Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het dagelijks bestuur van de Werkorganisatie Duivenvoorde

1. Met inachtneming van artikel 17 van de gemeenschappelijke regeling Werkorganisatie Duivenvoorde worden alle leden van het dagelijks bestuur in de eerste vergadering van elke zittingsperiode door het algemeen bestuur aangewezen.

2. Indien tussentijds een plaats in het dagelijks bestuur vacant komt, wijst het algemeen bestuur een nieuw lid aan.

1. Het dagelijks bestuur vergadert minimaal zes maal per jaar op een in onderling overleg vast te stellen dag en tijdstip en voorts zo dikwijls de voorzitter of twee leden het nodig achten.

2. Indien twee of meer leden een vergadering nodig achten verzoeken zij, onder opgave van redenen, aan de voorzitter deze bijeen te roepen.

3. Een lid dat een vergadering niet kan bijwonen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk met redenen omkleed kennis aan de voorzitter.

4. Een lid dat een vergadering niet kan bijwonen, kan via de digitale communicatiemiddelen deelnemen aan de beraadslagingen en besluiten.

5. De voorzitter kan de secretarissen van de gemeenten Voorschoten en Wassenaar en andere personen voor de vergadering uitnodigen als adviseurs op één of meerdere onderwerpen die op de agenda staan.

1. De concerndirectie draagt zorg voor de besluitenlijst van de vergadering.

2. Het besluitenlijst bevat tenminste:

• a.

  de namen van aan- en afwezige leden;

• b.

  een vermelding als leden niet aan de beraadslaging van een bepaald onderwerp hebben deelgenomen;

• b.

  de namen van andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;

• c.

  een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

• d.

  een formulering van de door het dagelijks bestuur genomen besluiten;

3. Een verslag van wat in de vergadering besproken is, kan gemaakt worden als een lid daarom vraagt.

4. Van stemmingen als bedoeld in artikel 5 wordt altijd een verslag gemaakt. Daarin worden de stemverhoudingen vermeld.

5. De besluitenlijst en het verslag worden binnen een week na de vergadering digitaal vastgesteld.

6. De besluitenlijst wordt, na de vaststelling bedoeld in het vijfde lid, digitaal ter kennis gebracht van het algemeen bestuur, de colleges en de raden van de deelnemers en de organisatie. Besluiten waarop geheimhouding is opgelegd, besluiten over personen, anders dan de concerndirectie, en besluiten waarop gegevensbescherming rust, worden niet ter kennis gebracht.

1. Indien geen van de leden van het dagelijks bestuur bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

2. Indien een lid van het dagelijks bestuur bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid wordt toegepast.

3.

• a.

  Indien een lid van het dagelijks bestuur dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd met gesloten en ongetekende briefjes.

• b.

  Indien daarbij de stemming beperkt is tot een persoon en de stemmen staken, beslist het lot.

• c.

  Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, dan heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.

1. Het dagelijks bestuur kan besluiten een openbare vergadering te houden.

2. De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.

1. Een parafenbesluit is een besluit dat buiten de vergadering van het dagelijks bestuur tot stand komt door middel van een concept besluit, waarop binnen een circulatietermijn van vijf werkdagen door geen van de leden van het dagelijks bestuur is aangegeven dat bespreking in een vergadering is gewenst en waarop binnen die circulatietermijn door ten minste drie leden van het dagelijks bestuur voor akkoord is geparafeerd.

2. Direct na het plaatsen van de laatste paraaf dateert de concerndirectie het parafenbesluit.

3. Het parafenbesluit wordt geacht te zijn genomen op de datum van de dagtekening van de concerndirectie.

4. Een parafenbesluit wordt in de besluitenlijst van de eerstvolgende vergadering vermeld.

1. Het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het dagelijks bestuur, vastgesteld op 8 januari 2013, wordt ingetrokken.

2. Dit reglement treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking.

3. Dit reglement kan worden aangehaald als “Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het dagelijks bestuur” of afgekort “RvO DB”.