Budgethoudersregeling Werkorganisatie Duivenvoorde 2019

1. Het Dagelijks Bestuur mandateert het beheer van de budgetten binnen de Werkorganisatie Duivenvoorde aan de concerndirecteur. De concerndirecteur wordt hierdoor aangewezen als hoofdbudgethouder voor het aangaan van verplichtingen tot het maximum van de door het Algemeen Bestuur vastgestelde budgetten en voor het doen van betreffende uitgaven.

2. De concerndirecteur mandateert het beheer van de budgetten binnen de werkorganisatie Duivenvoorde door aan de afdelingshoofden binnen de ambtelijke organisatie. De afdelingshoofden binnen de werkorganisatie Duivenvoorde worden aangewezen als budgethouder voor het aangaan van verplichtingen tot het maximum van de door het Algemeen Bestuur vastgestelde budgetten en voor het doen van betreffende uitgaven.

3. De budgethouder zijnde het afdelingshoofd kan het budgetbeheer aan de teamleider of een medewerker onder mandateren. De teamleider wordt aangewezen als budgethouder voor het aangaan van verplichtingen tot de limiet van € 100.000 en voor het doen van de betreffende uitgaven. Een medewerker wordt aangewezen als budgethouder voor het aangaan van verplichtingen tot de limiet van € 50.000 en voor het doen van de betreffende uitgaven.

4. Het afdelingshoofd is gemandateerd een medewerker aan te wijzen als budgethouder /projectleider voor het aangaan van verplichtingen tot een limiet van € 100.000.

5. Per budget, project of programma wordt maximaal één budgethouder aangewezen.

6. De hoofdbudgethouder blijft ten allen tijde eindverantwoordelijk voor de door het dagelijks bestuur toegewezen budgetten.

1. De concerndirecteur wordt vervangen door de waarnemend concerndirecteur.

2. Afdelingshoofden worden vervangen door collega afdelingshoofden.

3. Teamleiders worden vervangen door het desbetreffend afdelingshoofd.

4. Medewerkers worden vervangen door de desbetreffende teamleider.

5. Projectleiders of programmamanagers worden afhankelijk van de in artikel 1.2 genoemde bedragen vervangen door een budgethouder op aanwijzing van het afdelingshoofd of de concerndirecteur.

6. Budgethouders dienen wijzigingen van mandaten zo spoedig mogelijk te melden bij de afdeling Financiën, Facilitair en Juridische zaken en Inkoop ten behoeve van de routing van de facturen en het vastleggen van de juiste parafen.

1. Is ten opzichte van het dagelijks bestuur verantwoordelijk voor de uitvoering van de aan hem toegewezen budgetten en kredieten in de programmabegroting en draagt zorg voor een adequate organisatie van processen en activiteiten die nodig zijn voor de realisatie van de doelstellingen binnen de daarvoor beschikbaar gestelde middelen.

2. Is eindverantwoordelijk voor de ramingen en het beheer van alle programma’s , investeringen en projecten en de rapportage hierover aan het dagelijks bestuur.

3. De hoofdbudgethouder voorziet het dagelijks bestuur, in het kader van de planning en control cyclus, meermalen per jaar van informatie betreffende actuele ontwikkelen en de invloed op beschikbare budgetten, informatie over de beschikbaar gestelde budgetten, kredieten en de bijbehorende resultaten.

4. De hoofdbudgethouder zorgt voor een actieve afstemming met de afdelingen over ontwikkelingen in de budgetten.

5. De hoofdbudgethouder ziet erop toe dat de budgetverantwoordelijkheden worden uitgevoerd met inachtneming van het mandaatbesluit en van het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de Werkorganisatie Duivenvoorde.

6. De hoofdbudgethouder is verantwoordelijk voor een tijdige afhandeling van facturen en een adequate afhandeling van de verplichtingen.

7. Wanneer er sprake is van opbrengsten, dient de hoofdbudgethouder een getekende en gecodeerde opdracht te geven aan de financiële administratie tot het versturen van verkoopfacturen.

1. Het afdelingshoofd stelt voor de afdeling een jaarplan op dat als input dient voor het concernplan.

2. Het afdelingshoofd is verantwoordelijk voor de ramingen van het budget/investeringskrediet, het beheer en de rapportage aan de concerndirecteur.

3. Het afdelingshoofd is verantwoordelijk voor het beheer van het totale budget, inclusief de kosten uit artikel 3.5

4. Met het beheer van het totale budget zoals aangegeven in artikel 2.2, lid 3 wordt bedoeld verplichtingen, betalingen, ontvangsten en vorderingen.

5. Het afdelingshoofd zorgt voor een actieve afstemming met de teams over ontwikkelingen in de budgetten.

6. Het afdelingshoofd ziet erop toe dat de budgetverantwoordelijkheden worden uitgevoerd met inachtneming van het mandaatbesluit en van het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de Werkorganisatie Duivenvoorde.

7. Het afdelingshoofd is verantwoordelijk voor een tijdige afhandeling van facturen en een adequate afhandeling van de verplichtingen.

8. Wanneer er sprake is van opbrengsten, dient het afdelingshoofd een getekende en gecodeerde opdracht te geven aan de financiële administratie tot het versturen van verkoopfacturen.

1. De teamleider is verantwoordelijk voor de ramingen van het budget/investeringskrediet, het beheer daarvan en de rapportage hierover aan het afdelingshoofd.

2. De teamleider is verantwoordelijk voor het beheer van het totale budget, inclusief de kosten uit artikel 3.5

3. Met het beheer van het totale budget zoals aangegeven in artikel 2.3, lid 2 wordt bedoeld verplichtingen, betalingen, ontvangsten en vorderingen.

4. De teamleider zorgt voor een actieve afstemming met het team over ontwikkelingen in de budgetten.

5. De teamleider of medewerker ziet erop toe dat de budgetverantwoordelijkheden worden uitgevoerd met inachtneming van het mandaatbesluit en van het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de Werkorganisatie Duivenvoorde.

6. De teamleider of medewerker is verantwoordelijk voor een tijdige afhandeling van facturen en een adequate afhandeling van de verplichtingen.

7. Wanneer er sprake is van opbrengsten, dient de teamleider of medewerker een getekende en gecodeerde opdracht te geven aan de financiële administratie tot het versturen van verkoopfacturen.

1. De projectleider of programmamanager stelt een projectplan of programmaplan op en draagt zorg voor tussentijdse rapportages met betrekking tot de voortgang van het project.

2. De projectleider of programmamanager is verantwoordelijk voor de ramingen van het projectbudget /investeringskrediet, het beheer daarvan en de rapportage hierover aan de gemeentesecretaris.

3. De projectleider of programmamanager is verantwoordelijk voor het beheer van het totale budget, inclusief de kosten uit artikel 3.5.

4. Met het beheer van het totale budget zoals aangegeven in artikel 2.4, lid 3 wordt bedoeld verplichtingen, betalingen, ontvangsten en vorderingen.

5. De projectleider of programmamanager ziet erop toe dat de budgetverantwoordelijkheden worden uitgevoerd met inachtneming van het mandaatbesluit en van het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de Werkorganisatie Duivenvoorde.

6. De projectleider programmamanager is verantwoordelijk voor een tijdige nacalculatie en een rechtmatige afsluiting van het project.

7. De projectleider of programmamanager is verantwoordelijk voor een tijdige afhandeling van facturen en een adequate afhandeling van de verplichtingen.

8. Wanneer er sprake is van opbrengsten, dient de projectleider of programmamanager een getekende en gecodeerde opdracht te geven aan de financiële administratie tot het versturen van verkoopfacturen.

1. De PAV-er stelt vast dat de gefactureerde dienst of het product is geleverd en draagt zorg voor een juiste en tijdige registratie van de factuur.

2. Na deze goedkeuring kan de budgethouder goedkeuring verlenen voor de prijs en daarmee de factuur betaalbaar stellen.

3. De budgethouder kan ook vaststellen dat een prestatie is geleverd, waardoor de rol van PAV-er komt te vervallen.

4. Voor een tijdige betaling van de factuur dient de factuur binnen een termijn van 14 dagen te worden afgehandeld.

1. Budgethouders zijn binnen het kader van de begroting, ter realisering van de daarbij vastgestelde prestaties en met in achtneming van de geldende regelgeving, bevoegd tot het fiatteren van uitgaven en inkomsten in verband met verplichtingen en vorderingen ten laste respectievelijk ten bate van de vastgestelde budgetten.

2. Verplichtingen aangaan ten laste van een budget kan alleen plaatsvinden met goedkeuring van de budgethouder.

3. Het doen van uitgaven ten laste van een budget kan alleen plaatsvinden met goedkeuring en (digitale) parafering van de budgethouder.

4. Het fiatteren van meerjarenverplichtingen die vallen buiten de bedragen zoals die zijn

vastgelegd in de beleidsbegroting dienen geautoriseerd te worden door het algemeen bestuur.

1. Het is de budgethouder alleen toegestaan binnen een programma neutraal budgetten aan te passen onder de voorwaarde dat:

• •

  de wijziging geen gevolgen heeft voor het door het algemeen bestuur vastgestelde beleid;

• •

  de overeengekomen prestaties juist en tijdig worden gerealiseerd;

• •

  de toerekening van de algemene kosten genoemd onder artikel 3.5 niet wordt beïnvloed

• •

  personele budgetten niet structureel kunnen worden ingezet voor materiële lasten.

• •

  wijzigingen die leiden tot verschuivingen in de formatie vooraf dienen te worden voorgelegd aan de afdeling Personeel, Organisatie en Informatie en worden pas verwerkt na akkoord van de hoofdbudgethouder.

2. Het algemeen bestuur is bevoegd tot een wijziging van de programmabegroting zijnde wijzigingen in het beleid, algemene dekkingsmiddelen, het saldo van de begroting en een wijziging in de baten en lasten in een programma.

3. Het algemeen bestuur is bevoegd tot een wijziging in een door het algemeen bestuur verstrekt investeringskrediet alsmede het overhevelen van het krediet na de maximale periode van twee jaar.

4. Het dagelijks bestuur is bevoegd tot een wijziging van de programmabegroting zijnde een wijziging binnen een programma waarbij de baten en lasten gelijk blijven.

5. Begrotingswijzigingen dienen te allen tijde voor financieel advies aan de financieel consulent te worden voorgelegd.

1. Verplichtingen worden slechts aangegaan voor zover het budget of krediet met het aangaan van de verplichting niet wordt overschreden.

2. Afwijkingen of te verwachten afwijkingen groter dan € 50.000 gedurende het jaar in de exploitatie dienen door de budgethouder gerapporteerd te worden door middel van de hiertoe geëigende Planning en Control producten. De budgethouder stelt te allen tijde eerst de hoofdbudgethouder hiervan in kennis.

3. Voor afwijkingen of te verwachten afwijkingen groter dan € 50.000 gedurende het jaar in investeringsbudgetten dient separaat bij het dagelijks bestuur melding te worden gedaan.

4. De in art 3.3, lid 1 en 2 aangegeven afwijkingen dienen te worden geautoriseerd door het algemeen bestuur in het betreffend boekjaar. Een afwijking die na afloop van het boekjaar wordt gepresenteerd is onrechtmatig en kan derhalve invloed hebben op het oordeel van de accountant. Zie hiervoor bijlage 2.

5. Meevallers mogen niet worden gebruikt om extra uitgaven te doen maar vallen vrij ten gunste van de algemene middelen

6. De financieel consulent dient ten allen tijde te worden geïnformeerd over afwijkingen of te verwachten afwijkingen.

1. Alle verplichtingen boven de € 2.500 dienen schriftelijk te worden vastgelegd.

2. De hoofdbudgethouder of budgethouder dient de verplichting die is aangegaan schriftelijk in bij de financiële administratie.

1. Voor een aantal kostensoorten ontvangt de werkorganisatie centraal een factuur, die betrekking kan hebben op budgetten van verschillende afdelingen. Het gaat om kosten van energie, telecommunicatie, abonnementen, verzekeringen en om interne doorbelastingen van ondersteunende afdelingen. Deze lasten worden centraal berekend in de organisatie.

2. De personeelslasten (salarissen en afdracht premies en belastingen), kapitaallasten, boekingen vanuit de administratie van derden worden ook centraal berekend in de organisatie.

3. In afwijking van de bepalingen in paragraaf 2.2 in deze regeling worden de kosten uit lid 1 en 2 door de afdeling Financiën, Facilitair, Juridische Zaken en Inkoop verdeeld en geboekt ten laste van de betreffende begrotingsposten van de budgethouders. De budgethouders worden van deze verdeling in kennis gesteld.

4. Het hoofd van de afdeling Financiën, Facilitair, Juridische Zaken en Inkoop is verantwoordelijk voor de verdeling en de boeking van de bedragen. De budgethouders zijn verantwoordelijk voor het beheer van hun totale budget, inclusief deze posten.

5. Het hoofd van de afdeling Financiën, Facilitair, Juridische zaken en Inkoop is verantwoordelijk voor de verdeling van de kosten naar de in de financiële verordening en de begroting aangegeven taakvelden.

1. De concerncontroller adviseert gevraagd en ongevraagd het dagelijks bestuur, de concerndirecteur en de afdelingshoofden.

2. Indien de mening van de controller niet door de concerndirecteur wordt gedeeld, kan de concerncontroller zich rechtstreeks wenden tot het dagelijks bestuur onder gelijktijdige mededeling daarvan aan de concerndirecteur.

3. De hoofdbudgethouder en budgethouder zullen de concerncontroller, tijdig alle informatie verstrekken waarom is verzocht.

1. De accounthouder levert een bijdrage aan de totstandkoming en doorontwikkeling van de planning en control cyclus en adviseert gevraagd en ongevraagd het management en het bestuur op het gebied van financieel beleid.

2. De accounthouder toetst adviesnota’s voor het dagelijks bestuur en het algemeen bestuur en doet indien nodig verbetervoorstellen.

3. De accounthouder is nauw betrokken bij de bestuurlijke besluitvorming en schrijft hiervoor de voorstellen voor het algemeen- en dagelijks bestuur.

1. De financieel consulenten adviseren budgethouders van de aan hen toegewezen afdeling(en) en bewaken vanuit een oogpunt van financial control de uitvoering en het beheer van de aan de budgethouders toevertrouwde middelen.

2. De financieel consulent is samen met de accounthouder belast met de coördinatie van de planning en control producten.

3. De financieel consulent draagt zorg voor een juiste en tijdige aanlevering van de voorgenomen begrotingswijziging en na besluitvorming de verwerking van de begrotingswijziging.

4. De financieel consulent adviseert over de uitvoering van de in dit besluit genoemde verantwoordelijkheden.

1. De financiële administratie is verantwoordelijk voor het beheer van de lijst van de budgethouders en hun vervangers.

2. De financiële administratie bewaakt het goedkeuringsproces en het nakomen van de betaaltermijnen.

3. De financiële administratie is verantwoordelijk voor actuele budgetinformatie.

4. De financiële administratie is verantwoordelijk voor de toetsing en bewaking van de rechtmatige autorisaties van uitgaven en de vastlegging van verplichtingen. Boekingen dienen te allen tijde eerst goedgekeurd te zijn door de verantwoordelijke budgethouder.

5. De financiële administratie toetst periodiek de rechtmatigheid van uitgaven door middel van de rechtmatigheidscontroles.

6. De financiële administratie draagt zorg voor een juiste doorverdeling van de in artikel 3.5, lid 1 en 2 genoemde kosten.

1. De functie van hoofdbudgethouder en budgethouder is onverenigbaar met de registrerende functie. De verschillende taken in het proces van bestellen, betalen en verantwoorden zijn gescheiden.

2. Declaraties of eigen facturen van de budgethouder dienen te worden goedgekeurd door het afdelingshoofd. Indien de budgethouder het afdelingshoofd is, dienen de declaraties of eigen facturen goedgekeurd te worden door de hoofdbudgethouder.

3. Declaraties van de hoofdbudgethouder dienen te worden goedgekeurd door de voorzitter van het dagelijks bestuur.

1. Deze regeling wordt aangehaald als “Budgethoudersregeling Werkorganisatie Duivenvoorde 2019”

2. Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2019 en werkt terug tot deze datum als deze bekend wordt gemaakt na 31 december 2018.

3. De Budgethoudersregeling Werkorganisatie Duivenvoorde wordt ingetrokken, maar blijft van toepassing op de periode vóór de inwerkingtreding van deze regeling.