Notitie vergaderstructuur van de gemeenteraad van Westerwolde en de inrichting van de vergaderingen

§ 1.1. Raadscommissie

Geadviseerd wordt om te werken volgens het stramien Raadscommissie-Gemeenteraad. In de raadscommissie worden dan de voorstellen die worden gedaan door het college besproken en wordt technische informatie verkregen een en ander ter voorbereiding van de besluitvorming in de gemeenteraad alwaar het politieke debat over de onderwerpen plaatsvindt. In essentie adviseert de commissie aan de raad.

§ 1.2. Vergaderfrequentie

Als uitgangspunt is ervoor gekozen om 1 x per 3 weken te vergaderen in een cyclus raadscommissie - gemeenteraad Daarbij bereidt de raadscommissie de besluitvorming in de gemeenteraad voor die drie weken later wordt gehouden.

In de eerste plaats zal het de eenmansfracties en kleinere fracties in staat stellen om zich goed te kunnen voorbereiden zonder dat de tijdsdruk een te grote rol gaat spelen. Anderzijds heeft de frequentie als pragmatisch voordeel dat het college voldoende tijd en ruimte heeft te reageren op eventuele vragen en of opmerkingen vanuit de commissie, en indien noodzakelijk het raadsvoorstel daarop aan te passen.

Overigens staat het de raad vrij om daar waar nodig extra raadsvergaderingen in te lassen mocht dat nodig zijn (zie ook artikel 17 Gemeentewet) en in die gevallen geformuleerd in artikel 17 lid 2 Gemeentewet1

§ 1.3. De agenda’s van de commissie en raad/de Agendacommissie

De raad gaat over zijn eigen agenda. Het is daarom van belang de raad een belangrijke (coördinerende) rol te laten vervullen bij de agendering van onderwerpen in de commissie en de raad. Dit kan door middel van het instellen van een ‘agendacommissie’ (in sommige gemeenten ook wel presidium geheten).

In het vergaderjaar is het de agendacommissie die het overzicht heeft over alle onderwerpen waar de raad zich mee bezig houdt en zorgt voor de planning. In veel gemeenten wordt gewerkt met jaaroverzichten waarbij specifieke vergaderingen lang van te voren bekend zijn.

Het is aan de agendacommissie om de planning in te vullen maar ook om deze te bewaken. De commissie stelt de agenda's van de raadscommissie(s) en de raad voorlopig vast. De definitieve vaststelling van de agenda van een raadscommissie en van de raad geschiedt bij de aanvang van de betreffende vergadering.

Voor wat betreft de hierboven genoemde ‘jaaroverzichten´ verdient het aanbeveling te werken met een Lange Termijn Agenda (LTA). Op deze lange termijn agenda dienen de agendapunten komen te staan die in de volgende cycli gaan spelen. De LTA moet een instrument zijn voor raadsleden om efficiënt uitvoering te geven aan de kaderstellende, de volksvertegenwoordigende en controlerende taken. Het dient een helder overzicht van de planning van de belangrijkste onderwerpen, moties, toezeggingen, de planning & controlcyclus, schriftelijke vragen, bijeenkomsten, etc. te zijn. Voorts bepaalt de raad zelf welke soorten bestuurlijke onderwerpen worden opgenomen op de LTA.

De LTA moet transparant zijn. Eén centrale plek waar alle stakeholders kunnen zien waar het om draait en wat de stand van zaken is.

Dan ter afsluiting. Met de voorgestelde vergadercyclus ontstaat er ook ruimte voor bijeenkomsten die zich richten op bepaalde thema’s. Men kan denken aan duurzaamheid, sociaal domein, wonen, landbouw en dit is dan natuurlijk geen limitatieve opsomming. De bijeenkomsten kunnen verschillende vormen aannemen van paneldiscussie tot het laten invliegen van deskundigen op bepaalde gebieden.

Maar ook bijeenkomsten gewijd aan trends en ontwikkelen binnen het lokaal bestuur kunnen een meerwaarde hebben. Daarmee kan worden bewerkstelligd, dat de raad niet reactief is maar juist actief kan reageren. Voor wat betreft trends en ontwikkelingen binnen het lokaal bestuur kan de griffie een goede rol spelen door de raad over deze trends en ontwikkelingen te adviseren.

Taken van de agendacommissie

De taken van de agendacommissie zijn, op basis van het bovenstaande, in ieder geval (en daarmee niet limitatief) de volgende

• a.

  het voorbereiden en vaststellen van voorlopige agenda’s, waaronder eventuele spreektijden o.a. van insprekers, voor raadsvergaderingen en raadscommissievergaderingen;

• b.

  het vaststellen van de vergadercyclus van de raad en van de raadscommissies;2

• c.

  het, op advies van de griffier, doen van voorstellen aan de raad over de afdoening van bij de raad ingekomen stukken;

• d.

  het behartigen van zaken van huishoudelijke en procedurele aard, die het functioneren van de raad betreffen

• e.

  het bespreken van de Lange Termijn Agenda van de raad

Bezetting van de agendacommissie

Zeker in de beginperiode van de nieuwe raad is het van belang dat er breed draagvlak is voor hetgeen de agendacommissie doet. Derhalve is het van belang, dat al de fractievoorzitters in ieder geval deel uitmaken van de agendacommissie. Daarnaast zal de agendacommissie bestaan uit de voorzitter van de raad en de commissievoorzitter:

Gezien het feit, dat al de leden bij functie worden genoemd (voorzitter raad, commissievoorzitter en fractievoorzitters maakt dat de leden niet hoeven worden benoemd maar qualitate qua deel uitmaken van de agendacommissie.

§ 1.4. Het fractievoorzittersoverleg

Op basis van ervaringen van de oude raden is het wijs gevonden om naast een agendacommissie een platform in het leven te roepen waarin men enerzijds kan praten over de voortgang van de werkwijze en de cultuur in de raad en anderzijds het kan hebben over onderwerpen die niet direct geschikt zijn om in een meer openbare setting te bespreken.

Het fractievoorzittersoverleg en werkwijze van de raad

In het fractievoorzittersoverleg wordt gesproken over de voortgang van de werkwijze van en de cultuur in de raad. Op deze onderdelen kunnen de fractievoorzitters aanbevelingen doen aan de raad inzake de organisatie en het functioneren van de raad. In deze zin heeft het overleg een algemene en adviserende rol. Uitkomst van overleg kan zijn, dat men een aanpassing van het Reglement van Orde initieert.

In ieder geval bespreekt de gemeenteraad eens per jaar zijn eigen functioneren.

Het fractievoorzittersoverleg in een niet openbare setting

Het fractievoorzittersoverleg kan tevens worden gebruikt om in een niet openbare setting onderwerpen te bespreken die mogelijk grote gevolgen hebben en daardoor om een raadsbrede afweging vragen. Verder kan het overleg, juist omdat de vergaderingen niet openbaar zijn, onderwerpen bespreken die gezien eventuele schade van openbaar overleg voor de gemeente niet in een reguliere commissie- of raadsvergadering besproken kunnen worden. Ook kunnen in het fractievoorzitters-overleg personele aangelegenheden worden besproken.

In het fractievoorzittersoverleg wordt tevens afgestemd of en op welke wijze de gehele raad wordt geïnformeerd.

Frequentie

Het fractievoorzittersoverleg komt (tenzij anders wordt besloten) 2 maal per jaar bijeen daar waar het over de organisatie en het functioneren etc. van de raad gaat.

Daar waar het zaken betreft als boven omschreven zo vaak de voorzitter of leden van het fractievoorzittersoverleg nodig achten. Het bijeenroepen dient tot een minimum te worden beperkt.

Het fractievoorzittersoverleg benoemt zelf zijn voorzitter.

Samenstelling

Het fractievoorzittersoverleg bestaat uit de voorzitter van de raad en de fractievoorzitters. De fractievoorzitters wijzen elk een raadslid aan dat hen bij afwezigheid in het overleg vervangt.

§ 1.4. Andere overlegorganen

Naast bovenstaande overlegorganen (welke hun beslag hebben gekregen in het concept RvO en de Verordening verdient het aanbeveling na te denken over de inrichting en werkwijze van ieder geval een werkgeverscommissie en een afstemmingsgroep financiën.

§ 1.4.1. Afstemmingsgroep financiën/auditcommissie

Het verdient aanbeveling in de P&C cyclus een moment op te nemen om in gesprek te gaan met de portefeuillehouder financiën en de accountant (daar waar het de jaarstukken betreft). In deze groep kan ter voorbereiding op de commissie en de raad informatie worden gehaald en kunnen (technische) vragen worden gesteld. Voordeel wat hier wordt bereikt is, dat men tijdens de commissie en raad men niet teveel bezig hoeft met het stellen van deze (technische) vragen maar men zich daadwerkelijk kan storten op de controlerende rol die de raad heeft en men in de raad de ruimte creëert het politieke debat te voeren.

Een andere belangrijke rol, die de afstemmingsgroep kan vervullen is het voeren van de pre-audit gesprekken met de accountant.

Deze gesprekken worden gevoerd voorafgaande aan de eerste controle werkzaamheden en hebben tot doel te polsen waar de raad, naast de wettelijke kaders, tijdens de accountantscontrole aandacht voor wil vragen.

Daarnaast speelt de afstemmingsgroep (of een door de groep aan te wijzen delegatie) een rol bij de selectie van de accountant.

Aan de gemeenteraad van Westerwolde zal in de eerste periode een voorstel worden voorgelegd voor wat betreft bezetting, bevoegdheden en vergaderfrequentie. Uitgangspunt hierbij zal zijn een Afstemmingsgroep financiën/auditcommissie, die past bij de schaal en de cultuur van de gemeente Westerwolde.

§ 2.1. Thema/informatie bijeenkomsten/politiek café/raadstafel/werkbezoeken/ rondetafelgesprekken

Het is voor de raad van groot belang om goed geïnformeerd te zijn. Dat kan via het systeem van (passief) informatie verstrekt krijgen (bijvoorbeeld geïnformeerd worden over de stand van zaken in een wetgevingsproces) maar nog veel belangrijker door zelf actief als raad informatie te halen. Van wie het initiatief uitgaat is niet zo van belang wat wel van belang is, is dat het verwachtingsmanagement goed georganiseerd wordt en dat ook ruimte wordt gegeven aan de inbreng van de burger en maatschappelijke organisaties. De bijeenkomsten zijn dan ook in principe niet besloten en hebben een informeel karakter en kunnen daar waar wenselijk op locatie worden gehouden.

Waar het in essentie op neerkomt is dat tijdens deze bijeenkomsten:

• a.

  Informatie wordt verkregen over bepaalde thema’s (op verzoek van de raad, het college of ter toelichting op een aanhangig raadsvoorstel, op voorstel door college/ambtelijk apparaat);

• b.

  De raad in gesprek gaat met inwoners en/of professionals. De onderwerpen waarover men in gesprek wil kunnen divers zijn, denk aan een actueel onderwerp dat ergens speelt of grote opgaven waar de raad voor staat en waarover ze met de inwoners in gesprek wil en wil consulteren;

• c.

  Ook kan men zich voorstellen, dat alvorens een voorstel wordt behandeld in een raadscyclus men terzake deskundigen wil horen.

Bovenstaande moet er toe bijdragen dat de volksvertegenwoordigende en verbindende rol van de raad wordt versterkt, maar ook dat de verbinding met de inwoners wordt gelegd en geborgd. Deze borging kan alleen worden bereikt wanneer de raad ook daadwerkelijk ruimte geeft aan inbreng van de inwoners dus echt met ze in gesprek gaat.

Ongetwijfeld zal de gemeente Westerwolde in zijn eerste raadsperiode proefondervindelijk zoeken naar de meest doelmatige en effectieve wijze van informatievergaring. Van belang hierbij is echter, dat de raad op onderzoek uitgaat naar wat er leeft in de maatschappij en dat de raad de ontwikkelingen in de maatschappij kritisch volgt (monitort).

§ 2.2. Belanghebbenden/Inwoners en de agenda van de raadscommissie

Het geven van spreekrecht aan burgers is een manier om burgers meer te betrekken bij de besluitvorming van de raad. Het geven van spreekrecht is derhalve niet alleen wenselijk maar ook noodzakelijk om de betrokkenheid van de burger bij de lokale politiek te borgen. Door het spreekrecht in de commissie is de burger in staat om de besluitvorming in de raad te beïnvloeden, juist doordat in de commissie de mening omtrent het geagendeerde onderwerp nog gevormd moet worden.

Het is van derhalve belang de inwoner een goede plek te geven tijdens de commissievergadering. Hierover wordt het volgende geadviseerd;

• –

  Geef de inwoner het recht om in te spreken over niet-geagendeerde onderwerpen aan het begin raadscommissie (enkele spelregels daarbij zijn, tevoren melden met korte toelichting);

• –

  geef de inwoner het recht mee te spreken over voor de commissievergadering geagendeerde onderwerpen. Daarbij zou hij voorafgaande aan de 1e termijn en aan het einde van de 1e termijn en op verzoek van de commissie gedurende het bespreken van het voorstel kunnen meepraten. Natuurlijk dient dit te worden gekoppeld aan het betreffende agendapunt.

§ 2.2.1 Belanghebbenden/Inwoners en de agenda van de raad

Spreekrecht in de raad is niet effectief omdat de raad het sluitstuk is van een lang besluitvormingstraject, welk loopt via de ambtelijke organisatie naar college, raadscommissie en tot slot besluitvorming in de gemeenteraad). Spreekrecht in de raad wordt algemeen gevoeld als zijnde een vorm van schijnspreekrecht.

Wat wel van belang is te onderkennen is, dat een agendacommissie kan besluiten een onderwerp direct op de agenda van de gemeenteraad ter besluitvorming te plaatsen zonder het eerst in de commissie te laten voorbereiden. In deze gevallen is het van belang, dat de burgers alsnog spreekrecht krijgt ten aanzien van deze onderwerpen.

§ 2.3 De rol van ‘niet’ raadsleden

Blijkens de Gemeentewet kunnen in de gemeenteraad alleen degene zitten, die daardoor bij rechtstreekse verkiezingen zijn verkozen. Dat laat onverlet, dat daaruit niet volgt, dat anderen geen deel zouden kunnen hebben aan het ‘intrinsieke raadswerk’. De raad bepaalt namelijk zelf de samenstelling van raadscommissies.

Wel schrijft artikel 82, derde lid, van de Gemeentewet voor dat de raad moet zorgen voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde politieke groeperingen. De verhoudingen in de raadscommissies hoeven overigens blijkens jurisprudentie niet exact overeen te komen met de verhoudingen in de raad.

De leden van een raadscommissie hoeven geen raadslid te zijn. Wel wordt er vaak voor gekozen, dat de fracties de leden voor de commissie voordragen. Gezien het staatsrechtelijke gegeven van de representatieve democratie verdient het de voorkeur om te bepalen, commissieleden, niet zijnde raadsleden op de kandidatenlijst van de betreffende fractie hebben gestaan. Daarmee wordt gestand gedaan aan het uitgangspunt van de kiezerslegitimiteit (ofwel ‘kenbaarheid’ van de kandidaten bij de burgers. Maar deze eis hoeft niet te worden gesteld, de beslissing hierover is aan de raad. Daarmee staat ook de optie open om buitengewone leden te noemen. Dit kunnen dus burgers zijn die niet op de kandidatenlijst van een fractie hebben gestaan, maar bijvoorbeeld op basis van hun deskundigheid tot lid van een raadscommissie worden benoemd. Er wordt vanuit gegaan dat dit niet-raadsleden zijn.

Het aantal buitengewone leden dat de raad wil benoemen is opengelaten.

Overigens moeten leden en buitengewone leden, evenals raadsleden, voldoen aan hetgeen is bepaald in de artikelen 10, 11, 12 en 13 van de Gemeentewet3 . Dit betekent onder andere dat zij achttien jaar moeten zijn, over een geldige verblijfstitel moeten beschikken, hun nevenfuncties openbaar moeten maken, geen functie als bedoeld in artikel 13 mogen vervullen Om te beoordelen of de buitengewone (niet) raadsleden voldoen aan de eisen van de Gemeentewet, ligt het voor de hand om gebruik te maken van een geloofsbrievenonderzoek. Het verdient aanbeveling dit onderzoek uit te laten voeren door de commissie die voor raadsleden en wethouders het op basis van artikel V4 van de Kieswet verplichte geloofsbrievenonderzoek uitvoert. De vereisten die onderzocht moeten worden zijn immers gelijk. Dit onderzoek (alleen naar de niet-raadsleden) gaat vooraf aan het raadsbesluit waarmee de leden benoemd worden.

Geadviseerd wordt, om in de gemeente Westerwolde te starten met een commissie, die bestaat uit raadsleden welke kunnen worden vervangen door, door de raad benoemde vervangers, die geen raadsleden zijn. Geadviseerd wordt om, gebaseerd op ervaringen in het verleden te starten met de werkwijze waarbij de gemeenteraad twee vaste vervangers per fractie aanwijst, die weliswaar geen raadslid zijn maar wel mede het intrinsieke raadswerk verrichten. Dit betekent, dat deze mensen deelnemen aan al de bijeenkomsten waar ‘intrinsiek raadswerk wordt verricht, behalve die van de gemeenteraad. Hiermee wordt dan als het ware een kweekvijver georganiseerd voor nieuwe raadsleden.

De vervangers moeten voldoen aan het bepaalde in de artikelen 10, 11, 12 en 13 van de Gemeentewet, op de lijst staan en ook de eed/belofte afleggen in de gemeenteraad.

§ 3.1. Vergaderdag en tijden

Het is van belang om met een vaste dag en aanvangsuur (en eindtijd) te werken. Immers het merendeel van de raadsleden combineert het raadslidmaatschap met andere (on-) betaalde functies.

De meest praktische dag is de woensdag. De meest voor de hand liggende reden is dat het ambtelijk apparaat op de donderdag op de hoogte kan worden gebracht van de uitslag van de beraadslagingen in de commissie en daarvoor direct actie ondernemen. Maar ook voor de andere bijeenkomsten is de woensdag een prima dag.

Uitgangspunt is, dat alle bijeenkomsten om 20:00 uur aanvangen. Om een efficiënte wijze van overleg te borgen wordt er een eindtijd van 23:00 uur bepaald.

§ 3.2. Toezending stukken

Toezending stukken 10 dagen voor vergadering, met 7 dagen als minimum. Nazendingen niet tenzij erg noodzakelijk en gemotiveerd. Het is aan de commissie/raad of zij de stukken mee willen nemen in de beraadslaging.

§ 3.3. De afwerking van ingekomen stukken

Onder het kopje agendacommissie is al wat gezegd hoe ingekomen stukken bij de raad agenda technisch worden verwerkt. Het is daarnaast verstandig omtrent dit onderwerp de volgende afspraken te maken:

• –

  alle voor de raad ingekomen stukken worden wekelijks ter kennis van de raad gebracht (weekzending):

• –

  de lijst met ingekomen stukken en de betreffende stukken worden gepubliceerd op de website:

• –

  informatieve vragen n.a.v. de ingekomen stukken worden gesteld via de griffier:

• –

  alleen ingekomen stukken waarvan door een raadslid verzocht wordt deze te bespreken worden geagendeerd. De raad kan besluiten niet tot behandeling over te gaan. Immers de raad gaat over zijn eigen agenda.