Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Westvoorne houdende regels omtrent administratieve procedure afwikkeling declaraties collegeleden

1. Van toepassing zijnde regelingen

• -

  Rechtspositiebesluit burgemeesters

• -

  Regeling rechtspositie burgemeesters

• -

  Rechtspositiebesluit wethouders

• -

  Regeling rechtspositie wethouders

2. Wijze van indienen declaraties

• -

  Declaraties worden door het bestuurssecretariaat of door het betreffende collegelid ingediend op het daartoe bestemde formulier in Youforce, waarbij ter toetsing van de functionaliteit van de uitgave het volgende wordt aangegeven:

  • ►

    het doel /reden en bestemming van de dienstreis, de postcode vanwaar is vertrokken en van de plaats waar de activiteit heeft plaatsgevonden, alsmede het aantal gereden kilometers;

  • ►

    een omschrijving van de overige kosten, alsmede het hiermee gemoeide bedrag.

• -

  Declaraties openbaar vervoer, verblijfkosten en overige kosten dienen te worden vergezeld van betaalbewijzen (nota’s, bonnetjes etc.);

• -

  Kosten voor parkeergelden, veerpont, tolgelden e.d. worden, indien voorzien van een geldend betaalbewijs, onbelast vergoed. Indien er geen betaalbewijs aanwezig is worden deze kosten belast vergoed (richtlijn Belastingdienst);

3. Indieningstermijn

Declaraties van kosten dienen binnen 3 maanden nadat deze kosten zijn gemaakt ingediend te worden, conform de voorwaarden gesteld in punt 2 en de voorwaarden van de Belastingdienst.

4. Akkoord verklaring en toetsing

• a.

  declaraties van de wethouders worden voor akkoord getekend door de burgemeester;

• b.

  declaraties van de burgemeester worden voor akkoord getekend door de 1e loco- burgemeester;

• c.

  slechts bij langere afwezigheid van de onder a en b genoemde personen wordt de declaratie voorgelegd aan hun respectievelijke plaatsvervanger;

• d.

  de ondertekende declaraties worden vervolgens ingeleverd bij de gemeentesecretaris, die zorg draagt voor een toetsing achteraf of de declaratie voldoet aan de onder 1 genoemde regelingen en de onder 2 en 3 genoemde voorwaarden. De secretaris parafeert de declaraties vervolgens voor akkoord, waarna deze ter uitbetaling worden aangeboden bij de salarisadministratie.

5. Publicatie

Na uitbetaling van de declaraties worden deze achteraf per kwartaal openbaar gemaakt door middel van publicatie op de website van de gemeente.

4. Ingangsdatum

Deze procedure treedt in werking met ingang van 1 oktober 2016.