Regeling gebruik dienstauto's Gemeente Westerveld

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Westerveld;

gelet op

• -

  artikel 160 van de Gemeentewet

• -

  de Wet op de loonbelasting

• -

  de Wet bescherming persoonsgegevens

• -

  artikel 27 1e lid onder k van de Wet op de Ondernemingsraden en het instemmende besluit van de Ondernemingsraden d.d. 27 juli 2017;

BESLUITEN

vast te stellen de navolgende regeling

Regeling gebruik dienstauto’s gemeente Westerveld

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

Artikel 2 Reikwijdte

• 1.

  Deze regeling is van toepassing op het gebruik van gemeentelijke voertuigen en het verwerken van persoonsgegevens over het gebruik van gemeentelijke voertuigen tijdens en buiten werktijd die via een black box beschikbaar zijn.

• 2.

  Het registreren van de gegevens van het voertuig heeft primair tot doel het kunnen aantonen dat het gebruik van de voertuigen zich beperkt tot de inzet voor het verrichten van gemeentelijke taken door middel van een sluitende kilometerregistratie.

• 3.

  Afgeleide doelen zijn om met gebruikmaking van de black box gegevens, in het kader van een efficiënt wagenparkbeheer, een zo optimaal mogelijke inzet van de gemeentevoertuigen te realiseren en als informatiebron om aan te kunnen tonen dat voertuigen op een bepaald moment op een bepaalde plek zijn geweest, bijvoorbeeld bij klachten of calamiteiten.

• 4.

  Tevens geeft deze regeling de wijze aan waarop door het management het gebruik van gemeentelijke voertuigen wordt gemonitord en gecontroleerd.

Artikel 3 Doeleinden

De verwerking van persoonsgegevens inzake het gebruik van de gemeentelijke voertuigen heeft de volgende doeleinden:

• a.

  het verzamelen van rit- en gebruiksgegevens ten behoeve van het fiscale toezicht;

• b.

  het verkrijgen van inzicht in de mate van zakelijk gebruik van de gemeentelijke voertuigen;

• c.

  het voorkomen van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de voertuigen;

• d.

  het verkrijgen van inzicht in de effectiviteit en efficiency van de bedrijfsprocessen en de inzet van gemeentelijke vervoersmiddelen;

• e.

  ondersteuning bij het onderhoud van het gemeentelijk wagenpark.

Artikel 4 Verantwoordelijke

Het management is verantwoordelijk voor de uitvoering van deze regeling en kan daartoe maatregelen treffen. Deze maatregelen mogen niet in strijd zijn met deze regeling.

Artikel 5 Registratie

De beherende afdeling treft alle noodzakelijke maatregelen om een ongestoorde en betrouwbare black box gegevensregistratie te verzekeren, zoals in artikel 3 wordt omschreven. De onderstaande gegevens worden per voertuig geregistreerd:

• a.

  welke auto gebruikt wordt;

• b.

  wie de daadwerkelijke bestuurder is;

• c.

  de plaats waar het voertuig rijdt of zich bevindt, niet op realtime basis, maar met een in het systeem ingebouwde vertragingsfactor;

• d.

  het aantal afgelegde kilometers;

• e.

  de tijd;

• f.

  de gemiddelde snelheid per afgelegde rit;

• g.

  de registratie van het gebruik van functionaliteiten aan de gemeentelijke voertuigen, zoals persen, kranen, borstels, strooiers, en dergelijke aan voertuigen.

Artikel 6 Beheer gegevens

• 1.

  De medewerkers van de beherende afdeling die belast zijn met het beheer van de black box gegevens gebruiken de gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor het wordt geregistreerd

• 2.

  De medewerkers van de beherende afdeling zijn op grond van artikel 125 a, derde lid , Ambtenarenwet, verplicht tot geheimhouding van persoonsgegevens en al het hetgeen hen in verband met hun functie ter kennis is gekomen, voor zover die verplichting uit de aard van de zaak volgt en behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit hun taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.

Artikel 7 Privacy

• 1.

  Privacy van medewerkers wordt gewaarborgd en persoonsgegevens worden niet genoemd of gebruikt als het niet ter zake doende is.

• 2.

  Persoonsgegevens worden alleen na overleg en met toestemming van betrokkenen gebruikt voor bedrijfsdoeleinden.

• 3.

  De op de persoon gerichte informatie uit de black boxregistratie wordt alleen verstrekt op verzoek van het management van de beherende afdeling of een door hem of haar aan te wijzen persoon.

Artikel 8 Bewaartermijn

Na afloop van de bewaartermijn (7 jaar) worden de gegevens uit de black boxregistratie vernietigd.

Artikel 9 Verplichtingen van de gebruiker

De geregistreerde gebruiker is verantwoordelijk voor het gebruik van het voertuig gedurende de hele periode van registratie. Het behoort tot zijn of haar verantwoordelijkheid bij het in gebruik nemen van het voertuig en het stallen van het voertuig de daarvoor afgesproken aan- en afmeldingsprocedure te volgen.

Artikel 10 Gebruik van de gemeentelijke voertuigen

• 1.

  Privégebruik van een voertuig is niet toegestaan.

• 2.

  Gebruikers gebruiken het voertuig voor het uitvoeren van de aan hen door de gemeente opgedragen taken of werk gerelateerde werkzaamheden. Indien woon-werkverkeer in het verlengde ligt van de dienstreis is dit incidenteel toegestaan en wordt dit niet als privégebruik gezien (er wordt dan uitgegaan van de kortste route via de ANWB routeplanner).

• 3.

  Het omrijden voor privédoeleinden of het afleggen van privébezoeken wordt wel als privégebruik beschouwd.

• 4.

  Het voertuig mag alleen door de gebruiker zelf worden bestuurd

• 5.

  De gebruiker moet in het bezit zijn van een geldig rijbewijs

• 6.

  Boetes wegens verkeersovertredingen begaan met de ter beschikking gestelde gemeentelijke voertuigen komen voor rekening van de gebruiker

• 7.

  Het is niet toegestaan om in de gemeentelijke voertuigen te roken, te eten, te drinken of tijdens het rijden de mobiele telefoon te gebruiken. Het gemeentelijk voertuig wordt na gebruik schoon, netjes en rookvrij achter gelaten.

• 8.

  Na gebruik van de dienstauto wordt de sleutel en de bijbehorende tag ingeleverd op de voor dat voertuig afgesproken plaats.

• 9.

  Alle voertuigen dienen na gebruik binnen het terrein van de gemeente Westerveld geparkeerd te worden ofwel op de daarvoor bestemde parkeerplaatsen.

Artikel 11 Monitoring gebruik

• 1.

  Het management monitort het gebruik van de gemeentelijke voertuigen, wijst voor de uitvoering hiervan een medewerker aan, niet zijnde de wagenparkbeheerder.

• 2.

  De uitvoering van de monitoring geschiedt aan de hand van de werkinstructie opgenomen in bijlage II van deze regeling.

Artikel 12 Schade

• 1.

  Schade aan de dienstauto moet door de gebruiker zo spoedig mogelijk en in ieder geval binnen 24 uur gemeld worden. Bij het niet tijdig melden van een schade zijn de financiële gevolgen voor de gebruiker.

• 2.

  De gebruiker controleert voor en na het gebruik de dienstauto op schade.

Artikel 13 Misbruik

Het is niet toegestaan de black box op een andere dan de voorgeschreven wijze te gebruiken, te manipuleren of de werking daarvan zodanig te beïnvloeden dat daardoor geen correctie ritregistratie kan plaatsvinden.

Artikel 14 Bevoegdheden bij vermoeden van handelen in strijd met artikel 10

• 1.

  Het management is bevoegd onderzoek tegen één of meer gebruikers in te doen stellen bij vermoeden van overtreding van artikel 10. De bij het onderzoek betrokken personen omringen het onderzoek met de grootst mogelijke vertrouwelijkheid.

• 2.

  Het management van de beherende afdeling kan bij het onderzoek de betreffende gegevens van de black box registratie opvragen, dan wel op afstand de toepasselijke computerbestanden benaderen. Na afloop van het onderzoek worden de verstrekte gegevens vernietigd, tenzij deze gegevens naar het oordeel van het management die het verzoek deed, nodig zijn in verband met (een) disciplinaire maatregelen en/of strafrechtelijke procedure(s).

Artikel 15 Rechten van de gebruiker

• 1.

  Wanneer een overtreding als bedoeld in artikel 10 geconstateerd is, stelt het management de betreffende gebruiker hiervan onmiddellijk in kennis. Op verzoek van de gebruiker kan deze inzage krijgen in het gedeelte van de black box gegevens dat op hem betrekking heeft. Desgewenst wordt aan hem een kopie van deze gegevens verstrekt. Voor het overige beschikt de gebruiker over alle rechten op bezwaar en beroep die hem krachtens zijn rechtspositie toekomen.

• 2.

  De gebruiker kan de beheerder verzoeken zijn persoonsgegevens te verwijderen, te verbeteren, aan te vullen of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden (zie artikel 3) van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen.

Artikel 16 Schade verhaal

Schade die ontstaan is doordat een gebruiker in strijd met deze regeling heeft gehandeld, en/of te wijten is aan roekeloos handelen van de gebruiker, wordt op de gebruiker verhaald.

Artikel 17 Strafbepaling

• 1.

  Overtreding van deze regeling kan voor medewerkers resulteren in disciplinaire maatregelen als bedoeld in artikel 16:1:1, 16:1:2 en artikel 8:13 van de Arbeidsvoorwaardenregeling van de gemeente (CAR-UWO).

• 2.

  Bij strafbare feiten wordt aangifte gedaan.

• 3.

  Wanneer de gebruiker in strijd handelt met het bepaalde in artikel 10 heeft het college de mogelijkheid om:

  • a.

    Ingaande de datum van de geconstateerde overtreding wordt de waarde van het privégebruik (fiscale bijtelling privégebruik) van het gemeentelijk voertuig tijdsevenredig tot het loon van de medewerker gerekend, voor de tijdvakken van het kalenderjaar waarvoor de aangiftetermijn is verstreken dienen correctieberichten op de loonaangifte te worden opgemaakt, tenzij de medewerker aan de werkgever alsnog overtuigend kan bewijzen dat het ter beschikking gestelde gemeentelijk voertuig in het kalenderjaar niet meer dan 500 kilometer voor privédoeleinden wordt gebruikt.

  • b.

    Alle verschuldigde loonbelasting/premie volksverzekeringen, de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet alsmede de boete en de heffingsrente die voortvloeien uit de overtreding van het verbod op privégebruik verhaalt de werkgever op de medewerker. De werkgever kan ervoor kiezen om (geheel of gedeeltelijk) van verhaal af te zien voor zover hij niet heeft voldaan aan de in artikel 3 neergelegde verplichting tot het houden van voldoende toezicht.

• 4.

  Indien het verbod op privégebruik als bedoeld in artikel 10 wordt overtreden, volgt er eerst een schriftelijke waarschuwing. Bij een volgende overtreding kan dit leiden tot de in dit artikel beschreven sancties.

Artikel 18 Bijzondere gevallen

Het college kan voor zover nodig in afwijking van de bij of krachtens dit besluit gestelde regels beslissen in individuele gevallen waarin deze regels naar hun oordeel niet of niet naar redelijkheid voorzien.

Artikel 19 Slotbepaling

1.De regeling kan worden aangehaald als het “Regeling gebruik dienstauto’s gemeente Westerveld” en treedt met terugwerkende kracht in werking per 1 september 2017.

Aldus vastgesteld op 5 september 2017

Burgemeester en wethouders van Westerveld voornoemd,

de secretaris, de burgemeester,

Bijlage I Bevoegde medewerkers beherende afdeling(en)

• -

  Medewerker verantwoordelijk voor de input en mutatiegegevens van het in gebruik zijnde rittenadministratie systeem

• -

  Wagenparkbeheerder

• -

  Medewerker verantwoordelijk voor het doen van aangifte en voor de juistheid van de aangifte loonbelasting

• -

  Medewerker belast met (voorbereiding op) de controle richting Belastingdienst

• -

  Medewerker belast met de controle op de ritten- en gebruiksregistratie

• -

  Medewerker belast met de verbijzonderde interne controle

• -

  Afdelingscontroller (belast met toezicht dat controle juist en tijdig is uitgevoerd)

• -

  Manager / Teamleider (proceseigenaar) legt verantwoording af aan het management

Bijlage II Werkinstructie monitoring

Uitvoeren interne controle

Met interne controle wordt gedoeld op de controle-activiteiten die in de administratieve organisatie (AO) zijn ingebouwd als waarborg voor het noodzakelijk gewenste verloop van die AO.

• 1.

  In de eerste week van elk kwartaal worden de kilometerstanden van de voertuigen in het black box systeem gesynchroniseerd met de kilometerstand in de voertuigen.

• 2.

  De controle omvat twee categorieën:

  • a.

    de vrachtauto’s en de dienstauto’s die naar aard en inrichting alleen zakelijk ingezet kunnen worden (bijv. kraanauto, de vuilniswagen, de bestelauto met enkele cabine en ingericht met stellages/kasten); deze voertuigen worden minimaal één keer per jaar gecontroleerd.

  • b.

    de dienstauto’s die naar aard en inrichting privé gebruikt zouden kunnen worden (auto met dubbele cabine, bestelauto’s die niet zijn ingericht, de personen auto’s voor dienstreizen); deze voertuigen worden meerdere keren per jaar gecontroleerd.

• 3.

  Per categorie wordt een lijst opgesteld van de voertuigen die in gecontroleerd worden, wanneer de controle plaatsvindt en aangegeven welke medewerker, niet zijnde de wagenparkbeheerder en de gebruiker, de controle gaat uitvoeren;

• 4.

  De controle wordt aselectief en random uitgevoerd met een zodanige frequentie dat dat de voertuigen die vallen onder categorie 2b minimaal drie keer per jaar worden gecontroleerd;

• 5.

  Bij vermoeden van oneigenlijk gebruik of misbruik kan het management een extra controle laten uitvoeren;

• 6.

  De controle omvat het gebruik van het voertuig gedurende een hele week en bestaat uit de volgende handelingen en controles:

  • a.

    controle van de verreden kilometers in relatie tot de verstrekte opdrachten per dag gedurende de week van de controle;

  • b.

    controle of de tijd van het gebruik van het voertuig in redelijke mate overeenkomt met de duur van de rit/verstrekte opdracht;

  • c.

    bij geconstateerde afwijkingen van redelijke omvang wordt de gebruiker gevraagd naar de reden;

  • d.

    opmaken controle rapport per voertuig per maand;

  • e.

    vaststellen van het rapport door het management;

  • f.

    het management stelt de medewerker, die verantwoordelijk is voor het doen van aangifte en voor de juistheid van de aangifte loonbelasting op hoofdlijnen op de hoogte van de uitkomsten van de controle.

• 7.

  Het gemeentelijk voertuig dat wordt gebruikt voor de wachtdienst/piketdienst mag door de dienstdoende medewerker gebruikt worden voor privéritten van en naar zijn of haar huisadres (zoals bijvoorbeeld familiebezoek, bijwonen sportwedstrijd kind, etc.) tijdens zijn wachtdienst/piketdienst, om bij een (storings)oproep direct in actie te kunnen komen.

• 8.

  Bij de controle is specifiek aandacht voor de aard en omvang van de functies van de medewerkers die dagelijks gebruik maken van dienstauto’s, zoals de toezichthouders, BOA’s en medewerkers die belast zijn met het beheer van de openbare ruimte. Deze functies brengen met zich mee dat de medewerkers gedurende een werkdag verschillende uiteenlopende (dienst)opdrachten krijgen ter uitvoering van de functie. Deze opdrachten betreffen onder andere regulier werk, calamiteiten, spoedopdrachten, opdrachten op afroep (intern en extern) etc. Ter vervulling van deze uiteenlopende opdrachten bevinden de betreffende medewerkers zich op allerlei verschillende locaties binnen de gemeente.

Uitvoeren jaarlijkse verbijzonderde controle

Bij verbijzonderde interne controle heeft iemand van buiten het betreffende werkproces zichtbaar, dat wil zeggen waarneembaar door derden, een controle uitgevoerd op de naleving van de AO.

Jaarlijks wordt onderzoek verricht naar de opzet, werking en uitkomsten van de rittenregistratie. De vic-functionaris rapporteert zijn bevindingen aan degene die verantwoordelijk is voor de gecontroleerde cijfers of het gecontroleerde proces.

De bevindingen uit het rapport worden besproken met de verantwoordelijken om op basis daarvan actie te kunnen ondernemen.