Instructie voor de griffier van de gemeente Weststellingwerf

1. De griffier draagt zorg voor een adequate en doelmatige ondersteuning van de raad en de  (bijzondere) commissies.

2. Bij het vervullen van zijn taak leeft de griffier de voorschriften na die zijn opgenomen in het  Reglement van orde voor de vergaderingen van de raad, alsmede de Verordening tot instelling, regeling van bevoegdheden, samenstellingen van de vaste, functionele commissies van advies.

3. De griffier helpt de raad en de raadsfracties bij het afhandelen van brieven die aan de raad zijn  gericht, het opstellen van moties en amendementen, het doen van initiatiefvoorstellen, alsmede het formuleren van onderzoeksopdrachten, interpellaties of jaarprogramma’s.

4. De griffier fungeert beleidsinhoudelijk als “vraagbaak” voor de leden van de raad en de raadsfracties.

5. De griffier begeleidt nieuw benoemde raadsleden tijdens hun inwerkperiode, informeert hen over de politiek bestuurlijke verhoudingen, organiseert desgevraagd informatieve bijeenkomsten en maakt nieuw benoemde raadsleden wegwijs in de gemeentelijke organisatie.

6. De griffier stuurt processen aan en geeft leiding.

1. De griffier ondersteunt de raad en zijn commissies bij de vaststelling van de agenda van de raadsen (bijzondere) commissievergaderingen.

2. De griffier staat de voorzitter van een (bijzondere) raadscommissie terzijde bij de zorg voor de voorbereiding en het ordelijk verloop van de vergaderingen van de raadscommissie.

1. De griffier is aanwezig bij de raadsvergaderingen en de (bijzondere) raadscommissies.

2. De griffier draagt zorg voor het bijhouden van de presentielijsten en een behoorlijke verslaglegging van de vergaderingen van de raad en de (bijzondere) raadscommissies.

3. De griffier draagt zorg voor de - tijdige - verzending van de voorlopige agenda, notulen en overige stukken aan de raads- en commissieleden.

4. De griffier coördineert de vereiste procedurele en administratieve voorbereiding van alle zaken die in de vergaderingen van de raad en de (bijzondere) raadscommissies worden behandeld of in behandeling dienen te komen.

5. De griffier zorgt ervoor dat de leden van de raad en de (bijzondere) raadscommissies – tijdig – kennis kunnen nemen van de bij de griffie aanwezige stukken die onderwerpen betreffen die bij de raad en de (bijzondere) raadscommissies worden behandeld of in behandeling dienen te komen.

6. De griffier bewaakt de bekendmaking en de uitvoering van raadsbesluiten.

1. De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het raadspresidium. Hij vervult ambtshalve het secretariaat van het raadspresidium.

2. De griffier draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.

3. De griffier is belast met de - tijdige - verzending van de voorlopige agenda, notulen en overige stukken aan de leden van het raadspresidium.

4. De griffier coördineert de procedurele en administratieve voorbereiding van alle zaken die in de vergaderingen van het raadspresidium worden behandeld of in behandeling dienen te komen.

5. De griffier zorgt ervoor dat de leden van het raadspresidium – tijdig – kennis kunnen nemen van de bij de griffie aanwezige stukken die onderwerpen betreffen die door het raadspresidium worden behandeld of in behandeling dienen te komen.

6. Indien het raadspresidium aanvullende ondersteuning behoeft draagt de griffier ervoor zorg dat deze gegeven wordt.

1. De griffier bevordert in nauwe samenwerking met de burgemeester en de gemeentesecretaris een goede afstemming tussen de bestuursorganen enerzijds en het ambtelijk apparaat anderzijds.

2. In periodiek overleg met de burgemeester en de gemeentesecretaris stemt de griffier de voortgang af van alle zaken die in de vergaderingen van de raad en de (bijzondere) raadscommissies worden behandeld of in behandeling dienen te komen.

3. In periodiek overleg met de burgemeester en de gemeentesecretaris stemt de griffier de verzoeken van de leden van de raad om ambtelijke ondersteuning af op de mogelijkheden terzake van de ambtelijke organisatie, zulks met inachtneming van de voorschriften als bedoeld in de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractie ondersteuning.

1. De griffier is belast met de zorg voor de logistieke en inhoudelijke taken ter ondersteuning van de raad en de (bijzondere) raadscommissies.

2. Voor de uitvoering van de logistieke taken kan de griffier een beroep doen op de onder de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris ressorterende medewerkers.

3. Voor de uitvoering van de inhoudelijke ondersteuning van de raad kan de griffier een beroep doen op het onder de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris ressorterende ambtelijk apparaat.

4. De griffier houdt het toezicht op en beoordeelt de wijze waarop de logistieke en inhoudelijke ondersteuning van de raad plaatsvindt.

5. De griffier koppelt zijn bevindingen terug naar het raadspresidium, de burgemeester, het college van burgemeester en wethouders en de gemeentesecretaris.

1. De griffier doet voorstellen aan de raad inspelend op het (door)ontwikkelen van de dualistische verhouding tussen de raad en het college van burgemeester en wethouders.

2. De griffier ziet erop toe dat de rapportages naar de raad over beleidsvoornemens en beleidsuitvoering inzicht geven in de wijze waarop daarover met de bevolking is gecommuniceerd.

3. De griffier initieert en stimuleert ontwikkelingen die ertoe leiden dat de werkzaamheden van de raad en raadscommissies van agendering, probleemverkenning en beleidsvoornemen, tot besluitvorming, implementatie en evaluatie voor de burger transparant zijn.

1. De griffier heeft periodiek overleg met de werkgeverscommissie over de invulling van de werkgeversrol door de gemeenteraad en de huishouding van de griffie.

2. De griffier heeft op grond van de verordening werkgeverscommissie griffie Weststellingwerf periodiek overleg met de medewerkers van de griffie.

3. De griffier overlegt met de gemeentelijke accountant over de controle op de jaarrekening.

1. In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet pleegt de griffier voorzover nodig overleg met de voorzitter van het presidium en/of de raad.

2. Deze instructie treedt in werking op de dag na de vaststelling.