Regeling vervallen per 01-01-2017

Financiële verordening Werkorganisatie CGM 2014

Geldend van 01-01-2014 t/m 31-12-2016

Intitulé

Financiële verordening Werkorganisatie CGM 2014

Financiële verordening Werkorganisatie CGM 2014

Het Algemeen Bestuur van de Werkorganisatie CGM,

Overwegende dat een gemeenschappelijke regeling is aangegaan: de Gemeenschappelijke regeling werkorganisatie CGM, waarbij een openbaar lichaam is ingesteld, genaamd Werkorganisatie CGM;

gelet op artikel 212 van de Gemeentewet en artikel 18, tweede lid, van de Gemeenschappelijke regeling werkorganisatie CGM;

besluit vast te stellen:

De Financiële verordening Werkorganisatie CGM.

  • 1.

    Inleidende bepalingen

    Artikel 1. Definities

    In deze verordening wordt verstaan onder:

    a.Werkorganisatie CGM

    De Werkorganisatie CGM, zoals bedoeld in artikel 2 van de Gemeenschappelijke regeling werkorganisatie CGM, welke thans wordt genoemd Werkorganisatie CGM.

    b.Afdeling

    Iedere organisatorische eenheid binnen de Werkorganisatie CGM met een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan de directie.

    c.Administratie

    Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de Werkorganisatie CGM en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

    d.Algemeen Bestuur

    Het Algemeen Bestuur, zoals bedoeld in artikel 7 van de Gemeenschappelijke regeling werkorganisatie CGM.

    e.Dagelijks Bestuur

    Het Dagelijks Bestuur, zoals bedoeld in artikel 8 van de Gemeenschappelijke regeling werkorganisatie CGM.

  • 2.

    Begroting en verantwoording

    Artikel 2. Inrichting begroting en jaarstukken

    • 1.

      Het Dagelijks Bestuur stelt elk jaar vóór 1 mei een ontwerp meerjarenbegroting en een ontwerpbegroting van inkomsten en uitgaven voor het komende dienstjaar op, voorzien van de nodige toelichting en specificaties. De ontwerpbegroting is gebaseerd op de uitkomsten van de contracten die de deelnemende gemeenten met de Werkorganisatie CGM afsluiten.

    • 2.

      Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven.

    • 3.

      In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.

    Artikel 3. Uitvoering begroting

    • 1.

      Het Dagelijks Bestuur waarborgt dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

    • 2.

      Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat de lasten en baten door middel van kostentoerekening eenduidig zijn toegewezen aan de producten die met de gemeenten zijn overeengekomen.

    • 3.

      Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het Dagelijks Bestuur voor het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het autoriseren van een investeringskrediet aan het Algemeen Bestuur voor.

    • 4.

      In uitzonderingsgevallen is het Dagelijks Bestuur bevoegd tot het doen van investeringen tot een bedrag van € 25.000 zonder voorafgaande autorisatie door het Algemeen Bestuur. In de eerstvolgende (tussentijdse) rapportage (bestuursrapportage, jaarrekening of kadernota) legt het Dagelijks Bestuur daarover verantwoording af.

    Artikel 3a. Begrotingsdiscipline en begrotingswijzigingen

    • 1.

      Tegenvallers op specifieke inkomsten dienen in principe binnen de begroting van de werkorganisatie CGM te worden opgevangen.

    • 2.

      Overschrijding van de lasten van de begroting werkorganisatie CGM is slechts mogelijk met voorafgaande toestemming van het Algemeen Bestuur.

    • 3.

      Door het Algemeen Bestuur vastgestelde deelbudgetten in de begroting werkorganisatie CGM mogen door het Dagelijks Bestuur zonder voorafgaande toestemming van het Algemeen Bestuur worden overschreden, indien daar een compensatie binnen de begroting van werkorganisatie CGM tegenover staat. Daarbij mogen de lasten niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere taken onder druk komt.

    • 4.

      Anders dan onder lid1 genoemd, mogen onderschrijdingen van door het Algemeen Bestuur toegewezen budgetten niet zonder voorafgaande toestemming van het Algemeen Bestuur worden aangewend.

    • 5.

      De onder het eerste, tweede en derde lid genoemde begrotingswijzigingen worden bij het indienen van de tussentijdse rapportage aan de colleges voorgelegd.

    Artikel 4. Tussentijdse rapportage

    • 1.

      Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur door middel van tussentijdse bestuursrapportages over de realisatie van de begroting van de Werkorganisatie CGM.

    • 2.

      De inrichting van de bestuursrapportages sluit aan bij de programma-indeling van de begroting.

    • 3.

      De bestuursrapportages bevatten een uiteenzetting over de uitvoering en de bijstelling van het beleid.

    • 4.

      In de bestuursrapportages worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten en investeringskredieten in de begroting groter dan € 25.000 toegelicht.

  • 3.

    Financieel beleid

    Artikel 5. Waardering en afschrijving vaste activa

    • 1.

      Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief worden lineair in maximaal 5 jaar afgeschreven.

    • 2.

      Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

    • 3.

      De materiële vaste activa worden lineair afgeschreven in maximaal:

      • a.

        40 jaar: Gebouwen (nieuwbouw/permanent), aanleg wegen en fietspaden, lichtmasten, aanleg bomen en bossen;

      • b.

        25 jaar: Parkeervoorzieningen;

      • c.

        10 jaar: Inventaris (kantoor)meubilair, speeltoestellen en straatmeubilair, bewegwijzering, telefooncentrale, bekabeling ten behoeven van netwerk, aanhangers;

      • d.

        5-10 jaar: Vervoermiddelen, (elektrische) gereedschappen;

      • e.

        0-5 jaar: Hard- en software.

    • 4.

      Voorgenoemde termijnen zijn richtinggevend / indicatief. Op voorgenoemde termijnen kan voorzien van een degelijke onderbouwing bij besluit van het Dagelijks bestuur worden afgeweken.

    • 5.

      Activa met een verkrijgingsprijs van minder dan € 10.000 worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen. Deze laatst genoemden worden altijd geactiveerd.

    • 6.

      De activa worden gewaardeerd tegen de verkrijgings- of de vervaardigingsprijs minus de afschrijving en de bijdragen van derden.

    • 7.

      Het afschrijven start op 1 januari van het jaar na het in gebruik nemen van het actief. De rente wordt berekend over de boekwaarde per 1 januari.

    Artikel 6. Kostprijsberekening

    Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de Werkorganisatie CGM verleende diensten.

    Artikel 7. Financieringsfunctie

    • 1.

      Het Dagelijks Bestuur zorgt bij het uitoefenen van de financieringsfunctie voor:

    • a.

      het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de door het Algemeen Bestuur vastgestelde kaders van de begroting uit te voeren;

    • b.

      het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s en kredietrisico’s;

    • c.

      het beperken van de kosten van leningen en het bereiken van een voldoende rendement op uitzettingen;

    • d.

      het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.

    • 2.

      Het Dagelijks Bestuur neemt bij het uitvoeren van de financieringsfunctie de volgende richtlijnen in acht:

    • a.

      het uitzetten van overtollige geldmiddelen gebeurt uitsluitend bij financiële instellingen met minimaal een AA-minus rating afgegeven door tenminste twee gezaghebbende ratingbureaus;

    • b.

      overtollige geldmiddelen worden uitsluitend uitgezet tegen vastrentende waarden, dan wel in producten waarbij de hoofdsom tenminste aan het eind van de looptijd in tact is;

    • c.

      derivaten worden uitsluitend gebruikt voor het beperken van financiële risico’s;

    • d.

      voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan 1 jaar worden tenminste 2 prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd;

    • e.

      overeenkomsten voor het aangaan van leningen, het uitzetten van middelen of het verlenen van garanties luiden in euro.

    • 3.

      Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofd van de publieke taak bedingt het Dagelijks Bestuur indien mogelijk zekerheden. Het college motiveert in zijn besluit het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en financiële participaties.

  • 4.

    Financieel beheer en interne controle

    Artikel 8. Administratie

    De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

    • a.

      het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente;

    • b.

      het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa, voorraden, vorderingen, schulden, enzovoort;

    • c.

      het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

    • d.

      het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de productie van goederen;

    • e.

      het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

    • f.

      de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

    Artikel 9. Interne controle

    Het Dagelijks Bestuur zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het Dagelijks Bestuur maatregelen tot herstel.

  • 5.

    Financiële organisatie

    Artikel 10. Financiële organisatie

    Het Dagelijks Bestuur zorgt voor en legt vast:

    • a.

      een eenduidige indeling van de Werkorganisatie CGM en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen;

    • b.

      een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

    • c.

      de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

    • d.

      de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

    • e.

      de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen

    • f.

      de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten van de productraming en de productrealisatie.

  • 6.

    Slotbepalingen

    Artikel 11. Inwerkingtreding

    Deze verordening treedt in werking per 1 januari 2014.

    Artikel 12. Citeertitel

    Deze verordening wordt aangehaald onder de naam “Financiële verordening Werkorganisatie CGM 2014”.

    Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van 31 januari 2014.

    De secretaris (plv.), De voorzitter,

    W.C. Remmits mr. W.A.G. Hillenaar