Instructie voor de secretaris van de gemeente Wijdemeren

1. De secretaris draagt, onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester als voorzitter van het college, zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders.

2. De secretaris draagt er desgevraagd en uit eigen beweging zorg voor dat de leden van het college van burgemeester en wethouders over alle informatie kunnen beschikken die zij behoeven om hun functie goed te kunnen uitoefenen.

3. Hij draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan het college van burgemeester en wethouders. Zo nodig adviseert de secretaris als eerste adviseur het college van burgemeester en wethouders ten behoeve van de door dat college te nemen besluiten.

4. Hij is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures en bevordert een voortvarende uitvoering van de besluiten van het college van burgemeester en wethouders.

5. De secretaris draagt er zorg voor dat door het college van burgemeester en wethouders genomen besluiten worden vastgelegd (in een besluitenlijst) en dat een presentielijst wordt bijgehouden.

6. De secretaris oefent zijn taak op grond van dit artikel waar nodig uit in samenwerking met het managementteam.

7. Ten aanzien van de in dit artikel omschreven taken kan het college van burgemeester en wethouders nadere regels stellen.

1. De secretaris staat de burgemeester in diens hoedanigheid van bestuurlijk coördinator ter zijde.

2. Hij bevordert hiertoe samen met de burgemeester een goede afstemming tussen de bestuursorganen en de ambtelijke organisatie.

3. Tevens is hij de burgemeester behulpzaam bij de bewaking van het functioneren van het college van burgemeester en wethouders als collegiaal bestuur.

4. Artikel 1 is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de burgemeester, voor zover het de op hem rustende taken betreft.

1. De secretaris draagt tezamen met de griffier, onverminderd diens verantwoordelijkheden, zorg voor een doelmatige ondersteuning van de leden van de raad. Beiden plegen hiertoe regelmatig overleg.

2. Hij draagt er desgevraagd of uit eigener beweging zorg voor dat de leden van de raad en de griffier informatie wordt verstrekt omtrent onder het gemeentebestuur berustende documenten, waarvan burgemeester en wethouders of de burgemeester kennis hebben genomen en voor zover bedoelde raadsleden en griffier daarover beschikking behoeven. De informatie wordt mondeling, per email, door inzage of in de vorm van een uittreksel of kopie verstrekt, waarbij zoveel als redelijkerwijs mogelijk rekening wordt gehouden met de wens van de leden van de raad en de griffier.

3. Bij de toepassing van het vorige lid van dit artikel wordt rekening gehouden met de in artikel 25 van de Gemeentewet neergelegde geheimhoudingsplicht. Indien het college van burgemeester en wethouders ten aanzien van bepaalde stukken een voorlopige geheimhoudingsplicht heeft opgelegd, worden deze stukken niet vrij gegeven voordat de geheimhoudingsplicht is komen te vervallen of is opgeheven.

4. De Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning is van overeenkomstige toepassing.

5. De gemeentesecretaris heeft periodiek overleg met de voorzitter van het college van burgemeester en wethouders teneinde een goede afstemming te bewerkstelligen tussen de bestuursorganen en de ambtelijke organisatie.

6. Voorts is de secretaris, samen met de griffier, de burgemeester behulpzaam bij het bevorderen van een goede samenwerking en afstemming ter zake van het functioneren van de bestuursorganen.

7. Op verzoek van de raad of de voorzitter van de raad woont de secretaris een raadsvergadering bij, één en ander in overeenstemming met het Reglement van Orde van de gemeenteraad.

1. De secretaris is bevoegd de aan de bestuursorganen gezonden ambtelijke stukken op hun beslissingsrijpheid te toetsen.

2. Ter bewaking van de eenheid in de uitoefening van de aan het ambtelijk apparaat opgedragen taken voeren de secretaris en de afdelingshoofden regelmatig gezamenlijk overleg. De gemeentesecretaris is voorzitter van dit overleg.

3. De secretaris adviseert zelf bij zaken waarover de bestuursorganen de mening van de eerste adviseur willen, respectievelijk dienen te kennen. Ingeval hij van plan is een advies uit te brengen dat afwijkt van het advies of de mening van een afdeling, zal hij - onder vermelding van redenen - daarvan vooraf mededeling doen aan het hoofd van de desbetreffende afdeling.

4. Burgemeester en wethouders kunnen bevoegdheden die het werkveld van de Ondernemingsraad betreffen zoals dat is aangegeven in de artikelen 25 en 27 van de Wet op de Ondernemingsraden mandateren aan de secretaris.

5. De secretaris heeft het recht bij alle ambtenaren zowel individueel als per afdeling, de inlichtingen in te winnen die voor een goede vervulling van zijn taak nodig zijn.

6. Onverminderd de gezamenlijke verantwoordelijkheid van het managementteam èn met inachtneming van de bevoegdheden van de afdelingshoofden, heeft de gemeentesecretaris de eindverantwoordelijkheid voor:

• a.

  een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de bestuursorganen;

• b.

  het tijdig en voldoende voorzien van de bestuursorganen van de nodige adviezen en ondersteuning;

• c.

  een voldoende planning en prioriteitsstelling van activiteiten en de uitvoering daarvan met inachtneming van het ter zake vastgestelde beleid;

• d.

  de samenhang alsmede een voldoende gecoördineerd en geïntegreerd handelen van de onderscheiden organisatieonderdelen;

• e.

  een goede kwaliteit van het management en de organisatie van het ambtelijk apparaat;

• f.

  het op een doelmatige wijze terzijde staan van de bestuursorganen door de ambtelijke organisatie.

1. Indien de secretaris, tijdelijk voor een periode langer dan vijf dagen, zijn ambt niet kan vervullen, doet hij daarvan mededeling aan het college van burgemeester en wethouders. Voor een afwezigheid van langer dan 4 weken verzoekt de secretaris aan het college van burgemeester en wethouders om toestemming.

2. Bij afwezigheid wordt de secretaris vervangen door de loco-secretaris.

3. Het college wijst de loco-secretaris aan.

4. Wanneer zowel de secretaris als de loco-secretaris afwezig zijn, worden zij, in door de secretaris nader te bepalen volgorde, vervangen door als loco-secretarissen door het College aangewezen afdelingshoofden.

1. In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de gemeentesecretaris voor zover nodig met het college van burgemeester en wethouders of met de burgemeester overleg.

2. Deze instructie treedt in werking op 1 september 2008.