Verordening op de rekenkamercommissie gemeente Westland 2009 en volgende jaren

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. rekenkamercommissie: de commissie die de rekenkamerfunctie vervult in de gemeente Westland;

b. voorzitter: de voorzitter van de rekenkamercommissie, niet zijnde een raadslid;

c. intern lid: een lid van de rekenkamercommissie dat op basis van artikel 3, onder a en b, door de raad uit zijn midden is benoemd;

d. extern lid: een lid van de rekenkamercommissie, niet zijnde een raadslid, dat op basis van artikel 3, onder c, door de raad is benoemd;

e. doeltreffendheid of effectiviteit: de mate waarin een organisatie of orgaan erin slaagt met de geleverde prestaties de gestelde doelen of gewenste maatschappelijke effecten te bereiken;

f. doelmatigheid of efficiëntie: het streven om met een zo beperkt mogelijke inzet van de beschikbare middelen het gewenste resultaat te bereiken;

g. rechtmatigheid: in overeenstemming met wet- en regelgeving;

h. gemeentebestuur: de bestuursorganen van de gemeente, zijnde de raad, het college en de burgemeester.

Artikel 2 Taak rekenkamercommissie

De door de raad ingestelde rekenkamercommissie onderzoekt op grond en binnen de grenzen vaan artikel 182 Gemeentewet de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur. Een door de rekenkamercommissie ingesteld onderzoek naar de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur bevat geen controle van de jaarrekening als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet. De rekenkamercommissie pleegt evenmin onderzoek op zaken die nog onderhevig zijn aan beleidsvoorbereiding of onderwerp van voorbereiding van besluitvorming zijn.

Artikel 3 Samenstelling rekenkamercommissie

De rekenkamercommissie bestaat uit een voorzitter en vier leden:

• a.

  twee leden worden op voordracht van het presidium door de raad uit zijn midden benoemd voor een periode van twee jaar;

• b.

  de voorzitter en de overige twee leden worden door de raad van buiten de kring van zijn leden benoemd op voordracht van het presidium voor een periode van drie jaar; deze leden kunnen door de raad op voordracht van het presidium een keer worden herbenoemd voor een gelijke periode; om de continuïteit te waarborgen treedt bij de herbenoeming één van de drie leden af; hiervoor stelt de rekenkamercommissie een rooster van aftreden op, welk rooster zij ter kennis brengt van de raad;

• c.

  de voorzitter wordt in functie benoemd.

Artikel 4 Eed en gedragscode

• 1.

  Ten aanzien van de externe leden zijn artikel 15 eerste en tweede lid (verboden handelingen) alsmede artikel 81g (eed of gelofte) van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing.

• 2.

  De door de raad van de gemeente Westland vastgestelde gedragscode Gemeenteraad Westland 2007 is van overeenkomstige toepassing op de externe leden.

• 3.

  Externe leden overleggen aan de raad jaarlijks een lijst met daarin opgenomen alle functies en nevenfuncties, betaald en onbetaald, welke zij hebben dan wel vervullen.

Artikel 5 Besluitvorming in de rekenkamercommissie

• 1.

  In vergaderingen van de rekenkamercommissie wordt besloten bij meerderheid van stemmen, waarbij ieder lid één stem heeft.

• 2.

  Interne leden stemmen en nemen standpunten in zonder last of ruggespraak met de raad of hun fractie.

• 3.

  Als de stemmen staken, is de stem van de voorzitter doorslaggevend.

• 4.

  Besluiten kunnen worden genomen indien tenminste de twee interne leden en één extern lid van de rekenkamercommissie ter vergadering aanwezig zijn.

Artikel 6 Ontslag en non-activiteit

• 1.

  De raad ontslaat de leden of stelt hen op non-activiteit.

• 2.

  Het lidmaatschap van een intern lid eindigt:

  a. op eigen verzoek;

  b. indien het lid aftreedt als lid van de raad, dan wel deel gaat uitmaken van een commissie waaraan bestuursbevoegdheden zijn toegekend;

  c. indien de raad van oordeel is dat het lid niet langer geschikt is de functie van lid van de rekenkamercommissie te vervullen.

• 3.

  Het lidmaatschap van een extern lid eindigt:

  a. op eigen verzoek;

  b. bij aanvaarding van een functie die onverenigbaar is met het lidmaatschap van de rekenkamercommissie;

  c. wanneer het lid bij onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak wegens misdrijf is veroordeeld, dan wel hem bij zulk een uitspraak een maatregel is opgelegd die vrijheidsbeneming tot gevolg heeft;

  d. indien het lid bij onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak onder curatele is gesteld, in staat van faillissement is verklaard, surséance van betaling heeft gekregen of wegens schulden is gegijzeld.

• 4.

  De externe leden van de rekenkamercommissie kunnen door de raad worden ontslagen wanneer zij door ziekte of gebreken blijvend ongeschikt zijn hun functie te vervullen of wanneer zij handelen in strijd met artikel 15 eerste of tweede lid van de Gemeentewet.

Artikel 7 Vergoeding voor de werkzaamheden van de externe leden

• 1.

  De externe leden ontvangen een vaste vergoeding per maand van € 450.

• 2.

  De vaste vergoeding voor de voorzitter bedraagt € 500 per maand.

• 3.

  De in de vorige leden genoemde bedragen worden jaarlijks geïndexeerd met de CAO gemeentepersoneel.

Artikel 8 Reglement van orde

De rekenkamercommissie stelt een reglement van orde voor haar vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Zij zendt het reglement na de vaststelling onverwijld ter kennisneming naar de gemeenteraad. Door tussenkomst van de griffier wordt dit reglement bekendgemaakt.

Artikel 9 Bevoegdheid ten aanzien van gelieerde instellingen

• 1.

  De rekenkamercommissie heeft de in de volgende leden vermelde bevoegdheden ten aanzien van de volgende instellingen en over de volgende periode:

  a. openbare lichamen en gemeenschappelijke organen ingesteld krachtens de Wet gemeenschappelijke regelingen, waaraan de gemeente deelneemt, over de jaren dat gemeente deelneemt in de regeling;

  b. naamloze vennootschappen en besloten vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid waarvan de gemeente meer dan vijftig procent van het geplaatste aandelenkapitaal houdt, over de jaren dat de gemeente meer dan vijftig procent van het geplaatste aandelen-kapitaal houdt;

  c. andere privaatrechtelijke rechtspersonen waaraan de gemeente of een derde voor rekening en risico van de gemeente rechtstreeks of middellijk een subsidie, lening of garantie heeft verstrekt ten bedrage van ten minste vijftig procent van de baten van deze instelling, over de jaren waarop deze subsidie, lening of garantie betrekking heeft.

• 2.

  De rekenkamercommissie is bevoegd bij de betrokken instelling nadere inlichtingen in te winnen over de jaarrekeningen, daarop betrekking hebbende rapporten van hen die deze jaarrekeningen hebben gecontroleerd en overige documenten met betrekking tot die instelling die bij het gemeentebestuur berusten. Indien een of meer documenten ontbreken, kan de rekenkamercommissie van de betrokken instelling de overlegging daarvan vorderen.

• 3.

  De rekenkamercommissie kan, indien de documenten, bedoeld in het tweede lid, daartoe aanleiding geven, bij de betrokken instelling dan wel bij de derde die de administratie in opdracht van de instelling voert, een onderzoek instellen. De rekenkamercommissie stelt de raad en het college van haar voornemen een dergelijk onderzoek in te stellen in kennis.

Artikel 10 Communicatie

• 1.

  Het contact tussen raad en rekenkamercommissie wordt in overleg met de griffier onder meer gerealiseerd door deelname aan een openbare commissievergadering. De raadsgriffie staat hen hierbij op verzoek terzijde.

• 2.

  De voorzitter woont ten minste twee maal per jaar een vergadering van een commissie bij om de leden te informeren over zaken betreffende de rekenkamercommissie. Tijdens deze bijeenkomsten kan het in samenwerking functioneren aan de orde worden gesteld.

• 3.

  De voorzitter licht in de commissie het onderzoeksprogramma voor het jaar daaropvolgend toe, waarbij inzicht wordt gegeven in het afwegingsproces bij de keuze van de onderzoeksonderwerpen.

• 4.

  Bij het uitbrengen van een onderzoeksrapport belegt de rekenkamercommissie een openbare informatiebijeenkomst, waarvoor raad, burgemeester, college en pers worden uitgenodigd.

Artikel 11 Onderwerpselectie

• 1.

  De rekenkamercommissie kiest binnen de begrenzing van artikel 182 Gemeentewet de onderwerpen voor haar onderzoek, formuleert de probleemstelling en de onderzoeksvragen en stelt de onderzoeksopzet vast.

• 2.

  De onderwerpen van onderzoek worden jaarlijks vóór 15 november als concept onderzoeksprogramma voor het jaar daaropvolgend ter kennisname aan de raad gestuurd.

• 3.

  Tot 15 december bestaat de gelegenheid wensen, adviezen en bedenkingen over het onderzoeksprogramma ter kennis van de rekenkamercommissie te brengen en hierover overleg te vragen.

• 4.

  De rekenkamercommissie stelt daaropvolgend uiterlijk in de vergadering van januari haar onderzoeksprogramma voor het nieuwe lopende jaar vast en zendt dit ter kennisname aan de raad en het college en maakt het openbaar.

• 5.

  De raad kan op grond van artikel 182 lid 2 van de Gemeentwet de rekenkamercommissie een gemotiveerd verzoek doen tot het instellen van een onderzoek. De rekenkamercommissie bericht de raad binnen een maand in hoeverre aan dat verzoek wordt voldaan. Indien de rekenkamercommissie niet aan het verzoek voldoet, zal zij dit gemotiveerd afwijzen.

Artikel 12 Toe te passen criteria bij de selectie van onderzoeksonderwerpen

De uit te voeren onderzoeken moeten aan meerdere van de hieronder vermelde selectiecriteria voldoen.

a. een actueel maatschappelijke belang hebben;

b. een toegevoegde waarde hebben en bruikbare resultaten opleveren in de vorm van aanbevelingen;

c. toekomstgericht zijn;

d. een substantieel financieel belang voor de gemeente bevatten;

e. een antwoord geven op beredeneerde twijfel omtrent doelmatigheid, doeltreffendheid en/of rechtmatigheid van het onderzoeksonderwerp;

f. een oplossing bieden voor de risico's (financieel, juridisch, imago, politiek en dergelijke) die de gemeente ten aanzien van het onderwerp loopt;

g. positief onderscheidend zijn ten opzichte van andere onderzoeken (doordat het onderwerp niet eerder is onderzocht, er andere elementen onderzocht zijn of andere onderzoeken minder diepgaand/kwalitatief minder zijn uitgevoerd);

h. bijdragen aan enige evenwichtige spreiding over de gemeentelijke beleidsterreinen in de opvolgende onderzoeken.

Artikel 13 Uitvoering van het onderzoek en rapportage

• 1.

  De rekenkamercommissie is belast met en verantwoordelijk voor de uitvoering, begeleiding en sturing van het onderzoek volgens de door haar vastgestelde onderzoeksopzet.

• 2.

  De rekenkamercommissie beoordeelt of het wenselijk is de raad tussentijds te informeren.

• 3.

  De rekenkamercommissie is bevoegd bij alle leden van het gemeentebestuur en bij alle ambtenaren de mondelinge en schriftelijke inlichtingen in te winnen die zij nodig acht voor de uitvoering van de onderzoeken. De leden van het gemeentebestuur en de ambtenaren zijn verplicht de gevraagde inlichtingen binnen de door de rekenkamercommissie gestelde termijn te verstrekken. Indien de zorg voor een administratie aan een derde is uitbesteed, zijn de in dit lid bedoelde bevoegdheid resp. verplichting ook op deze derde van toepassing.

• 4.

  De rekenkamercommissie vergadert zoveel als zij nodig acht, ter bespreking van procedurele en inhoudelijke aspecten van het onderzoek.

• 5.

  De rekenkamercommissie vergadert in beslotenheid, haar rapporten zijn openbaar. Op grond van de belangen genoemd in artikel 10 van de Wet Openbaarheid van Bestuur kan de rekenkamercommissie rapporten die aan de raad worden voorgelegd of gedeelten daarvan als geheim aanmerken.

• 6.

  De rekenkamercommissie kan openbare informatieve vergaderingen beleggen.

• 7.

  Voor de uitvoering van het onderzoek kan de rekenkamercommissie, met inachtneming van het beschikbare budget, externe personen of bureaus inschakelen.

• 8.

  De rekenkamercommissie stelt de betrokken ambtenaren in de gelegenheid om binnen een door haar te stellen termijn, die ten minste twee weken bedraagt, hun zienswijze op het feitenonderzoek in het conceptonderzoeksrapport aan de commissie kenbaar te maken. Betrokkenen zijn degenen wier taakuitvoering (mede) onderwerp van onderzoek is of is geweest. Opmerkingen waar de rekenkamercommissie mee instemt kunnen in dit stadium nog aanleiding geven het onderzoeksrapport aan te passen.

• 9.

  De rekenkamercommissie stelt daarna het onderzoeksrapport met inbegrip van de inmiddels toegevoegde conclusies en aanbevelingen vast.

• 10.

  Vervolgens wordt het bestuur in de gelegenheid gesteld om binnen een door de rekenkamercommissie te stellen termijn, die ten minste twee weken bedraagt, hun zienswijze op het onderzoeksrapport inclusief conclusies en aanbevelingen aan de rekenkamercommissie kenbaar te maken.

• 11.

  Na het in het onderzoeksrapport opnemen van de zienswijze van het bestuur en een eventueel nawoord van de rekenkamercommissie, wordt het onderzoeksrapport zo spoedig mogelijk, onder toezending van een afschrift aan het college en betrokkenen, aan de raad aangeboden.

Artikel 14 Behandeling onderzoeksrapporten

• 1.

  Het presidium bepaalt de wijze van behandeling van de onderzoeksrapporten.

• 2.

  De voorzitter van de rekenkamercommissie en/of het lid-rapporteur van het betreffende onderzoek kan door het presidium worden uitgenodigd de behandeling van het rapport in een of meer raadscommissies bij te wonen en daar het rapport toe te lichten en eventuele vragen te beantwoorden.

• 3.

  De rapporten en overige stukken worden door of vanwege de raad, binnen drie maanden na ontvangst, behandeld. Daarbij stelt de raad desgewenst een termijn vast waarbinnen het college met een plan van aanpak dient te komen ter uitvoering van de door de raad overgenomen aanbevelingen.

Artikel 15 Taken voorzitter

De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van rekenkamercommissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitvoering van de onderzoeksopzet en werkwijze, het bevorderen van een zorgvuldige besluitvorming en het onderhouden van contact met de raad, college, griffier, griffie, secretaris, ambtelijke organisatie en pers. De voorzitter voert hiertoe regelmatig overleg met de onderzoeksmedewerker(s) en de ambtelijk secretaris.

Artikel 16 Ambtelijk secretaris

• 1.

  De raad benoemt de ambtelijk secretaris in overleg met de rekenkamercommissie.

• 2.

  De secretaris staat de rekenkamercommissie bij de uitvoering van haar taken terzijde en fungeert als eerste adviseur van de rekenkamercommissie.

• 3.

  De secretaris maakt deel uit van de organisatie van de griffie, functioneel is hij verantwoording verschuldigd aan de voorzitter van de rekenkamercommissie ter zake van de werkzaamheden welke hij verricht voor de rekenkamercommissie.

• 4.

  De secretaris draagt zorg voor de agendaplanning, de verslaglegging, verzamelen van informatie, de budgetbewaking en het doen van betalingen, de vorming van dossiers en communicatietaken.

• 5.

  De secretaris is belast met de voorbereiding en opstelling van het onderzoeksprogramma en het jaarverslag.

• 6.

  De secretaris is belast met het leggen van contacten met onderzoeksbureaus en het verzorgen van een schakelfunctie tijdens het onderzoeksproces tussen het onderzoeksbureau en de ambtelijke organisatie, het redigeren van het onderzoeksrapport, het organiseren van het ambtelijk en bestuurlijk wederhoor en het uitbrengen en publiceren van de onderzoeks-rapporten. Eventueel het verrichten van onderzoeksactiviteiten.

• 7.

  De secretaris vervult een signalerende en informerende rol inzake interne en externe ontwikkelingen richting voorzitter en leden van de rekenkamercommissie.

• 8.

  In overleg tussen voorzitter en de raad wordt jaarlijks het aantal uren bepaald dat de secretaris kan besteden aan het werk voor de rekenkamercommissie. De secretaris houdt via een registratie het werkelijke tijdsbeslag bij en kan door de voorzitter indien nodig hierop worden bijgestuurd. In het overleg tussen voorzitter en griffier worden randvoorwaarden ingebouwd opdat de afgesproken uren ook daadwerkelijk aan het rekenkamerwerk kunnen worden besteed.

• 9.

  De raadsgriffier draagt zorg voor de vervanging van de secretaris van de rekenkamer-commissie in die gevallen waarin deze verhinderd is.

Artikel 17 Onderzoeksmedewerkers

• 1.

  Onderzoeksmedewerkers kunnen, indien de rekenkamercommissie hen daartoe de bevoegdheid als bedoeld in artikel 14, derde lid toekent, alle informatie verzamelen die de rekenkamercommissie in het belang van het onderzoek nodig acht; zij hebben een geheimhoudingsplicht met betrekking tot die informatie en zijn alleen verantwoording verschuldigd aan de rekenkamercommissie.

• 2.

  De rekenkamercommissie is tevens bevoegd ten laste van het budget als bedoeld in artikel 18 externe deskundigen in te schakelen. Het hiervoor in lid 1 gestelde is op de externe deskundigen dienovereenkomstig van toepassing.

Artikel 18 Budget

• 1.

  De raad kent jaarlijks een budget toe voor onderzoeken die door de rekenkamercommissie kunnen worden uitgevoerd.

• 2.

  De rekenkamercommissie is bevoegd binnen een aan haar bij de begroting beschikbaar gesteld budget uitgaven te doen c.q. verplichtingen aan te gaan ten behoeve van de uitvoering van haar taken.

• 3.

  Ten laste van het in het voorgaande lid bedoelde budget worden de kosten gebracht van:

  a. de externe leden;

  b. de onderzoeksmedewerkers;

  c. de externe deskundigen en bureaus die eventueel door de rekenkamercommissie zijn ingeschakeld;

  d. de eventuele overige uitgaven die de rekenkamercommissie nodig acht voor de uitoefening van haar taak.

• 4.

  De rekenkamercommissie is voor de besteding uitsluitend verantwoording verschuldigd aan de raad. Zij geeft deze verantwoording gestalte in haar jaarverslag en via de gemeentelijke budgetcyclus als onderdeel van de gemeentelijke jaarrekening.

Artikel 19 Citeertitel; Inwerkingtreding

• 1.

  Deze verordening kan worden aangehaald als Verordening Rekenkamercommissie Westland 2009 en volgende jaren.

• 2.

  Deze verordening in werking te laten treden op de eerste werkdag na de bekendmaking en per die datum de Verordening op de rekenkamercommissie gemeente Westland 2005 in te trekken.