voor het beschikbaar stellen van kredieten.

• 3.

  Een voorstel aan de raad of B&W om een krediet beschikbaar te stellen dient voorzien te zijn van een financiële onderbouwing.

• 4.

  Na aanbesteding wordt, rekeninghoudend met 10% boven op de aanneemsom voor meerwerk, het definitieve krediet vastgesteld door B&W, hetgeen maximaal het door de raad vastgestelde krediet kan bedragen. Als het meerwerk meer is dan binnen het door B&W dan wel raad vastgestelde krediet kan worden gedekt, wordt hierover door B&W dan wel raad besloten. 

• 5.

  Overschotten en tekorten worden, bij het afsluiten van kredieten, bestemd voor en gedekt uit de bron van het oorspronkelijke krediet.

• 6.

  Het is niet toegestaan meevallers aan te wenden voor een andere bestemming dan waarvoor het krediet beschikbaar is gesteld door de raad.

• 7.

  Afsluiting van kredieten dient vergezeld te gaan van een nacalculatie, een verklaring van de verschillen tussen het vastgestelde krediet en de realisatie en een inhoudelijke  rapportage aan het college ten aanzien van de met de gevoteerde kredieten gerealiseerde projecten.

 

Art. 6               Fiattering en betalingen

• 1.

  De financiële administratie, de budgetbeheerders en budgethouders hebben een gezamenlijke verantwoordelijkheid dat facturen in de financiële administratie worden voorgeregistreerd voordat deze worden verspreid voor codering.

• 2.

  Facturen (betalingsstukken) worden gecodeerd door de verantwoordelijk budgetbeheerder. In geval de budgethouder geen budgetbeheerder heeft aangewezen codeert hij zelf.

• 3.

  Facturen tot € 10.000,- (incl. BTW) worden gefiatteerd door de budgetbeheerder.

• 4.

  Facturen vanaf € 10.000,- (incl. BTW) worden gefiatteerd door de budgetbeheerder én budgethouder.

• 5.

  De budgethouder of budgetbeheerder draagt er zorg voor dat facturen voorzien van codering en fiattering ruimschoots vóór het verstrijken van de betalingstermijn bij de financiële administratie worden aangeleverd.

• 6.

  Bij afwezigheid van de budgethouder geldt de vervangingsregeling van de directie en management.

• 7.

  Bij afwezigheid van budgetbeheerder worden de aan hem/haar gemandateerde bevoegdheden uitgeoefend door de budgethouder.

 

Art. 7               Verplichtingen

• 1.

  Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat de budgethouder/ budgetbeheerder heeft geconstateerd dat voor al de te verwachten verplichtingen voldoende budget/krediet beschikbaar is en dat ze passen binnen de taakstelling waarvoor het budget/krediet beschikbaar is gesteld.

• 2.

  De budgetbeheerder meldt onder- en overschrijdingen van een budget/krediet direct bij de budgethouder.

• 3.

  Indien niet voldoende budget aanwezig is en er niet tussen budgetten kan worden geschoven, dient vooraf door de budgethouder bij B&W aanvullende budgetruimte te worden aangevraagd. De verplichting mag dan pas worden aangegaan als B&W op de aanvraag positief heeft beslist.

 

Art. 8               Baten

Budgethouder en budgetbeheerder zijn verantwoordelijk voor alle handelingen m.b.t. baten.

Bijv.  actueel houden van de lijst van debiteuren tbv de termijnkalender, aanleveren boekstukken aan financiële administratie, opdracht geven tot aanmaken nota.

 

Art.  9               Rapportage en verantwoording

• 1.

  De budgetbeheerder is verantwoordelijk voor de periodieke rapportage over afwijkingen aan de budgethouder.

• 2.

  De budgethouder is verantwoordelijk voor de periodieke rapportage van de geplande en werkelijke uitkomsten (inclusief prestaties en kengetallen) van het budget/krediet aan de directie en B&W.

• 3.

  Indien afwijkingen betrekking hebben op politiek-bestuurlijk gevoelige aangelegenheden dient de budgethouder deze direct met de portefeuillehouder te bespreken.

• 4.

  De unit Middelen verstrekt de benodigde financiële overzichten ten behoeve van de rapportages aan de budgethouders en –beheerders.

• 5.

  De rapportagecyclus is vastgelegd in de planning en controlcyclus.

• 6.

  Voor rapportage en verantwoording door college aan raad, zie verordening art. 212 art. 7 en 8.

  

Art. 10                       Overige bepalingen

• 1.

  Rekening houdend met de door B&W vastgestelde begrotingsrichtlijnen, bieden de budgethouders jaarlijks, voor een door de directie bepaalde datum, de ramingen aan ten behoeve van de volgende meerjarenbegroting, met daarin de vertaling van de voorgenomen activiteiten en inzet van middelen.

• 2.

  In gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist B&W.

 

Art. 11              Slotbepaling

• 1.

  De regeling treedt in werking met ingang van de eerste dag na die van de bekendmaking en werken terug tot en met 1 januari 2009.

• 2.

  Deze regeling wordt aangehaald als “Budgetregeling gemeente Werkendam”

 

 

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Werkendam,

20 januari 2009

 

De secretaris,                          De burgemeester,

 

 

 drs. H.A. Koenen        drs. H.A.G. Hellegers