Instructie secretaris adviescommissie bezwaarscchriften

TOELICHTING Hoofdfstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1:1 Begripsbepalingen

In deze instructie wordt verstaan onder:

a.bestuursorgaan:

de burgemeester van de gemeente Weststellingwerf, onderscheidenlijk het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Weststellingwerf;

b.commissie:

de onafhankelijke bezwaarschriftencommissie die het bestuursorgaan adviseert over bezwaarschriften, als bedoeld in artikel 7:13 van de Algemene wet bestuursrecht;

c.reglement:

het reglement adviescommissie bezwaarschriften;

d.secretaris:

de functionaris als bedoeld in artikel 7 van het reglement;

e.secretariaat:

medewerker belast met de administratieve ondersteuning van de commissie;

f.termijnagenda

planning en sturingsinstrument voor de agendering van hoorzittingen.

Commentaar

De bepalingen in dit artikel spreken voor zich.

Artikel 1:2 Algemene taken

• 1.

  De secretaris verleent advies en bijstand aan de commissie, haar leden en de voorzitter.

• 2.

  De secretaris draagt zorg voor de logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding en de nazorg van vergaderingen van de commissie.

• 3.

  De secretaris is belast met het ontwikkelen, innoveren en bewaken van procedures en processen ten behoeve van de advisering door de commissie.

• 4.

  De secretaris stuurt de processen aan en neemt daarin het initiatief.

  Commentaar

  In dit artikel zit een beschrijving opgesloten van de rol die de secretaris vervult. Om de commissie goed te kunnen laten functioneren is een gezamenlijke inspanning nodig van de commissie, de secretaris, de ambtelijke ondersteuning aan de commissie en de vakafdelingen in de gemeentelijke organisatie. Al deze betrokkenen zijn van elkaar afhankelijk. Zodra een van de betrokkenen talmt, moet een ander hierop wachten.

  In dit licht bezien is de secretaris van de adviescommissie bezwaarschriften de “spin in het web”. De secretaris ondersteunt niet alleen de commissie, haar leden en de voorzitter, maar ook de voorzitter en leden van de door de commissie ingestelde kamers.

  Tegelijkertijd vervult de secretaris een “schakelfunctie” naar de ambtelijke organisatie toe.

Artikel 1:3 Secretariaat

• 1.

  Alle ingekomen bezwaarschriften worden - na postverwerking - overgedragen aan het secretariaat van de commissie.

• 2.

  Het secretariaat van de commissie gaat na of de indiener ontvankelijk is.

• 3.

  Bij kennelijke niet-ontvankelijkheid bereidt het secretariaat daartoe een besluit voor. Zo nodig pleegt het secretariaat overleg met de secretaris van de commissie. Vervolgens brengt het secretariaat daarover advies uit aan het bestuursorgaan.

• 4.

  Het secretariaat draagt zorg voor een zakelijke weergave van wat tijdens de hoorzitting van de commissie naar voren is gebracht in de vorm van een samenvattend verslag.

• 5.

  Het secretariaat van de commissie draagt zorg voor het aanbieden van het definitieve advies van de commissie en de conceptbeschikking op het bezwaarschrift bij het bestuursorgaan.

• 6.

  Nadat het bestuursorgaan op het bezwaarschrift heeft beslist zorgt het secretariaat van de commissie voor het aanbieden van de definitieve beschikking op het bezwaarschrift ter verzending door de postkamer. Indien het collegebesluit afwijkt van het advies van de bezwarencommissie wordt het advies van de bezwarencommissie meegezonden.

Commentaar

Artikel 1:3, eerste, tweede en derde lid

Hierover is het nodige vastgelegd in het Reglement adviescommissie bezwaarschriften. Kortheidshalve wordt hiervoor verwezen naar de toelichting op het Reglement adviescommissie bezwaarschriften (zie: artikel 3, eerste lid , Reikwijdte).

De ambtelijke ondersteuning draagt zorg voor een zodanige afstemming met de desbetreffende vakafdeling dat het bestuursorgaan tijdig een beslissing kan nemen. Zo nodig wordt een beslissing verdaagd.

Artikel 1:3, vierde lid

Het verslag bevat altijd een zakelijke en geen letterlijke weergave van wat er is besproken. De ambtelijke ondersteuning legt het conceptverslag - via de secretaris - aan de commissie voor.

Artikel 1:4, vijfde en zesde lid

De ambtelijke ondersteuning maakt een “groentje” en levert daarmee het advies van de commissie rechtstreeks bij de directie aan. Als bijlagen bij het “groentje” gaan:

• a.

  het verslag van de hoorzitting;

• b.

  de eventuele stukken die tijdens de hoorzitting zijn overgelegd en aan het verslag gehecht;

• c.

  een door de secretaris van de commissie opgestelde conceptbeschikking.

De directie beoordeelt het “groentje”, het advies en de conceptbeschikking. Desgewenst wint de directie over het “groentje” nader advies in bij de concernjurist. Na akkoord van de directie wordt het “groentje” doorgeleid aan het college (vergader- of parafenbesluit).

Tussen de commissie en het bestuursorgaan zit - in uitzonderingsgevallen - nog maar een enkele schakel, namelijk de zogenaamde “concerntoets”. Op verzoek van de directie kan de concernjurist hiermee worden belast. In de incidentele gevallen waarin een concerntoets nodig blijkt, wordt de doorlooptijd automatisch langer.

Deze werkwijze is gelijk aan de tot dusver gevolgde manier van werken.

Belangrijke overwegingen om de procedure - zoals die tot dusver door de afdeling Bestuurszaken werd gevolgd - te handhaven:

• a.

  het advies van de commissie komt direct bij het bestuursorgaan;

• b.

  geen heen-en-weer-geschakel in de organisatie;

• c.

  het advies loopt niet over allerlei schijven, waardoor vertraging kan optreden;

• d.

  de snelheid blijft erin (de termijn van 10 weken is zomaar om);

• e.

  de vakafdeling is aan zet geweest bij het voeren van het verweer;

• f.

  alle belanghebbenden hebben hun zegje kunnen doen (waarvan verslag);

• g.

  het advies van de commissie berust op grondslag van het bezwaar en is goed gemotiveerd;

• h.

  het “groentje” bevat alle relevante informatie voor B&W om te kunnen beslissen. 

Toelichting Hoodfdstuk 2 De instructie voor de secretaris

Artikel 2:1 Overleggen

• 1.

  De secretaris heeft periodiek overleg met de (plaatsvervangend) voorzitter van de commissie over de voortgang van de werkzaamheden en de huishouding van de commissie.

• 2.

  De secretaris en de voorzitter hebben periodiek overleg over de planning en uitvoering van de termijnagenda, de kwaliteit van de bestuurlijke advisering, het afhandelen van de bezwaarschriften en de afstemming tussen de commissie en de ambtelijke organisatie.

• 3.

  De secretaris heeft periodiek overleg met het secretariaat over de voortgang van de werkzaamheden ten behoeve van de commissie.

  Commentaar

  Dit artikel spreekt voor zich.

Artikel 2:2 Ondersteunen

• 1.

  De secretaris ondersteunt de bij het opstellen van de (voorlopige) termijnagenda van hoorzittingen van de commissie.

• 2.

  De secretaris ondersteunt de commissie over het vaststellen van de termijnagenda.

• 3.

  De secretaris ondersteunt de commissie bij haar werkwijze, doet voorstellen voor verbetering van procedures en draagt zorg voor de invoering van nieuwe, verbeterde of aangepaste werkprocessen.

• 4.

  De secretaris ondersteunt de commissie bij het verkrijgen van alle gewenste inlichtingen in het kader van de voorbereidingen op de behandeling van een bezwaarschrift of indien de commissie daartoe besluit het (laten) instellen van nader een onderzoek.

  Commentaar

  De tekst van dit artikel spreekt voor zich.

Artikel 2:3 Kwaliteitszorg

• 1.

  De secretaris adviseert de voorzitter of een bezwaarschrift rijp is voor behandeling door de commissie, controleert of de ingebrachte stukken compleet zijn en alle noodzakelijke (juridische) elementen bevatten voor een beoordeling door de commissie.

• 2.

  Desgewenst stelt de secretaris voor de commissie een memo op met betrekking tot de juridische aspecten van het bezwaarschrift dat aan de commissie wordt voorgelegd.

• 3.

  De secretaris is belast met het opstellen van het conceptadvies en de conceptbeschikking, die in definitieve vorm - na ondertekening door de voorzitter en de secretaris - aan het bestuursorgaan worden toegezonden.

  Commentaar

  Op verzoek van het secretariaat stelt de vakafdeling een procesdossier samen, verzamelt de relevante stukken en stelt een verweerschrift op. Het hoofd van de vakafdeling is verantwoordelijk en aanspreekbaar op - zo spoedig mogelijk - aanleveren van het procesdossier bij de ambtelijke ondersteuning. Het procesdossier moet ten minste de volgende informatie bevatten:

  bij een beschikking op aanvraag: de aanvraag;

  • 2.

    de uitgebrachte (ambtelijke) adviezen;

  • 3.

    de relevante wettelijke voorschriften (bestemmingsplanbepalingen en verordeningen);

  • 4.

    het primaire besluit;

  • 5.

    het bezwaarschrift;

  • 6.

    een verweerschrift.

  Voorafgaand aan de hoorzitting beschikt de commissie over het volledige procesdossier, het verweerschrift van de vakafdeling en - in een incidenteel geval - een (op verzoek van commissie) door de secretaris opgesteld memo waarin de juridische aspecten van het bezwaarschrift nader worden belicht.

  Het kan voorkomen dat bij het opstellen van het verweerschrift blijkt van een fout die eenvoudig kan worden hersteld. Of, dat het gaat om een kwestie waarover met de indiener van het bezwaar op een andere manier tot een vergelijk kan worden gekomen. In die omstandigheid pleegt de vakafdeling direct overleg met het secretariaat.

  Zo nodig vindt in deze fase van de procedure technisch overleg plaats tussen de vakafdeling en het secretariaat van de commissie.

  Tussen het tijdstip van de hoorzitting en het advies van de commissie vindt - met het oog op de onafhankelijke oordeelsvorming van de commissie - geen overleg plaats met de vakafdeling over het bezwaarschrift dat bij de commissie in behandeling is.

  Tijdens de hoorzitting wordt een vertegenwoordiger namens het bestuursorgaan in de gelegenheid gesteld de zienswijze van het bestuursorgaan over het ingediende bezwaarschrift naar voren te brengen of in te gaan op eventuele vragen van de commissie.

  Na de hoorzitting overlegt de commissie - in tegenwoordigheid van de secretaris - over het opstellen van het advies aan het bestuursorgaan. De secretaris legt een conceptadvies voor aan de commissie of de leden van de desbetreffende kamer.

  Nadat eventuele commentaren zijn verwerkt stelt de secretaris en definitieve advies op. Hij legt het definitieve advies ter ondertekening voor aan de voorzitter.

  De ambtelijke ondersteuning draagt zorg voor de verdere doorgeleiding van het advies naar bestuursorgaan. Zie hiervoor de toelichting bij deze instructie bij artikel 1:4, vierde en vijfde lid.

  De ambtelijke ondersteuning zendt een afschrift van het “groentje” en de daarbij behorende bijlagen aan de vakafdeling.

Artikel 2:4 De hoorzitting

• 1.

  De secretaris is verantwoordelijk voor bekendmaking van de openbare vergaderingen van de commissie en ter inzagelegging van de stukken die de commissie bij openbare hoorzitting behandelt.

• 2.

  De secretaris is verantwoordelijk voor het - uiterlijk twee weken voorafgaand aan de hoorzittingen van de commissie - uitnodigen van de indiener, de belanghebbende en het bestuursorgaan.

  Commentaar

  De tekst van dit artikel spreekt voor zich. Feitelijk worden deze werkzaamheden overgelaten aan de ambtelijke ondersteuning, die deze taak in nauw overleg met de secretaris van commissie uitvoert.

TOELICHTING Hoofdfstuk 3 Slotbepalingen

Artikel 3:1 Communicatie

• 1.

  De secretaris bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken spelers bij het besluitvormingsproces in het kader van de behandeling van bezwaarschriften.

• 2.

  De secretaris houdt daarbij de waarborgen in het oog voor de onafhankelijkheid van de commissie.

Commentaar

Een soepel functioneren van de commissie staat en valt met de werkhouding van alle betrokkenen waarvan de belangrijkste aspecten de volgende zijn:

• a.

  een houding die getuigt van begrip voor elkaars positie en de daarmee samenhangende taken en bevoegdheden;

• b.

  een gemeenschappelijke zorg over het op tijd afhandelen van alle bezwaarschriften binnen de wettelijk gestelde termijnen;

• c.

  een grondhouding waaruit zorgvuldigheid spreekt en aandacht voor wat iedere medewerker zelf kan bijdragen aan de tijdige en kwalitatief hoogwaardige advisering van het bestuursorgaan.

De schijn van partijdigheid moet worden vermeden. Een scheiding van de verschillende belangen is de basisvoorwaarde voor het in onafhankelijkheid kunnen functioneren van de commissie. Onafhankelijkheid zowel ten opzichte van het bestuursorgaan als ten opzichte van alle belanghebbenden.

De secretaris en de ambtelijke ondersteuning zitten hier tussenin. Enerzijds zijn zij ondersteunend aan de commissie en anderzijds aan de collega’s op de vakafdelingen. Niet alleen de secretaris of de ambtelijke ondersteuning, maar ook de collega’s op de vakafdelingen zullen tijdens gemeenschappelijk functioneel overleg, vanuit een professionele houding ervoor moeten waken geen afbreuk te doen aan de onafhankelijkheid van de commissie.

Artikel 3:2 Functionele leiding

• 1.

  De secretaris is verantwoordelijk voor de juiste taakuitoefening door het secretariaat van de commissie. Hij geeft functioneel leiding aan het secretariaat dat belast is met het verlenen van ambtelijke bijstand aan de commissie.

• 2.

  De secretaris geeft functioneel leiding aan externe bureaus of inhuurkrachten die ten behoeve van de behandeling van bezwaarschriften voor de commissie werkzaamheden uitvoeren.

Commentaar

Dit artikel spreekt voor zich.

Artikel 3:3 Inwerkingtreding en bekendmaking

• 1.

  Dit reglement treedt inwerking op 15 april 2009.

• 2.

  Dit reglement wordt op de gebruikelijke wijze bekendgemaakt.

Commentaar

Dit artikel spreekt voor zich.

Artikel 3:4 Citeertitel

Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement adviescommissie bezwaarschriften.

Commentaar Dit artikel spreekt voor zich