Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Westland houdende regels voor vervanging van archiefbescheiden uit werkprocessen Besluit tot vervanging van archiefbescheiden uit werkprocessen op het domein van Inrichting en Beheer Openbare Ruimte (2016-03)

Geldend van 02-09-2016 t/m heden

Intitulé

Besluit tot vervanging van archiefbescheiden uit werkprocessen op het domein van inrichting en beheer openbare ruimte

Burgemeester en wethouders van de gemeente Westland;

gelet op artikel 7 van de Archiefwet;

gelet op de regeling van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 6 december 2012 nr. WJZ/466161 (10265), tot wijziging van de Archiefregeling in verband met het stellen van nadere regels omtrent vervanging;

gelet op het Mandaatbesluit tot vervanging (substitutie) van 16 juni 2014 over archiefverzamelingen of archiefbescheiden uit werkprocessen van de gemeente Westland;

Besluit:

Artikel 1 Omschrijving van de te vervangen archiefbescheiden en wijze van reproductie

  • 1. Over te gaan totvervanging door digitale reproducties van de navolgende analoge archiefbescheiden die op grond van de gemeentelijke selectielijst 2005 1 voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen, waarna deze analoge archiefbescheiden worden vernietigd:

    Archiefbescheiden uit werkprocessen op het domein van Inrichting en Beheer Openbare Ruimte (IBOR), daterend vanaf januari 2014.

    Ofwel archiefbescheiden ontvangen of opgemaakt op grond van uitvoering van de volgende vigerende wet- en regelgeving:

    Burgerlijk Wetboek, Wegenwet, Wegenverkeerswet, Wet milieubeheer, Reglement verkeersregels en Verkeerstekens, Algemene plaatselijke verordening Westland, Richtlijn Agentschap NL, Flora- en faunawet, Keur Hoogheemraadschap van Delfland, NEN-normen (IBOR gerelateerd), Privaatrecht, Waterwet, Kaderrichtlijn Water, Provinciale verordening (PMV Zuid-Holland), Boswet, Bestrijdingsmiddelenwet, Warenwetbesluit attractie- en speeltoestellen, Wet op de lijkbezorging, Beheerverordening begraafplaatsen gemeente Westland, Gemeentewet.

    Het betreft met name archiefbescheiden over de navolgende onderwerpen:

    Eigendom en bezit (onroerende goederen zoals snippergroen)

    beleidsvorming en regelgeving, contracten, aanbestedingen, projecten eigendom en bezit,

    eigendomsbeperking, kadaster, registratie via grootschalige basiskaart Nederland

    Openbare werken (voorzieningen t.b.v. het algemeen belang zoals wegen en waterwerken)

    beleidsvorming en regelgeving, overlegorganen openbare werken,

    offertes, contracten, aanbestedingen, projecten en objecten in de openbare ruimte

    Producten, diensten en verrichtingen (zoals groenvoorziening, meldpunt leefomgeving en gladheidsbestrijding)

    beleidsvorming en regelgeving, offertes, contracten en aanbestedingen

    Openbare orde en veiligheid (zoals inzet bij rampen en calamiteiten, wegafsluitingen)

    beleidsvorming en regelgeving, overlegorganen openbare orde en veiligheid,

    offertes, contracten, aanbestedingen en projecten openbare orde, calamiteitendienst

    Lijkbezorging en begraafplaatsen

    meldingen en verloven tot begraven, vergunningen grafbedekkingen, urnen en asbestemmingen,

    registratie ruiming graven, grafonderhoud, grafrechten, grafrecht afstandsverklaringen,grafrechtenoverschrijvingen, grafrechtenverlengingen, grafruimingen, grafrusttermijn,

    begraafregisters, oorlogsgraven, opgraven en herbegraven stoffelijke overschotten,

    beheerverordening, aanleg-, onderhoud-, en voorzieningen begraafplaatsen

    Afvalinzameling

    vergunningen en ontheffingen, meldingsformulieren, bezwaarschriften en klachten,

    afvalcontainers, afvalbakken, openbare plekken voor inzameling van afval,

    inzameling chemische afvalstoffen, oud papier, kerstbomen, recyclingbedrijven en stortadministratie

    Afvalwater

    lozingsvergunningen WVO, meldingen lozingen, rapportages afvalwaterbemonstering

    Riolering

    rioleringsplannen, aansluiting percelen op de riolering, riool aansluitingsvergunningenaanleg en verbetering riolering,

    aanleg van IBA (individuele behandeling afvalwater) inrichtingen

    inspectie riolering, onderhoudsplanning- en contracten riolering

    klachten en overlast riolering, gemalen en persleidingen

    Trillingen en geluid

    gemeentelijk geluidshinderprogramma, geluidsoverlast, meetgegevens weggeluiden grenswaarden geluid

    Gevaarlijke stoffen / vuurwerk

    toezicht op bewaring en vervoer, niet gesprongen explosieven (NGE), onderzoek

    ontbrandingstoestemming, toezicht ontsteken professioneel vuurwerk en schade door vuurwerk

    Waterstaat (voorbereiding en uitvoering)

    beheerplan waterhuishouding, beleidsvorming, regelgeving en projecten waterstaat,

    keurvergunningen Hoogheemraadschap van Delfland,

    onderhoud, schouw en instandhouding watergangen, constructietekeningen enklachten m.b.t. waterstaat

    Verkeer en vervoer

    beleidsvorming en regelgeving, overlegorganen verkeer en vervoer,

    offertes-, contracten-, aanbestedingen- en projecten verkeer en vervoer,

    verkeersklachten

    Wegenbeheer

    beheerplan wegen, aanleg-, onderhoud-, beheer-, verbetering-, instandhouding wegen en paden

    adoptie-, aanleg- en beheer rotondes, gladheidsbestrijding, asfalttypering (ZOAB, stil asfalt etc),

    aanleg-, onderhoud- en beheer straatverlichting,

    wegenleggers en vaarwegenleggers,

    klachten over wegen

    Bruggen, beschoeiingen, damwanden en duikers

    aanleg-, onderhoud-, beheer-, verbetering- en instandhouding bovengenoemde werken,

    constructietekeningen, klachten

    Zorg vervoermiddelen (openbaar vervoer)

    abri’s en halteborden,

    infrastructurele openbaar vervoersvoorzieningen

    Verkeersveiligheid / verkeersmaatregelen (advisering en uitvoering)

    tijdelijke verkeersmaatregelen, verkeersmaatregelen voor onbepaalde tijd

    vergunningen en ontheffingen, parkeervoorzieningen gehandicapten,

    snelheidsbeperkende maatregelen, uitwegen en uitritten, afsluitingen,

    bebording, bewonersavonden

    Aanwijzings- en waarschuwingstekens

    verwijzingsborden, plattegronden, straat- en plaatsnaamborden,

    verkeersborden, bewegwijzering, verkeerslichten

    Verkeer en vervoer te water

    beheer en onderhoud waterwegen plus havens,

    infrastructurele voorzieningen

    Natuur- en landschappelijk schoon (advisering en uitvoering)

    beleidsvorming en regelgeving, overlegorganen, projecten natuur- en landschappelijk schoon,

    kappen van bomen, herplantplicht, boomfeestdag

    Wijken, parken, plantsoenen, wandelplaatsen en kunstwerken

    gebiedsbeheerplan wijken, wijkschouw,

    aanleg-, verbetering-, onderhoud- en klachten betreffende groenvoorzieningen,

    aanschaf-, plaatsing- en onderhoud van kunstwerken

    Plassen, meren en waterpartijen

    aanleg-, verbetering- en onderhoud van waterpartijen, waterkwaliteit (zwem)water,

    contracten en afspraken m.b.t. aanleg beschoeiingen en grondkeringen

    Sport en spel, recreatie en toerisme

    gebiedsbeheerplan recreatiegebieden, projectplannen,

    aanleg-, verbetering- en onderhoud recreatieve voorzieningen en speelvoorzieningen,

    beheer strand en strandvoorzieningen, klachten

    Kabels en leidingen

    vergunningverlening aanleg kabels en leidingen, leges straatwerktarieven, klikmeldingen

    Bedrijventerreinen en overige locaties

    gebiedsbeheerplan bedrijventerreinen,

    gebiedsbeheerplan bijzondere locaties

    Regelgeving gemeente als orgaan

    verordeningen en regelingen, circulaires, voorstellen en adviezen,

    mededelingen van derden,

    agenda, notulen en overige vergaderstukken van overlegorganen

    Betrekkingen gemeente tot andere instanties

    mededelingen en inlichtingen van en aan derden,

    ter kennisgeving toegezonden stukken,

    statistische opgaven en onderzoeken

    Beleidsvorming rechtspositie gemeente

    nota’s, notities, memo’s, beleidsplannen, overlegverslagen, onderzoeksrapporten en –gegevens

    Eigendom en bezit (alles wat niet-gebouw-gebonden is)

    mededelingen en inlichtingen aan derden,

    voorschriften en richtlijnen, statistische opgaven en –onderzoeken,

    huur, pacht en leasing (zoals wagenpark, containers, machines etc.),

    gebruik en ingebruikgeving (zoals snippergroen),

    kadastrale wijzigingen

    Beheer eigendommen (zoals wagenpark en terrein begraafplaatsen)

    klachten beheer eigendommen,

    gebruik, verhuur en ontruiming,

    verwijdering clandestien geplaatste goederen op gemeente eigendommen

    Onderhoud en verbetering eigendommen

    onderhoud, schilderwerk, schoonhouden etc.

    Verzekeringen van personen en eigendommen

    Polissen,

    aanwijzing en wijziging van verzekerde objecten en personen

    Exploitatie

    staten van eigendom,

    inventarislijsten,

    kostprijsberekeningen van gronden

    Voertuigen, machines en overige aanschaffingen t.b.v. de gemeentelijke dienst

    statistische opgaven en onderzoeken,

    beleidsvorming aanschaf en beheer,

    beleidsplannen, overlegverslagen en onderzoeksrapporten,

    aankoop, beheer en onderhoud, keuring en registratie,

    gevraagde-, ongevraagde en afgewezen offertes,

    gegunde offertes en aanbestedingsdocumenten,

    privaatrechtelijke overeenkomsten en contracten,

    leaseovereenkomsten

    Betrokken organisatieonderdelen van IBOR:

    team Beheerstrategie

    team Ondersteuning en Monitoring

    team Civiel Beheer

    team Ingenieursbureau

    team Gebiedsbeheer

  • 2. Reproductie geschiedt op de wijze zoals omschreven in het vastgestelde handboek vervanging ‘Handboek vervanging gemeente Westland’.

Artikel 2 Uitzonderingen

Van de bevoegdheid de vervangen bescheiden te vernietigen wordt geen gebruik gemaakt voor zover het vervanging betreft van archiefbescheiden:

  • a.

    waarvan de waarde geheel of gedeeltelijk betrekking heeft op de uitwendige vorm;

  • b.

    die een symbolische waarde of historische belevingswaarde vertegenwoordigen;

  • c.

    waarvan de authenticiteit of integriteit na digitale vervanging niet meer is vast te stellen;

  • d.

    die op grond van wettelijke bepalingen in hun oorspronkelijke vorm moeten worden bewaard;

  • e.

    waarbij de aanwezigheid van originele documenten een vereiste zijn in het kader van het bewijsrecht;

  • f.

    bankgaranties.

Artikel 3 Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag na die van bekendmaking.

Artikel 4 Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als ‘Besluit tot vervanging van archiefbescheiden uit werkprocessen op het domein van Inrichting en Beheer Openbare Ruimte (2016-03)’.

Ondertekening

Aldus besloten op 11 augustus 2016
Burgemeester en wethouders van Westland,
namens deze,
Teamleider Documentaire Informatievoorziening
A.E. van Harling 

TOELICHTING

Per 1 januari 2013 is de Archiefwet 1995 gewijzigd ingevolge de inwerkingtreding van de Wet revitali-sering generiek toezicht. Vanaf dat moment kunnen zorgdragers zonder machtiging van Gedeputeerde Staten een besluit over vervanging nemen van zowel vernietigbare als te bewaren archiefbescheiden.

De wetgever stelt wel regels waaraan de zorgdrager in geval van vervanging van te bewaren archief-bescheiden moet voldoen en waar achteraf op kan worden getoetst (artikelen 26a en 26b in hoofdstuk 3a van de Archiefregeling).

Met dit vervangingsbesluit worden de volgende analoge archiefbescheiden vervangen door digitale reproducties:

‘Archiefbescheiden uit werkprocessen op het domein van Inrichting en Beheer Openbare Ruimte’.

Het vervangingsbesluit heeft betrekking op routinematige vervanging van informatie in de dynamische fase. Het gaat om het doorlopend vervangen van de beschreven categorieën archiefbescheiden in genoemde werkprocessen.

De inrichting van het vervangingsproces borgt dat de reproducties een juiste en volledige weergave geven van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens.

Verantwoording over het proces van vervanging en waarborging van belangen

  • 1.

    Reproductie is een voldoende waarborg voor het behoud van de in de archiefbescheiden vervatte gegevens en hun toegankelijkheid, omdat de volgende voorzorgen in acht zijn genomen:

    de fysieke archiefbescheiden worden gedigitaliseerd door middel van scanning en opgeslagen in PDF/A-formaat in het daarvoor aangewezen digitaal beheersysteem, het Document Management-systeem (DMS) met specifieke software, waardoor de toegankelijkheid, authenticiteit en beveiliging van archiefbescheiden gegarandeerd is.

  • 2.

    Reproductie van desbetreffende analoge archiefbescheiden is noodzakelijk vanuit het oogpunt van digitaal werken (uitvloeisel van Het Nieuwe Werken en nieuwe dienstverleningsconcepten, technische ontwikkelingen en digitalisering van de samenleving als geheel), een efficiënte informatievoorziening en ruimtebesparing.

  • 3.

    Reproductie geschiedt op de wijze zoals omschreven in het op 13 maart 2012 vastgestelde en bekend gemaakte ‘Handboek vervanging gemeente Westland (Vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties)’. Het handboek geeft een beschrijving van de procesmatige en technische inrichting van de vervanging en de resultaten van de inrichting.

    In het handboek is een 'Procedure Change Management' opgenomen. Het doel van deze procedure is om de gemeente Westland de regie te laten voeren en houden op wijzigingen in de vastgestelde organisatorische en technische beheerprocedures voor het vervangingsproces en

    de digitale beheeromgeving. De procedure borgt dat wijzigingen in de procesmatige en technische inrichting niet tot verminderde resultaten leiden, c.q. blijven voldoen aan de geldende wet- en regelgeving.

  • 4.

    Het vervangingsproces voorziet in kwaliteitsbewaking om te voorkomen dat er onbedoeld en onomkeerbaar informatie verloren gaat door fouten. In het ‘Handboek vervanging gemeente Westland’ staan kwaliteitsprocedures beschreven, opgesplitst in kwaliteitsborging op het vervangingsproces, de technische inrichting en de algemene IT-beheersmaatregelen. Ook zijn er zowel technische als procedurele kwaliteitseisen en criteria voor interne controles in het handboek opgenomen om continue kwaliteit van het vervangingsproces te borgen.

    Zo worden conform het handboek de juiste archiefbescheiden geselecteerd die voor vervanging in aanmerking komen. Vervolgens worden deze op een dusdanige wijze gescand, geregistreerd en gecontroleerd zodat er geen verlies van gegevens voor komt. Er worden er steekproeven gehouden op gescande documenten en metadata in het DMS en het vervangingsproces om de kwaliteit daarvan te waarborgen. Daarnaast wordt jaarlijks getoetst op de kwaliteit van het vervangingsproces en de duurzame opslag van digitale archiefbescheiden aan het daarvoor vastgestelde interne Normenkader.

  • 5.

    Met het betrokken organisatieonderdeel of –onderdelen is met de proceseigenaar en andere benodigde betrokken medewerkers het vervangingsproces afgestemd.

  • 6.

    Het belang van de gegevens voor de recht- of bewijszoekenden, historisch onderzoek en de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed is als volgt gewaarborgd:

    In het ‘Handboek vervanging gemeente Westland’ is bij de 'Procedure Selecteren archiefbescheiden voor het vervangingsproces' aangegeven dat cultureel erfgoed (indien mogelijk wel wordt gedigitaliseerd maar) niet mag worden vervangen. Daarbij wordt voor een overzicht van cultureel erfgoed verwezen naar de 'Handleiding selecteren, scannen en registreren' van de gemeente Westland.

  • 7.

    De vervangen analoge documenten worden periodiek vernietigd. De procedure hiervan is beschreven in het ‘Handboek vervanging gemeente Westland’.

TOELICHTING

Per 1 januari 2013 is de Archiefwet 1995 gewijzigd ingevolge de inwerkingtreding van de Wet revitali-sering generiek toezicht. Vanaf dat moment kunnen zorgdragers zonder machtiging van Gedeputeerde Staten een besluit over vervanging nemen van zowel vernietigbare als te bewaren archiefbescheiden.

De wetgever stelt wel regels waaraan de zorgdrager in geval van vervanging van te bewaren archief-bescheiden moet voldoen en waar achteraf op kan worden getoetst (artikelen 26a en 26b in hoofdstuk 3a van de Archiefregeling).

Met dit vervangingsbesluit worden de volgende analoge archiefbescheiden vervangen door digitale reproducties:

‘Archiefbescheiden inzake werkprocessen op het domein van werk en inkomen (2016-02)’.

Het vervangingsbesluit heeft betrekking op routinematige vervanging van informatie in de dynamische fase. Het gaat om het doorlopend vervangen van de beschreven categorieën archiefbescheiden in genoemde werkprocessen.

De inrichting van het vervangingsproces borgt dat de reproducties een juiste en volledige weergave geven van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens.

Verantwoording over het proces van vervanging en waarborging van belangen

  • 1.

    Reproductie is een voldoende waarborg voor het behoud van de in de archiefbescheiden vervatte gegevens en hun toegankelijkheid, omdat de volgende voorzorgen in acht zijn genomen:

    de fysieke archiefbescheiden worden gedigitaliseerd door middel van scanning en opgeslagen in PDF/A-formaat in het daarvoor aangewezen digitaal beheersysteem, het Document Management-systeem (DMS) met specifieke software, waardoor de toegankelijkheid, authenticiteit en beveiliging van archiefbescheiden gegarandeerd is.

  • 2.

    Reproductie van desbetreffende analoge archiefbescheiden is noodzakelijk vanuit het oogpunt van digitaal werken (uitvloeisel van Het Nieuwe Werken en nieuwe dienstverleningsconcepten, technische ontwikkelingen en digitalisering van de samenleving als geheel), een efficiënte informatievoorziening en ruimtebesparing.

  • 3.

    Reproductie geschiedt op de wijze zoals omschreven in het op 13 maart 2012 vastgestelde en bekend gemaakte ‘Handboek vervanging gemeente Westland (Vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties)’. Het handboek geeft een beschrijving van de procesmatige en technische inrichting van de vervanging en de resultaten van de inrichting.

    In het handboek is een 'Procedure Change Management' opgenomen. Het doel van deze procedure is om de gemeente Westland de regie te laten voeren en houden op wijzigingen in de vastgestelde organisatorische en technische beheerprocedures voor het vervangingsproces en

    de digitale beheeromgeving. De procedure borgt dat wijzigingen in de procesmatige en technische inrichting niet tot verminderde resultaten leiden, c.q. blijven voldoen aan de geldende wet- en regelgeving.

  • 4.

    Het vervangingsproces voorziet in kwaliteitsbewaking om te voorkomen dat er onbedoeld en onomkeerbaar informatie verloren gaat door fouten. In het ‘Handboek vervanging gemeente Westland’ staan kwaliteitsprocedures beschreven, opgesplitst in kwaliteitsborging op het vervangingsproces, de technische inrichting en de algemene IT-beheersmaatregelen.

    Ook zijn er zowel technische als procedurele kwaliteitseisen en criteria voor interne controles in het handboek opgenomen om continue kwaliteit van het vervangingsproces te borgen.

    Zo worden conform het handboek de juiste archiefbescheiden geselecteerd die voor vervanging in aanmerking komen. Vervolgens worden deze op een dusdanige wijze gescand, geregistreerd en gecontroleerd zodat er geen verlies van gegevens voor komt. Er worden er steekproeven gehouden op gescande documenten en metadata in het DMS en het vervangingsproces om de kwaliteit daarvan te waarborgen. Daarnaast wordt jaarlijks getoetst op de kwaliteit van het vervangingsproces en de duurzame opslag van digitale archiefbescheiden aan het daarvoor vastgestelde interne Normenkader.

  • 5.

    Met het betrokken organisatieonderdeel of –onderdelen is met de proceseigenaar en andere benodigde betrokken medewerkers het vervangingsproces afgestemd.

  • 6.

    Het belang van de gegevens voor de recht- of bewijszoekenden, historisch onderzoek en de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed is als volgt gewaarborgd:

    In het ‘Handboek vervanging gemeente Westland’ is bij de 'Procedure Selecteren archiefbescheiden voor het vervangingsproces' aangegeven dat cultureel erfgoed (indien mogelijk wel wordt gedigitaliseerd maar) niet mag worden vervangen. Daarbij wordt voor een overzicht van cultureel erfgoed verwezen naar de 'Handleiding selecteren, scannen en registreren' van de gemeente Westland.

  • 7.

    De vervangen analoge documenten worden periodiek vernietigd. De procedure hiervan is beschreven in het ‘Handboek vervanging gemeente Westland’.

Noot
1

'Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996' in: Stcrt. 20 december 2005, nummer 247.