Aanvullend Reglement van Orde gemeenteraad Westerkwartier voor digitale vergaderingen

Artikel 1 Digitaal video-vergaderen

• 1.

  De gemeenteraad, de raadsoverleggen, en het fractievoorzittersoverleg vergaderen gedurende de periode waarin de Tijdelijke wet van kracht is digitaal.

• 2.

  Alleen de vergaderingen van de gemeenteraad en van de raadsoverleggen zijn openbaar en kunnen door een ieder op de voor de gemeente Westerkwartier de gebruikelijke wijze gevolgd worden.

• 3.

  Er kan tijdens een openbare digitale video-vergadering geen vertrouwelijke informatie of documenten waarover geheimhouding is opgelegd, worden gedeeld. Dit kan wel bij een besloten digitale video-vergadering waarbij de beslotenheid bij iedere deelnemer aan de vergadering van toepassing is.

Artikel 2 Openbaarheid

• 1.

  De openbare video-vergadering (van gemeenteraad en raadsoverleggen) kan door een ieder op afstand op de voor de gemeente Westerkwartier gebruikelijke wijze gevolgd worden.

• 2.

  Voor het inspreken bij de vergaderingen, wordt aan de inspreker de mogelijkheid geboden om digitaal deel te nemen aan de vergadering via een eigen voorziening of door middel van een schriftelijk ingediende tekst die door de (plv) griffier tijdens de vergadering wordt voorgelezen.

Artikel 3 Voorbereiding

• 1.

  Iedere fractie geeft uiterlijk 24 uur voorafgaand aan de vergadering aan de griffie door welke raadsleden het woord willen voeren over een agendapunt.

• 2.

  Iedere fractie geeft uiterlijk 24 uur voorafgaand aan de vergadering aan de griffie door van welke ingekomen stukken zij het behandeladvies willen wijzigen en/of willen bespreken in een raadsoverleg.

Artikel 4 Aanvang digitale vergadering

• 1.

  Raadsleden zijn zichtbaar en hoorbaar, zodanig dat de voorzitter en de griffier de identiteit zonder twijfel kan vaststellen.

• 2.

  Van raadsleden wiens identiteit niet met zekerheid kan worden vastgesteld, wordt verondersteld dat zij niet deelnemen aan de video-vergadering.

• 3.

  De griffier stelt een presentielijst op van de deelnemers wiens identiteit is vastgesteld en ondertekent de presentielijst samen met de voorzitter. De presentielijst wordt op gebruikelijke wijze gearchiveerd.

• 4.

  De vergadering kan door de voorzitter worden geopend indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende raadsleden deelneemt aan de video-vergadering.

• 5.

  Bij aanvang van de vergadering zet de voorzitter de microfoons van alle deelnemers, met uitzondering de microfoon van zichzelf, uit.

Artikel 5 Spreekregels

• 1.

  De voorzitter geeft het woord aan de raadsleden waarvan is aangegeven dat zij bij het betreffende agendapunt het woord zullen voeren. De voorzitter geeft hiervoor alleen de microfoon van het raadslid vrij. De spreekvolgorde wordt bepaald door de voorzitter

• 2.

  Indien een deelnemer het woord wenst, maakt hij dat kenbaar in de signaleringfunctie die de digitale vergaderapplicatie heeft.

Artikel 6 Schorsing van de vergadering

• 1.

  Op verzoek van een raadslid kan de voorzitter besluiten de vergadering voor een bepaalde tijd te schorsen. De duur van de schorsing wordt voor de aanvang van de schorsing bepaald. Tijdens de schorsing worden alle microfoons en het videobeeld uitgezet.

• 2.

  Gedurende de schorsing blijven de raadsleden wel digitaal aanwezig, doch niet zichtbaar, in de raadsvergadering. Raadsleden kunnen met behulp van bijvoorbeeld de telefoon met anderen overleggen. Ook de chatfunctie kan hiervoor gebruikt worden.

• 3.

  Aan het einde van de schorsing stelt de voorzitter vast dat minimaal het quorum aanwezig is zodat de vergadering heropend kan worden.

Artikel 7 Besluitvorming

• 1.

  Na afronding van de beraadslaging over het agendapunt volgt de besluitvorming.

• 2.

  De voorzitter inventariseert eerst of ten aanzien van hetgeen waarover besluitvorming wordt gevraagd (amendement, raadsbesluit of motie), een raadslid een stemverklaring wenst af te leggen. Een stemverklaring is kort en zakelijk.

• 3.

  Na het afleggen van eventuele stemverklaringen, inventariseert de voorzitter of er behoefte is aan stemming. Indien een raadslid stemming wenst, maakt hij dit kenbaar door zichtbaar in beeld zijn hand, of pen, op te steken (visueel) en meldt dit mondeling bij de voorzitter.

• 4.

  Indien geen stemming wordt gevraagd, wordt geacht dat het voorstel unaniem is aangenomen.

• 5.

  Indien door 1 of meerdere raadsleden wel om stemming wordt gevraagd, vindt stemming in een video-vergadering altijd hoofdelijk plaats.

• 6.

  Bij hoofdelijke stemming wordt de microfoon van alle raadsleden ingeschakeld. De voorzitter (of griffier) roept de leden van de raad op alfabetische volgorde bij hun naam.

• 7.

  Het raadslid maakt mondeling zijn stem kenbaar door vóór of tegen uit te spreken.

• 8.

  De voorzitter (of griffier) gaat pas over tot het uitspreken van een volgende naam indien er geen misverstand kan ontstaan over de mondelinge wilsuitdrukking van het raadslid.

• 9.

  Bij een schriftelijke stemming wordt aan ieder raadslid een stembriefje (per e-mail) gezonden.

• Na afloop van de digitale vergadering waarin het agendapunt besproken is, worden de stembriefjes door ieder raadslid ingeleverd bij de griffie. De echtheid van de stem moet dan door de voorzitter kunnen worden gecontroleerd. De voorzitter bepaalt wanneer de stembriefjes bij de griffie moeten zijn ontvangen en maakt de uitslag van de stemming zo spoedig mogelijk na dit tijdstip openbaar.

Artikel 8 Storing bij stemming

• 1.

  Indien door technische redenen een raadslid onverhoopt niet in staat is geweest zijn stem uit te brengen, gaat de voorzitter door naar het volgende raadslid.

• 2.

  Indien alle overige raadsleden hun stem hebben uitgebracht, controleert de voorzitter of de technische problemen bij het raadslid dat nog niet zijn stem heeft uitgebracht, maar wel deelnam aan de vergadering, zijn verholpen. Indien de technische problemen zijn verholpen, brengt het raadslid alsnog zijn stem uit. Indien ook op dat moment de technische problemen nog niet zijn verholpen, wordt de stemming gesloten.

• 3.

  Indien de voorzitter (of griffier) , ook ná technische ondersteuning, de wilsuitdrukking van een raadslid niet heeft kunnen vaststellen, wordt dit raadslid geacht niet deel te hebben genomen aan de stemming.

Artikel 9 Moties en amendementen

• 1.

  Moties en amendementen worden zo veel mogelijk uiterlijk 24 uur voorafgaand aan de vergadering bij de griffie aangeleverd.

• 2.

  Indien moties en amendementen ter vergadering worden ingediend, stuurt de indiener de motie of het amendement met behulp van de chat functie naar de griffier.

• 3.

  De griffie plaatst ontvangen moties en amendementen zo spoedig mogelijk in het openbare gedeelte van het raadsinformatiesysteem.

• 4.

  Bij stemming over moties en amendementen is voor aanvang van de stemming voor alle deelnemers de motie en amendement in het openbare gedeelte van het raadsinformatiesysteem zichtbaar.

Artikel – Uitleg

• 1.

  Indien deze aanvulling ergens niet in voorziet, wordt teruggevallen op het Reglement van Orde ten behoeve van vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad van Westerkwartier, mits deze niet strijdig is met de gemeentewet.

• 2.

  In gevallen waarin deze aanvulling of het vigerende Reglement van Orde niet voorziet of bij twijfel, beslist de raad op voorstel van de voorzitter.

• 3.

  Bij twijfel waarin dit Reglement van Orde en deze aanvulling in bijeenkomsten van de raad en raadsoverleggen zoals beschreven in artikel 1.1 niet voorziet, beslist de voorzitter.

Artikel – Inwerkingtreding

De in deze aanvulling opgenomen bepalingen zijn met onmiddellijke ingang van kracht, na de vaststelling van deze aanvulling op het Reglement van Orde door de gemeenteraad. Deze aanvulling blijft van kracht gedurende de periode waarop de Tijdelijke wet digitale beraadslaging en besluitvorming provincies, gemeenten, waterschappen en openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba van kracht is.