Treasurystatuut gemeente Westerwolde 2018

In het licht van de nieuwe organisatie dient de gemeente Westerwolde haar treasury functie en beleid te maken. Daarnaast vereisen de ontwikkelingen in de financiële wereld ook een professionalisering van onze organisatie op dit gebied.

Het treasurystatuut gemeente Westerwolde vervangt die van de gemeente Vlagtwedde en de gemeente Belingwedde.

Onder treasury wordt verstaan het sturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële geldstromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s.

In het treasurystatuut worden de uitgangspunten, doelstellingen, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden vastgelegd. Daarnaast beschrijft het de financiële kaders voor financiering, uitzettingen, derivaten gebruik en het verstrekken van leningen en garanties aan derden.

Meer concreet gaat het om financiering van het beleid tegen zo gunstig mogelijke voorwaarden en het afdekken van rente- en kredietrisico’s. De treasuryfunctie binnen de gemeente Westerwolde dient uitsluitend de publieke taak en geschiedt binnen de kaders van de Wet Financiering Decentrale Overheden (Wet Fido), Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden (Ruddo), Uitvoeringsregeling Financiering Decentrale Overheden (UFDO), besluit leningsvoorwaarden decentrale overheden (BLDO), de Regeling schatkistbankieren, Wet houdbare overheidsfinanciën (Wet Hof) en aanvullende regelgeving en voorschriften die in dit statuut zijn opgenomen.

Het treasurystatuut kan beschouwd worden als een nadere uitwerking van artikel 212 Gemeentewet. In de financiële verordening worden de kaders van het beleid vastgelegd. Zowel de financiële verordening als de financieringsparagraaf worden vastgesteld door de Raad.

Dit statuut treedt in werking met ingang van de dag volgend op die van de vaststelling.

Eenmaal per termijn van 4 jaar wordt dit statuut geëvalueerd en waar nodig geactualiseerd. In voorkomende gevallen (bijv. bij wetswijzigingen) vindt deze evaluatie eerder plaats.

Artikel I Verklaring Begrippen

In dit statuut wordt verstaan onder:

Agentschap Het Agentschap van de Generale Thesaurie is een onderdeel van het Ministerie van Financiën, dat onder meer verantwoordelijk is voor het beleid en de uitvoering van Schatkistbankieren. In dit statuut: het Agentschap

Administratieve organisatie Het stelsel van organisatorische maatregelen dat gericht is op het tot stand brengen en in stand houden van de goede werking van de informatieverzorging in en over de organisatie, waaronder het invoeren van functiescheiding en interne controle.

Beheer van geldstromen Alle activiteiten die nodig zijn om liquiditeiten te transfereren, zowel binnen de organisatie zelf als tussen de organisatie en derden (betalingsverkeer).

Commercial Paper (CP) Ongedekte verhandelbare schuldtitels met een vastgestelde looptijd (maximaal twee jaar) die zijn uitgegeven voor een niet- kredietinstelling.

Deposito Niet-verhandelbare belegging bij een financiële instelling of bij het Agentschap, waarbij een bedrag voor een bepaalde periode tegen een rentepercentage wordt weggezet.

Derivaten Financiële instrumenten die hun bestaan ontlenen aan een bepaalde onderliggende waarde. De onderliggende waarden kunnen financiële producten, zoals leningen of obligaties zijn. Derivaten worden onder andere gebruikt om renterisico’s te sturen en financieringskosten te minimaliseren.

Drempelbedrag Schatkistbankieren Het bedrag aan overtollige liquide middelen dat gemiddeld over een kwartaal buiten de schatkist aangehouden mag worden. De hoogte van het drempelbedrag is gerelateerd aan de begrotingsomvang van een decentrale overheid.

Financiering Het aantrekken van de benodigde financiële middelen voor de dekking van de vermogensbehoefte.

Intern liquiditeitsrisico De risico’s van mogelijke wijzigingen in de liquiditeitenplanning en meerjaren investeringsplanning waardoor financiële resultaten kunnen afwijken van de verwachtingen.

Interne controle Het geheel van controlemaatregelen gericht op het waarborgen van rechtmatigheid, juistheid, volledigheid en tijdigheid van gegevensverstrekking.

Kasgeld Leningen met een looptijd korter dan één jaar.

Kasgeldlimiet Een bedrag op basis van de wet fido ter grootte van een percentage van het totaal van de jaarbegroting van de gemeente bij aanvang van het jaar.

Koersrisico Het risico dat de financiële activa van de organisatie in waarde verminderen door negatieve koersontwikkelingen.

Kredietrisico De risico’s op een waardedaling van een vordering ten gevolge van het niet(tijdig) na kunnen komen van de verplichtingen door de tegenpartij.

Liquiditeitenbeheer Het financieren en uitzetten van middelen voor een periode tot één jaar.

Liquiditeitenplanning Een gestructureerd overzicht van de toekomstige inkomsten en uitgaven ingedeeld per tijdseenheid.

Liquiditeitspositie De mate waarin op korte termijn aan de opeisbare verplichtingen kan worden gedaan.

Medium Term Note (MTN) Een instrument voor de gemeente om financiering met een looptijd van minimaal twee en maximaal dertig jaar aan te trekken. Een MTN is een verhandelbare schuldbekentenis aan toonder met gestandaardiseerde voorwaarden.

Renterisico Het gevaar van ongewenste veranderingen van de (financiële) resultaten van de gemeente door rentewijzigingen.

Renterisiconorm De renterisiconorm bepaalt dat het bedrag waarover renterisico gelopen wordt, gedefinieerd als de som van de jaarlijks verplichte aflossingen en renteherzieningen, niet meer mag bedragen dan 20% van het begrotingstotaal.

Rentevisie Toekomstverwachting over de renteontwikkeling.

Saldobeheer Het beheer van de dagelijkse saldi op de bankrekeningen.

Schatkistbankieren Het uitzetten van gelden bij het ministerie van Financiën.

Solvabilieitsrisico van 0% Status die een bancaire toezichthouder in een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (lidstaten uitgebreid met Noorwegen, IJsland en Liechtenstein) aan het schuldpapier van een instelling kan worden toegekend.

Treasury activiteiten De financieringsactiviteiten, het bijbehorende risicobeheer en alle activiteiten die erop gericht zijn huidige en toekomstige financiële risico’s in kaart te brengen en te beheersen.

TreasuryfunctieAlle activiteiten voor het besturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële stromen. De financiële posities en de hieraan verbonden risico’s. De treasuryfunctie wordt uitgevoerd door de treasurer.

Uitzetting Het tijdelijk toevertrouwen van liquiditeiten aan derden tegen vooraf overeengekomen condities en bedingen. Kortlopende uitzettingen lopen tot één jaar en langlopende uitzettingen lopen één jaar of langer. Uitzettingen worden onderverdeeld in uitzettingen uit hoofde van de publieke taak en uitzettingen uit hoofde van de treasuryfunctie.

Artikel II Treasuryfunctie

De treasuryfunctie van de gemeente:

• 1.

  Verzekert de duurzame toegang tot financiële markten tegen acceptabele condities.

• 2.

  Beschermt de gemeentelijke vermogens-en(rente)resultaten tegen ongewenste financiële risico’s zoals renterisico’s, koersrisico’s, kredietrisico’s en liquiditeitenrisico’s.

• 3.

  Streeft, binnen de kaders van de Wet fido, de bijbehorende ministeriële regelingen en dit treasurystatuut, naar een optimale financieringsstructuur tegen zo laag mogelijke kosten.

• 4.

  Genereert informatie ter ondersteuning van het te voeren treasurybeleid en de af te leggen verantwoording over het gevoerde beheer.

• 5.

  Minimaliseert de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.

Artikel III Risicobeheer

Met betrekking tot risicobeheer gelden de volgende algemene uitganspunten:

• 1.

  Bij de uitvoering van alle treasuryactiviteiten dienen de regels en bepalingen van dit treasurystatuut, de wet financiering decentrale overheden (wet Fido), de regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden (RUDDO) en de Regeling verplicht Schatkistbankieren in acht te worden genomen.

• 2.

  De gemeente mag leningen of garanties uit hoofde van de publieke taak uitsluitend verstrekken aan door de gemeenteraad goedgekeurde derde partijen waarbij vooraf informatie wordt ingewonnen over de financiële positie en de kredietwaardigheid van de betreffende partij.

• 3.

  De gemeente kan middelen uitzetten uit hoofde van de treasuryfunctie indien deze uitzettingen een prudent karakter hebben en niet zijn gericht op het genereren van inkomsten door het lopen van overmatig risico. Het prudente karakter van deze uitzettingen wordt gewaarborgd middels de richtlijnen en limieten van dit treasurystatuut.

Artikel IV Renterisicobeheer

Renterisicobeheer omvat het beperken van de invloed van rentewijzigingen op de financiële resultaten van de gemeente.

• 1.

  De kasgeldlimiet wordt niet overschreden conform de Wet fido.

• 2.

  De renterisiconorm wordt niet overschreden conform de Wet fido.

• 3.

  Overschrijding van de artikel 4.1 en 4.2 genoemde grenzen is alleen mogelijk met toestemming van de toezichthouder(Provincie) en wordt via de financiële rapportages verteld aan de gemeenteraad.

• 4.

  Nieuwe leningen/uitzettingen worden afgestemd op de bestaande financiële positie en de liquiditeitenplanning.

• 5.

  De rente typische looptijd en het renteniveau van de betreffende lening/uitzetting wordt zoveel mogelijk afgestemd op de actuele rentestand en de rentevisie;

• 6.

  Binnen de kaders gesteld in fido wordt naar spreiding in de rente typische looptijden van uitzettingen gestreefd.

Artikel V Koersrisicobeheer

Koersrisicobeheer is het beheersen van de risico’s die voortvloeien uit de mogelijkheid dat de financiële activa van de gemeente in waarde verminderen door negatieve koersontwikkelingen.

• 1.

  De looptijd van uitzettingen wordt afgestemd op de liquiditeitenplanning.

• 2.

  Overtollige liquide middelen (boven het drempelbedrag) worden uitsluitend uitgezet bij de Nederlandse Staat (Schatkistbankieren) of medeoverheden.

• 3.

  De gemeente beperkt de koersrisico’s op uitzettingen uit hoofde van treasury, door daarbij uitsluitend producten te hanteren waarbij de hoofdsom aan het einde van de looptijd gegarandeerd is.

Artikel VI Kredietrisicobeheer

Het kredietrisicobeheer is er op gericht om risico zoveel mogelijk te voorkomen of te beperken.

Bij het uitzetten van middelen gelden de volgende uitgangspunten:

• 1.

  Uitzettingen van middelen uit hoofde van de treasuryfunctie vinden, boven het drempelbedrag, uitsluitend plaats bij de Nederlandse Staat (Schatkistbankieren) of bij medeoverheden.

• 2.

  Bij het verstrekken van leningen of garantstelling uit hoofde van de publieke taak worden zoveel mogelijk zekerheden of garanties geëist.

Artikel VII Intern liquiditeitsrisicobeheer

De gemeente beperkt haar interne liquiditeitsrisico’s door haar treasuryactiviteiten te baseren op een korte termijn liquiditeitenplanning (looptijd tot één jaar), evenals een meerjarige liquiditeitenplanning met een looptijd tot maximaal 5 jaar.

Artikel VIII Valutarisicobeheer

Valutarisico’s worden in de gemeente uitgesloten door uitsluitend leningen te verstrekken, aan te gaan, of te garanderen in de Nederlandse geldeenheid, de euro. Valutarisico’s die voortvloeien uit operationele transacties worden door de gemeente ingedekt.

Artikel X Korte- en langlopende financiering

Bij het aantrekken van korte en lange financieringen gelden de volgende uitgangspunten en procedures:

• 1.

  Voor het aantrekken van gelden op de geld- en kapitaalmarkt worden aan tegenpartijen in principe geen beperkingen gesteld, anders dan dat zij een goede reputatie behoren te hebben op de financiële markten en in het algemeen maatschappelijk verkeer.

• 2.

  Financieringen worden enkel aangetrokken ten behoeve van de uitoefening van de publieke taak.

• 3.

  Financiering met externe financieringsmiddelen wordt zoveel mogelijk beperkt door primair de beschikbare interne financieringsmiddelen te gebruiken teneinde de renterisico’s te beperken en het renteresultaat te optimaliseren.

• 4.

  Voor korte en lange financieringen geldt dat door de treasurer - binnen het verleende mandaat - een voorstel voor de teamleider financiën wordt voorbereid. Na goedkeuring van dit voorstel is de medewerker gemachtigd om volgens de procedure als beschreven in artikel 12 en wat hieronder wordt vastgesteld inzake richtlijnen en limieten voor financieringen in het algemeen de geldlening met de gunstigste condities af te sluiten.

• 5.

  Toegestane instrumenten bij het aantrekken van financieringen zijn: daggeldleningen, kasgeldleningen, kredietlimieten op rekening courant, onderhandse leningen.

• 6.

  Bij de uitvoering van de financieringstransacties gelden voorts de volgende richtlijnen en limieten:

  • a.

    Geld wordt uitsluitend aangetrokken op basis van een recente liquiditeitsprognose en een actuele rentevisie;

  • b.

    De gemeente nodigt minimaal twee instellingen uit om een offerte uit te brengen (waaronder de Huisbank) alvorens een financiering wordt aangetrokken.

Artikel XIII Geldstromenbeheer

Om de kosten van het geldstromenbeheer te minimaliseren wordt:

• 1.

  het liquiditeitsgebruik beperkt door de geldstromen op gemeenteniveau op elkaar en op de liquiditeitenplanning af te stemmen. Hierbij wordt erop toegezien dat de liquiditeitspositie voldoende is om te garanderen dat de verplichtingen tijdig kunnen worden nagekomen.

• 2.

  De gemeente voert het betalingsverkeer zoveel mogelijk elektronisch uit via de huisbankier. De gemeente beperkt zoveel mogelijk contante geldstromen.

Artikel XIV Saldo- en liquiditeitenbeheer

Voor het saldobeheer en het liquiditeitenbeheer gelden de volgende specifieke richtlijnen:

• 1.

  Ten einde de verwerkingskosten te minimaliseren loopt het betalingsverkeer van de gemeente in beginsel alleen over bij de huisbankier aangehouden rekeningen.

• 2.

  Indien er een liquiditeitsbehoefte ontstaat, kan de gemeente kortlopende middelen aantrekken. Hierbij wordt-conform artikel 4 lid 1- de kasgeldlimiet niet overschreden.

• 3.

  Toegestane instrumenten bij het aantrekken van kortlopende middelen zijn daggeld, kasgeldleningen en kredietlimiet op rekening courant;

• 4.

  Toegestane instrumenten bij het uitzetten van gelden voor een periode korter dan één jaar zijn rekening courant, daggeld, spaarrekeningen en deposito’s.

Artikel XV Algemene uitgangspunten AO/IC

De volgende uitgangspunten op het gebied van administratieve organisatie en interne controle gelden voor de treasuryfunctie:

• 1.

  De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van treasuryactiviteiten zijn in de tabellen van de artikelen XVI en XVII vastgelegd.

• 2.

  De administratieve organisatie en interne controle waarborgen dat:

  • a.

    de uitvoering rechtmatig en doelmatig is.

  • b.

    de treasuryactiviteiten adequaat kunnen worden uitgevoerd en bijgestuurd.

  • c.

    de risico’s worden beheerst.

  • d.

    de juistheid, tijdigheid en volledigheid van de informatie verzekerd is.

• 3.

  de uit te voeren treasuryactiviteiten is functiescheiding zoveel mogelijk doorgevoerd met als belangrijkste voorwaarden:

  • a.

    iedere transactie wordt door minimaal twee functionarissen geautoriseerd (het vierogen-principe);

  • b.

    de uitvoering, controle en de registratie gebeurt door afzonderlijke functionarissen.

  • c.

    de uitvoering en de registratie in de financiële administratie geschiedt door afzonderlijke functionarissen.

• 4.

  Tegenpartijen krijgen de opdracht de bevestigingen van iedere transactie te versturen naar de financiële administratie zonder tussenkomst van de personen die bevoegd zijn tot het sluiten van de transacties.

• 5.

  Transacties worden onmiddellijk geregistreerd door de functionaris die de transactie heeft afgesloten.

• 6.

  Een transactie wordt onmiddellijk geregistreerd door de functionaris die de transactie heeft afgesloten en gecontroleerd door de functionaris die belast is met de interne controle.

Artikel XVI Verantwoordelijkheden

De verantwoordelijkheden met betrekking tot de treasuryfunctie van de gemeente staan in onderstaande tabel gedefinieerd.

Artikel XVII Bevoegdheden

In onderstaande tabel staan bevoegdheden met betrekking tot treasuryactiviteiten weergegeven, evenals de daarbij benodigde fiattering voor zover niet geregeld in het “besluit tot verlening van mandaten in de gemeente Westerwolde”

NB1: Afroming in verband met Schatkistbankieren gebeurt automatisch op basis van een afgesloten overeenkomst met de huisbankier en vanuit de verplichting Wet Schatkistbankieren.

Artikel XVIII Uitwisseling van informatie

Met betrekking tot de treasuryactiviteiten dient tenminste de in de onderstaande tabel opgenomen informatie te worden verstrekt door de betreffende functionarissen: