Organisatieverordening gemeente Wijchen

Artikel 1

• a.

  Bestuursorganen : De raad, het college , de burgemeester en de commissies als bedoeld in artikel 83 en 84 van de Gemeentewet.

• b.

  Portefeuillehouder : Een lid van het college, dat op grond van college-afspraken in het bijzonder verantwoordelijk is voor bepaalde beleidsterreinen, of de burgemeester als bestuursorgaan.

• c.

  Gemeentesecretaris : De ambtenaar als bedoeld in artikel 100 van de Gemeentewet.

• d.

  Directie : De leiding van de organisatie bestaande uit de gemeentesecretaris een adjunct-secretaris

• e.

  Adjunct secretaris : De ambtenaar die ter ondersteuning van de gemeentesecretaris belast wordt met de aansturing van (een deel van ) de organisatie en als zodanig door het college is benoemd.

• f.

  Afdelingsmanager : Manager belast met de dagelijkse leiding van een afdeling.

• g.

  Organisatiereglement : Een reglement waarin de bedrijfsvoering, de taakverdeling binnen de directie en het aantal en de soort afdelingen van de organisatie is uitgewerkt .

• h.

  Afdelingenmodel : Organisatiestructuur waarin de managers van de afdelingen de spil vormen van de organisatie, aangestuurd door een meerhoofdige directie.

Artikel 2

In deze verordening worden onder de mannelijke naamgevingen tevens de vrouwelijke naamgevingen begrepen.

Artikel 1. Inrichting van de ambtelijke organisatie.

• 1.

  De ambtelijke organisatie van de gemeente Wijchen is opgebouwd conform het Afdelingenmodel en bestaat uit:

  • 1.

    De directie, bestaande uit de gemeentesecretaris, als voorzitter en twee directeuren;

  • 2.

    De afdelingen.

• 2.

  Het college kan op voorstel van de directie nieuwe taken toewijzen aan de directie of aan één van de afdelingen.

• 3.

  Het college stellen, op voorstel van de directie, gehoord de betrokken afdelingsmanager(s), de structuur van elke afdeling en of wijziging daarvan vast.

• 4.

  De ambtelijke organisatie bestaat uit de volgende afdelingen

  • 1.

    de afdeling bestuurs- en managementondersteuning, met als kerntaken personeel en organisatie, bestuurlijk-juridische zaken, communicatie, openbare orde en veiligheid, beleidscoördinatie en kwaliteitsmanagement;

  • 2.

    de afdeling bouwen en leefomgeving, met als kerntaken het verstrekken van vergunningen en de handhaving daarvan voor wat betreft de aandachtsgebieden bouwen, milieu, APV en bijzondere wet- en regelgeving;

  • 3.

    de afdeling brandweer, met als kerntaken proactie, preventie, preparatie, repressie, nazorg en rampenbestrijding;

  • 4.

    de afdeling facilitaire zaken, met als kerntaken interne zaken, informatievoorziening en automatisering en onderhoud gebouwen en installaties alsmede nieuwbouw;

  • 5.

    de afdeling financiën, met als kerntaken financieel beleid, control en belastingen en financiële administratie;

  • 6.

    de afdeling openbare werken, met als kerntaken beleid, beheer, voorbereiding en uitvoering met betrekking tot de openbare ruimte, landmeten en beheer vastgoedinformatie;

  • 7.

    de afdeling publiekszaken, met als kerntaak publieksdienstverlening;

  • 8.

    de afdeling ruimte, milieu en economie, met als kerntaken ruimtelijke ordening, milieu, monumenten, volkshuisvesting, grondzaken en economie;

  • 9.

    de afdeling sociale zaken, met als kerntaken werk en inkomen voor arbeidlozen;

  • 10.

    de afdeling welzijn, zorg en onderwijs, met als kerntaken welzijn, zorg en onderwijs.

Artikel 2 De gemeentesecretaris

• 1.

  Benoeming en vervanging.

• Tot het doen van een aanbeveling tot benoeming van de gemeentesecretaris wordt door Het college niet overgegaan dan nadat de leidinggevenden en de ondernemingsraad bij de selectie zijn betrokken. Bij afwezigheid of ontstentenis van de gemeentesecretaris wordt hij in al zijn taken vervangen door één van de directeuren, dan wel door een afdelingsmanager die door het college wordt aangewezen.

• 2.

  De gemeentesecretaris heeft de volgende taken;

  • 1.

    geeft samen met de directie leiding aan de organisatie;

  • 2.

    is als één van de directieleden eindverantwoordelijk voor een aandachtsgebied met afdelingen en projecten, waarvan in ieder geval het aandachtsgebied personeel en organisatie;

  • 3.

    voert BOF-gesprekken met de adjunct secretaris, afdelingsmanagers en eventueel rechtstreeks aan hem gekoppelde medewerkers;

  • 4.

    staat als eerste adviseur het college en de burgemeester bij en draagt bij aan een heldere en soepele besluitvorming;

  • 5.

    onderhoudt als intermediair tussen bestuursorganen en ambtelijke organisatie goede contacten met deze geledingen en zorgt voor een juiste vertaling en correcte uitvoering van besluiten;

  • 6.

    is eindverantwoordelijk voor de afstemming en richt zich daarbij op voorstellen die de afzonderlijke afdelingen overstijgen;

  • 7.

    maakt afspraken met het onder hem ressorterende management over doelen en output en beoordeelt hen op het nakomen ervan;

  • 8.

    bepaalt (voor zover nodig) welke afdeling de eerste verantwoordelijkheid draagt bij de beleidsadvisering en -uitvoering;

  • 9.

    bepaalt binnen zijn aandachtsgebied de beslisrijpheid en kwaliteit van de adviezen uit de organisatie;

  • 10.

    is eindverantwoordelijke voor de uitvoering van college- en raadsbesluiten en draagt de concernverantwoordelijkheid voor planning en control;

  • 11.

    is bestuurder in het kader van de Wet op de ondernemingsraden;

  • 12.

    heeft een voorbeeldfunctie naar de organisatie;

  • 13.

    vertegenwoordigt de gemeente in externe contacten, voortvloeiende uit zijn functie

Artikel 3. Verhouding tot de bestuursorganen.

• 1.

  De bepalingen in dit artikel gelden tevens als instructie voor de gemeentesecretaris als bedoeld in artikel 103, tweede lid, van de Gemeentewet

Verhouding tot de gemeenteraad

• 2.

  De gemeentesecretaris draagt middellijk via de griffier of rechtstreeks zorg voor een doelmatige ondersteuning van de leden van de raad, conform de vigerende Verordening ambtelijke bijstand.

Verhouding tot het college

• 1.

  De gemeentesecretaris draagt, met inachtneming van de instructie het college en onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester, zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college.

• 2.

  Hij adviseert het college ten behoeve van door het college te nemen beslissingen.

• 3.

  Hij draagt zorg voor de vastlegging van besluiten van het college.

• 4.

  Hij waakt ervoor dat de beslissingen van het college met voldoende voortvarendheid worden uitgevoerd.

• 5.

  Hij draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de leden van het college, zulks met inachtneming van eventuele nadere instructies van het college.

Verhouding tot de Burgemeester

• 1.

  De gemeentesecretaris staat de burgemeester in diens hoedanigheden van bestuursorgaan van de gemeente en bestuurlijk coördinator ter zijde.

• 2.

  Hij bevordert samen met de burgemeester een goede afstemming tussen de bestuursorganen en de ambtelijke organisatie.

• 3.

  Hij is de burgemeester behulpzaam bij de bevordering van goede samenwerking en afstemming tussen de bestuursorganen onderling, alsmede bij de bewaking van het functioneren van het collegiaal bestuur van het college.

Verhouding tot de ambtelijke organisatie

• 1.

  Onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college staat de gemeentesecretaris aan het hoofd van de ambtelijke organisatie.

• 2.

  De gemeentesecretaris is als voorzitter van de directie verantwoordelijk voor de algehele bedrijfsvoering. In de uitoefening van zijn taak wordt hij bijgestaan door de adjunct-secretaris.

• 3.

  De gemeentesecretaris heeft binnen de directie een doorslaggevende stem.

• 4.

  Uit hoofde van zijn functie kan de gemeentesecretaris aanwijzingen geven aan alle medewerkers.

• 5.

  De medewerkers verstrekken de gemeentesecretaris gevraagd en ongevraagd alle inlichtingen die hij voor een goede vervulling van zijn taak nodig heeft.

• 6.

  De gemeentesecretaris is uit hoofde van zijn functie tevens gemeentecontroller. Zijn taken en bevoegdheden in dit verband zijn uitgewerkt in een Controlstatuut.

Artikel 4 Verticale en horizontale coördinatie

De gemeentesecretaris bevordert vanuit de directie een goede afstemming met betrekking tot de te behandelen zaken tussen het college en de portefeuillehouders enerzijds en de afdelingen anderzijds, alsmede tussen de afdelingen onderling. Hij onderhoudt daartoe noodzakelijke en/of wenselijke contacten.

Artikel 5 Bevoegdheden en werkwijze van de directie

• 1.

  Onverminderd het bepaalde in artikel 3, onderdeel “verhouding tot de ambtelijke organisatie” berust de leiding van de organisatie bij de directie.

• 2.

  Samenstelling en doelstelling;

• De directie bestaat uit de gemeentesecretaris en een adjunct-secretaris. De directie heeft als doelstelling een ambtelijke organisatie te realiseren en in stand te houden die in termen van management, beleid, beheer en uitvoering in staat is door het bestuur vastgestelde doelen te behalen.

• 3.

  Werkwijze;

  • a.

    de directie werkt als collegiaal samenwerkingsverband. De gemeentesecretaris is voorzitter van de directie en is qualitate qua eindverantwoordelijk voor en hoofd van de ambtelijke organisatie. In die zin heeft de gemeentesecretaris een beslissende stem bij besluiten die door de directie moeten worden genomen.

  • b.

    binnen de directie worden ter verdeling van de taken aandachtsgebieden vastgesteld. Deze aandachtsgebieden kunnen periodiek tussen de directieleden wisselen. Het aandachtsgebied personeel en organisatie berust bij de gemeentesecretaris.

  • c.

    de directie stelt de afdelingsmanagers en de medewerkers in staat de verantwoordelijkheden waar te maken die passen binnen het "afdelingenmodel" en maakt duidelijke afspraken over de verantwoording die hierover moet plaatsvinden.

  • d.

    jaarlijks stelt de directie conform het bedoelde in hoofdstuk 4 een Directieplan vast met daarin de doelen en de planning voor het komende jaar en dat als leidraad dient voor de door de afdelingsmanagers op te stellen afdelingsplannen. Het Directieplan wordt ter vaststelling aangeboden aan het college.

Artikel 6 Bevoegdheden en taken van de adjunct-secretaris

• 1.

  Benoeming en vervanging;

• Tot het doen van een benoeming van een adjunct-secretaris wordt door het college niet overgegaan dan nadat de portefeuillehouder P&O, een afvaardiging van de afdelingsmanagers en de ondernemingsraad bij de selectie zijn betrokken. Bij afwezigheid of ontstentenis van de adjunct-secretaris wordt hij in al zijn taken vervangen door de secretaris.

• 2.

  De adjunct-secretaris heeft de volgende taken;

  • a.

    helpt de portefeuillehouders bij het vertalen van de politieke en bestuurlijke keuzen en aandachtspunten naar de afdelingen;

  • b.

    is als lid van de directie primair een teamspeler die tot taak heeft de organisatie als geheel goed te laten functioneren, richting te geven aan de organisatie-ontwikkeling, te zorgen voor een goede coördinatie van werkzaamheden binnen de organisatie, kwaliteitszorg en innovatie;

  • c.

    coacht, ondersteunt en volgt de afdelingsmanagers die tot zijn aandachtsgebied horen bij het uitvoeren van hun taken en grijpt als lid van de directie zonodig in;

  • d.

    geeft opdrachten en maakt afspraken over de terugkoppeling en wijze van voortgangsrapportage, in ieder geval vindt er maandelijks overleg plaats tussen directeur en afdelingsmanager gericht op het afleggen van verantwoording;

  • e.

    zorgt voor de juiste omstandigheden om het werk van de afdelingsmanagers en de afdelingen te vergemakkelijken en draagt zorg voor een goed werkklimaat;

  • f.

    zorgt voor een goede planning en control binnen zijn aandachtsgebied, opdat de directie als geheel in staat is de organisatie en de werkprocessen te beheersen;

  • g.

    houdt toezicht op de binnen zijn aandachtsgebied vallende werkzaamheden; adviseert over goede prijs/prestatieverhoudingen; heeft een signaalfunctie;

  • h.

    beoordeelt binnen zijn aandachtsgebied de beslisrijpheid en kwaliteit van de adviezen uit de organisatie, met behoud van het primaat dat bij de afdelingsmanagers berust op de inhoud van de adviezen aan het bestuur;

  • i.

    kan optreden als projectmanager;

  • j.

    heeft een voorbeeldfunctie naar de organisatie;

  • k.

    vertegenwoordigt de gemeente in externe contacten, voortvloeiende uit zijn functie.

Artikel 7 Afdelingsmanager.

• 1.

  Benoeming en vervanging;

• Tot het doen van een aanbeveling voor benoeming van een afdelingsmanager wordt door de gemeentesecretaris niet overgegaan dan nadat het college via de portefeuillehouder P&O, vertegenwoordigers van het management en de betreffende afdeling bij de selectie zijn betrokken. Bij afwezigheid of ontstentenis van een afdelingsmanager wordt hij in zijn hiërarchisch leidinggevende taken vervangen door een andere afdelingsmanager door de directie aan te wijzen. Voor de andere taken wijst de manager een of meer aanspreekpunten aan binnen de afdeling.

• 2.

  De afdelingsmanager heeft de volgende taken;

  • a.

    is integraal manager en als zodanig verantwoordelijk voor de realisatie van de producten binnen de afdeling en de daarbij in te zetten middelen en de over die productie gemaakte afspraken en rapporteert daarover. Jaarlijks stelt hij op basis van het directieplan een afdelingsplan op met de doelen en de planning voor het komende jaar;

  • b.

    heeft het primaat waar het gaat om de inhoudelijke advisering aan het college, legt periodiek verantwoording af aan de directie en het bestuur over productie- en budgetafspraken, over het gevoerde financieel en personeelsmanagement, over de voortgang van projecten en over andere kwaliteitsaspecten, analyseert problemen en processen en kan op het gebied van zijn afdeling de beleidsadvisering op strategisch niveau voor zijn rekening nemen;

  • c.

    voert zelfstandig overleg met de portefeuillehouder(s) en betrekt, indien zinvol, zijn medewerkers daarbij;

  • d.

    zet de lijnen uit voor de afdeling en bewaakt de eenheid van beleid, ook waar het gaat om de afstemming met andere afdelingen;

  • e.

    realiseert de noodzakelijke randvoorwaarden waarbinnen de medewerkers van de afdeling zo goed mogelijk kunnen presteren;

  • f.

    betrekt de medewerkers actief bij het verbeteren van de werkprocessen, is een coach met duidelijk toegevoegde waarde voor zijn medewerkers;

  • g.

    draagt zorg voor de realisatie van het middelenbeleid en het budgethouderschap op zijn afdeling, voert daartoe onder andere functionerings- en beoordelingsgesprekken met zijn medewerkers;

  • h.

    legt verantwoording af aan gemeentesecretaris, directie en het college;

  • i.

    is verantwoordelijk voor de externe contacten, die voortvloeien uit zijn functie;

  • j.

    voorzover hij optreedt als projectleider legt hij periodiek verantwoording af aan de directie en/of het college over de voortgang en andere kwaliteitsaspecten.

Artikel 8 Medewerker

• 1.

  Benoeming;

• Tot het doen van een benoeming van een medewerker wordt door de gemeentesecretaris niet overgegaan dan nadat de betreffende afdeling is betrokken bij de selectie en hier advies van is ontvangen.

• 2.

  De medewerker heeft de volgende taken:

  • a.

    Vanuit de eigen professionaliteit en het eigen werkveld samenwerken aan het bereiken van de doelstellingen van de organisatie en het aanreiken van verbeteringen;

  • b.

    Via de afdelingsmanager inhoudelijk adviseren van het college;

  • c.

    Bewaking van de budgetten die aan hem zijn toevertrouwd;

  • d.

    Verantwoording afleggen over de taakvervulling aan het management en het bestuur;

  • e.

    Verstrekt de informatie zoals bedoeld in hoofdstuk 2, artikel 3, verhouding tot de ambtelijke organisatie, onder het vijfde lid.

Artikel 1 Directie-overleg

• 1.

  De directie vergadert een maal per week onder leiding van de gemeentesecretaris. Van het overleg wordt een verslag gemaakt dat aan de medewerkers en het college beschikbaar wordt gesteld. De directieleden bevorderen dat afdelingsmanagers of de betreffende medewerkers aanwezig zijn bij voor hun relevante bespreekpunten.

• 2.

  De directie functioneert als een laag in de organisatie waarbinnen het organisatiebrede afstemmingsoverleg plaatsvindt ten behoeve van het functioneren van de organisatie. Voor dat functioneren van de organisatie noodzakelijke en wenselijke beslissingen worden in de directie genomen in de vorm van besluiten of adviezen aan het college.

• 3.

  Het overleg is tevens gericht op uitwisseling van informatie tussen het college en de organisatie en omgekeerd.

• 4.

  De directie richt zich primair op het scheppen van de randvoorwaarden voor een goede organisatie. De directie betracht terughoudendheid bij de bespreking van beleidsinhoudelijke zaken met uitzondering van belangrijke strategische thema's.

• 5.

  Belangrijke projecten, die de afdeling overstijgen, worden bewaakt door een lid van de directie, dat de voorwaarden creëert waaronder projectleiders hun werk kunnen doen en bevordert dat regelmatig wordt gerapporteerd aan de directie en het college over de voortgang en de resultaten.

Artikel 2 Vergadering college en directie Extra-B&W

• 1.

  In beginsel vindt één maal per maand een vergadering plaats tussen het college en de directie. Deze vergadering wordt “extra B&W” genoemd. Agendering vindt plaats onder zorg van de gemeentesecretaris, gehoord de directie.

• 2.

  De gemeentesecretaris maakt hiervan een kort verslag.

• 3.

  De extra B&W heeft tot doel bespreking van thema's, die strategisch van betekenis zijn voor de ontwikkeling van de gemeente, dan wel die van betekenis zijn voor het functioneren van de gemeentelijke organisatie.

Artikel 3 Directie-plus-Overleg

• 1.

  Onder leiding van de gemeentesecretaris komen alle leidinggevenden (directie en afdelingsmanagers) in beginsel één maal per maand bijeen om voor het gehele management noodzakelijke thema's te bespreken, afspraken te maken en informatie uit te wisselen.

• 2.

  Het initiatief om bij elkaar te komen en het initiatief om een bepaald thema aan de orde te stellen kan van alle deelnemers komen.

• 3.

  Van het overleg wordt een verslag gemaakt dat voor alle medewerkers toegankelijk is.

Artikel 4 Managementoverleg

• 1.

  Onder leiding van de adjunct-secretaris komen alle afdelingsmanagers, periodiek bijeen. Van het overleg wordt een verslag gemaakt, dat wordt verspreid onder de directie en medewerkers.

• 2.

  Het overleg is erop gericht, dat de uitwisseling van informatie tussen het college, directie en afdelingen zo goed mogelijk verloopt. Tevens worden voor de deelnemers belangrijke inhoudelijke en organisatorische thema's besproken.

Artikel 5 Afdelingsoverleg

• 1.

  Onder leiding van de afdelingsmanager komen alle medewerkers van een afdeling in beginsel één maal per maand of zo vaak als de afdelingsmanager dat nodig acht bijeen om afdelingsbrede onderwerpen te bespreken.

• 2.

  (Consequenties van) afdelingsplannen, begroting, maraps en de jaarrekening alsmede organisatiebrede cultuurprojecten worden in elk geval in het afdelingsoverleg besproken.

• 3.

  De afdelingsmanager voert sectiegewijs of individueel/groepsgewijs overleg zo vaak als hij of de medewerkers dat nuttig vinden.

• 4.

  Van het overleg kan een verslag worden gemaakt.

Artikel 1 Werkwijze afdeling

• 1.

  Elke zaak wordt, tenzij de directie anders bepaalt, primair voorbereid en uitgevoerd vanuit de afdeling tot welk taakgebied de betreffende zaak behoort.

• 2.

  De afdelingsmanager draagt zorg voor de voortgang in de behandeling, de voorbereiding en uitvoering van de zaak binnen zijn afdeling.

• 3.

  Indien de voortgang van de werkzaamheden niet volgens planning verloopt stelt de betrokken afdelingsmanager de directie en zo nodig de portefeuillehouder hiervan op de hoogte.

Artikel 2 Werkwijze afdelingsoverstijgende zaken

• 1.

  Indien een zaak zich over het taakgebied van meer dan één afdeling uitstrekt, wijst de directie een afdelingsmanager of een medewerker aan als primaathouder. Hij zorgt voor de integrale voorbereiding en/of uitvoering alsmede voor de tijdsplanning en de bewaking van de voortgang.

• 2.

  De directie kan de primaathoudende afdelingsmanager opdragen een projectvoorstel voor te bereiden, waarin de integraliteit van de aanpak tot uitdrukking wordt gebracht. Projectvoorstellen worden ter besluitvorming voorgelegd aan de directie en/of het college dat kan besluiten een coördinerend portefeuillehouder aan te wijzen voor het betreffende project.

• 3.

  Indien afdelingen het niet eens kunnen worden over een eensluidend advies dan beslist de directie over de advisering aan het college.

Artikel 3 Planning en control

• 1.

  Elke afdelingsmanager maakt voorafgaande aan een nieuw kalenderjaar een afdelingsplan waarin hij de planning van de werkzaamheden opneemt, afgezet tegen de beschikbare middelen. Bij afdelingsoverstijgende zaken wordt tevoren afstemming gepleegd met collega-afdelingsmanagers. De afdelingsplannen worden vastgesteld door de directie en wat de prioritering betreft doorgesproken met de betreffende portefeuillehouder.

• 2.

  Elke afdelingsmanager legt via managementrapportages en de directie via bestuursrapportages en de jaarrekening, periodiek aan de directie resp. het bestuur verantwoording af aan over het gevoerde beheer en de mate waarin gestelde doelen zijn gehaald. De regels van de Verordening op het budgethouderschap en het beheer van vermogenswaarden zijn van overeenkomstige toepassing.

• 3.

  Nadere regels kunnen worden gesteld ten aanzien van de control op de middelen.

Artikel 4 Mandatering van bevoegdheden van het college aan ambtenaren

• 1.

  Het college kan medewerkers mandaat verlenen, zoals bedoeld in het Mandaatbesluit met behorende mandaatregister. Het Mandaatbesluit wordt periodiek geactualiseerd.

• 2.

  Het bepaalde in dit artikel is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de burgemeester als bestuursorgaan.

Artikel 1

In onderwerpen waarin deze Organisatieverordening niet voorziet, beslist het college, gehoord de directie.

Artikel 2

Deze verordening kan worden aangehaald als "Organisatieverordening".

Artikel 3

Deze verordening treedt in werking daags na bekendmaking ervan.

Artikel 4

De “Organisatieverordening gemeente Wijchen” van 9 december 2003 wordt ingetrokken.