Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2017

Paragraaf 1: Ambtelijke bijstand

• Artikel 1

• • 1.

    Een raadslid went zich tot de griffier of een ambtenaar met een verzoek om:

    • a.

      feitelijke informatie van geringe omvang;

    • b.

      inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn.

  • 2.

    Indien de ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld onder het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist.

  • 3.

    Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.

  • 4.

    De bijstand, bedoeld in het derde lid, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier kan worden verleend kan deze de secretaris verzoeken één of meerdere ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

  • 5.

    De betrokken ambtenaar meldt onverwijld de betreffende portefeuillehouder welke inhoud er is verstrekt op basis van het eerste lid van dit artikel.Een uitzondering op deze regel geldt indien er sprake is van een verzoek zoals genoemd in artikel 5 lid 1.

    Artikel 2

• • 1.

    Een ambtenaar verleent op verzoek van de griffier of de secretaris ambtelijke bijstand tenzij:

    • a.

      het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

    • b.

      dit het belang van de gemeente kan schaden.

  • 2.

    De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt.

  • 3.

    Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.

    Artikel 3

  • Indien het verzoek om de bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.

    Artikel 4

• • 1.

    Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij hiervan melding bij de griffier. De griffier leidt de melding door aan de secretaris.

  • 2.

    Indien overleg tussen enerzijds de secretaris en anderzijds het raadslid en/of de griffier niet leidt tot een bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.

    Artikel 5

• • 1.

    Een raadslid kan aangeven dat een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies geheim wordt gehouden.

  • 2.

    Indien het college of leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid en doen hiervan melding aan de griffier.

Paragraaf 2: Fractieondersteuning

Artikel 6

• • 1.

    De fracties, zoals bedoeld in artikel 5 van het reglement van orde, ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie, het fractiebudget.

  • 2.

    De bijdrage bestaat uit een vast deel van € 1.700,--voor elke fractie, te verhogen met een bedrag van € 400,-- per tot de groepering behorend raadslid.

  • 3.

    De vergoedingen uit deze verordening worden betaald zonder dat de verplichting daartoe bij beschikking is vastgesteld.

    Artikel 7

  • 1.

    Fracties besteden hun fractiebudget om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol uit te voeren.

  • 2.

    Het fractiebudget kan eveneens aangewend worden voor activiteiten zoals vermeld in bijlage 1 en de daarbij behorende ‘handreiking: overzicht van wijze van vergoeden van kosten” Beide documenten maken een onlosmakelijk deel uit van deze verordening;

  • 3.

    Het fractiebudget mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

    • a.

      uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen;

    • b.

      betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

    • c.

      giften;

    • d.

      uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen opleidingen voor individuele raads- en commissieleden.

    • e.

      in geval van twijfel of onduidelijkheid kan het presidium om advies worden gevraagd.

      Artikel 8

  • 1.

    Het budget voor fractieondersteuning wordt - voor 1 april van een kalenderjaar - als voorschot op dat kalenderjaar verstrekt.

  • 2.

    Voor de periode tot 1 april kan een voorschot worden verstrekt tot een maximum van ¼ van het totale voorschot voor dat jaar.

  • 3.

    In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.

  • 4.

    Het voorschot wordt verrekend met teveel ontvangen voorschotten in jaren waarvoor de raad de bedragen heeft vastgesteld;

  • 5.

    Ter uitvoering van deze verordening worden de bedragen afgerond op hele bedragen

    Artikel 9

  • 1.

    Indien het aantal zetels van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt het budget op de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt.

  • 2.

    Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van splitsing of samenvoeging van fracties gedurende de raadsperiode wijzigt, dan wijzigt het budget op de eerste dag van de maand na de maand waarin de voorzitter van de raad melding heeft gemaakt van de samenvoeging of splitsing.

  • 3.

    Wanneer na splitsing er een nieuwe fractie ontstaat, heeft deze nieuwe fractie recht op hetzelfde deel van het totale budget voor de fractiebijdragen waar de fracties die per 1 januari actief waren recht op hebben. De fractie waarvan het raadslid zich afsplitst houdt recht op het vastgestelde budget.

  • 4.

    Bij samenvoeging van twee of meer fracties worden het aan de oorspronkelijk verstrekte voorschotten van beide fracties samengevoegd. Indien het op die wijze verkregen voorschot het voorschot overstijgt waarop de fractie volgens artikel 6 lid 3 en 4 recht heeft, wordt het meerdere ingevorderd.

  • 5.

    Indien een raadslid zich na splitsing van zijn fractie aansluit bij een bestaande fractie, heeft deze fractie geen recht op het deel van het budget dat bepaald wordt door het aantal fracties. Wel krijgt deze fractie de vergoeding die is vastgesteld per raadszetel.

    Artikel 10

• Fracties mogen éénmaal in de raadsperiode hun fractiebijdrage (of een deel ervan) overhevelen naar een volgend jaar. Er mag niet worden overgeheveld naar het jaar waarin gemeenteraadsverkiezingen plaatsvinden. De overheveling van het fractiebudgetten betreft maximaal 30% van de fractie in het voorgaande jaar. Het totale bedrag aan overheveling mag niet meer bedragen dan het overschot.

  • Artikel 11

• • 1.

    Elke fractie legt binnen één maand na het einde van het kalenderjaar verantwoording af over de besteding van het fractiebudget onder overlegging van een verslag.

  • 2.

    Indien een fractie een bedrag wenst over te hevelen naar een volgend jaar dient zij dit te melden binnen de termijn genoemd in lid 1.

  • 3.

    Indien fracties samengevoegd worden, dienen de fracties die ophouden te bestaan binnen twee maanden nadat de voorzitter van de raad van de samenvoeging melding heeft gemaakt, verantwoording af te leggen over de besteding van het fractiebudget de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag.

  • 4.

    Het verslag bestaat uit:

    • a.

      de bankafschriften van het betreffende loopjaar (beginsaldo, mutaties, eindsaldo);

    • b.

      facturen en eventuele andere bewijsstukken van de gedane uitgaven in het betreffende loopjaar een toelichting om te kunnen vaststellen of de uitgaven zijn gedaan in overeenstemming met artikel 7.

  • 5.

    Voor de verwerking van inkomsten en uitgaven houdt elke fractie een aparte bankrekening bij.

  • 6.

    Controle van het verslag bedoeld in het eerste of het derde lid vindt plaats door de griffie. De griffie maakt hiervan een controle rapport.

  • 7.

    Het controlerapport, bedoeld in artikel 6, wordt ter vaststelling voorgelegd aan het presidium van de gemeenteraad.

  • 8.

    Het presidium stelt vervolgens vast:

    • a.

      de uitgaven van een fractie die uit de bijdrage bekostigd zijn;

    • b.

      de eventuele resterende reserve op grond van artikel 10;

  de verrekening tussen de in onderdeel a. genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot en, voor zover nodig, de hoogte van de terugvordering Facturen voor verplichtingen die in een bepaald jaar zijn aangegaan, maar in een later jaar worden betaald, kunnen slechts ten laste komen van het fractiebudget van dat latere jaar.

• Het besluit van het presidium wordt ter bekrachtiging voorgelegd aan de gemeenteraad.

  10. accountant controleert één keer per raadsperiode op een door hem te bepalen moment de fractie uitgaven over een door hem te bepalen kalenderjaar. Hij vraagt daartoe het op dat jaar betrekking hebbende controlerapport, in de zin van artikel 7, op.

• 11.Wanneer een fractie handelt in strijd met artikel 7, lid 3 kan het presidium het fractiebudget van die fractie voor het volgende jaar met maximaal 30% korten. Het presidium heeft deze bevoegdheid alleen voor zover de accountant heeft geoordeeld dat de fractie niet heeft voldaan aan het bepaalde in artikel 7, lid 3. Het presidium is bevoegd daartoe de accountant in te schakelen buiten het geval, bedoeld in lid 10. Het besluit van het presidium tot het toepassen van een korting wordt ter bekrachtiging voorgelegd aan de gemeenteraad.

• artikel 12:

  De verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2011, blijft van toepassing op de budgetten die voor het jaar 2016 zijn toegekend.

  artikel 13

• 1. Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2017;

• 2. alle voorgaande verordeningen met betrekking tot ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning worden per 1 januari 2017 ingetrokken.

• artikel 14.

• Deze verordening kan aangehaald worden als Verordening op de fractieondersteuning 2017

• Besloten in de openbare vergadering van de raad van 20 december 2016

• de voorzitter de griffier

• H. Jager R.J. van der Veen

• Bijlage 1.