Verordening Auditcommissie Wetterskip Fryslân

Het algemeen bestuur van Wetterskip Fryslân,

gelet op:

artikel 5.1 van het reglement van orde voor de vergaderingen van het algemeen bestuur; de rol van het algemeen bestuur in de controleverordening,

Besluit:

vast te stellen een verordening regelende de instelling, samenstelling, taken en werkwijze van de auditcommissie van Wetterskip Fryslân.

Begripsbepalingen en instelling

Artikel 1: Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  commissie: de auditcommissie;

• b.

  lid: lid van de auditcommissie;

• c.

  voorzitter: voorzitter van de auditcommissie;

• d.

  huisaccountant: de door het algemeen bestuur benoemde accountant

• e.

  controleprotocol: besluit over de reikwijdte en criteria van de rechtmatigheidstoets door de huisaccountant;

• f.

  organisatiedoorlichting: onderzoek naar een aspect van de bedrijfsvoering dat voor de gehele organisatie relevant is.

Artikel 2: Instelling

Ingesteld wordt een vaste auditcommissie die adviseert en rapporteert aan het algemeen bestuur.

Taken en bevoegdheden

Artikel 3: Doel

De commissie levert een bijdrage aan een goede beheersing van het waterschap op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid door hierover te adviseren en te rapporteren in het kader van de kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid van het algemeen bestuur.

Artikel 4: Taken

De auditcommissie heeft de volgende taken:

• 1.

  De commissie houdt zich bezig met onderwerpen en documenten die verband houden met de planning en control cyclus, waarbij de controle op de rechtmatigheid en doelmatige besteding van de collectieve middelen centraal staan;

• 2.

  Het onderzoeken van het door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur aangeboden jaarrekening. Het onderzoek betreft de rechtmatigheid van de rekening en de beoordeling of het gevoerde financieel beheer voldoet aan eisen van doelmatigheid;

• 3.

  Het verzorgen van de aansturing van het rechtmatigheidsonderzoek door de accountant;

• 4.

  Het zorgen voor een optimale afstemming tussen de bij de accountantscontrole betrokken partijen en het transparant maken van het controleproces voor alle betrokkenen;

• 5.

  De commissie adviseert het algemeen bestuur aangaande het controleprotocol zoals beschreven in artikel 4 van de controleverordening van Wetterskip Fryslân;

• 6.

  De commissie adviseert het algemeen bestuur aangaande de aanbesteding en benoeming van de accountant zoals beschreven in artikel 3 van de controleverordening Wetterskip Fryslân;

• 7.

  De commissie rapporteert de technisch-inhoudelijke conclusies en bevindingen aangaande de resultaten van beschikbare benchmarks;

• 8.

  Het zoveel mogelijk voorkomen van overlap met interne controlemechanismen, dan wel hiaten tijdig opsporen;

• 9.

  Het voorbereiden van de verdere ontwikkeling van de planning en control cyclus;

• 10.

  De commissie brengt van haar bevindingen en aanbevelingen verslag uit aan het algemeen bestuur.

Artikel 5: Bevoegdheden

• 1.

  De commissie is bevoegd aan het algemeen bestuur te rapporteren over de in artikel 4 genoemde onderwerpen.

• 2.

  De commissie is binnen het kader van de door het algemeen bestuur verstrekte opdracht bevoegd informatie in te winnen bij en te overleggen met het dagelijks bestuur en de huisaccountant.

• 3.

  De commissie is niet bevoegd de huisaccountant, de waterschapsorganisatie of een onderzoeksbureau directe opdrachten te geven.

Samenstelling, benoeming en ontslag

Artikel 6: Samenstelling

• 1.

  De commissie bestaat uit maximaal één afgevaardigde van elk van de in het algemeen bestuur vertegenwoordigde fracties.

• 2.

  De commissie kan in aanvulling op de in lid 1 bedoelde leden uitgebreid worden met een onafhankelijk externe voorzitter.

 

Artikel 7: Benoeming

• 1.

  Alle leden die zitting hebben in de commissie worden benoemd door het algemeen bestuur.

• 2.

  Indien de mogelijkheid van een externe voorzitter als bedoeld in artikel 6 wenselijk wordt geacht, doet de commissie daartoe een benoemingsvoorstel aan het algemeen bestuur.

 

Artikel 8: De voorzitter

• 1.

  De commissie benoemt uit haar midden een voorzitter of stelt het algemeen bestuur voor een externe voorzitter te benoemen.

• 2.

  De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeen roepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van een heldere besluitvorming.

• 3.

  De voorzitter wordt daarbij ondersteund door de ambtelijk secretaris van de commissie.

 

Artikel 9: Adviseurs

• 1.

  Voor het geven van benodigde informatie uit het ambtelijke domein kunnen bij de vergadering aanwezig zijn: de portefeuillehouder financiën, de secretaris-directeur en de concerncontroller.

• 2.

  Afhankelijk van de agenda kan de vergadering voorts bijgewoond worden door de accountant en inhoudelijk deskundige ambtenaren.

• 3.

  De commissie heeft het recht om voor het verkrijgen van de juiste informatie ambtenaren te horen. De oproep daartoe geschiedt via de secretaris-directeur.

• 4.

  Ambtelijke ondersteuning van de commissie (secretaris) vindt plaats vanuit het cluster Concerncontrol.

 

Artikel 10: Beëindiging van het lidmaatschap

• 1.

  Het lidmaatschap van de commissie vervalt

• a.

  door het verlies van de hoedanigheid van lid van het algemeen bestuur;

• b.

  aan het eind van de zittingsperiode van het algemeen bestuur;

• c.

  door ontslagname;

• e.

  bij overlijden; of

• f.

  door een met reden omkleed besluit van het algemeen bestuur.

• 2.

  Voor een eventuele externe voorzitter is sub a van lid 1 van dit artikel niet van toepassing. In aanvulling op lid 1 van dit artikel geldt voor een eventuele externe voorzitter dat het lidmaatschap wordt beëindigt bij het aanvaarden van een functie die onverenigbaar is met het lidmaatschap van de commissie.

Werkwijze

Artikel 11 Oproeping voor de vergadering

• 1.

  De voorzitter stelt de agenda voor de vergadering vast.

• 2.

  Elk lid kan via de voorzitter verzoeken een onderwerp op de agenda te plaatsen.

• 3.

  De voorzitter roept overeenkomstig een door hem te bepalen termijn, elk lid van de vergadering op. Daarbij vermeldt de voorzitter zoveel mogelijk de te behandelen onderwerpen met zo mogelijke bijvoeging van de stukken die betrekking hebben op de onderwerpen die op de agenda zijn geplaatst.

• 4.

  De voorzitter plaatst tegelijkertijd met de oproeping aan de leden, een kennisgeving in het Waterschapsblad op Overheid.nl waarin dag, tijdstip, plaats en de agenda van de vergadering worden gemeld.

Artikel 12: Vergaderingen

• 1.

  De vergaderingen van de commissie zijn in de regel openbaar.

• 2.

  De commissie vergadert zo vaak als zij nodig acht.

• 3.

  De commissie stelt ten behoeve van een ordentelijke gang van zaken een huishoudelijk reglement vast.

• 4.

  De adviseurs worden voor de vergaderingen van de commissie uitgenodigd. De commissie kan besluiten om te vergaderen zonder adviseurs.

• 5.

  Een vergadering wordt niet in het openbaar gehouden, als tenminste twee van de aanwezige leden of de voorzitter daarom verzoeken.

• 6.

  De commissie beslist vervolgens of in een besloten zitting zal worden vergaderd.

• 7.

  Voor de afloop van de besloten vergadering beslist de commissie overeenkomstig artikel 37, derde en vierde lid, van de Waterschapswet of omtrent de inhoud van het verhandelde geheimhouding zal gelden.

• 8.

  De commissie kan besluiten de geheimhouding op te heffen. De commissie kan deze beslissing nemen in een vergadering die blijkens het verslag van die vergadering door meer dan helft van het aantal zitting hebbende leden is bezocht.

• 9.

  De rapportages van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

 

Artikel 13: Verslaglegging

• 1.

  Van iedere vergadering van de auditcommissie wordt een verslag op hoofdlijnen opgesteld. Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

• 2.

  Het verslag is na vaststelling openbaar en wordt ter informatie aan het algemeen bestuur verzonden 

• 3.

  Een (deel van het) verslag is niet openbaar indien dat naar het oordeel van de commissie niet dienstig is aan het belang van een bepaald onderwerp of wanneer er geheimhouding is opgelegd.

 

Artikel 14: Informeren algemeen bestuur

• 1.

  De commissie beoordeelt of het wenselijk is het algemeen bestuur tussentijds te informeren over bevindingen aangaande haar werkzaamheden.

• 2.

  Op verzoek van het algemeen bestuur geeft de voorzitter een toelichting in de functionele commissie van het algemeen bestuur. Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering gedaan.

Slotbepalingen

Artikel 15: Vergoeding

De voorzitter en de leden ontvangen voor het voorbereiden en bijwonen van de vergaderingen een reiskostenvergoeding.

Artikel 16: Evaluatie-bepaling

Uiterlijk twee jaar na installatie van de commissie zal een evaluatie van het functioneren van de commissie plaats vinden.

Artikel 17: Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als de “Verordening auditcommissie Wetterskip Fryslân”.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het algemeen bestuur op 4 juli 2017.

Ir. P.A.E. van Erkelens, dijkgraaf.

O. Bijlsma, secretaris-directeur.

Toelichting verordening auditcommissie

 

Algemeen

In het bestuursprogramma is de wens uitgesproken om de controlerende functie van het algemeen bestuur te versterken. In de zomerperiode 2009 is bij het algemeen bestuur door middel van een enquête geïnformeerd naar de gewenste wijze van versterking van de controlerende functie. Daaruit volgt het instellen van een auditcommissie. Begin 2015 is het functioneren van de Auditcommissie geëvalueerd en in het algemeen bestuur besproken. Geconcludeerd is dat de auditcommissie goed heeft gefunctioneerd en meerwaarde biedt voor de besluitvorming in het algemeen bestuur.

 

Werkwijze

De volgende onderwerpen komen gedurende het jaar het jaar op de agenda van de auditcommissie:

Controleprotocol;

Begroting;

Financiële rapportages;

Jaarrekening;

Bevindingen van de huisaccountant bij de controle van de jaarrekening;

Bevindingen benchmarkonderzoeken;

Bevindingen organisatiedoorlichting.

Voorts adviseert de auditcommissie bij de aanbesteding van de accountancydienstverlening. Het algemeen bestuur is immers opdrachtgever van de huisaccountant. De auditcommissie kan het algemeen bestuur adviseren over het programma van eisen en de benoeming.

 

De auditcommissie adviseert en rapporteert aan het algemeen bestuur. Deze stukken zullen in de normale stukkenstroom meegaan en eerst behandeld worden in een vaste adviescommissie van het algemeen bestuur. Indien daartoe aanleiding is voorziet het dagelijks bestuur het advies van de auditcommissie van een reactie bij de behandeling in het algemeen bestuur. zodat het algemeen bestuur dan over het voorstel van het dagelijks bestuur een besluit kan nemen.

 

Om de auditcommissie snel te kunnen bedienen is het van belang te beschikken over een aantal adviseurs. Deze zijn in staat om zowel de technische als ook inhoudelijke vragen van de leden van de auditcommissie te beantwoorden. Daarnaast kan de auditcommissie ook via de secretaris-directeur andere ambtenaren om informatie vragen. De adviseurs zijn op uitnodiging in de vergadering aanwezig.

Taak

De hoofdtaak van de auditcommissie is het versterken van de kwaliteit en de toegankelijkheid van de planning- en controldocumenten ten behoeve van de bestuurlijke discussie. Ten behoeve van het verbeteren van de verantwoordingsinformatie kan het nodig zijn ook te kijken naar de opzet van de planningsdocumenten begroting en meerjarenraming.

De auditcommissie zal zich met name buigen over aangelegenheden in de sfeer van financiën en de bedrijfsvoering. In de commissie worden geen politiek/bestuurlijke discussies (bijvoorbeeld over het wel of niet behalen van de beleidsdoelen) gevoerd. Waar dergelijke politieke/bestuurlijke vraagstukken zich voordoen, heeft de auditcommissie richting algemeen bestuur een signalerende rol.