Regeling vervallen per 05-10-2012

Beheerregeling GBA Westland

Geldend van 05-10-2012 t/m 04-10-2012

Intitulé

Beheerregeling GBA Westland

Burgemeester en wethouders van de gemeente;

gelet op het bepaalde in artikel 14, lid 1 van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

gezien de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA);

besluiten vast te stellen de volgende:

Beheerregeling voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.

Hoofdstuk 1: Algemene bepalingen

1. Inleiding

Op grond van artikel 14 van de wet GBA dient het gemeentebestuur een regeling vast te stellen waarin de hoofdlijnen van het beheer van de basisadministratie zijn vastgelegd. Een belangrijk uitgangspunt bij de opzet van de GBA is de maximale autonomie van gemeenten bij de uitvoering van de processen ten behoeve van de basisadministratie van persoonsgegevens. Alhoewel dit uitgangspunt (begrijpelijk) niet is terug te vinden in de bijhoudingsprocedures en de eisen die centraal gesteld zijn aan de werking van het te gebruiken toepassingssysteem (keuze van leverancier wel vrij), is dit uitgangspunt wel terug te vinden in de beheerseisen die de Minister van Binnenlandse Zaken heeft gesteld.

De centrale eisen, die ten aanzien van het beheer van de gemeentelijke basisadministratie van persoons- gegevens gesteld zijn, kunnen we terugvinden in de algemene maatregel van bestuur, t.w. het "Logisch Ontwerp GBA". Ook aan het gemeentelijk beveiligingsbeleid en het "informatiebeveiligingsplan GBA en waardedocumenten" kunnen we beheeractiviteiten ontlenen. De beheertaken van de GBA zijn te verdelen over een zestal functies, te weten: informatiebeheer, gegevensbeheer, applicatiebeheer, privacybeheer, beveiligingsbeheer en systeembeheer. In vrijwel iedere functie zitten activiteiten opgesloten die moeten zorgen voor continuïteit van de processen, de betrouwbaarheid/actualiteit van het toepassingssysteem en de daarmee opgeslagen gegevens, alsmede een doelmatige informatievoorziening, waarbij de bescherming van de persoonlijke levenssfeer wordt gegarandeerd.

De gemeentelijke basisadministratie is inmiddels al ingericht en wordt ook bijgehouden. Voor deze bijhouding zijn de gegevensverwerkers in beginsel verantwoordelijk. De activiteiten die op deze bijhouding gericht zijn, kunnen we onderbrengen in een viertal hoofdprocessen, t.w. het verzamelen van gegevens, de verwerking, de archivering en de verstrekking van gegevens. Deze processen moeten worden beheerd. De uitgangspunten die bij deze beheersing gehanteerd dienen te worden zijn reeds in de vorige alinea aangehaald.

De vaststelling en uitvoering van de bijgevoegde GBA-beheerregeling voorziet in de beheersing van de hierboven aangehaalde hoofdprocessen. Met de vaststelling van de GBA-beheerregeling voldoet het gemeentebestuur aan de plicht, die in artikel 14 van de wet GBA is gesteld. De GBA-beheerregeling is natuurlijk regelend, maar ook voorwaardenscheppend en heeft hierdoor ook een -wettelijk voorgeschreven- openbaar karakter.

De geregistreerde (ingeschrevene in de GBA, dus: de burger) verkrijgt, door de Verordening Gemeentelijke Basisadministratiepersoonsgevens en de GBA-beheerregeling, een inzicht en rechtszekerheid over de wijze waarop het gemeentebestuur met zijn of haar gegevens omgaat.

1.1 Het Informatiebeheer

Het informatiebeheer richt zich voornamelijk op de algehele afstemming van alle activiteiten die zich in het verzamel-, verwerkings- en verstrekkingsproces afspelen, alsmede de beheersing daarvan. Daarnaast worden vanuit deze beheersfunctie de gemeentelijke bestuursorganen voorzien van beleidsadviezen op het gebied van de gemeentelijke basisadministratie van persoonsgegevens. Bij deze activiteiten is het binnen de functie van belang, dat er telkens een juist evenwicht wordt gezocht en gevonden tussen de twee hoofddoelstellingen die de gemeentelijke basisadministratie heeft, t.w. enerzijds een effectieve en efficiënte informatievoorziening en anderzijds de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de individuele burger. Alle beheeractiviteiten vinden plaats onder eindverantwoordelijkheid van de beheerder. Het is verstandig om, gelet op het coördinerende karakter van het informatiebeheer, de informatiebeheeractiviteiten onder te brengen bij de functionaris, die tevens de aangewezen beheerder is van de GBA. Kortom, de beheerder van de GBA is dus tevens de informatiebeheerder. Gelet op het bovenstaande ligt de aanwijzing van het afdelingshoofd Publiekszaken als informatiebeheerder voor de hand.

Vanuit de beoogde functiescheiding wordt de informatiebeheerder de functionaris die verantwoordelijk is voor de aanwijzing van functionarissen die worden belast met het gegevensbeheer, applicatiebeheer en het privacybeheer. Ook de gegevensverwerkers worden door de informatiebeheerder aangewezen. Voor een adequate beheersing van de gemeentelijke basisadministratie is een goede communicatie onontbeerlijk. De beheeractiviteiten zijn vaak aan verandering onderhevig als gevolg van wijzigingen (regelgeving, hard- en software, personeel) binnen een informatiesysteem als de gemeentelijke basisadministratie. De beheersregeling voorziet dan ook in een gestructureerd overleg tussen de functionarissen die zijn belast met de beheerstaken. Een beheersinstrument is ook de planning van activiteiten. Deze planningsplicht en mededelingsplicht hiervan aan de directie en het bestuur, is in de diverse hoofdstukken van de regeling opgenomen.

1.2 Het Gegevensbeheer

De activiteiten binnen deze beheerfunctie zijn met name gericht op de juistheid, actualiteit en betrouwbaarheid van de gegevens in de gemeentelijke basisadministratie. Zoals in de inleiding reeds is gememoreerd is één van de uitgangspunten van het beheer, de kwaliteit van de in de GBA opgenomen gegevens. Deze kwaliteit moet worden bewaakt. Om onder meer de effecten van de activiteiten, die in de GBA-beheerregeling zijn opgenomen te meten en deze eventueel te kunnen bijstellen of aan te scherpen, is het noodzakelijk deze kwaliteit vast te stellen. De bijlage D voorziet daarom in een methodiek om de kwaliteit vast te stellen. Hierbij is aansluiting gezocht met de kwaliteitsnormen die door de Minister voor de conversie van persoonskaart naar persoonslijst zijn vastgesteld. Door opname van de plicht om de stand van zaken rondom de kwaliteit en de planning te melden bij de directie kan de informatiebeheerder worden aangesproken op zijn verantwoordelijkheid.

De functionaris, die wordt aangewezen als gegevensbeheerder ziet er onder meer op toe dat de gegevensverzameling op een adequate wijze kan plaatsvinden. Daarnaast heeft hij het dagelijks toezicht op de verwerking van deze gegevens. De verwerking van de gegevens is vrij strak voorgeschreven door de Minister van Binnenlandse Zaken in de Handleiding Uitvoeringsprocedures (HUP). Toch levert de gegevensverwerking een grote bedreiging op voor de kwaliteit van de GBA door:

-

een veelvoud aan procedures;

-

dat de verschillende procedures via verscheidene toepassingen (Cipers - en GIDAB-programmatuur) uitgevoerd moeten worden;

-

dat gegevens niet altijd aan een document mogen worden ontleend.

-

dat gegevens via berichtenuitwisseling uit andere basisadministraties komen en ongeacht de kwaliteit veelal geaccepteerd dienen te worden.

-

dat registratie in de GBA financieel voordeel kan betekenen en uitnodigt tot frauduleus handelen of nalatigheid.

De gegevensbeheerder geeft zijn zorg vorm door een aantal preventieve en repressieve maatregelen uit te voeren, die voor een groot deel terug zijn te vinden in de artikelen 6 en 7 van de bijgevoegde regeling. Daarnaast heeft de gegevensbeheerder vanuit zijn verantwoordelijkheid tot taak om voor de gegevensverwerkers te fungeren als dagelijkse vraagbaak. Bijzondere deelactiviteit binnen het gegevensbeheer is het beheer van de GBA-mailbox. Uit deze op het GBA-netwerk aangesloten elektronische gemeentelijke brievenbus haalt de gegevensbeheerder via een dagelijkse routine de ontvangen berichten binnen. Vervolgens worden de binnengehaalde berichten gecontroleerd en verwerkt. Ook ziet de gegevensbeheerder toe op de dagelijkse verzending van berichten over het netwerk die voortvloeien uit de door de gegevensverwerkers afgeronde procedures en bewaakt hij de voortgang van de berichtencycli.

De be- en afhandeling van het berichtenverkeer is een kritisch proces, waar veel diensten en producten afhankelijk van zijn. In bijlage A is daarom niet alleen in de vervanging van de gegevensbeheerder voorzien, maar zijn voor deze deelactiviteit meerdere vervangers aangewezen om continuïteit in dit proces te waarborgen.

Het merendeel van de medewerkers van de afdeling Publiekszaken is aangewezen om beëdigde verklaringen namens het gemeentebestuur te mogen afnemen. Zoals reeds kon worden opgemerkt ligt aan vrijwel ieder gegevenselement in de GBA een document ten grondslag. Deze documenten verkrijgen hun 'ontleningsstatus' bij of krachtens wet. Voor enkele 'verplichte' elementen, kan in bepaalde gevallen worden volstaan met een door het gemeentebestuur opgestelde beëdigde verklaring van de burger, omdat een ander document niet te verkrijgen is. Een belangrijk instrument om de kwaliteit van de gegevens in de GBA te controleren is de ingeschrevene, de burger zelf. Het spreekt voor zich, dat de gegevensbeheerder veelvuldig in contact zal komen met deze burger. De behandeling van verzoeken door de burger om correctie, aanvulling en verbetering van gegevens, is dan ook in handen gelegd bij de gegevensbeheerder. Ook zal de gegevensbeheerder verzoeken behandelen om gegevens uit de GBA te verwijderen in geval er sprake is geweest van adoptie of geslachtswijziging. De gegevensbeheerder zal zich voor het verkrijgen van dergelijke verzoeken actief opstellen, omdat dit getuigt van een zorgvuldig beheer.

De gegevensbeheerder is een uiterst belangrijke spil in het totale beheer van de GBA. Zijn functioneren bepaalt voor een groot deel de 'kwaliteit' van de gemeentelijke basisadministratiepersoonsgevens.

1.3 Het Applicatiebeheer

De activiteiten binnen deze beheerfunctie zijn terug te brengen tot het onderhouden en ondersteunen van het GBA-toepassingssysteem.

De gemeente gebruikt het softwarepakket Key2Burgerzaken van de leverancier Centric voor het houden van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens. Het spreekt voor zich dat deze programmatuur zo optimaal mogelijk moet worden gebruikt. Dit laatste geldt ook voor de apparatuur die op de afdeling Publiekszaken gebruikt wordt. Meer dan gemiddelde kennis van toepassingsprogrammatuur en apparatuur binnen deze afdeling is voor de beheersing van de gemeentelijke basisadministratie een noodzaak. Van de functionaris die wordt aangewezen voor het uitvoeren van het applicatiebeheer wordt deze kennis ook verwacht. De applicatiebeheerder zorgt ervoor dat de programmatuur en apparatuur doet wat ervan verlangd wordt. Dit laatste vereist onderhoud en de in artikel 8 en 9 van bijgevoegde regeling opgenomen beheersmaatregelen voorzien hier voor een groot gedeelte in. Het bijzondere karakter van deze beheersfunctie bestaat uit het feit, dat de activiteiten ervoor zorgen dat, wat mag, via de toepassing geschiedt en dat wat niet mag door de toepassing wordt geblokkeerd. Dus enerzijds zorgen de maatregelen voor continuïteit en anderzijds voor veiligheid, c.q. beveiliging.

Een andere belangrijke deelfunctie is terug te vinden in de zorg voor de inhoud en vormgeving van documenten en producten die rechtstreeks uit de gemeentelijke basisadministratie -door toepassing van de programmatuur- worden ontleend. Het uitgangspunt bij de vervaardiging van producten binnen afdeling Publiekszaken is namelijk, dat hiervoor in eerste aanleg het GBA-toepassingssysteem wordt gebruikt.

Het versiebeheer is weer een andere deelfunctie binnen het applicatiebeheer. Al eerder is aangehaald, dat de toepassing moet doen wat van haar verwacht wordt, zeker als je van de toepassing verwacht dat zij interactief op het netwerk communiceert met andere toepassing. Binnen het applicatiebeheer wordt er dan ook op toegezien, dat de gemeentelijke basisadministratie wordt gehouden middels de juiste versie van de toepassingsprogrammatuur. Daarnaast worden vanuit deze taak ook alle overige gebruikers binnen de afdeling en het gemeentehuis voorzien van informatie rondom de installatie van een nieuwe of gewijzigde versie van de toepassingsprogrammatuur. Want, zouden de gebruikers deze kennis ontberen, dan is de 'kwaliteit' ver te zoeken en zijn de gevolgen vaak niet meer te overzien.

Een ander belangrijk aspect is het tabellenbeheer. In tabellen komen 'vaste gegevens' voor die de gegevensverwerker moet gebruiken voor de opname van bepaalde gegevenselementen. Door het gebruik van tabellen wordt uniformiteit gewaarborgd en daarmee in kwaliteit voorzien. Het spreekt voor zich dat deze tabellen up-to-date dienen te zijn, binnen de maatregelen van het applicatiebeheer wordt hierin voorzien. Er zijn tabellen die landelijk gelden (GBA-tabellen, bijv. landentabel) en er zijn binnengemeentelijke tabellen (Key2Burgerzaken-tabellen, bijv. straatnamen). Wijziging in deze tabellen kan soms indirect veel gevolgen hebben, voor de kwaliteit van de gegevens en bij de gegevensverwerking. Het is dus ook hier zaak, dat de applicatiebeheerder in een vroegtijdig stadium de gebruikers informeert over de wijzigingen en hun gevolgen.

1.4 Het Privacybeheer

In het privacybeheer zijn de maatregelen opgenomen die voorzien in een naleving van de privacyvoorschriften die bij de wet GBA, Wet Bescherming Persoonsgegevens en de Verordening voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens zijn gesteld. Deze beheerfunctie heeft een speciaal karakter ten opzichte van de andere functies, omdat hij zich in tegenstelling tot de andere functies niet bezighoudt met maatregelen gericht op de doelstelling van een " "effectieve en efficiënte informatievoorziening'', maar zich richt op de andere doelstelling uit de GBA "de bescherming van de persoonlijke levenssfeer''. Alhoewel deze doelstellingen elkaar binnen het GBA-stelsel niet bijten, eerder elkaar aanvullen, menen wij toch dat het privacybeheer aan een aparte functionaris moet worden toegewezen. De privacybeheerder dient vanuit zijn functioneren geen direct belang te hebben bij de informatievoorziening uit de GBA. Vanuit zijn taak als privacybeheerder, waarbij hij toe ziet op de naleving van de voorschriften die de bescherming van de persoonlijke levenssfeer moeten waarborgen, is deze functionaris tevens belast met de behandeling van enkele verzoekschriften van de burger. Het gaat hier om verzoeken tot inzage van zijn persoonslijst, inzage in de gegevensverstrekking uit de GBA over hemzelf en het verzoek om geheimhouding van gegevens.

Grootste zorg binnen de functie van het privacybeheer gaat uit naar de toepassing van de privacyvoorschriften en daarmee de behandeling van de verzoeken om gegevensverstrekking, die het gemeentebestuur bereiken. Het gaat hierbij puur om de beoordeling of verstrekking kan geschieden en/of protocollering van de verstrekking dient te geschieden. De afhandeling van de verzoekschriften ligt in handen van daartoe aangewezen medewerkers van de afdeling Publiekszaken.

1.5 Het Systeembeheer

Het systeembeheer draagt zorg voor het technisch onderhoud en ondersteuning van het computersysteem waar de GBA-toepassing op werkt. Op het computersysteem draaien meer toepassingen dan de GBA-toepassing alleen. Andere afdelingen en hun toepassingen maken gebruik van dezelfde systeembeheerder.

De systeembeheerder heeft onder meer tot taak het beschikbaar stellen en bruikbaar houden van het computersysteem, systeemprogramma's en de aangesloten werkstations en randapparatuur. Over de beschikbaarheid van deze middelen zal de systeembeheerder bindende afspraken maken met de informatiebeheerder. Overigens is de systeembeheerder wel bevoegd af te wijken van deze afspraken, indien er sprake is van een direct gevaar voor de opgeslagen informatie in het systeem. Aangezien veel beheeractiviteiten van andere beheerders geheugencapaciteit van het computersysteem vergen, zullen ook in het belang van andere toepassingen, de planningen van de beheeractiviteiten met de systeembeheerder worden doorgenomen. Ondanks het feit, dat het versiebeheer ligt bij de applicatiebeheerder is de systeembeheerder de functionaris die versies van de toepassingsprogrammatuur feitelijk op het computersysteem installeert, echter niet eerder nadat hiervoor instemming van de applicatiebeheerder is verkregen.

Een van de belangrijkste activiteiten die voor een beveiliging van de gehele GBA-toepassing zorgen, is het dagelijks maken van een back-up van de gegevensbestanden. Op deze kopie kan ten tijde van een calamiteit altijd worden teruggevallen, waardoor vanuit oogpunt van beschikbaarheid een grote mate van continuïteit voor alle processen wordt gewaarborgd. Daarnaast heeft de systeembeheerder een inzicht in het feitelijk gebruik van de GBA-toepassing. Zo heeft hij instrumenten die eventuele pogingen tot onrechtmatige toegang tot de toepassing alsmede de pogingen tot onrechtmatig gebruik van procedures kan signaleren. De systeembeheerder voorziet dan ook in de toegangsbeveiliging tot het computersysteem. Ook voor de systeembeheerder is een goede onderlinge communicatie met de afzonderlijke GBA-beheerders onontbeerlijk. Door enerzijds het al eerder aangehaalde "applicatiebeheerdersoverleg" en anderzijds de bepaling in artikel 5 lid 5 van de beheersregeling is een waarborg tot gestructureerd overleg geschapen.

1.6 Het Beveiligingsbeheer

De gemeentelijke organisatie is in toenemende mate afhankelijk van een ongestoorde werking van haar informatiesystemen. Informatiesystemen zijn langzamerhand het zenuwcentrum geworden van de gemeentelijke organisatie. De kwetsbaarheid van deze gemeentelijke informatiesystemen is dan ook een groot risico, waarvan de gemeentelijke organisatie zeer nadelige gevolgen kan ondervinden. Het is dus zaak door middel van zowel preventieve als repressieve beveiligingsmaatregelen de risico's zoveel mogelijk te beperken. Onder informatiebeveiliging wordt in dit kader verstaan een samenhangend geheel van maatregelen dat de beschikbaarheid, vertrouwelijkheid en integriteit van de gegevens garandeert.

Het zijn niet slechts interne redenen waarom de gemeente haar informatievoorziening moet beveiligen. In de wet GBA zijn door de wetgever een aantal eisen opgesteld. In de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) worden verdere eisen gesteld die zich tegen "verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking van gegevens" richten. Onder onrechtmatige vormen van verwerking vallen de aantasting van de gegevens, onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan. De beveiligingsverplichting strekt zich uit tot alle onderdelen van het proces van gegevensverwerking. Van de beveiligingsbeheerder wordt verwacht hij er voor zorg draagt dat de beveiligingsvoorschriften in het kader van de uitvoering van deze beheerregeling in overeenstemming zijn met de voorschriften in het informatiebeveiligingsbeleid van de gemeente.

1.7 De Gegevensverwerking

Alhoewel de gegevensverwerking geen beheerfunctie is, maar een te beheren proces, is opname van aanvullende bepalingen over dit proces aan te bevelen. Aanvullende bepalingen, omdat het proces voor het merendeel al krachtens de wet is geregeld. De burger speelt een grote rol in de bewaking van de kwaliteit van de gegevens. Daarom zijn in de beheerregeling onder meer bepalingen opgenomen, die bij de verwerking van bepaalde procedures voorzien in een bevestiging richting de burger. Uiteraard wordt bij deze bevestigingen de nodige zorgvuldigheid betracht. De burger krijgt op deze manier niet alleen inzicht in hoe de GBA werkt, maar ook een controlemogelijkheid op zijn gegevens. Daarnaast wordt in de artikelen geregeld, dat verwerkte procedures -vanuit beveiligingsopzicht- te herleiden moeten zijn tot de persoon die de procedure heeft verwerkt. Ook wordt in de artikelen de verantwoordelijkheid voor de toezending van de complete persoonslijst (op grond van de Wet GBA) aan burgers die zich voor het eerst laten inschrijven in de GBA (geboorte/ vestiging buitenland) en zich hervestigen uit het buitenland neergelegd bij de gegevensverwerkers. Voor een goed beheer van de GBA is het noodzakelijk dat de 'brondocumenten' goed worden gearchiveerd. Bijlage B voorziet in de wijze van archivering en de artikelen van de regeling legt de uitvoering van de archivering bij de gegevensverwerkers neer.

Artikel 1. Begripsbepalingen

Deze regeling verstaat onder:

  • 1.

    de wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens. (Stb 1994, 494; laatst gewijzigd Stb. 2007, 444);

  • 2.

    Verordening: Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA), zijnde de Verordening voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, die voorziet in de verstrekking van gegevens uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.

  • 3.

    verantwoordelijke: degene die zeggenschap heeft over de basisadministratie, zijnde het college van burgemeester en wethouders.

  • 4.

    beheerder: de functionaris die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke is belast met de dagelijkse zorg voor de basisadministratie; informatiebeheer: het geheel van activiteiten gericht op beleidsvoorbereiding ter zake de gemeentelijke basisadministratie, de ontwikkeling van kwaliteitsprocedures, beveiligingsprocedures, verstrekkingprocedures en privacyprocedures, alsmede de coördinatie bij de uitvoering van deze procedures.

  • 5.

    gegevensbeheer: het geheel van activiteiten gericht op de inhoudelijke kwaliteitszorg betreffende het gegevens verzamelen, de gegevensverwerking en de informatievoorziening.

  • 6.

    applicatiebeheer: het geheel van activiteiten gericht op het onderhouden en ondersteunen van het GBA-toepassingssysteem en de waarborging van continuïteit aan de gebruikerszijde van de informatievoorziening.

  • 7.

    privacybeheer: het geheel van activiteiten gericht op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de ingeschrevenen bij het gegevens verzamelen, de gegevensverwerking en de informatievoorziening.

  • 8.

    beveiligingsbeheer: het geheel van activiteiten gericht op de naleving van de maatregelen en procedures die voortkomen uit het informatiebeveiligingsplan GBA en waardedocumenten.

  • 9.

    gegevensverwerking: het ontlenen van gegevens aan documenten en deze op een voorgeschreven wijze middels het daartoe bestemde toepassingssysteem opnemen in een gegevensbestand.

  • 10.

    bevroren bevolkingsregister: de registers die zijn ingericht op basis van de Wet op de bevolkings- en verblijfregisters en het Besluit Bevolkingsboekhouding, welke ingevolge de intrekking van de wet en het besluit per 1-10-1994 niet meer worden bijgehouden.

  • 11.

    aangehaakt gegeven: het gegeven dat niet behoort tot de limitatief bij de wet opgesomde gegevens of tot de gegevens die bij of krachtens het Besluit Bevolkingsboekhouding waren voorgeschreven voor opname in de bevolkingsregisters en toch is opgenomen in de gemeentelijke basisadministratie van Westland.

  • 12.

    toepassingssysteem: de sofwareprogrammatuur en de hardwaremiddelen die worden gebruikt om de gemeentelijke basisadministratie in te richten en bij te houden.

  • 13.

    procedure: de voorgeschreven wijze waarop een activiteit moet worden uitgevoerd.

  • 14.

    kwaliteitssteekproef: een controle, op de inhoud van gegevenselementen aan de hand van de daaraan ten grondslag liggende brondocumenten en procedures, over een representatief aantal persoonslijsten.

  • 15.

    persoonslijst: een verzameling van gegevenselementen verdeeld over categorieën die betrekking hebben op een ingeschrevene.

  • 16.

    periodieke gegevensverstrekking: verstrekking van gegevens op basis van een besluit van de Minister, waarmee op bepaalde momenten over een in het besluit aangeduide groep personen.

  • 17.

    gegevens worden uitgewisseld over het GBA-netwerk of via een daartoe door de Minister aangewezen alternatief medium.

  • 18.

    brondocumenten: documenten waaraan overeenkomstig de wet gegevens mogen worden ontleend die in aanmerking komen voor opname in de gemeentelijke basisadministratie op een daarvoor bestemde persoonslijst.

  • 19.

    Netwerkverkeer: de gegevensuitwisseling tussen de basisadministraties onderling en de afnemers via de daartoe aangewezen datanet 1-lijn.

  • 20.

    actualisering: verfrissing van gegevens op de persoonslijst aan de hand van brondocumenten middels een voorgeschreven procedure.

  • 21.

    categorie: een bundeling van gegevenselementen op de persoonslijst onder een bepaald onderwerp: persoon, vader, moeder, verblijfplaats etc.

  • 22.

    foutverslag: het automatisch door het systeem aangemaakte overzicht van fouten die ontdekt zijn in de over het netwerk binnenkomende berichten.

  • 23.

    foutenlijst: het automatisch door het systeem aangemaakte overzicht van foutieve elementen op de persoonslijsten die zich in de gemeentelijke basisadministratie bevinden.

  • 24.

    handleiding Key2Burgerzaken: gebruikershandleiding van het GBA-toepassingssysteem.

  • 25.

    variabele uitvoer: toepassing binnen de GBA-programmatuur, waarmee gegevens kunnen worden geselecteerd en met elkaar kunnen worden vergeleken.

  • 26.

    autorisatie: het binnen de toepassingsprogrammatuur toekennen van het niveau van gebruikersmogelijkheden aan een persoon/afdeling of het binnen de toepassingsprogrammatuur toekennen van het niveau van gegevensverstrekking aan afnemers en derden.

  • 27.

    procedure Uitwijk: door de beheerder vastgestelde procedure die voorziet in mogelijkheden om kritische bedrijfsprocessen buiten het gemeentehuis voort te zetten, ingeval de voorzieningen in het gemeentehuis niet bruikbaar zijn. Deze procedure is een onderdeel van het “informatiebeveiligingsplan GBA en waardedocumenten”.

  • 28.

    Applicatiebeheerdersoverleg: het periodieke overleg tussen alle applicatiebeheerders van de gemeentelijke organisatie.

  • 29.

    reorganiseren: een toepassing binnen de programmatuur waarmee gegevensbestanden worden herschikt, waardoor geheugencapaciteit op het computersysteem vrijkomt.

  • 30.

    reconstructiemaatregelen: het geheel van activiteiten dat is gericht op het operationeel krijgen van een kritisch bedrijfsproces in een andere locatie dan het gemeentehuis.

  • 31.

    back-up: kopie van gegevensbestanden opgeslagen op een ander medium, dan de originele gegevensbestanden.

  • 32.

    medewerkers Publiekszaken: medewerkers van de afdeling Publiekszaken.

Artikel 2. De beheerfuncties

De beheerder van de gemeentelijke basisadministratie is het hoofd van de afdeling Publiekszaken, in deze hoedanigheid is hij tevens de functionaris die het informatiebeheer uitvoert.

De informatiebeheerder wijst een functionaris aan die wordt belast met het applicatiebeheer en voorziet daarbij tevens in diens vervanging. De aanwijzing maakt als bijlage A, onderdeel uit van deze regeling.

De informatiebeheerder wijst een functionaris aan die wordt belast met het gegevensbeheer en voorziet daarbij tevens in diens vervanging. De aanwijzing maakt als bijlage A, onderdeel uit van deze regeling.

De informatiebeheerder wijst een functionaris aan die wordt belast met het privacybeheer en voorziet daarbij tevens in diens vervanging. De aanwijzing maakt als bijlage A, onderdeel uit van deze regeling.

De informatiebeheerder wijst een functionaris aan die wordt belast met het beveiligingsbeheer en voorziet daarbij tevens in diens vervanging. De aanwijzing maakt als bijlage A, onderdeel uit van deze regeling.

De informatiebeheerder wijst minimaal vijf functionarissen aan die worden belast met de gegevensverwerking. De aanwijzingen maken als bijlage A, onderdeel uit van deze regeling.

Artikel 3. Reikwijdte van de beheerregeling

De in deze regeling opgenomen bepalingen gelden naast de gemeentelijke basisadministratie tevens voor het "bevroren bevolkingsregister" en de in de gemeentelijke basisadministratie aangehaakte gegevens die onder de werkingssfeer van de Verordening GBA vallen.

Hoofdstuk 2: Het informatiebeheer

Artikel 4. Toezicht, bevoegdheden en verantwoordelijkheden

  • 1. De informatiebeheerder ziet toe op de naleving van de in deze regeling opgenomen bepalingen, alsmede op een juiste uitvoering van de bij of krachtens de wet opgelegde verplichtingen ten aanzien van inrichting en bijhouding, alsmede de beveiliging van de gemeentelijke basisadministratie.

  • 2. De informatiebeheerder voorziet jaarlijks in een planning van de beheeractiviteiten.

  • 3. De informatiebeheerder beslist inzake de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het GBA-toepassingssysteem, hij ziet er op toe dat alle in de bijlage A genoemde functionarissen op de hoogte zijn gesteld van deze installatie en ziet er op toe dat de gevolgen van deze installatie bij deze functionarissen bekend zijn.

  • 4. De informatiebeheerder neemt namens de houder deel aan buitengemeentelijke overleg inzake onderwerpen die het beheer van de gemeentelijke basisadministratie aangaan of hij voorziet in zijn vertegenwoordiging.

  • 5. De informatiebeheerder voorziet in administratieve beheerprocedures, voor zover hier niet door of bij de wet in is voorzien.

  • 6. De informatiebeheerder kan de bij deze regeling behorende bijlagen wijzigen of aanvullen. De wijziging/aanvulling is voor een ieder direct raadpleegbaar.

  • 7. De informatiebeheerder neemt namens de houder de beslissingen op aangiften en/of verzoekschriften die op grond van de wet worden gedaan, voor zover hier niet op andere wijze in is voorzien.

Artikel 5. Plichten

  • 1. Door of namens de informatiebeheerder wordt het college van B&W (de verantwoordelijke) advies verstrekt op de navolgende aspecten die voortvloeien uit de gemeentelijke basisadministratie, te weten: a. persoonsinformatievoorziening; b. beveiliging; c. privacy; d. gegevenskwaliteit; e. personeelsaangelegenheden.

  • 2. De informatiebeheerder geeft jaarlijks het management van de Publiekszaken inzicht over de voortgang van de in het vorige artikel onder lid 2 genoemde planning. Daarbij wordt tevens inzicht gegeven in de kengetallen van de bijhoudings- en beheersprocedures.

  • 3. De informatiebeheerder stelt het college van B&W (de verantwoordelijke) jaarlijks in kennis van de in het vorige artikel onder lid 6 bedoelde wijziging/aanvulling van de bij deze regeling behorende bijlagen.

  • 4. De informatiebeheerder stelt het de houder jaarlijks en het management van de afdeling Publiekszaken halfjaarlijks in kennis van de resultaten die voortvloeien uit de in artikel 7 lid 4, bedoelde kwaliteitssteekproef.

  • 5. Minimaal één maal per maand organiseert de informatiebeheerder een overleg tussen hem, de gegevensbeheerder, de applicatiebeheerder, de privacybeheerder, de systeembeheerder en de beveiligingsbeheerder.

Hoofdstuk 3: Het gegevensbeheer

Artikel 6. Toezicht, bevoegdheden en verantwoordelijkheden

  • 1. De gegevensbeheerder is, namens de informatiebeheerder, verantwoordelijk voor de juistheid, actualiteit en betrouwbaarheid van de gegevens die opgenomen zijn of worden in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.

  • 2. Vanuit de in het vorige lid bedoelde verantwoordelijkheid is de gegevensbeheerder bevoegd de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven inzake de opname en bijhouding van GBA-gegevens.

  • 3. Deze aanwijzingen mogen niet strijdig zijn met de door of bij wet gestelde regels.

  • 4. De gegevensbeheerder behandelt verzoeken als bedoelt in artikel 80, 81, 82 van de wet GBA en heeft het toezicht op de afhandeling van verzoeken overeenkomstig artikel 102, 1e lid van de wet GBA.

  • 5. De gegevensbeheerder toetst aan de hand van artikel 36 van de wet GBA en in overleg met de ambtenaar van de burgerlijke stand belast met de huwelijksvoorbereiding, de waarde die aan overlegde brondocumenten kan worden toegekend.

  • 6. De gegevensbeheerder is verantwoordelijk voor een juiste archivering van brondocumenten, vanuit deze verantwoordelijkheid kan hij de gegevensverwerkers op dit punt aanwijzingen geven, deze aanwijzingen kunnen niet strijdig zijn met de bepalingen die in bijlage B, van deze regeling zijn opgenomen.

  • 7. De gegevensbeheerder is verantwoordelijk voor het onderzoek naar woon- en/of briefadressen. Hij kan hieromtrent de medewerker van Publiekszaken, die is belast met het onderzoek aanwijzingen geven, deze aanwijzingen kunnen niet strijdig zijn met de bepalingen die in bijlage C, van deze regeling zijn opgenomen.

  • 8. De gegevensbeheerder behandelt, behoudens de periodieke gegevensverstrekking, het netwerkverkeer. Hij kan hiertoe ook een gegevensverwerker, genoemd in bijlage A, aanwijzen. De behandeling vindt plaats volgens de in de handleiding Key2Burgerzaken, deel III, sectie II beschreven procedures.

  • 9. De gegevensbeheerder verzorgt, namens de informatiebeheerder, de communicatie met de afnemers en andere houders van gemeentelijke basisadministraties met betrekking tot gegevensvraagstukken en netwerkverkeer.

  • 10. De gegevensbeheerder kan één of meerdere gegevensverwerkers of de applicatiebeheerder aanwijzing geven hem te doen bijstaan in de in artikel 7, lid 1 genoemde controlewerkzaamheden.

Artikel 7. Plichten

  • 1. De gegevensbeheerder controleert dagelijks de aangebrachte actualiseringen in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.

  • 2. De gegevensbeheerder ziet er op toe, dat de foutverslagen, voortvloeiend uit de inkomende netwerkberichten worden afgehandeld.

  • 3. Van bijzondere gebeurtenissen voortvloeiend uit de plichten genoemd onder de leden 1 en 2 houdt de gegevensbeheerder een logboek bij.

  • 4. Van stagnatie bij de in het vorige lid bedoelde controlewerkzaamheden, doet de gegevensbeheerder direct mededeling aan de informatiebeheerder.

  • 5. De gegevensbeheerder start minimaal één maal per twee maand de foutenlijst, overeenkomstig de procedure die hiertoe is opgenomen in de handleiding Key2Burgerzaken. Van de geconstateerde fouten stelt hij de informatiebeheerder in kennis. Hij ziet toe op een juiste correctie van deze fouten. Middels een cyclus die ten hoogste drie maanden duurt en 4 maal per jaar wordt herhaald worden de GBA-gegevens tevens gecontroleerd op juistheid door gebruikmaking van het middel variabele uitvoer. Van de geconstateerde fouten stelt hij de informatiebeheerder op de hoogte. Hij ziet toe op een juiste correctie van deze fouten.

  • 6. Eenmaal in het kwartaal verricht de gegevensbeheerder een kwaliteitssteekproef op het bestand van persoonslijsten van ingezetenen, de steekproef en vaststelling van de resultaten vindt plaats overeenkomstig de in bijlage D beschreven methodiek.

  • 7. De gegevensbeheerder ziet toe op een tijdige opschoning van de via het GBA-netwerk ontvangen berichten, die zijn afgehandeld.

  • 8. De gegevensbeheerder neemt deel aan het in artikel 5, lid 5 bedoelde overleg.

Hoofdstuk 4: Het applicatiebeheer

Artikel 8. Toezicht, bevoegdheden en verantwoordelijkheden

  • 1. De applicatiebeheerder behandelt verzoeken van binnengemeentelijke afnemers tot rechtstreekse toegang tot de basisadministratie en kent in overleg met de privacybeheerder het autorisatieniveau van de raadpleging toe.

  • 2. De applicatiebeheerder kent in overleg met de informatiebeheerder de autorisatieniveaus toe aan de gegevensverwerkers, de gegevensbeheerder, de privacybeheerder en de informatiebeheerder.

  • 3. De applicatiebeheerder voorziet in de uitvoering van de bepalingen die zijn opgenomen in de "procedure Uitwijk ", voor zover deze bepalingen betrekking hebben op het toepassingssysteem van de gemeentelijke basisadministratie. Ingeval van een werkelijke inwerkingtreding van de uitwijkprocedures coördineert de applicatiebeheerder de werkzaamheden.

  • 4. De applicatiebeheerder beoordeelt de gevolgen van de installatie van nieuwe en of gewijzigde versies van het toepassingssysteem.

  • 5. De applicatiebeheerder kan de informatiebeheerder, de gegevensbeheerder, de privacybeheerder, de systeembeheerder, de gegevensverwerkers, alsmede het personeel van de afdelingen die direct toegang hebben tot de basisadministratie aanwijzingen geven met betrekking tot het gebruik van het toepassingssysteem. Hij kan met betrekking tot het gebruik gedragsregels opstellen en interne opleidingen ontwikkelen.

  • 6. De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor de vormgeving en inhoud van documenten, die rechtstreeks aan de gemeentelijke basisadministratie worden ontleend.

  • 7. De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor de afhandeling van verzoeken omtrent statistische gegevens, voorzover deze niet tot een persoon zijn te herleiden.

  • 8. De applicatiebeheerder is, in overleg met de gegevensbeheerder, verantwoordelijk voor het beheer van de GBA-tabellen en Key2Burgerzaken tabellen, voor de uitvoering van deze taak kan hij één of meer gegevensverwerkers aanwijzen om hem bij deze taak te assisteren.

  • 9. De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit van de Minister en de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op grond van artikel 5 van de Verordening GBA of op basis van een besluit van het gemeentebestuur overeenkomstig artikel 6 van de voornoemde verordening.

  • 10. De applicatiebeheerder kan één of meerdere medewerkers van de afdeling Publiekszaken aanwijzen die hem bijstaan in de werkzaamheden die voortvloeien uit de plicht genoemd in artikel 9 lid 11.

Artikel 9. Plichten

  • 1. De applicatiebeheerder houdt een verzameling bij van de autorisaties, die overeenkomstig artikel 8 lid 1 en 2 zijn toegekend, deze bundeling maakt als bijlage E deel uit van deze regeling.

  • 2. De applicatiebeheerder verstrekt voorlichting aan de gegevensverwerkers met betrekking tot de gevolgen van een nieuwe of gewijzigde versie van het toepassingssysteem.

  • 3. De applicatiebeheerder stelt overeenkomstig de voorschriften die krachtens de wet zijn gesteld, de Minister in kennis van de installatie van gewijzigde of nieuwe versies van het toepassingssysteem, een afschrift van de kennisgeving wordt de informatiebeheerder ter hand gesteld.

  • 4. De uitwisseling van periodieke gegevensverstrekking op basis van een autorisatiebesluit van de Minister, verstrekking anders dan over het netwerk, geschiedt uitsluitend overeenkomstig de bij wet gestelde beveiligingsvoorschriften. Voor wat betreft de systematische verstrekking van gegevens op grond van de "Verordening GBA" handelt de applicatiebeheerder, voor zover mogelijk, overeenkomstig deze beveiligingsvoorschriften.

  • 5. De applicatiebeheerder maakt één maal per drie maanden een planning van de op basis van het autorisatiebesluit van de Minister te verstrekken periodieke gegevensverstrekking. Van deze planning stelt hij zijn vervanger en de informatiebeheerder op de hoogte. Bij een te verwachte afwezigheid van de applicatiebeheerder laat deze een werkinstructie achter voor zijn vervanger.

  • 6. De applicatiebeheerder verzorgt, na overleg met de systeembeheerder, de communicatie bij storingen in de hard- en/of software. De applicatiebeheerder stelt direct de informatiebeheerder van de storing op de hoogte.

  • 7. De applicatiebeheerder neemt deel aan het overleg genoemd in artikel 5, lid 5. Hij verzorgt, in overleg met de informatiebeheerder de agendering en de verslaglegging van dit overleg.

  • 8. De applicatiebeheerder neemt deel aan het binnengemeentelijke "applicatiebeheerdersoverleg" of laat zich vertegenwoordigen.

  • 9. Nadat de resultaten van de steekproef, genoemd in artikel 7 lid 6, bekend zijn, voorziet de applicatiebeheerder, voorzover mogelijk en noodzakelijk, in een variabele uitvoer die kan worden gebruikt bij de in artikel 7 lid 5 genoemde activiteiten.

  • 10. Van bijzondere gebeurtenissen die voortvloeien uit de bevoegdheid, zoals genoemd in artikel 8 lid 9, houdt de applicatiebeheerder een logboek bij.

  • 11. De applicatiebeheerder verzorgt het beheer van documentatie op het gebied van de GBA-wet en/of regelgeving en de gebruikersdocumentatie.

  • 12. De applicatiebeheerder verzorgt het testen en evalueren van nieuwe versies van het toepassingssysteem, alsmede het testen en evalueren van nieuwe apparatuur.

  • 13. De applicatiebeheerder ziet er op toe, dat alle wachtwoorden die noodzakelijk voor de toegang tot het toepassingssysteem en daarmee tot de verschillende processen, worden opgeslagen overeenkomstig de in het "Informatiebeveiligingsplan GBA en waardedocumenten" en de "procedure Uitwijk" voorgeschreven wijze.

  • 14. De applicatiebeheerder reorganiseert minimaal eenmaal per twee maanden de GBA-gegevensbestanden;

  • 15. De applicatiebeheerder verzamelt alle problemen en klachten, die bij het gebruik van het GBA- toepassingssysteem ontstaan, en tracht, eventueel door inschakeling van de systeembeheerder of een derde, voor een oplossing te zorgen.

Hoofdstuk 5: HET PRIVACYBEHEER

Artikel 10. Toezicht, bevoegdheden en verantwoordelijkheden

  • 1. De privacybeheerder heeft het dagelijkse toezicht op de naleving van de privacyvoorschriften die voortvloeien uit de wet en de "Verordening GBA", alsmede de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP).

  • 2. De privacybeheerder kan op grond van het in het vorige lid genoemde toezicht, de medewerkers van de afdeling Publiekszaken aanwijzingen geven.

  • 3. De privacybeheerder is betrokkenen bij alle bezwaarschriftprocedures die voortvloeien uit genomen beslissingen op grond van de Wet GBA en GBA-regelgeving.

  • 4. De privacybeheerder heeft het algehele toezicht op de naleving van de beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de wet en het "Informatiebeveiligingsplan GBA en waardedocumenten", alsmede de " procedure Uitwijk".

  • 5. De privacybeheerder heeft het toezicht op de be- en afhandeling van verzoeken om gegevensverstrekking uit de GBA.

  • 6. De privacybeheerder kan, eventueel ongevraagd, advies uitbrengen over alle GBA-procedures en producten, waarbij de bescherming van de persoonlijke levenssfeer in het geding is.

  • 7. De privacybeheerder kan voor de afhandeling van verzoekschriften om gegevensverstrekking als bedoeld in artikel 11, lid 1, één of meerdere medewerkers van de afdeling Publiekszaken aanwijzen.

Artikel 11. Plichten

  • 1. De privacybeheerder behandelt alle verzoekschriften die op basis van artikel 79, 102, 103 en 104 van de wet worden ontvangen.

  • 2. De privacybeheerder draagt zorg voor het feitelijke beheer van het 'openbare register', zoals genoemd in artikel 18 lid 3 van de Verordening GBA.

  • 3. De privacybeheerder neemt deel aan het in artikel 5, lid 5, genoemde overleg.

Hoofdstuk 6: HET SYSTEEMBEHEER

Artikel 12. Toezicht, bevoegdheden en verantwoordelijkheden

  • 1. De systeembeheerder is verantwoordelijk voor het technisch onderhoud van en de ondersteuning bij het gebruik van het toepassingssysteem.

  • 2. De systeembeheerder is bevoegd direct maatregelen te treffen als de continuïteit van het toepassingssysteem of de daarin opgeslagen informatie acuut in het geding is, mits achteraf rapportage plaatsvindt aan de informatiebeheerder.

  • 3. De systeembeheerder is verantwoordelijk voor de fysieke beveiliging van het toepassingssysteem.

  • 4. De systeembeheerder is verantwoordelijk voor een zo optimaal mogelijk gebruik van de toegangsbeveiligingen tot het toepassingssysteem.

  • 5. De systeembeheerder beslist, na overleg met de informatiebeheerder en applicatiebeheerder, over gehele of gedeeltelijke inwerkingtreding van de processen, zoals die zijn geschetst in de " procedure Uitwijk".

  • 6. De systeembeheerder is bevoegd aanwijzingen te geven met betrekking tot: a. beheer toepassingssysteem; b. beheer van bestanden; c. productieplanningen; d. reconstructiemaatregelen.

  • 7. De systeembeheerder is, in overleg met de informatiebeheerder en applicatiebeheerder, bevoegd de beschikbaarheidtijden van het toepassingssysteem vast te stellen.

Artikel 13. Plichten

  • 1. Van de GBA-gegevensbestanden maakt de systeembeheerder dagelijks een back-up's, waarvan er één dagelijks wordt ondergebracht in een daartoe uitgeruste en beveiligde ruimte buiten de locatie waarin de andere back-up is opgeslagen;

  • 2. Installatie van gewijzigde of nieuwe versies van het toepassingssysteem geschiedt niet eerder, dan dat daartoe instemming is verkregen van de informatiebeheerder. Na verkregen schriftelijke instemming geschiedt de installatie zo spoedig mogelijk. Van stagnaties bij het installatieproces stelt de systeembeheerder de informatiebeheerder en de applicatiebeheerder direct op de hoogte.

  • 3. In geval van storingen binnen het toepassingssysteem lost de systeembeheerder het probleem zo spoedig mogelijk op of schakelt voor een oplossing een derde in.

  • 4. De systeembeheerder zorgt voor een beschikbaarheid van het toepassingssysteem overeenkomstig de daarover op basis van artikel 12 lid 7 gemaakte afspraken.

  • 5. De systeembeheerder neemt deel aan het overleg genoemd in artikel 5 lid 5.

  • 6. De systeembeheerder neemt deel aan het binnengemeentelijk "applicatiebeheerdersoverleg" of laat zich vertegenwoordigen.

Hoofdstuk 7: Het beveiligingsbeheer

Artikel 14. Toezicht, bevoegdheden en verantwoordelijkheden

  • 1. De beveiligingsbeheerder is verantwoordelijk voor het vaststellen en het beheer van de beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de wet, het "Informatiebeveiligingsplan GBA en waardedocumenten", alsmede de " procedure Uitwijk ".

  • 2. De beveiligingsbeheerder is bevoegd om de medewerkers van de afdeling Publiekszaken en de binnengemeentelijke afnemers aanwijzingen te geven ten aanzien van de beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de Wet GBA, de beveiligingsvoorschriften voor de GBA en de Wbp.

  • 3. De beveiligingsbeheerder ziet er op toe dat beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de Wet GBA, de binnengemeentelijk vastgestelde beveiligingsvoorschriften, de in deze regeling opgenomen bepalingen inzake beveiliging en de Wbp worden geïmplementeerd en nageleefd.

Artikel 15. Plichten

  • 1. De beveiligingsbeheerder adviseert burgemeester en wethouders rechtstreeks als verantwoordelijke van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens over beveiligingsaspecten die uit de Wet GBA, de binnengemeentelijke beveiligingsvoorschriften en de WBP voortvloeien.

  • 2. De beveiligingsbeheerder voorziet in een jaarlijks verslag over de activiteiten inzake het Beveiligingsbeheer.

  • 3. De beveiligingsbeheerder neemt deel aan het in artikel 5, lid 5, genoemde overleg.

Hoofdstuk 8: DE GEGEVENSVERWERKING

Artikel 16. Toezicht, bevoegdheden en verantwoordelijkheden

  • 1. De gegevensverwerker is verantwoordelijk voor het verzamelen van gegevens.

  • 2. De gegevensverwerker is, voorzover daartoe door de applicatiebeheerder geautoriseerd, verantwoordelijk voor het verwerken van de gegevens overeenkomstig de krachtens de wet, middels het "Logisch Ontwerp" en de "Handleiding Uitvoeringsprocedures" voorgeschreven wijze, alsmede de daarop in de "Handleiding Key2Burgerzaken" beschreven toepassing.

  • 3. De gegevensverwerker is verantwoordelijk voor de archivering van de brondocumenten op grond waarvan hij de gegevens heeft verwerkt.

  • 4. De gegevensverwerker ziet er op toe, dat geen gegevens worden verwerkt uit documenten waaraan bij of krachtens de wet geen "ontleningstatus" is gegeven.

  • 5. De gegevensverwerker is bevoegd de verwerking van gegevens aan te houden, voor zover hij twijfels heeft over de ontleningwaarde in de zin van de wet. Van deze aanhouding stelt hij de gegevensbeheerder schriftelijk in kennis.

Artikel 17. Plichten

  • 1. Nadat de gegevens zijn verzameld worden zij binnen 5 werkdagen overeenkomstig artikel 14 lid 2 verwerkt, tenzij er overeenkomstig artikel 14 lid 5 twijfels zijn over de ontleningwaarde.

  • 2. De archivering van documenten als bedoeld in artikel 14 lid 3, geschiedt overeenkomstig de wijze genoemd in bijlage B van deze regeling.

  • 3. Na de verwerking van gegevens heeft de gegevensverwerker de plicht er voor zorg te dragen, dat deze verwerking via het toepassingssysteem direct tot hem of haar herleidbaar is, voor wat betreft de navolgende verwerkingsprocedures: a. procedure 4.1 eerste inschrijving vanuit het buitenland b. procedure 4.2 en 4.3 Vervolginschrijving uit het buitenland c. procedure 5.1, 5.2 Geboorte (met of zonder erkenning) d. procedure 5.6 en 5.7 Naamswijziging (Geslachts-en voornaam) e. procedure 5.8 t/m 5.13 Wijziging familierechtelijke betrekking f. procedure 7.1 t/m 7.17 Bijzondere Actualiseringen.

  • 4. De gegevensverwerker draagt zorg voor de toezending van de complete persoonslijst aan de geregistreerde ingeval van een: a. 1e inschrijving in de gemeentelijke basisadministratie, en een b. vervolginschrijving uit het buitenland.

Hoofdstuk 8: Overige bepalingen

Artikel 18. Slotbepaling

  • 1.

    De beheerregeling GBA van 4 januari 2000 wordt ingetrokken.

  • 2.

    Deze regeling treedt in werking op de dag na die van de bekendmaking.

  • 3.

    Deze regeling wordt aangehaald als "GBA-beheerregeling".

  • 4.

    Deze regeling en haar bijlagen ligt ter inzage bij het openbaar register als bedoeld in de Verordening GBA.

Ondertekening

Burgemeester en wethouders voornoemd,
de secretaris - M. van Beek
de burgemeester - J. van der Tak