Protocol bedrijfsauto's 2012

1. De medewerker ondertekent een overeenkomst "verbod op privégebruik van de ter beschikking gestelde (bestel)auto ".

2. Het bevoegd gezag, het college dan wel diegene die bevoegd is namens het college te handelen, reikt medewerker een persoonsgebonden chauffeursbutton uit; de medewerker zal deze button niet aan derden uitlenen.

3. Het voertuig wordt alleen voor zakelijke doeleinden gebruikt, waaronder woon-werkverkeer kan worden verstaan uitsluitend indien de medewerker wachtdienst of een andere daarmee vergelijkbare dienst heeft.

4. De medewerker ontgrendelt de startonderbreker van het voertuig met zijn chauffeursbutton om het fleetmanagementsysteem te starten en daarmee een rittenadministratie bij te houden.

5. Het voertuig wordt dagelijks na werktijd op de afgesproken plaats geparkeerd.

6. De voertuigpapieren en voertuigsleutels worden dagelijks bij het eind van de werktijd op de afgesproken plaats ingeleverd en bewaard.

1. De medewerker houdt zich aan de verkeersregels.

2. Overtreding van de verkeersregels kan consequenties hebben en kan als plichtsverzuim worden beschouwd. Eventuele verkeersboetes worden op de medewerker verhaald.

1. Het team Personeel Organisatie en Ontwikkeling van de afdeling Financiën Advies en Bedrijfsvoering is systeemeigenaar.

2. De systeemeigenaar is verantwoordelijk voor

• a.

  de aanbesteding van het systeem.

• b.

  beantwoording fiscale vragen vanuit Belastingdienst of (huis)accountant

3. De systeemeigenaar voert jaarlijks steekproefsgewijs een of meerdere controles uit op de uitgevoerde managementrapportages.

1. Het team Informatievoorziening en automatisering van de afdeling Dienstverlening is verantwoordelijk voor het applicatiebeheer, het implementeren binnen de gemeentelijke ICT structuur en het onderhouden van het systeem.

2. Het team Informatievoorziening en automatisering van de afdeling Dienstverlening is verantwoordelijk voor het toekennen van gebruikersaccounts en noodzakelijke autorisaties ten aanzien van decentrale gebruikers.

1. De afdelingshoofden en teamleiders die een of meer voertuigen in beheer hebben, worden als gebruiker van het fleetmanagementsysteem aangemerkt.

2. Werkzaamheden die de gebruiker met behulp van het systeem dient te verrichten kan hij laten uitvoeren door een daartoe aangewezen medewerker. Een medewerker wordt aangewezen, indien daartoe functionele gronden zijn. Hierbij kan worden gedacht aan: het dagelijks beheer: organisatie & planning, facturering, brandstofadministratie, schadeafhandeling, controle van geregistreerde gegevens, uitvoeren van noodzakelijke mutaties in het systeem definiëren en opstellen van rapportages overzichten, en managementrapportages etc.).

1. De gebruiker is bevoegd die zakelijke rapportages uit het systeem te sorteren die hij nodig heeft voor

• .

  de verantwoording richting de Belastingdienst;

• .

  het optimaliseren van de bedrijfsmatige logistieke processen;

• .

  het  beheer van het desbetreffende voertuig, en

• .

  de noodzakelijke controle op de naleving van de voorschriften.

2. De gebruiker maakt alleen rapportages voor de doelen als beschreven in het eerste lid van dit artikel. Indien uit deze rapportages het vermoeden van strijdig gebruik naar voren komt geldt artikel 3:2.

1. Bij het vermoeden van gebruik door een medewerker dat in strijd is met het doel waarvoor het voertuig ter beschikking is gesteld stelt het afdelingshoofd eerst na toestemming van de algemeen directeur een specifieke rapportage ten aanzien van de desbetreffende medewerker.

2. Voordat een onderzoek als bedoeld het eerste lid wordt uitgevoerd, wordt de medewerker door de gebruiker de mogelijkheid gegeven mondeling of schriftelijk te reageren op hetgeen naar voren is gekomen. Indien dit mondeling gebeurt wordt hiervan een verslag opgemaakt. De reactie van de medewerker wordt ter kennis gebracht aan de algemeen directeur bij het verzoek tot het doen opstellen van een rapportage wegens vermeend strijdig gebruik.

3. De medewerker wordt op de hoogte gesteld van de uitkomsten van het onderzoek.

4. Indien strijdig gebruik wordt geconstateerd bepaalt de algemeen directeur de op te leggen sanctie.

1. De gebruiker controleert ten behoeve van de naleving van de fiscale regelgeving op naleving van de voorschriften rondom privégebruik. Daartoe wordt per medewerker steekproefsgewijs een aaneensluitende periode van 6 weken in ogenschouw genomen.

2. De gebruiker controleert de tankgegevens op volume, tanken buiten werktijd en werkgebied.