Interne vacaturebemiddeling

Spelregels Interne Vacaturebemiddeling

De gemeente Westerveld is een deelnemende organisatie van Wisselwerk, een netwerk voor mobiliteit. Wisselwerk is een samenwerkingsverband tussen de gemeenten Hardenberg, Hoogeveen, Meppel, Midden-Drenthe, Steenwijkerland, Westerveld en de Wolden, de Kamer van Koophandel Noord Nederland, Waterschap Reest en Wieden en Rabobank Meppel – Steenwijkerland, met als doel de interne arbeidsmarkt in beweging te brengen. De gemeente Westerveld en andere deelnemende organisaties aan Wisselwerk zien voordelen wanneer vacatures binnen de organisaties van Wisselwerk zoveel mogelijk door geschikte eigen medewerkers worden bezet.

Voorafgaand aan werving via Wisselwerk maken we, waar mogelijk, ook gebruik van interne vacaturebemiddeling. Bij de uitvoering daarvan in de praktijk bieden de Spelregels Interne vacaturebemiddeling duidelijkheid in taken en verantwoordelijkheden.

Interne vacaturebemiddeling is een breed begrip. Daartoe rekenen we alle activiteiten welke gericht zijn op het zoeken naar een andere passende of geschikte functie (binnen of buiten de huidige organisatie).

Deze Spelregels hebben een 2-ledig doel:

• 1

  Bemiddeling voor medewerkers die vanwege een dringende reden een andere functie moeten krijgen.

• 2

  Vrijblijvendheid van loopbaanbegeleiding wegnemen.

Interne vacaturebemiddeling is toepasbaar in de volgende situaties.

• 1

  Bij veranderingen binnen de organisatie.In een sterk veranderende maatschappij zijn ook binnen onze organisatie veranderingen aan de orde. Functies kunnen bijvoorbeeld verdwijnen of medewerkers raken overtollig. Een dergelijke situatie kan ontstaan door externe factoren. Deze categorie is daarom urgent.Als werkgever heeft de gemeente Westerveld de wettelijke plicht om de mogelijkheden van herplaatsing zorgvuldig te onderzoeken.

• 2

  Bij medische indicatie: de bedrijfsarts geeft een dringend advies om voor iemand een andere functie te zoeken, die een minder lichamelijk en/of geestelijke belasting met zich meebrengt. Doorgaans is sprake van een geleidelijk proces van (ziekte)begeleiding, waarin steeds duidelijker wordt wat er moet gebeuren.

• 3

  Bij disfunctioneren: Er is sprake van onvermogen om de functie naar behoren of in volle omvang te kunnen uitoefenen en de oorzaak daarvan is in de persoon zelf gelegen (functioneren, communicatie, karakter). Soms is de organisatie mede verantwoordelijk voor de ontstane situatie.Oorzaken waardoor iemand niet (meer) op de juiste plaats zit kunnen zijn: functieverzwaring, andere eisen door bijvoorbeeld automatisering, organisatieveranderingen, persoonlijke omstandigheden.

• 4

  Bij andere dringende redenen: medewerkers in deze categorie hebben een indirecte (aanwijsbare) dringende reden. Leidinggevende en medewerker zijn het er over eens dat vacaturebemiddeling of loopbaanbegeleiding nodig is.Bijv.: een leidinggevende geeft de wens te kennen minder dan 32 uur te willen werken, terwijl dit voor een dergelijke positie niet wenselijk is. Een ander voorbeeld: door verandering in de privésfeer is het niet meer wenselijk dat twee medewerkers binnen hetzelfde team blijven werken.

Iedereen is zelf verantwoordelijk voor zijn of haar eigen ontwikkeling. De organisatie heeft daarbij een verantwoordelijkheid voor het regisseren, stimuleren en faciliteren van het individuele en het collectieve leerproces.Zowel de organisatie als de medewerkers moeten alles in het werk stellen om te voorkomen dat medewerkers in de situatie raken dat ze uitvallen door demotivatie, bijvoorbeeld doordat ze te lang in een functie blijven zitten. Dit vraagt maatwerk hetwelk kan bestaan uit uitwisseling van (een deel van) het takenpakket met een collega, tot (loopbaan)begeleiding naar een andere interne functie of naar werk elders.Medewerker, leidinggevende en P&O-adviseur zijn daarbij ieder vanuit hun eigen rol verantwoordelijk voor de voortgang en houden zich aan gemaakte afspraken.

Medewerkers kunnen zelf het initiatief nemen en aan hun leidinggevende te kennen geven dat zij behoefte hebben aan hulp bij het zoeken naar nieuwe perspectieven in hun loopbaan.De medewerker stelt zich vervolgens actief op. Hij/zij meldt zich aan bij Wisselwerk via plaatsing van een profiel op de site www.wisselwerk.org en raadpleegt regelmatig de site voor nieuwe vacatures. Wanneer de medewerker solliciteert, meldt deze dit bij de P&O-adviseur. Hij/zij kan hulp ontvangen bij een sollicitatie, bijv. schrijven van de brief of voorbereiding op het sollicitatiegesprek.

De leidinggevende blijft eindverantwoordelijk voor de voortgang in het proces van interne vacaturebemiddeling. Er vinden regelmatig gesprekken plaats tussen de leidinggevende en de medewerker. De leidinggevende en P&O koppelen acties aan elkaar terug.Hierin kunnen aan de orde komen:

• -

  vacatures binnen de organisatie en Wisselwerk

• -

  welke andere mogelijkheden zijn er: b.v. tijdelijke tewerkstelling, stage of proefplaatsing binnen de organisatie van Westerveld of via Wisselwerk,

• -

  interne of externe loopbaanadviseur inschakelen, dan wel een onderzoek laten uitvoeren naar de functiesoorten waarvoor iemand geschikt is of geschikt te maken is.

• -

  strategie/plan bepalen voor mogelijke acties

• -

  wie doet wat en wanneer

• -

  gesprekken met leidinggevenden of contactpersoon van andere Wisselwerk-organisaties, die een mogelijke werkplek te bieden hebben.

De P&O-adviseur brengt de medewerker als Wisselwerk-kandidaat onder de aandacht bij de collega’s van Wisselwerk en is tevens actief in het onder de aandacht brengen van vacatures bij de medewerker.

Bij het ontstaan van een vacature overweegt en onderzoekt het MT de verschillende mogelijkheden om de vacature in te vullen. Daartoe hoort ook de mogelijkheid van intern-intern invullen. Deze mogelijkheid kan bijvoorbeeld worden toegepast in een situatie waarbij een medewerker bovenformatief is of dreigt te gaan worden.

Door gebruik te maken van de aanwezige competenties van interne medewerkers kunnen onderlinge verschuivingen worden gecreëerd. Daardoor wordt het mogelijk meerdere medewerkers, voor wie het belangrijk is om van functie te veranderen, in een nieuwe passende functie te plaatsen.De carrousel is bedoeld om de mobiliteit te bevorderen en om vormen van motivatieverlies en uitval te voorkomen. Ook een medewerker die toe is aan een nieuwe carrièrestap kan in de carrousel worden opgenomen.De carrousel kan ook in het bredere verband van Wisselwerk worden ingezet. Het MT beraadt zich in voorkomende situaties over de mogelijkheid of er een mobiliteitsronde in gang kan worden gezet, waarbij meerdere kandidaten tegelijk kunnen “meedraaien” in de carrousel.Het Dagelijks Bestuur van de OR wordt over een mogelijke interne mobiliteitsronde geïnformeerd.

Tijdens een organisatiewijziging, tijdens een proces van ziektebegeleiding, bij disfunctioneren of in andere situaties vinden gesprekken plaats tussen de leidinggevende en de medewerker. Daarbij kan een situatie ontstaan, dat zowel een medewerker als ook de leidinggevende het van belang acht dat de medewerker gerichte hulp krijgt bij het vinden van een andere functie of een andere werkkring.Meestal is ook de P&O-adviseur hiervan in een vroeg stadium op de hoogte of wordt deze er al direct bij betrokken. Bij ziekte speelt de bedrijfsarts een prominente rol.

Wanneer leidinggevende en de medewerker samen tot de conclusie komen dat het beter is naar een andere functie of werkplek om te kijken, overlegt de betreffende leidinggevende met de P&O-adviseur, en één van hen maakt een voorstel. Dit voorstel wordt behandeld in het MT.Wie voor de carrousel in aanmerking komt, beslist uiteindelijk de gemeentesecretaris onder mandaat. Het Dagelijks Bestuur van de OR wordt hierover aan het begin van dit traject geïnformeerd.

Na het besluit tot opname in de carrousel maakt de leidinggevende samen met de medewerker –en in overleg met de P&O-adviseur- een profiel voor mogelijke functies of een stappenplan. Dit gebeurt in een zogenaamd intakegesprek.

Soms is het beter dat een medewerker in een andere functie of ergens anders de loopbaan voortzet en daarbij behoefte heeft aan loopbaanbegeleiding. In dat geval kan de direct leidinggevende het initiatief nemen om loopbaanbegeleiding aan te bieden.

Medewerkers kunnen gebruik maken van de loopbaanconsulent(e) die Wisselwerk in dienst heeft. Wanneer de medewerker en de loopbaanconsulent na twee gesprekken concluderen dat het een langer traject gaat worden, wordt er een afspraak gemaakt voor een driegesprek tussen medewerker, loopbaanconsulent en leidinggevende.In dit gesprek wordt het doel van loopbaanbegeleiding besproken en worden er gezamenlijke afspraken gemaakt, welke we vastleggen in het verslag van het ontwikkelingsgesprek, dan wel in een apart gespreksverslag als het ontwikkelingsgesprek al eerder dat jaar heeft plaatsgevonden. In het laatste geval wordt het verslag als bijlage van het ontwikkelingsgesprek beschouwd.Op deze wijze wordt er een plan afgestemd en kunnen we ook beter evalueren of de gehaalde doelen bereikt zijn.Loopbaanbegeleiding op kosten van de gemeente –of het nu via de interne loopbaancoach of door een externe loopbaancoach plaatsvindt – heeft dus geen vrijblijvend karakter.

Wanneer leidinggevende en medewerker –vaak in overleg met P&O- al veel gesprekken hebben gevoerd en er zonder resultaat acties zijn ondernomen om een medewerker te helpen een andere functie te verwerven of een andere werkkring te vinden (bijvoorbeeld via een loopbaantraject), dan kan iemand voor outplacement in aanmerking komen.Outplacement biedt een medewerker die niet binnen de gemeente Westerveld kan of wil blijven werken de mogelijkheid een nieuwe passende werkkring te gaan zoeken. Dit gebeurt altijd in de vorm van dienstverlening door een extern bureau.De medewerker krijgt actieve ondersteuning, deskundig advies en training in vaardigheden die hem of haar helpen bij het vinden van een geschikte functie. Een medewerker neemt op vrijwillige basis deel aan outplacement.

Outplacement gebeurt onder andere omstandigheden dan gewone loopbaanbegeleiding, Met loopbaanbegeleiding wordt een ander traject ingezet dan met een outplacement.Wanneer iemand hoog is opgeleid en specialistische werkervaring heeft, zijn de mogelijkheden voor interne vacaturebemiddeling binnen de organisatie of via Wisselwerk vaak gering. Outplacement kan dan al in een vroeg stadium een optie worden. Dat geldt ook in het geval dat betrokkene, management en P&O tot de conclusie komen dat interne vacaturebemiddeling niet meer wenselijk is.

Omdat outplacement een zeer kostbare zaak is wegen we van tevoren af:

• -

  hoe groot de kans is op succes binnen de organisatie of binnen Wisselwerk

• -

  hoe groot de kans is op succes bij outplacement

• -

  wat de financiële gevolgen zijn van een keuze.

Is eenmaal besloten tot outplacement dan leggen we afspraken rond de rechtspositie vast in een vaststellingsovereenkomst.Te denken valt aan: duur van het traject, ontslagdatum, voortzetting werkzaamheden, buitengewoon betaald verlof, eventuele compenserende maatregelen bij een nieuwe werkgever etc.

Outplacementkandidaten komen in principe niet meer in aanmerking voor vacatures binnen de gemeente Westerveld.

Bijlage 1 Begrippen

Het Sociaal Statuut Gemeente Westerveld geeft hiervoor de volgende definities:

• a

  passende functie:een functie van gelijkwaardig werk- en denkniveau, die de ambtenaar redelijkerwijs in verband met zijn persoonlijkheid, omstandigheden en de voor hem bestaande vooruitzichten kan worden opgedragen.Een passende functie is doorgaans van hetzelfde functieniveau als de oude functie, maar kan ook van een hoger niveau of maximaal één niveau lager zijn dan de oude functie;

• b

  geschikte functie:een functie die niet valt onder het begrip passende functie, maar die de ambtenaar bereid is te vervullen.

Bij ziekte: toelichting CAR-UWO artikel 7:11 (2e lid) en 7:16. Hier staat onder meer:De medewerker die zijn functie niet kan uitoefenen omdat hij ziek is, is verplicht passende arbeid te aanvaarden.

Passende arbeid voldoet aan de volgende voorwaarden:In eerste instantie moet gezocht worden naar arbeid die hetzelfde niveau heeft als de oorspronkelijke functie (dus in principe ook met hetzelfde bezoldigingsniveau). Naarmate de ziekte echter langer duurt, mag een bredere oriëntatie ten aanzien van de te verrichten arbeid worden verwacht, Het is arbeid die de medewerker redelijkerwijs kan worden opgedragen, gezien zijn arbeidsverleden, opleiding, aanwezige competenties en overige persoonlijke omstandigheden.De werkgever bepaalt welke arbeid als passend kan worden beschouwd. De werkgever kan hierbij de eigen bedrijfsarts raadplegen. Bij twijfel over de passendheid van de arbeid die voorhanden is kan het UWV een oordeel geven.

De medewerker kan vooruitlopend op een eventuele definitieve herplaatsing in een passende functie tijdelijk passende arbeid verrichten door:

• -

  plaatsing in een andere functie zonder de aanstelling te wijzigen;

• -

  plaatsing in een andere functie bij wijze van proef, zonder de aanstelling te wijzigen;

• -

  detachering bij een andere werkgever, zonder de aanstelling te wijzigen.

De geschiktheid voor een functie blijkt uit opleidings- en ervaringsgegevens, beoordelingsgesprekken en eventuele geschiktheidtesten. Uiteraard is belangstelling voor de functie ook een mee te wegen factor.Er is verschil met de gebruikelijke regels van werving en selectie, waar doorgaans de functie-eisen nauwlettend kunnen worden gevolgd. Voor een interne vacaturebemiddeling kan hiermee flexibeler worden omgegaan. Wel kan een leidinggevende de eis stellen dat iemand aan een functiegerichte opleiding, coaching of training gaat deelnemen en die ook afrondt. Besluitvorming en schriftelijke vastlegging in de aanstellings- of benoemingsbrief geven rechtskracht aan gemaakte afspraken.

Uit jurisprudentie blijkt dat een overheidswerkgever zich dient te houden aan zijn eigen afspraken over de evaluatie van het functioneren van een medewerker tijdens een proefplaatsing in een functie om iemands geschiktheid voor die functie te kunnen toetsen. De werkgever die deze afspraken niet of niet tijdig nakomt, handelt in strijd met gewekte verwachtingen. Bij ziekte gelden de bepalingen uit artikel 7 van de CAR-UWO.