Regeling vervallen per 01-01-2020

Regeling inrichting vertrouwelijkheden en inzage (digitaal) personeelsdossier Gemeente Westland

Geldend van 21-05-2014 t/m 31-12-2019

Intitulé

Regeling inrichting vertrouwelijkheden en inzage (digitaal) personeelsdossier Gemeente Westland

Het college van burgemeester en wethouders stelt de volgende regeling vast.

Bij de opmaak van deze regeling is kennis genomen van de regelgeving zoals is vastgesteld door het College Bescherming Persoonsgegevens.

Hierin is de volgende zinsnede van belang:

“in beginsel mag alleen een leidinggevende met functionele bevoegdheid toegang hebben tot een persoonsdossier”

Besloten wordt de toegankelijkheid van de personeelsdossiers als volgt in te regelen:

  • 1.

    Doelgroep Directie:

    • •

      Toegang tot de personeelsdossiers van directieleden, afdelingshoofden, teamleiders en medewerkers binnen de organisatie. De personeelsdossiers van leidinggevenden en medewerkers van de Griffie zijn van het inzagerecht uitgezonderd.

  • 2.

    Doelgroep afdelingshoofden

    • •

      Toegang tot de personeelsdossiers van de teamleiders en de medewerkers werkzaam binnen de eigen afdeling.

  • 3.

    Doelgroep Teamleiders

    • •

      Toegang tot de personeelsdossiers van de medewerkers die zij rechtstreeks aansturen binnen het eigen team.

  • 4.

    Doelgroep Medewerkers (waar een personeelsdossier voor is aangemaakt)

    • •

      Toegang tot het eigen personeelsdossier.

  • 5.

    Doelgroep Team Personeel, Organisatie en Ontwikkeling (PO&O)

    • •

      Teamleider PO&O: Toegang tot de personeelsdossiers van alle medewerkers / leidinggevenden en directieleden binnen de organisatie.

    • •

      HRM-adviseurs en Juridisch HRM Adviseur: Toegang tot de personeelsdossiers van alle medewerkers / leidinggevenden en directieleden binnen de organisatie.

    • •

      Overige medewerkers binnen Team PO&O: Zij doen aanvraag om inzage van een personeelsdossier aan de collega’s van Team Financiële Administratie en Informatievoorziening, cluster Personeel en Salarisadministratie voor een (tijdelijke) machtiging tot inzage in een personeelsdossier. De machtiging geldt maximaal 1 maand, nader te regelen in de Procedure verstrekken machtigingen voor inzage in een digitaal personeelsdossier.

  • 6.

    Doelgroep Team Financiële Administratie en Informatievoorziening: teamleider en cluster Personeel en Salarisadministratie hebben toegang tot de personeelsdossiers van alle medewerkers, leidinggevenden en directieleden binnen de organisatie.

  • 7.

    Doelgroep overige medewerkers:

    • •

      In het kader van de behandeling van bezwaarschriften kunnen medewerkers van team Bestuurlijk Juridische Zaken en secretarissen van de commissie bezwaarschriften kamer II een personeelsdossier opvragen conform de procedure zoals bij punt 5 genoemd. Als het Digitaal Bezwaardossier is ingevoerd in het werkproces, komt deze machtigingsmogelijkheid te vervallen.

      De machtigingen worden voor een bepaalde periode verstrekt door collega’s van cluster Personeel en Salarisadministratie aan medewerkers als bedoeld onder punten 5 en 7. Door een termijn aan de machtiging te verbinden van maximaal gedurende 1 maand vervalt de inzage automatisch na deze termijn. Indien nodig kan een nieuwe machtiging worden aangevraagd en worden verstrekt.

  • 8.

    Doelgroep Medewerkers team Documentaire Informatie Voorziening:

    • •

      Zij die vanuit hun werkzaamheden personele stukken moeten archiveren en verwerken: Toegang tot de personeelsdossiers van alle medewerkers / leidinggevenden en directieleden binnen de organisatie.

De onder 1 t/m 8 genoemde doelgroepen hebben allen alleen een raadpleegfunctie, uitgezonderd het cluster Personeel en Salarisadministratie die ook de bevoegdheid heeft om documenten te kunnen koppelen en ontkoppelen aan het personeelsdossier.

Deze Regeling kan worden aangehaald als :

“Regeling inrichting vertrouwelijkheden en inzage (digitaal) personeelsdossier Gemeente Westland”.

Zij treedt in werking één dag na bekendmaking.

Ondertekening

Vastgesteld door burgemeester en wethouders in hun vergadering van 26 november 2013 (nummer 7.5.1).
Burgemeester en wethouders van Westland
De gemeentesecretaris, de burgemeester,
M.van Beek J. van der Tak

Toelichting op de “Regeling inrichting vertrouwelijkheden en inzage digitaal personeelsdossier Gemeente Westland”.

Gegevens mogen alleen aan derden worden verstrekt als:

  • 1.

    de ambtenaar daar ondubbelzinnig toestemming voor heeft gegeven;

  • 2.

    het noodzakelijk is om een wettelijke plicht na te komen, of

  • 3.

    omdat het noodzakelijk is voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst of

  • 4.

    indien het noodzakelijk is voor een publiekrechtelijke aanstelling

Gegevens van de voormalig (in dienst geweest zijnde) ambtenaar worden bewaard om wederzijdse rechten en plichten te kennen die ook na het einde van het dienstverband van belang zijn, een en ander conform de bepalingen in de selectielijst archiefbescheiden gemeentelijke en intergemeentelijke organen vanaf 1 januari 1996, behorend bij de Archiefwet 1995 Bijvoorbeeld omdat dit op grond van de belastingwetgeving verplicht is.

Informatie over privacy is beschikbaar op de website van het College bescherming persoonsgegevens: www.cbpweb.nl