Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Wijchen

3.1 Algemeen juridisch kader

• a.

  De gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na.

• Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de gemeente restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:

  • •

    Aanbestedingswet: dit nieuwe wettelijke kader implementeert de Europese Richtlijnen 2004/18/EG en 2004/17/EG (hierna: ‘Aanbestedingsrichtlijnen’) en Richtlijn 2007/66/EG (hierna: ‘Recht beschermingsrichtlijn’). Deze wet biedt één kader voor overheidsopdrachten boven en in beperkte mate ook onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen.

  • •

    Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie.

  • •

    Burgerlijk Wetboek: het wettelijke kader voor overeenkomsten.

  • •

    Gemeentewet: het wettelijke kader voor gemeenten.

3.2 Uniforme documenten

De gemeente streeft er naar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. De gemeente past bij de betreffende inkoop (indien van toepassing) toe:

• •

  Aanbestedingsreglement werken 2012 (‘ARW 2012’);

• •

  Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten van de gemeente Wijchen (gebaseerd op VNG model);

• •

  Algemene Rijksvoorwaarden bij IT-overeenkomsten 2014 (ARBIT 2014);

• •

  Uniforme administratieve voorwaarden voor de uitvoering van werken en van technische installatiewerken 2012 (UAV 2012) behalve § 12 lid 2 onder b van UAV 2012. In plaats van § 12 lid 2 onder b van UAV 2012 geldt het volgende: "dat bij de opneming van het werk als bedoeld in § 9 tweede lid, door de directie redelijkerwijs niet onderkend had kunnen worden en waarvan".;

• •

  Gids Proportionaliteit;

• •

  Beleidsregels Wet Bibob;

Uit het bovenstaande volgt dat de gemeente afwijkt van § 12 lid 2 onder b van UAV 2012. In § 12 is de aansprakelijkheid van de aannemer na de oplevering geregeld. Deze bepaling van de UAV 2012 wijkt af van het Burgerlijk Wetboek (BW). Op grond van het BW (artikel 7:758) is de aannemer niet aansprakelijk voor een gebrek indien de gemeente (in de praktijk- de directie die door de gemeente wordt aangewezen) dat gebrek tijdens de oplevering had kunnen ontdekken. Met andere woorden: de gemeente heeft een onderzoeksplicht tijdens de oplevering.

In de UAV 2012 is de aansprakelijkheid van de aannemer na oplevering verder beperkt. De aannemer is alleen aansprakelijk voor gebreken die zowel tijdens de uitvoering van het werk als tijdens de opneming ondanks nauwlettend toezicht niet ontdekt konden worden door de directie (die door de gemeente wordt aangewezen). De onderzoeksplicht van de gemeente heeft niet alleen betrekking op het tijdstip van de oplevering maar ook op de periode van de uitvoering van het werk.

De UAV 2012 gaat ook verder in de beperking van de aansprakelijkheid van de aannemer dan de UAV 1989. In de UAV 1989 was de aannemer ook aansprakelijk voor ernstige gebreken (het (gedeeltelijk) instorten van een gebouw bijvoorbeeld) ongeacht het toezicht van de gemeente. In de UAV 2012 is deze bepaling verdwenen.

De bovengenoemde bepaling van de UAV 2012 is naar mening van het college niet proportioneel en moet vervangen worden door de wettelijke bepaling over de aansprakelijkheid van de aannemer (artikel 7:758 BW). Het bepaalde in § 12 lid 2 onder b van UAV 2012 is om de volgende redenen niet proportioneel:

• •

  De UAV 2012 verplicht de gemeente intensief (waarschijnlijk zelfs dagelijks) toezicht te houden tijdens de uitvoering van het werk zodat de gemeente eventuele gebreken van het werk kan ontdekken. Op dit moment houdt de gemeente Wijchen (directie) het toezicht tijdens de uitvoering. Dat wil de gemeente ook in de toekomst blijven doen. Uit de UAV 2012 volgt echter dat de gemeente (directie) meer intensief toezicht moet houden dan voorheen. De gemeente wordt daartoe gedwongen door de consequenties die de UAV 2012 verbindt aan de schending van de onderzoeksplicht door de gemeente. Als een gebrek dankzij nauwlettend toezicht door de gemeente (directie) ontdekt had kunnen worden, maar niet is ontdekt omdat het toezicht niet nauwlettend genoeg was, dan is de aannemer niet aansprakelijk. Anders dan voorheen (UAV 1989) geldt dat met de komst van de UAV 2012 ook als het gebouw (gedeeltelijk) is ingestort.

• Dat betekent dat de tijd- en geldinvestering van de gemeente toeneemt ten opzichte van de huidige situatie. De bovengenoemde extra investering van de gemeente wordt echter niet gecompenseerd door extra verplichtingen/ investeringen van de aannemer. De aannemer wordt juist gevrijwaard van de aansprakelijkheid.

• •

  Gelet op het voorschrift 3.9A van de Gids Proportionaliteit moet het risico blijven bij een partij die het risico het best kan beheren of beïnvloeden. In dit geval heeft de aannemer de meeste invloed op de kwaliteit van het werk. Hij is ook de meest deskundige partij. Het is dan ook redelijk dat het risico op fouten/gebreken bij de aannemer blijft.

• •

  In het voorschrift 3.9C van de Gids Proportionaliteit zijn de UAV 1989 en de UAV- GC 2005 genoemd als evenwichtige pakketten van voorwaarden. De UAV 2012 is echter niet genoemd hoewel die reeds op 30 januari 2012 (dus ongeveer één jaar eerder dan de definitieve versie van de Gids Proportionaliteit) is gepubliceerd in de Staatscourant. Dat kan betekenen dat de opstellers van de Gids Proportionaliteit twijfels hadden over de evenwichtigheid van de UAV 2012.

• •

  De Ministeries van Defensie en Infrastructuur en Milieu hebben niet ingestemd met de UAV 2012 juist vanwege de bovengenoemde vergaande beperking van de aansprakelijkheid van de aannemer. Het systeemtoezicht dat de Ministeries tegenwoordig hanteren was niet toereikend om te voldoen aan de onderzoeksplicht (intensief toezicht) op grond van de UAV 2012.

• •

  Voorstaanders van de UAV 2012 geven aan dat de toepassing van § 12 lid 2 onder b van de UAV 2012 gecorrigeerd kan worden door de rechtspraak van de Raad van Arbitrage. De rechtspraak van de Raad van Arbitrage is echter casuïstisch: met andere woorden afhankelijk van een concrete zaak. Gelet op de onzekerheid die daarmee samenhangt en de hoge proceskosten (ongeveer € 70.000,-- per zaak) is het niet aan te bevelen om deze bepaling van de UAV 2012 ongewijzigd te blijven hanteren.

Gelet op het bovenstaande is het college van mening dat het vervangen van § 12 lid 2 onder b van de UAV 2012 door de wettelijke norm opgenomen in artikel 7:758 van het BW proportioneel en redelijk is.

3.3 Algemene beginselen bij inkoop

• a.

  Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht

• De gemeente neemt bij overheidsopdrachten en concessie overeenkomsten boven de (Europese) drempelwaarden en bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten onder de (Europese) drempelwaarden met een duidelijk grensoverschrijdend belang de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:

  • •

    Gelijke behandeling/non-discriminatie: gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden.

  • •

    Transparantie: de gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn.

  • •

    Proportionaliteit (evenredigheid): de gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.

  • •

    Objectiviteit: de gemeente moet objectieve criteria hanteren om de inschrijvers te beoordelen.

  • •

    Wederzijdse erkenning: diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de gemeente.

• b.

  Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

• De gemeente neemt bij haar inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.

3.4 Grensoverschrijdend belang

Voorafgaand aan inkoop vindt een objectieve toets plaats of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang past de gemeente de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe. Voor overheidsopdrachten of concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang, zal de gemeente een passende mate van openbaarheid in acht nemen. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel. Een aankondiging van de te verstrekken opdracht zal de Gemeente op haar website plaatsen en/of op Tendernet of Aanbestedingskalender.

Overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zijn overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten waarbij buiten Nederland gevestigde ondernemers interesse hebben of kunnen hebben. Dit kan blijken uit de uitgevoerde marktanalyse. Of een overheidsopdracht of een concessieovereenkomst een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, zal afhangen van verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht en de plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd.

3.5 Mandaat en volmacht

Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregeling van de gemeente. De gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

3.6 Afwijkingsbevoegdheid

Afwijkingen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is. Het college hoeft niet aan te tonen dat er sprake is van bijzondere omstandigheden als bedoeld in artikel 4:84 van de Algemene wet bestuursrecht.

4.1 Integriteit

• a.

  De gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop.

• De gemeente heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes: het Integriteitsbeleid van de gemeente Wijchen en de Gedragsverordening Bestuurlijke Integriteit Collegeleden. Zij handelen zakelijk, objectief en transparant, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.

• b.

  De gemeente contracteert enkel integere ondernemers.

• De gemeente wil enkel zaken doen met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van ondernemers is bij inkoop (en aanbesteding) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’. In de Beleidsregel Wet Bibob 2011 is aangegeven in welke gevallen en op welke wijze de toetsing plaatsvindt.

4.2 Duurzaam inkopen

• a.

  Bij inkopen neemt de gemeente economische, sociale en milieuaspecten in acht.

• De gemeente heeft een maatschappelijke verantwoordelijkheid om de milieubelasting van de eigen bedrijfsvoering te beperken en milieuzorg bij derden waar mogelijk te stimuleren. De gemeente streeft naar een verbetering van de milieuprestatie, waarbij het voorkómen van milieubelasting een hoge prioriteit heeft.

• Milieuzorg is één van de elementen van het maatschappelijk verantwoord ondernemen (omgevingsgericht ondernemen), waarbij wordt gezocht naar evenwicht tussen sociale, ecologische en economische belangen (people, planet, profit).

• Duurzaam inkopen betekent dat naast prijs en kwaliteit ook rekening gehouden wordt met sociale en milieuaspecten. De doelstelling is het stimuleren van de markt voor duurzame producten en diensten. Immers, hoe meer organisaties duurzaam inkopen, hoe meer er duurzaam geproduceerd en geleverd zal worden. Voorts wordt een bijdrage geleverd aan verduurzaming van de gemeentelijke bedrijfsvoering.

• Milieuaspecten betreffen het effect van het product of de dienst op onze leefomgevingskwaliteit. Bijvoorbeeld: CO2- uitstoot, energieverbruik, duurzaam materiaalgebruik (zoals bijvoorbeeld het verwerken van vrijkomende stoffen als teerhoudende afvalstoffen), afval, milieuvervuilende bestanddelen, gesloten grondbalans en verantwoord onkruidbestrijding.

• Sociale eisen hebben betrekking op de arbeidsomstandigheden en mensenrechten bij de productie. Denk aan lagelonenlanden, maar ook aan het bieden van arbeidsplaatsen aan langdurig werklozen, eerlijke handel, mensenrechten, arbeidsparticipatie, arbo regelgeving.

• De initiële kosten kunnen bij een duurzame aanbesteding hoger zijn, bijvoorbeeld omdat er meer of ander materiaal wordt gebruikt of omdat er een onderhoudsvrij of energiearm ontwerp wordt gemaakt. Dit kan weer gecompenseerd worden door lagere gebruikskosten en onderhoudskosten. In dergelijke gevallen moet een integrale financiële afweging voor de gehele levenscyclus worden gemaakt.

• De gemeente heeft als ambitie om vanaf 2015 bij 100% van haar inkopen het aspect duurzaamheid mee te nemen voor producten, werken en diensten waarvoor de duurzaamheidseisen zijn vastgesteld, indien het stellen van deze eisen in een concreet geval proportioneel is. Deze eisen zijn te vinden op de website van PIANOo. Voor producten, werken en diensten waarvoor geen duurzaamheidseisen zijn vastgesteld, geldt deze ambitie niet.

• Deze ambitie zal ervoor zorgen dat het aspect duurzaamheid naast de prijs en de kwaliteit een belangrijke criterium wordt bij de inkoop. Aan de andere kant houdt deze doelstelling geen verplichting voor de gemeente in om in alle gevallen ongeacht kosten en bedrijfsvoeringsomstandigheden duurzame producten, werken en diensten in te kopen.

• Duurzaam Inkoop komt o.a. tot uitdrukking door het volgende:

  • •

    Bij de product- en marktanalyse inventariseert de gemeente of duurzaamheidseisen voor een bepaalde werken, leveringen of diensten zijn vastgesteld.

  • •

    In de aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld in de selectie- en gunningscriteria) en in de te sluiten overeenkomst worden (indien de gemeente het wenselijk en proportioneel vind) duurzaamheidscriteria opgenomen.

  • •

    De gemeente kan langs elektronische weg communiceren bij de inkoop (E-procurement, gebruik van e-mail etc.). In beginsel worden de overeenkomsten schriftelijk afgesloten.

  • •

    De gemeente zal de aangeboden duurzame oplossingen monitoren. Op deze wijze kan zij een duurzame oplossing inbedden in de eigen organisatie van de gemeente en haar werkwijze.

• De gemeente sluit aan bij de nationale methodiek voor het bepalen van duurzaam inkopen zoals deze wordt gefaciliteerd door Agentschap NL en door Pianoo en onderschreven door het VNG.

• b

  Social return

• Indien de geraamde waarde van een opdracht voor werken of diensten gelijk is aan of meer is dan € 200.000,--, dan past de gemeente de volgende regels toe. In de aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld: het bestek) en in de te sluiten overeenkomst wordt de contractant een verplichting opgelegd een investering te plegen voor mensen zonder werk, die een afstand tot de arbeidsmarkt hebben. Deze investering bedraagt of 5% van de overeengekomen waarde van de opdracht of 7% van de loonsom. In de aanbestedingsstukken wordt deze keuze aangegeven en toegelicht. Daarnaast kan in de aanbestedingsstukken worden opgenomen dat ondernemers die reeds significant meer investeren in de participatie van de bovengenoemde personen dan gebruikelijk is en minimaal wettelijk wordt voorgeschreven, vrijgesteld worden van de verplichting om te investeren.

• De investering komt ten goede aan mensen zonder werk, die een afstand tot de arbeidsmarkt hebben (in de aanbestedingsstukken wordt deze doelgroep nader omschreven) en kan de onderstaande vormen aannemen:

  • •

    ondernemer kan een (tijdelijk) dienstverband aanbieden aan personen uit de doelgroep. Indien van toepassing kan gebruik worden gemaakt van loondispensatie. De loonkosten van de ondernemer voor personen uit de doelgroep en mogelijke kosten voor (extra) begeleiding en overhead worden aangemerkt als de investering;

  • •

    ondernemer kan werkplekken aanbieden waar personen uit de doelgroep additionele werkzaamheden kunnen verrichten met behoud van hun uitkering. De kosten van begeleiding en aansturing van bovengenoemde personen, mogelijke kosten voor scholing en overheadkosten worden aangemerkt als investering;

  • •

    indien zowel de gemeente als ondernemer tot het oordeel komen dat de bovengenoemde vormen onmogelijk zijn, dan wordt de investering gestort in het participatiefonds van de gemeente.

• De gemeente en de contractant bezien in onderling overleg welke vorm of mix van vormen in een concreet geval wordt gekozen. De omvang van de investering, de beschikbaarheid en competenties van de door de gemeente geselecteerde personen uit de doelgroep spelen een belangrijke rol bij de keuze.

• Personen uit de doelgroep die door ondernemer in dienst worden genomen of additionele werkzaamheden verrichten met behoud van hun uitkering (bovengenoemde vormen) moeten zo veel mogelijk betrokken worden bij de uitvoering van werken of diensten waarvoor door de gemeente opdracht is verleend. Indien dat niet mogelijk is, kunnen de personen binnen de grenzen van redelijkheid ook elders in de organisatie van ondernemer worden geplaatst.

• x

  In de aanbestedingsstukken en in de te sluiten overeenkomst wordt daarnaast opgenomen dat aan de contractant alsnog een bijdrage in het participatiefonds van de gemeente moet storten indien de personen uit de doelgroep geen reële werkzaamheden verrichten door omstandigheden die verwijtbaar zijn aan de contractant. Deze bijdrage bedraagt 150% van de investering. Indien er sprake is van omstandigheden die niet verwijtbaar zijn aan de contractant, dan wordt in onderling overleg tussen de gemeente en de contractant naar andere personen binnen de doelgroep gezocht.

4.3 Innovatie

De gemeente moedigt – daar waar mogelijk– innovatiegericht inkopen (en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de gemeente ruimte aan de ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’.

5.1 Product- en marktanalyse

• a.

  Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.

• De gemeente acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsultatie met ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.

5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

• a.

  De gemeente acht een te grote afhankelijkheid van ondernemers niet wenselijk.

• De gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van ondernemers (contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar inkoop (waaronder de keuze van ondernemer(s) en contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.

• b

  De gemeente kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.

• Gedurende de contractperiode kan bij de contractant afhankelijkheid ontstaan van de gemeente door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve ondernemers.

5.3 Lokale/regionale economie en MKB

• a.

  De gemeente heeft oog voor de lokale en regionale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van ondernemers leidt.

• In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale en regionale economie en lokale en regionale ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de gemeente moet niet onnodig nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. Bij een meervoudig onderhandse offerteaanvraag kan de gemeente één of meer offertes van lokale/regionale ondernemers vragen indien het mogelijk en wenselijk is in een concrete situatie.

• b.

  De Gemeente heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB).

• De gemeente houdt echter bij haar inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan de gemeente doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.

5.4 Samenwerkingsverbanden

De gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij inkoop voor zover de samenwerking in overeenstemming is met de Gids Proportionaliteit. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen en sociale regelgeving.

5.5 Bepalen van de inkoopprocedure

De gemeente zal - met inachtneming van de Gids Proportionaliteit bij de onderstaande bedragen de volgende procedures hanteren, tenzij blijkt dat dit niet aansluit bij het type inkoop en het karakter van de markt waarin de ondernemers opereren. In dat laatste geval kan de gemeente ook kiezen voor een andere procedure nadat het college dat heeft besloten. De gemeente kan bijvoorbeeld voor een nationale aanbestedingsprocedure kiezen in plaats van een meervoudige onderhandse. Daarnaast kan de gemeente kiezen voor een enkelvoudig onderhandse procedure in situatie waarin een vertrouwensrelatie (zoals diensten van een advocaat, accountant, bedrijfsarts) een rol speelt indien de geraamde waarde van de opdracht minder dan € 200.000 is. Verder kan de gemeente voor diensten die zijn opgenomen in bijlage II-B van de richtlijn nr. 2004/18/EG de procedure voor B-diensten toepassen.

(Bedragen zijn exclusief BTW)

Enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag

De gemeente vraagt minimaal aan één ondernemer een offerte.

Meervoudig onderhandse offerteaanvraag

De gemeente vraagt ten minste aan drie ondernemers en ten hoogste aan vijf ondernemers een offerte.[1]

Nationaal aanbesteden

Onder de (Europese) drempelbedragen zal de gemeente nationaal aanbesteden.

Europees aanbesteden

Boven de (Europese) drempelbedragen zal de gemeente in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving.

5.6 Raming en financiële budget

Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De gemeente wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen. Door toetsing van deze raming aan het beschikbare budget wordt de financiële haalbaarheid van de opdracht bepaald. Wanneer geen voldoende budget beschikbaar is zal geen offerte worden aangevraagd. Eerst zal aanvullend budget gezocht worden of zullen de wensen en specificaties worden bijgesteld.

5.7 Eerlijke mededinging en commerciële belangen

De gemeente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de gemeente een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De gemeente wenst geen ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.

Indien er reële vermoedens zijn dat de (veel) te hoge inschrijfbedragen verband houden met onregelmatigheden aan de zijde van de inschrijver(s), zoals vooroverleg en/of prijsafspraken tussen inschrijvers, dient na overleg met de directie contact te worden opgenomen met de Nederlandse Mededingingsautoriteit (NMa).

5.8 EMVI

De gemeente hanteert in beginsel de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI) als gunningscriterium tenzij wordt gemotiveerd waarom op basis van een andere criterium (bijvoorbeeld: laagste prijs) wordt gegund.

6.1 Inkoopproces

Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject.

6.2 Verantwoordelijken

De inkoop en de aanbesteding vindt plaats onder verantwoordelijkheid van de betreffende afdelingsmanager, die hierover zonodig in overleg treedt met de portefeuillehouder.

Uitvoering kan plaatsvinden door inkoopteams, bestaande uit medewerkers van de desbetreffende afdeling(en) waar nodig met externe expertise.

Voor de eerste drie fases van het inkoopproces (voortraject, specificeren en selecteren) geldt een “vier- ogen principe”. Dat houdt het volgende in. Indien de waarde van een opdracht gelijk is aan of meer dan € 5.000,00 bedraagt, dan dienen minimaal één medewerker en één senior betrokken te zijn bij fases 1 t/m 3 van het inkoopproces.

Uitvoering kan plaatsvinden door multidisciplinaire ad hoc inkoopteams, samengesteld uit medewerkers van de desbetreffende afdelingen en waar nodig met externe expertise.

Medewerkers maken zo veel mogelijk gebruik van standaard documenten: modelovereenkomsten van de gemeente Wijchen en standaardbrieven. Indien in een concreet geval dat wenselijk is, kan van een standaard document worden afgeweken.