Regeling budgethouders

a. Alle bevoegdheden van de budgethouders zoals vermeld in deze regeling, gelden onverkort voor de masterbudgethouder.

b. De masterbudgethouder wijst de producten en de daarbij behorende budgetten toe aan de budgethouders.

c. De masterbudgethouder is derhalve bevoegd om een nadere instructie te geven aan een budgethouder indien zij dat noodzakelijk acht. De masterbudgethouder maakt van deze bevoegdheid zorgvuldig gebruik en beargumenteert dit.

d. De masterbudgethouder kan het beheer van zogenaamde apparaatskosten onttrekken aan de reguliere budgethouders en hiervoor een centrale budgethouder aanwijzen. Dit komt tot uitdrukking in de productenraming door deze apparaatskosten te verantwoorden op een of meerdere kostenplaatsen (rekeningnummer begint met 5).

1. De budgethouder is bevoegd binnen de aan hem toegewezen en geautoriseerde budgetten, contractuele verplichtingen aangaan, opdrachten te verlenen tot het leveren van goederen, de aannemingen van werk en/of het verlenen van diensten binnen de kaders van het gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid.

2. De budgethouder is bevoegd verschuivingen aan te brengen tussen aan hem toegewezen budgetten, mits dit niet ten koste gaat van de te behalen doelstellingen zoals die in het afdelingsplan zijn vastgelegd.

3. Voor dergelijke verschuivingen gelden de volgende voorwaarden:

• a.

  De budgethouder is slechts bevoegd verschuivingen aan te brengen binnen beleidsproducten zoals opgenomen in de productenraming.

• b.

  In aanvulling hierop is de masterbudgethouder bevoegd verschuivingen aan te brengen op het gebied van apparaatskosten welke via het systeem van kostenverdeling worden doorbelast, binnen het door de raad op deze wijze geautoriseerde apparaatskostenbudget.

• c.

  Eventuele voorstellen voor verdergaande verschuivingen worden door de budgethouder voorgelegd aan directie en burgemeester en wethouders, ter besluitvorming door burgemeester en wethouders (indien het een verschuiving binnen één programma betreft) dan wel de raad (indien het een verschuiving tussen programma’s betreft).

1. De budgethouder controleert voorafgaande aan het aangaan van verplichtingen en daaruit voortvloeiende uitgaven of het daarvoor beschikbaar gestelde budget (nog) toereikend is.

2. Indien geen toereikend budget aanwezig is, gaat hij slechts een verplichting aan na toestemming van burgemeester en wethouders.

3. Indien anderen dan de budgethouder kosten/uren maken ten laste van een budget vergewissen zij zich vooraf van de instemming van de betreffende budgethouder.

4. Elke opdracht tot levering van goederen of diensten, alsmede elke gunning van werken (waar onder een opdracht tot meerwerk) die een bedrag van € 5.000 exclusief omzetbelasting overschrijdt, dient schriftelijk te geschieden.

5. De budgethouder houdt aantekening van alle leveranciers bij wie offertes zijn aangevraagd. Hij draagt ervoor zorg dat alle binnengekomen offertes systematisch worden gearchiveerd.

6. Bij budgetten en kredieten die groter zijn dan € 100.000 is de budgethouder verplicht ervoor te zorgen dat de verplichtingen die op zijn budget betrekking hebben zodanig worden vastgelegd dat de actuele stand van aangegane verplichtingen, respectievelijk de voortschrijdende uitgaven, ten opzichte van het toegekende budget voldoende inzichtelijk zijn.

7. De budgethouder controleert of de aangeboden facturen in verband met geleverde goederen en/of diensten in overeenstemming zijn met de bestellingen. Hij maakt deze controle zichtbaar door al dan niet zijn akkoord te geven op de factuur in de financiële applicatie.

8. Bij facturen boven € 5.000 draagt de budgethouder zorg voor een zichtbare controle op de overeenstemming tussen bestelling en levering door een andere functionaris, hetzij schriftelijk, hetzij digitaal (in de financiële applicatie).

9. Bij facturen boven de € 25.000 draagt de deelbudgethouder zorg voor een akkoordverklaring van zijn afdelingshoofd in de financiële applicatie.

1. De budgethouder informeert de directie en burgemeester en wethouders periodiek over door hem verwachtte of gesignaleerde overschrijdingen en onderschrijdingen van de aan zijn zorg toevertrouwde budgetten en investeringskredieten. Indien de budgethouder op enig moment een substantiële – politiek relevante - overschrijding verwacht, informeert hij het college per omgaande.

2. Deze rapportage geschiedt in ieder geval op die momenten die hiertoe in de begrotingscyclus zijn aangewezen, zijnde de Voorjaarsnota, de Najaarsnota en de Jaarrekening.

3. Afwijkingen op productniveau kleiner dan € 5.000,00 hoeven niet te worden gerapporteerd.

1. Overschrijdingen worden opgevangen binnen hetzelfde product, waarbij de indeling zoals vermeld in artikel 4 lid 2 van toepassing is.

2. Indien geen dekking kan worden gevonden overeenkomstig het gestelde in het eerste lid, adviseert de budgethouder burgemeester en wethouders omtrent de dekking.

3. Indien een budgethouder door het treffen van efficiencymaatregelen besparingen bereikt, kan hij directie en burgemeester en wethouders voorstellen deze voordelen ten behoeve van een ander product te besteden.

1. Zowel de gemeentesecretaris/ directie als het afdelingshoofd Financiën is bevoegd de budgethouders aanwijzingen te geven met het oog op het bewaken van de eenheid in de administratie, het bevorderen van de doelmatigheid en rechtmatigheid van het beheer van de vermogenswaarden, de (afstemming over de) informatievoorziening en de uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid.

2. De gemeentesecretaris/ directie is bevoegd de budgethouders aanwijzingen te geven met het oog op het doelmatige beheer van door hen aan te wijzen kostensoorten.

3. Een budgethouder kan onder door hem te bepalen voorwaarden, bevoegdheden mandateren aan deelbudgethouders.

4. De in deze regeling opgenomen bepalingen voor budgethouders zijn gelijkelijk van toepassing op deelbudgethouders.

5. Op besluiten betreffende het verlenen van ondermandaat in het kader van deze regeling is het bepaalde in het Mandaatbesluit van toepassing.

1. De regeling budgethouders treedt in werking op 1 januari 2006.

2. Deze regeling kan worden aangehaald als “Regeling budgethouders ”.