REGLEMENT VAN ORDE VOOR DE VERGADERINGEN EN ANDERE WERKZAAMHEDEN VAN HET ALGEMEEN BESTUUR

1. Het algemeen bestuur regelt de vervanging van de voorzitter in geval van diens verhindering of ontstentenis.

2. Een lid van het algemeen bestuur kan zich door een ander lid van het algemeen bestuur afkomstig van hetzelfde college laten vervangen en de vervanger machtigen namens hem een stem uit te brengen.

1. Het algemeen bestuur vergadert jaarlijks tenminste tweemaal en voorts zo vaak als het daartoe beslist op een in onderling overleg vast te stellen dag en tijdstip en voorts zo dikwijls de voorzitter of het dagelijks bestuur het nodig oordeelt.

2. Indien een vijfde of meer van het aantal zitting hebbende leden van het algemeen bestuur een vergadering nodig achten verzoeken zij schriftelijk, onder opgave van redenen, aan de voorzitter deze bijeen te roepen.

3. De vergaderingen worden in de regel in het gemeentehuis van Voorschoten of Wassenaar gehouden.

1. De voorzitter roept de leden van het algemeen bestuur ten minste zeven dagen voor een vergadering schriftelijk tot de vergadering op. Tegelijkertijd met de oproeping brengt de voorzitter dag, tijd en plaats van de vergadering ter openbare kennis.

2. De agenda en de daarbij behorende voorstellen, met uitzondering van de in artikel 12 van de Gemeenschappelijke Regeling Werkorganisatie Duivenvoorde bedoelde stukken waaromtrent geheimhouding is opgelegd, worden tegelijkertijd met de oproeping en op een bij openbare kennisgeving aan te geven wijze ter inzage gelegd.

3. In spoedeisende gevallen kan de voorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep tot uiterlijk 48 uur voor de aanvang van een vergadering een aanvullende agenda opstellen. Deze wordt met de daarbij behorende stukken aan de leden van het algemeen bestuur verzonden en openbaar gemaakt.

4. Bij aanvang van de vergadering stelt het algemeen bestuur de agenda vast. Op voorstel van een lid van het algemeen bestuur of de voorzitter kan het algemeen bestuur bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen of van de agenda afvoeren.

5. Op voorstel van een lid van het algemeen bestuur kan het algemeen bestuur de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen.

1. Elk ter vergadering komend lid tekent de daarvoor bestemde presentielijst.

2. Aan het eind van de vergadering ondertekent de voorzitter de presentielijst.

1. Een lid dat verhinderd is de vergadering bij te wonen geeft hiervan voor aanvang van de vergadering kennis aan een lid van de directie.

2. De voorzitter deelt de berichten van verhindering mee bij de aanvang van de vergadering.

1. De voorzitter opent de vergadering op het tijdstip vermeld op de oproeping, tenzij op dat tijdstip niet meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden is opgekomen.

2. Indien een kwartier na het bij de oproep bepaalde tijdstip blijkens de presentielijst niet meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden is opgekomen, stelt de voorzitter vast dat de vergadering wegens te geringe opkomst niet kan worden gehouden. In dat geval is artikel 20 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing.

1. Het algemeen bestuur kan bepalen dat anderen dan de in de vergadering aanwezige leden van het algemeen bestuur of de directie deelnemen aan de beraadslaging.

2. Een beslissing daartoe wordt op voorstel van de voorzitter of een van de leden van het algemeen bestuur genomen alvorens met de beraadslaging ten aanzien van het aan de orde zijnde agendapunt een aanvang wordt genomen.

1. Na het openen van de vergadering wordt voor een periode van maximaal 30 minuten aan niet-leden spreekrecht verleend.

2. Elke spreker krijgt maximaal vijf minuten tijd of zoveel tijd meer als naar het inzicht van de voorzitter wenselijk is.

3. Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken meldt dit voor het begin van de vergadering aan een lid van de directie. Daarbij wordt naam en adres van de spreker(s) opgegeven en het onderwerp, waarvoor het woord wordt gevraagd.

4. Het woord kan niet gevoerd worden over:

• a.

  verslagen van de vergaderingen van het algemeen bestuur;

• b.

  keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;

• c.

  onderwerpen waarvoor de klachtregeling als bedoeld in artikel 43 van de Gemeenschappelijke Regeling Werkorganisatie Duivenvoorde van toepassing is;

• d.

  onderwerpen waartegen een bezwaar- of beroepsprocedure in de zin van hoofdstuk 7 van de Algemene wet bestuursrecht openstaat of heeft opengestaan of onderwerpen waarover de burgerlijke rechter is gevraagd een oordeel uit te spreken of heeft uitgesproken;

• e.

  onderwerpen die niet tot de bevoegdheid van de Gemeenschappelijke Regeling Werkorganisatie Duivenvoorde behoren, een en ander ter beoordeling van de voorzitter.

1. Elk lid van het algemeen bestuur kan tijdens de beraadslagingen een amendement indienen betreffende een aan de orde zijnd onderwerp.

2. Ieder lid dat in de vergadering aanwezig is, is bevoegd op het amendement dat door een lid is ingediend, een wijziging voor te stellen (subamendement).

3. Een amendement of subamendement moet schriftelijk bij de voorzitter worden ingediend, tenzij de voorzitter –met het oog op het eenvoudige karakter van het voorgestelde- oordeelt, dat met een mondelinge indiening kan worden volstaan.

4. Intrekking door de indiener(s) van het amendement of subamendement is mogelijk, totdat de besluitvorming door het algemeen bestuur heeft plaatsgevonden.

1. Een lid van de directie draagt zorg voor het verslag van de vergadering.

2. Het verslag bevat tenminste:

• a.

  de namen van de afwezige leden;

• b.

  de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;

• c.

  een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

• d.

  een formulering van de door het algemeen bestuur genomen besluiten;

• e.

  een zakelijke samenvatting van eventuele tijdens de vergadering gevoerde besprekingen met derden.

3. Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het algemeen bestuur daar om vraagt.

4. Het verslag wordt zo spoedig mogelijk na de vergadering ter kennis gebracht van de ambtelijke organisatie, de colleges van burgemeester en wethouders van Voorschoten en Wassenaar, de gemeenteraden van Voorschoten en Wassenaar en de pers.

5. Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

1. Wat betreft het stemmen over voorstellen zijn de artikelen 14 en 15 van de Gemeenschappelijke Regeling Werkorganisatie Duivenvoorde van toepassing.

2. Indien de stemmen staken, beslist de stem van de voorzitter.

3. Indien geen van de leden van het algemeen bestuur bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

4. Indien een lid van het algemeen bestuur bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het vijfde lid wordt toegepast.

5.

• a.

  Indien een lid van het algemeen bestuur dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd met gesloten en ongetekende briefjes.

• b.

  Indien daarbij de stemming beperkt is tot een persoon en de stemmen staken, beslist het lot.

• c.

  Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, dan heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.

1. De vergaderingen van het algemeen bestuur zijn openbaar.

2. De deuren worden overeenkomstig artikel 23 van de Gemeentewet gesloten wanneer een vijfde van de aanwezige leden daar om verzoekt of de voorzitter het nodig oordeelt.

3. Het algemeen bestuur beslist vervolgens of met gesloten deuren zal worden vergaderd.

1. Met betrekking tot het opleggen en intrekken van geheimhouding is artikel 25 van de Gemeentewet van toepassing.

2. Voor het einde van de besloten vergadering beslist het algemeen bestuur in hoeverre omtrent het in die vergadering behandelde en omtrent de inhoud van stukken welk aan hem zijn overgelegd, geheimhouding aan de leden zal worden opgelegd.

3. Het verslag van een besloten vergadering wordt afzonderlijk van die van de openbare vergadering gemaakt onder verantwoordelijkheid van een lid van de directie.

4. Het verslag van een besloten vergadering waarin omtrent het behandelde geheimhouding is opgelegd, wordt gedurende tenminste vijf dagen voor de eerstvolgende vergadering voor de leden van het algemeen bestuur ter inzage gelegd.

5. Het verslag wordt in een openbare vergadering vastgesteld als na raadpleging van de vergadering blijkt dat geen van de leden opmerkingen heeft.

6. Wanneer de voorzitter blijkt dat er wel opmerkingen worden gemaakt, dan wordt het verslag na de openbare vergadering in een besloten vergadering vastgesteld.

1. Gelet op artikel 26 van de Gemeenschappelijke Regeling Werkorganisatie Duivenvoorde verschaft het algemeen bestuur zo spoedig mogelijk, maar in ieder geval binnen drie maanden, aan de raden en de colleges van de deelnemende gemeenten de door een of meer leden van die raden of colleges schriftelijk gevraagde inlichtingen, waarvan het verstekken niet in strijd is met de wet dan wel met het algemeen belang.

2. Het algemeen bestuur verschaft aan de raden en de colleges van de deelnemende gemeenten alle inlichtingen die voor een beoordeling van het door het algemeen bestuur gevoerde en te voeren beleid nodig zijn.

1. De voorzitter regelt de toelating van toehoorders en vertegenwoordigers van de pers op de voor hen bestemde plaatsen.

2. Het is toehoorders en vertegenwoordigers van de pers niet toegestaan zich op de een of andere wijze in de discussie te mengen of van hun instemming of afkeuring blijk te geven.

3. Artikel 26, eerste en tweede lid van de Gemeentewet, is van overeenkomstige toepassing.