Regeling gesprekscyclus Weststellingwerf 2013

Geldend van 01-01-2013 t/m heden

Intitulé

Regeling gesprekscyclus Weststellingwerf 2013

Nummer: 7589\1

Burgemeester en Wethouders van de gemeente Weststellingwerf,

gelet op het gestelde in artikel 160 lid 1 sub c van de Gemeentewet

Overwegende dat het wenselijk is een gesprekcyclus in te voeren waar de nadruk op sturing op resultaten en prestaties en de nakoming ervan (output) ligt en zorgt voor een goede balans tussen resultaat en ontwikkeling voortvloeiend uit artikel 15:1:15 van de Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling en de Uitwerkingsovereenkomst en de notitie een nieuwe gesprekscyclus d.d. 7 september 2011;

gelet op de instemming van de ondernemingsraad van 21 juni 2012;

b e s l u i t e n :

ter vervanging van de “Regeling Resultaat- en Ontwikkelingsgesprekken” vast te stellen de navolgende “Regeling Gesprekscyclus gemeente Weststellingwerf 2013”.

Artikel 1 Begripsomschrijving

  • 1. Medewerker: de ambtenaar in de zin van artikel 1:1 lid i sub a van de CAR.

  • 2. Leidinggevende: de direct leidinggevende van de medewerker, zijnde directielid, afdelingshoofd of teamleider.

  • 3. Naasthogere leidinggevende: de leidinggevende van de direct leidinggevende.

  • 4. Planningsgesprek: jaarlijks gesprek tussen leidinggevende en medewerker gericht op de activiteiten, te behalen resultaten en competenties van de medewerker. De individuele werkvoorraad, verwachtingen en persoonlijke ontwikkeling bespreken medewerker en leidinggevende ook tijdens dit gesprek.

  • 5. Eindejaarsbeoordelingsgesprek: jaarlijks gesprek waarin leidinggevende de vooraf vastgestelde afspraken uit het planningsgesprek (de activiteiten, resultaten en competenties) beoordeelt.

  • 6. Voortgangsgesprek: als de leidinggevende of medewerker behoefte heeft aan een tussentijds gesprek tussen het planningsgesprek en eindejaarsbeoordelingsgesprek kan tussentijds een (formeel) voortgangsgesprek plaatsvinden waarin leidinggevende en medewerker de gemaakte afspraken bespreken en eventueel bijstellen.

  • 7. Beoordelingsgesprek: naast de gesprekken in de gesprekscyclus kent de gemeente het beoordelingsgesprek. Dit gesprek wordt gevoerd voorafgaand aan rechtspositionele besluiten anders dan het toekennen van een periodiek. Te denken valt aan het inpassen in de functieschaal, omzetting in een vast dienstverband of het toekennen van een toelage.

Artikel 2 Deelnemers

  • 1. Het planningsgesprek en de eindejaarsbeoordeling vinden plaats tussen de leidinggevende en een medewerker.

  • 2. Beide deelnemers kunnen op verzoek een HR-adviseur uitnodigen voor dit gesprek. De medewerker kan bij zijn planningsgesprek en (eindejaars)beoordelingsgesprek een vertrouwenspersoon aan laten schuiven. Dit maakt de medewerker voorafgaand aan het gesprek kenbaar.

Artikel 3 Frequentie

  • 1.

    De leidinggevende voert met de medewerker één keer per kalenderjaar een planningsgesprek en één keer per kalenderjaar een eindejaarsbeoordelingsgesprek.

  • 2.

    De planningsgesprekken vinden jaarlijks plaats voor uiterlijk 1 maart en de eindejaarsbeoordelingsgesprekken voor 31 december.

  • 3.

    Initiatieven van de medewerker en-/of de leidinggevende om een (extra) tussentijds voortgangsgesprek te houden worden in beginsel gehonoreerd.

  • 4.

    De uitkomst van het voortgangsgesprek legt de medewerker of leidinggevende op dezelfde wijze vast als het planningsgesprek en het eindejaarsbeoordelingsgesprek

Artikel 4 Voorbereiding

  • 1.

    De leidinggevende bepaalt, in overleg met de medewerker, de datum en het tijdstip van de te voeren gesprekken. Tussen het maken van de afspraak en het gesprek zitten in beginsel twee weken.

  • 2.

    De leidinggevende draagt zorg voor het tijdig bekendmaken van de te bespreken onderwerpen. De leidinggevende kan deze taak ook (deels) door de medewerker laten uitvoeren.

Artikel 5 Planningsgesprek

  • 1.

    Het planningsgesprek is tweezijdig. Daarin maakt de leidinggevende met de medewerker in ieder geval (resultaat)afspraken over de activiteiten, de te behalen resultaten en de competenties voor het komende jaar. De direct leidinggevende en de medewerker bespreken de individuele werkvoorraad, wederzijdse verwachtingen en persoonlijke ontwikkeling.

  • 2.

    De medewerker of leidinggevende legt de afspraken en actiepunten binnen drie weken na afloop van het gesprek vast. De leidinggevende en medewerker tekenen de afspraken (digitaal). De naasthogere leidinggevende tekent voor gezien.

  • 3.

    Indien de medewerker zich niet kan verenigen met de afspraken en de leidinggevende niet bereid is het aan te passen, plant de leidinggevende binnen twee weken voor de medewerker een gesprek in met de naasthogere leidinggevende. De naasthogere leidinggevende toetst of de gemaakte (resultaat)afspraken passend zijn.

  • 4.

    Indien de naasthogere leidinggevende de afspraken passend acht, blijven de afspraken van kracht. De medewerker kan zijn opmerkingen toevoegen.

  • 5.

    Indien de naasthogere leidinggevende de afspraken niet passend acht, vindt een driegesprek plaats om de afspraken aan te passen. Vervolgens tekenen de leidinggevende en medewerker de aangepaste afspraken (digitaal). De naasthogere leidinggevende tekent voor gezien.

Artikel 6 Het eindejaarsbeoordelingsgesprek

  • 1.

    Het eindejaarsbeoordelingsgesprek is een eenzijdig gesprek. De leidinggevende zorgt voor de voorbereiding van het gesprek.

  • 2.

    Tijdens het eindejaarsbeoordelingsgesprek evalueert en beoordeelt de leidinggevende de in het planningsgesprek gemaakte afspraken. De beoordeling van de (resultaat)afspraken vindt plaats tegen de achtergrond van het functieprofiel, de competenties en van de aan de functievervulling redelijkerwijs te stellen eisen.

  • 3.

    In het belang van een zo juist mogelijk eindejaarsbeoordelingsgesprek kan de leidinggevende zich - al dan niet op verzoek van de medewerker – laten informeren. De leidinggevende brengt de medewerker hiervan minimaal een week van te voren op de hoogte.

  • 4.

    De leidinggevende stelt de conclusies van het gesprek binnen een week na het gesprek op. De medewerker en leidinggevende tekenen beide (digitaal) voor akkoord.

  • 5.

    De leidinggevende legt de conclusies van het gesprek ter accordering voor aan de naasthogere leidinggevende. De conclusies gaan als beoordelingsadvies naar de directie. De directie stelt de eindejaarsbeoordeling vast.

  • 6.

    De medewerker ontvangt binnen een week na de vaststelling bericht.

  • 7.

    Indien de medewerker zich niet kan verenigen met de inhoud van de beoordeling en de leidinggevende is niet bereid de inhoud aan te passen, stelt de directie het beoordelingsadvies als voornemen vast.

  • 8.

    De medewerker dient zijn zienswijze binnen twee weken na het voorlopige besluit van de directie kenbaar te maken bij zijn leidinggevende.

  • 9.

    In het geval de medewerker zijn zienswijze tegen de voorlopige vaststelling kenbaar maakt, plant de leidinggevende een afspraak met de medewerker, naasthogere leidinggevende en HR-adviseur in. Met in achtneming van de zienswijze neemt de directie een definitief besluit.

  • 10.

    Na definitieve vaststelling staan bezwaar en beroep open.

Artikel 7 Het reguliere beoordelingsgesprek

  • 1. Naast het jaarlijkse eindejaarsbeoordelingsgesprek, vindt een (extra) beoordeling plaats wanneer:

  • a. Medewerker een tijdelijke aanstelling (bij wijze van proef) heeft.

    De eerste beoordeling vindt uiterlijk zes maanden na aanvang van de aanstelling plaats. Een tweede beoordeling uiterlijk één maand voor de beslissing over het al dan niet omzetten naar een vaste aanstelling of van verlenging van de tijdelijke aanstelling.

  • b. In de situatie dat de medewerker nog niet is ingedeeld in de functieschaal vindt halfjaarlijks een beoordeling plaats.

  • c. Proefplaatsing.

  • d. Andere gevallen waarin een beoordelingsgesprek door de leidinggevende/HR-adviseur nuttig wordt geacht.

Artikel 8 Rechtspositionele beslissingen

  • 1.

    Het eindejaarsbeoordelingsgesprek en-/of het reguliere beoordelingsgesprek is de basis voor het nemen van rechtspositionele beslissingen.

  • 2.

    De leidinggevende legt de rechtspositionele beslissingen voorzien van HR-advies ter besluitvorming voor aan de directie. Het beoordelingsresultaat dient hierbij als motivering. Het betreft in ieder geval het vaststellen van de beloning maar kan ook wijzigingen betreffen in het loopbaanperspectief van een medewerker.

  • 3.

    De rechtspositionele beslissingen passen binnen de arbeidsvoorwaardenregelingen van de gemeente Weststellingwerf.

  • 4.

    Na het directiebesluit staat bezwaar en beroep open.

Artikel 9 Verantwoordelijkheid

  • 1. De verantwoordelijkheid voor het tijdig laten plaatsvinden van planningsgesprekken en eindejaarsbeoordelingsgesprekken ligt in de eerste plaats bij de leidinggevende. De leidinggevende treft zodanige maatregelen dat de gesprekken tijdig, in diensttijd en in een passende omgeving plaatsvinden.

  • 2. Zowel van de medewerker als van de leidinggevende wordt een pro-actieve en coöperatieve rol verwacht, zodat de gesprekken tijdig plaatsvinden.

Artikel 10 Beoordelingsscores

De beschrijving van het geleverde resultaat wordt uitgedrukt in een vijfpuntsschaal die overeenkomt met één van de volgende scores:

  • A.

    zeer onvoldoende: de resultaten voldoen in uitzonderlijke mate niet aan de gemaakte afspraken en gestelde eisen.

  • B.

    onvoldoende: de resultaten zijn onder de maat c.q. voldoen (opnieuw) niet aan de gestelde eisen.

  • C.

    voldoende/normaal: de resultaten zijn zoals afgesproken.

  • D.

    goed: de resultaten van de medewerker gaan boven de gemaakte afspraken uit.

  • E.

    zeer goed: de resultaten van de medewerker gaan ruim boven de gemaakte afspraken uit.

Artikel 11 Vertrouwelijkheid

De verslagen en alle daarmee samenhangende informatie worden als vertrouwelijkbeschouwd. Inzage is slechts toegestaan aan de medewerker, zijn leidinggevende, de naast hogere leidinggevende, de directie en HRM.

Artikel 12 Vernietigingstermijn en gebruik van beoordelingen

  • 1. Verslagen en alle daarmee samenhangende informatie worden (digitaal) door het team PSA bewaard zolang de medewerker in dienst is bij de gemeente Weststellingwerf. Daarna worden ze overgezet naar het (digitaal) archief en wordt de bewaartermijn van de Archiefwet gehanteerd.

  • 2. Bij een negatieve beoordeling wordt gekeken naar de actuele situatie en wordt de recente historie (enkele jaren voorafgaand aan de beoordelingsperiode) daar eventueel bij betrokken. Een enkele incidentele negatieve beoordeling uit het verleden kan op zichzelf geen reden zijn voor een negatieve beoordeling in het heden. (voetnoot: Bij een eventuele juridische procedure wordt ook alleen gekeken naar de actuele situatie en eventueel noodzakelijke recente historie.

Artikel 13 Overige bepalingen

  • 1.

    De frequentie van een beoordelingsgesprek kan worden verhoogd wanneer een eindejaarsbeoordelingsgesprek daartoe reden geeft.

  • 2.

    In gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist de directie, op advies van HR. De Ondernemingsraad wordt hiervan op de hoogte gesteld.

Artikel 14 Inwerkingtreding

  • 1.

    Deze regeling treedt in de plaats van de geldende “Regeling Resultaat- en Ontwikkelingsgesprekken d.d. 25 oktober 2006.

  • 2.

    Deze regeling wordt aangehaald als: “Regeling Gesprekscyclusgemeente Weststellingwerf 2013”.

  • 3.

    Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2013.

Burgemeester en wethouders voornoemd,

namens dezen,

gemeentesecretaris

R.van Maurik