Verordening op de bijstand en ambtelijke ondersteuning aan de leden van de gemeenteraad 2003

Geldend van 01-07-2003 t/m heden

Intitulé

Verordening op de bijstand en ambtelijke ondersteuning aan de leden van de gemeenteraad 2003

Nummer: 2003/60B.De raad van de gemeente Weststellingwerf;gelezen het voorstel van het raadspresidium van 11 juni 2003;gehoord het standpunt van burgemeester en wethouders van 11 juni 2003;gelet op artikel 33, derde lid van de Gemeentewet;B e s l u i t:vast te stellen de volgendeVerordening op de bijstand en ambtelijke ondersteuning aan de leden van de gemeenteraad 2003.

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:1.informatie: gegevens neergelegd in een schriftelijk document of elektronisch opgeslagen in de vorm van teksten, videobeelden, grafische voorstellingen, tekeningen, filmbeelden, foto's of geluiden;2..advies: het kenbaar maken van een deskundig oordeel;3.bijstand: het verzamelen en verwerken van informatie, alsmede het verlenen van hulp bij de redactionele vormgeving van voorstellen, amendementen of moties.

Artikel 2 Ambtelijke bijstand

De bijstand, bedoeld in artikel 1, onder c, wordt verleend door de griffier. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier kan worden verleend, kan hij de secretaris verzoeken één of meer ambtenaren aan te wijzen die zo spoedig mogelijk de bijstand of de ambtelijke ondersteuning terzake verlenen.

Artikel 3 Ambtelijke ondersteuning

  • 1 1.Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om:

    • 1.

      ◦feitelijke informatie van geringe omvang;

    • 2.

      ◦inzage in informatie of een afschrift van de informatie die openbaar is;

    • 3.

      ◦inschakeling van ambtenaren bij de werkzaamheden als bedoeld in artikel 1, onder b en c.

  • 2 De informatie, bedoeld in het eerste lid, onder a wordt door de griffier of door een ambtenaar verstrekt.

  • 3 De ambtelijke ondersteuning, bedoeld in het eerste lid, onder b en c wordt door de griffier of door een afdelingshoofd gegeven.

  • 4 Indien het afdelingshoofd twijfelt of een aan hem gericht verzoek om ambtelijke ondersteuning betrekking heeft op het gestelde in het eerste lid, onder b of c, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist, gehoord het afdelingshoofd.

Artikel 4 Weigeren van ambtelijke ondersteuning

  • 1 1.Een afdelingshoofd, respectievelijk een ambtenaar, verleent op verzoek van de griffier de bijstand of ambtelijke ondersteuning, tenzij:◦het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand of de ambtelijke ondersteuning betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;◦de gevraagde bijstand of de ambtelijke ondersteuning het belang van de gemeente kan schaden;◦de bijstand of de ambtelijke ondersteuning in een zodanige omvang wordt verlangd dat de taakuitoefening van de betreffende afdeling zou worden belemmerd en het verzoek niet tot een geringere meer aanvaardbare omvang kan worden teruggebracht. 

  • 2 De secretaris, gehoord het afdelingshoofd, beoordeelt of de bijstand danwel de ambtelijke ondersteuning op grond van het eerste lid geweigerd wordt.

  • 3 Indien de bijstand of de ambtelijke ondersteuning wordt geweigerd maakt de secretaris dit onverwijld en met redenen omkleed kenbaar aan de giffier en/of aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.

Artikel 5 Onvoldoende ambtelijke ondersteuning

  • 1 Indien de griffier of een raadslid niet tevreden is over de verleende bijstand danwel de ambtelijke ondersteuning daarbij of niet akkoord is met de weigering bijstand of ambtelijke ondersteuning te verlenen, doet het raadslid of de griffier hiervan mededeling aan de secretaris.

  • 2 De secretaris probeert in samenspraak met de griffier tot een voor alle partijen bevredigende oplossing te komen.

  • 3 Indien het overleg tussen de secretaris en griffier niet leidt tot een de oplossing kan hij, evenals de griffier, respectievelijk het betrokken raadslid, de zaak voorleggen aan de burgemeester.

  • 4 De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk, gehoord het raadslid, de secretaris en de griffier.

Artikel 6 Informatieplicht

De secretaris, het afdelingshoofd of de aangewezen ambtenaren, geven van de door hen mondeling of schriftelijk verstrekte informatie, bijstand of ambtelijke ondersteuning kennis aan de betreffende portefeuillehouder(s) in het college van burgemeester en wethouders.

Artikel 7 Geheimhoudingsplicht

  • 1 Bij het vragen van informatie, bijstand of ambtelijke ondersteuning mag de ambtenaar die deze verleent - in beginsel - niet tot geheimhouding worden verplicht.

  • 2 Indien een raadslid van mening is dat een verzoek om informatie, bijstand of ambtelijke ondersteuning, respectievelijk de inhoud daarvan, geheim dient te worden gehouden raadpleegt hij hierover de griffier.

  • 3 Indien de griffier van mening is dat het onderhavige verzoek om informatie, bijstand of ambtelijke ondersteuning geheimhoudingsplicht rechtvaardigt, stelt hij de secretaris en het betreffende raadslid hiervan onverwijld in kennis.

  • 4 De griffier stelt de secretaris onverwijld op de hoogte van de redenen waarom een of meer onder diens verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren tot geheimhouding dienen te worden verplicht.

  • 5 Bij overeenstemming tussen de griffier en de secretaris draagt de secretaris de desbetreffende ambtenaar of ambtenaren op om de gevraagde geheimhouding te betrachten en onafhankelijk van het college van burgemeester en wethouders medewerking te verlenen aan het verzoek van het raadslid om informatie, bijstand of ambtelijke ondersteuning. Bij verschil van inzicht is de regeling van toepassing als bedoeld in artikel 5, lid 3 en 4.

  • 6 Indien (een lid van) het college inlichtingen wenst over een verzoek om informatie, bijstand, ambtelijke ondersteuning, of de inhoud daarvan, bedoeld in het vijfde lid, wendt (het lid van) het college zich rechtstreeks tot de griffier, of het betrokken raadslid.

Artikel 8 Slotbepaling

  • 1 Voorzover overigens behoefte bestaat aan ondersteuning door de ambtelijke organisatie anders dan in de vorm van informatie, advies of bijstand, wordt deze door tussenkomst van de griffier gevraagd.

  • 2 In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet pleegt de griffier zonodig overleg met de voorzitter van de raad.

  • 3 Deze verordening kan worden aangehaald als Verordening op de bijstand en ambtelijke ondersteuning aan de leden van de gemeenteraad 2003.

  • 4 Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 juli 2003.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 23 juni 2003,de griffier,                                                        de voorzitter,

Toelichting 1 Verordening op de ambtelijke bijstand

Artikelsgewijze toelichtingArtikel 1 Begripsbepalingen.Dit artikel spreekt voor zich.Artikel 2 Ambtelijke bijstand.De verordening gaat ervan uit dat de griffier een spilfunctie vervult bij de informatievoorziening en het goed laten verlopen van de ambtelijke bijstand en ondersteuning aan raadsleden. Daarom geldt als uitgangspunt dat elk verzoek om informatie, ambtelijke bijstand of ondersteuning eerst wordt voorgelegd aan de griffier, die hierover het afdelingshoofd raadpleegt. Hiermee wordt vermeden dat de ambtenaar in een positie komt waarin hij in rechtstreeks contact met het raadslid moet zeggen dat hij niet aan het verzoek om medewerking of ondersteuning kan of wil voldoen. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de ambtelijke organisatie is bij twijfel of verschil van inzicht een rol weggelegd voor de secretaris. De gemeentesecretaris heeft - in functionele zin - in eerste aanleg het laatste woord. In artikel 5, vierde lid, is geregeld dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand of ondersteuning is voorbehouden aan de burgemeester.Artikel 3 Ambtelijke ondersteuning.De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan de raad of de raadsleden bemoeilijkt. Als het gaat om een verzoek om informatie van feitelijke aard, als bedoeld in artikel 3, eerste lid, sub a, kan een raadslid - na overleg met de griffier - rechtstreeks contact opnemen met de ambtenaar. De term "openbaar" duidt op de toepasselijkheid van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor niet openbare documenten geven de artikelen 25, 55 en 93 van de Gemeentewet een afdoende regeling.Artikel 4 Weigeren van ambtelijke ondersteuning.Doet zich één van de weigeringsgronden voor, bedoeld in artikel 4, dan vindt in eerste instantie overleg plaats tussen de griffier en het afdelingshoofd. Uiteindelijk beoordeelt de secretaris als hoofd van de onder hem ressorterende ambtelijke organisatie of hiervan sprake is. Uiteraard voert de secretaris hierover overleg met de griffier (en zo nodig met het betrokken raadslid). Weigert de secretaris de gevraagde ambtelijke ondersteuning dan motiveert hij zijn besluit en doet hiervan mededeling aan de griffier en het raadslid.Artikel 5 Onvoldoende ambtelijke ondersteuning.Als een raadslid van mening is dat onvoldoende aan zijn verzoek om hulp gehoor wordt gegeven, dan meldt hij dit aan de griffier. De griffier spreekt met het raadslid af wie de secretaris hierover benadert. Is de griffier zelf niet te spreken over de inzet dan meldt hij dit bij de secretaris. Het is duidelijk dat de secretaris en de griffier samen overleg voeren om te proberen tot een voor alle partijen bevredigende oplossing te komen. Bij een onoverbrugbaar verschil van inzicht kan de zaak aan de burgemeester worden voorgelegd. De burgemeester is in dit opzicht de meest geëigende functionaris, gelet op de positie die hij in het gemeentelijk openbaar bestuur inneemt. Het is voor de hand liggend dat de burgemeester overleg voert met de griffier en de gemeentesecretaris en zonodig het betrokken raadslid hoort. Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg - met een beroep op artikel 180 van de Gemeentewet - de burgemeester vragen om verantwoording af te leggen over zijn eindbeslissing in een bepaalde aangelegenheid.Artikel 6 Informatieplicht.Aangezien door de dualisering de afstand tussen tussen de raad en het college is vergroot ligt het voor de hand dat melding wordt gemaakt van het feit dat over een bestuurlijke aangelegenheid informatie is verstrekt, een advies gegeven, bijstand of ambtelijke ondersteuning wordt verschaft. In dit artikel is vastgelegd dat de betrokken portefeuillehouder op de hoogte wordt gesteld van de bijstand of de ambtelijke ondersteuning die is of wordt verleend. Een geschikte gelegenheid hiervoor biedt bijvoorbeeld het regelmatig beleidsoverleg tussen de portefeuillehouder(s) en het afdelingshoofd. Het afdelingshoofd is verantwoordelijk voor en aanspreekbaar op de zorg voor het tijdig en adequaat informeren van de desbetreffende portefeuillehouder.Artikel 7 Geheimhoudingsplicht.Voorkomen moet worden dat een ambtenaar in een loyaliteitsconflict komt, of onder druk komt te staan omdat hij bij het verlenen van de ambtelijke bijstand of ondersteuning aan hetzij de raad, hetzij een raadslid, te maken krijgt met conflicterende belangen. Aan de andere kant moet het raadslid dat om ambtelijke ondersteuning vraagt - in een uitzonderlijk geval - over de mogelijkheid kunnen beschikken waarin de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Dit is een gevolg van de ontvlechting van posities die met de dualisering tot stand is gekomen. De verordening opent daarom de mogelijkheid dat een raadslid aangeeft dat een verzoek om ambtelijke ondersteuning en de inhoud van de verleende bijstand geheim wordt gehouden. Om ervoor te zorgen dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te geven over het verzoek van een raadslid waarover geheimhouding is gevraagd, bepaalt het zesde lid van dit artikel dat het college(lid) zich voor informatie wendt tot de griffier, of het betrokken raadslid, maar niet tot de behandelend ambtenaar. Het raadslid dat om bijstand of ambtelijke ondersteuning vraagt waarbij geheimhouding is geboden, moet zich verstaan met de griffier, die beoordeelt of dit verzoek gerechtvaardigd is. Op zijn beurt informeert de griffier de secretaris hierover onmiddellijk. Bij verschil van inzicht worden het derde en vierde lid van artikel 5 toegepast. Met deze regeling is een extra waarborg ingebouwd voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke ondersteuning waarbij geheimhouding dient te worden betracht. De ambtenaar die de ambtelijke ondersteuning verleent als zo-even bedoeld, blijft werkzaam onder de gebruikelijke condities van de ambtelijke organisatie, omdat het verlenen van ambtelijke bijstand of de ambtelijke ondersteuning erbij tot normale uitoefening van diens taak behoort. Voert de ambtenaar dit onderdeel van zijn taak niet op de juiste manier uit dan behoudt het afdelingshoofd of de secretaris dus de mogelijkheid hem hierop aan te spreken.Artikel 8 Slotbepaling.Dit artikel behoeft geen toelichting.