Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!
Westerkwartier

Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Westerkwartier houdende regels omtrent vergaderingen en andere werkzaamheden Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van de gemeente Westerkwartier 2019

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
OrganisatieWesterkwartier
OrganisatietypeGemeente
Officiële naam regelingBesluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Westerkwartier houdende regels omtrent vergaderingen en andere werkzaamheden Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van de gemeente Westerkwartier 2019
CiteertitelReglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van de gemeente Westerkwartier 2019
Vastgesteld doorcollege van burgemeester en wethouders
Onderwerpbestuur en recht
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Deze regeling vervangt het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders, vastgesteld door burgemeester en wethouders van Leek op 20 september 1994, Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders, vastgesteld door burgemeester en wethouders van Zuidhorn op 4 mei 1994 en het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders 2010, vastgesteld door burgemeester en wethouders van Marum op 24 augustus 2010.

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

artikel 52 van de Gemeentewet

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen

Datum inwerkingtreding

Terugwerkende kracht tot en met

Datum uitwerkingtreding

Betreft

Datum ondertekening

Bron bekendmaking

Kenmerk voorstel

07-02-2019nieuwe regeling

15-01-2019

gmb-2019-24313

Tekst van de regeling

Intitulé

Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Westerkwartier houdende regels omtrent vergaderingen en andere werkzaamheden Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van de gemeente Westerkwartier 2019

Het college van burgemeester en wethouders;

 

gelezen het advies met registratienummer [2019-205];

 

gelet op artikel 52 Gemeentewet;

 

 

 

B E S L U I T :

 

 

vast te stellen het

 

 

Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van de gemeente Westerkwartier 2019

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

  • 1.

    Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

  • 2.

    Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één der wethouders.

  • 3.

    Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering of ontstentenis.

  • 4.

    Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris.

Artikel 2. Dag en plaats van de vergaderingen

  • 1.

    Het college vergadert in de regel eenmaal per week op dinsdagochtend en voorts zo dikwijls de voorzitter of een wethouder het nodig acht.

  • 2.

    Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.

  • 3.

    De vergaderingen worden als regel in het voormalige gemeentehuis te Grootegast gehouden.

Artikel 3. Verhindering

  • 1.

    Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de secretaris.

  • 2.

    Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de secretaris vervangt.

Artikel 4. Procesbeschrijving bestuurlijke besluitvorming

De secretaris draagt zorg voor de opstelling van een procesbeschrijving voor de bestuurlijke besluitvorming. In deze procesbeschrijving worden in elk geval opgenomen:

  • -

    de processtappen in verband met de totstandkoming van een college-advies;

  • -

    de processtappen in verband met de totstandkoming van een raadsadvies opgenomen;

  • -

    de instelling en werkwijze van het portefeuillehoudersoverleg.

Artikel 5. Agenda

  • 1.

    Voor elke vergadering wordt, overeenkomstig de procesbeschrijving bestuurlijke besluitvorming, door de secretaris aan de leden van het college een agenda met bespreekstukken toegezonden.

  • 2.

    Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerst lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie uiterlijk acht uur voor de vergadering worden aangemeld bij de secretaris.

Artikel 6. Ambtelijke ondersteuning

De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college. De secretaris kan zich hiertoe laten bijstaan.

Artikel 7. Deelneming derden aan de vergadering

Het college kan besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een vergadering uit te nodigen teneinde zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.

Artikel 8. Stemmingen

  • 1.

    Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

  • 2.

    Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid wordt toegepast.

  • 3.

     

    • a.

      Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.

    • b.

      Indien daarbij de stemming beperkt is tot een persoon en de stemmen staken, beslist het lot.

    • c.

      Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.

Artikel 9. Verslag en besluitenlijsten

  • 1.

    De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst en (een) besluitenlijst(en) van de vergadering:

    • -

      er wordt een openbare besluitenlijst (A-lijst) opgesteld die actief openbaar wordt gemaakt na de collegevergadering;

    • -

      er wordt een besloten besluitenlijst (B-lijst) opgesteld voor stukken waarop geheimhouding rust.

  • 2.

    Een besluitenlijst bevat ten minste:

    • a.

      de namen van de aan- en afwezige leden;

    • b.

      de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;

    • c.

      een formulering van de door het college genomen besluiten.

  • 3.

    Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.

  • 4.

    Een besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

  • 5.

    De openbare besluitenlijst wordt zo spoedig mogelijk na de vergadering op de gebruikelijke wijze openbaar gemaakt en toegezonden aan de raadsgriffie, die zorg draagt voor de informatie richting leden van de raad.

Artikel 10. Openbare vergadering

  • 1.

    Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden.

  • 2.

    De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.

Artikel 11. Uitleg reglement

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of in het geval dat enige bepaling voor verschillende uitleg vatbaar blijkt te zijn, beslist het college.

Artikel 12. Inwerkingtreding

  • 1.

    Dit besluit treedt in werking op de eerste dag na de bekendmaking ervan.

  • 2.

    Dit besluit werkt terug tot en met 1 januari 2019.

  • 3.

    Gelijktijdig met het in werking treden van dit besluit worden de volgende regelingen vervallen verklaard:

    • a)

      het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders, vastgesteld door burgemeester en wethouders van Leek op 20 september 1994;

    • b)

      het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders, vastgesteld door burgemeester en wethouders van Zuidhorn op 4 mei 1994; en

    • c)

      het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders 2010, vastgesteld door burgemeester en wethouders van Marum op 24 augustus 2010.

Aldus besloten in de vergadering

van burgemeester en wethouders

van de gemeente Westerkwartier,

d.d. 15 januari 2019

F.H. Wiersma, burgemeester

A. Schulting, secretaris

Toelichting

 

Algemeen

Ingevolge artikel 52 Gemeentewet stelt het college een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Onder werkzaamheden wordt blijkens de memorie van toelichting onder meer verstaan de bekendmaking van besluiten. Ook bijvoorbeeld de onderlinge vervanging tussen de wethouders behoort daartoe.

 

Artikel 1. Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

Het college als geheel draagt de verantwoordelijkheid voor de uitgeoefende taken, dit ondanks de portefeuilleverdeling en het eventueel gebruikmaken van de mogelijkheid die in artikel 168 Gemeentewet geboden wordt (mandaat aan individuele leden van het college). Naast de verdeling van de werkzaamheden kan de onderlinge vervanging worden geregeld.

 

Artikel 2. Dag en plaats van de vergaderingen

Met het eerste en derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 53, eerst lid Gemeentewet. Gekozen is voor een algemeen flexibele formulering, waardoor de mogelijkheid bestaat in bijzondere gevallen af te wijken. Uit de gekozen formulering volgt dat niet alleen de burgemeester, als voorzitter van het college (zie artikel 34 Gemeentewet), maar ook een lid van het college ervoor kan zorgen dat een extra vergadering wordt gehouden. Het tweede lid geeft verder de procedure voor een extra vergadering weer.

 

Artikel 3. Verhindering

Dit artikel is naast een vastlegging van de procedure ook van belang om wellicht al voorafgaand aan de vergadering te kunnen constateren dat het benodigde quorum voor besluitvorming niet gehaald wordt (artikel 56 Gemeentewet). De voorzitter kan dan een nieuwe vergadering beleggen.

 

Artikel 4. Procesbeschrijving

Ter voorbereiding op de herindeling heeft de werkgroep Bestuurlijke besluitvorming een procesbeschrijving opgesteld voor de bestuurlijke besluitvorming in de gemeente Westerkwartier. Deze ziet zowel op de voorbereiding van de besluitvorming door het college als die van de gemeenteraad.

 

Artikel 5. Agenda

De rol van de gemeentesecretaris bij de collegevergaderingen wordt in de artikelen 103 tot en met 105 van de Gemeentewet aangegeven. Nadere uitwerking van de taken van de secretaris vindt enerzijds plaats in dit reglement, anderzijds in bijv. organisatiebesluiten waarin de instructie voor de gemeentesecretaris geïntegreerd is opgenomen.

 

In dit artikel wordt aangegeven dat de secretaris verantwoordelijk is voor het doen toekomen van de agenda aan de collegeleden.

 

Artikel 6. en 7. Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan vergadering

Artikel 57 en 55 eerste lid Gemeentewet geven indirect aan dat het mogelijk is dat naast de collegeleden en de secretaris anderen bij de vergadering aanwezig kunnen zijn. Deze bepalingen geven aan dat de onschendbaarheid en de eventueel opgelegde geheimhouding voor allen aanwezig bij de vergadering geldt. Artikel 6 geeft allereerst de rol van de gemeentesecretaris weer.

 

Artikel 8. Stemmingen

In de eerste plaats moet hier worden gewezen op artikel 56 Gemeentewet, dat een regeling bevat met betrekking tot zowel het vergader- als het besluitquorum ten aanzien van de vergaderingen van het college. Hoewel het ingevolge de Memorie van Toelichting bij dit artikel aan het college vrijstaat in het reglement van orde een zwaarder quorumvereiste te stellen, is hiervoor niet gekozen; het in de wet terzake opgenomen stelsel is daarmee onverkort van toepassing.

 

Artikel 9 .Verslag en besluitenlijsten

Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de secretaris en de wijze waarop het verslag wordt vastgesteld. Als op grond van artikel 55 van de Gemeentewet door het college een geheimhoudingsplicht is opgelegd, zal ten aanzien van de beraadslaging en eventuele besluiten over dit onderwerp een afzonderlijk verslag moeten worden gemaakt. Dit zal door de secretaris afzonderlijk moeten worden bewaard totdat de geheimhouding is opgeheven.

 

Artikel 10. Openbare vergadering

Ingevolge artikel 54 Gemeentewet is hoofdregel dat de vergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden. Het college kan daar zelf van afwijken. Via artikel 9 wordt dit ook uitdrukkelijk aan het college overgelaten. Indien een vergadering van het college openbaar is, bepaalt het tweede lid van artikel 53 Gemeentewet dat de burgemeester dag, plaats en tijdstip daarvan bekend moet maken.