Regeling vervallen per 31-12-2012

Regeling dienstreizen gemeente Wijk bij Duurstede 2011

Geldend van 01-07-2011 t/m 30-12-2012

Intitulé

Regeling dienstreizen gemeente Wijk bij Duurstede 2011

Besluit van Burgemeester en wethouders

Burgemeester en wethouders van Wijk bij Duurstede;

gelet op het bepaalde in artikel 15:1:22 van de Centrale Arbeidsvoorwaardenregeling (CAR) Gemeente Wijk bij Duurstede;

gelet op de instemming van de Ondernemingsraad van

12 mei 2011;

besluiten: vast te stellen de ‘Regeling dienstreizen gemeente Wijk bij Duurstede 2011’:

Begripsbepalingen

Artikel 1

Voor de toepassing van deze regeling wordt verstaan onder:

  • a.

    medewerker: de ambtenaar in de zin van artikel 1:1 lid 1 sub a van de CAR-UWO

  • b.

    dienstreis: een naar het oordeel van het (onder-)afdelingshoofd noodzakelijke verplaatsing van een medewerker tot het verrichten van een dienst.

Algemene bepalingen

Artikel 2

  • 1. De medewerker heeft voor het maken van een dienstreis voorafgaande toestemming nodig van het (onder-)afdelingshoofd.

  • 2. De dienstreizen worden bij voorkeur gemaakt met de Wheels4all auto of met het openbaar vervoer.

  • 3. Aan de ambtenaar die voor het vervullen van zijn functie gebruik maakt van zijn eigen motorvoertuig, wordt een vergoeding toegekend van € 0,28 per afgelegde kilometer, gemeten langs de kortste weg.

Declaratie

Artikel 3

De vergoeding vermeld in artikel 2, lid 3, wordt slechts betaalbaar gesteld, wanneer de kosten zijn gedeclareerd met gebruikmaking van het hiervoor door de directie vastgestelde declaratieformulier.

Schade motorvoertuig bij dienstreizen

Artikel 4

1. De werkgever aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor eventuele schade aan het eigen motorvoertuig. In de kilometervergoeding is een bedrag begrepen voor vergoeding van een door de medewerker af te sluiten allrisk verzekering.

2. In afwijking van het gestelde in lid 1 wordt in geval van schade aansprakelijkheid aanvaard indien:

  • -

    de medewerker vóór aanvang van de dienstreis aan zijn leidinggevende heeft gemeld dat er onvoorzien geen Wheels4all auto beschikbaar is ondanks tijdige reservering;

  • -

    voor de dienstreis het gebruik van de eigen auto praktisch de meest geëigende keuze was.

3. De bewijslast of één van de uitzonderingen, genoemd in lid 2, aan de orde is ligt bij de medewerker.

  • 4.

    Behoudens verwijtbaarheid, zoals genoemd in artikel 15:1:23, lid 2 van de CAR/UWO en overigens ongeacht de feitelijke verzekeringsvorm wordt vergoeding van schade beoordeeld alsof het motorvoertuig all risk verzekerd is. De schadevergoeding betreft:

    • -

      het eigen risico tot een maximum van € 150,-;

    • -

      hetgeen vervolgens financieel het meest gunstig is voor de werkgever: het schadebedrag, de restwaarde bij total loss, of de extra premiekosten als gevolg van verlies van no claimkorting.

  • 5.

    De schadevergoeding wordt per 2.500 verreden dienstkilometers in een referteperiode van 12 maanden voorafgaande aan de datum waarop de schade ontstond, verminderd met een bedrag van € 250,-.

  • 6.

    De schadevergoeding is fiscaal belast, maar wordt niet gebruteerd.

Inwerkingtreding

Artikel 5

Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 juli 2011.

Per de datum van inwerkingtreding van deze regeling vervalt de Regeling vergoeding dienstreizen 1996 met dien verstande dat artikel 5 van kracht blijft tot nader besluit van burgemeester en wethouders.

Aldus vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders van 7 juni 2011.

De secretaris, De burgemeester,

Janneke Louisa-Muller Guus Swillens

Toelichting bij de Regeling dienstreizen 2011

Algemeen

De Regeling dienstreizen 2011 kent enige belangrijke uitgangspunten:

  • 1.

    de gemeente wil in het kader van duurzaam beleid bevorderen dat de medewerkers bij dienstreizen bij voorkeur gebruik maken van een deelauto (in dit geval Wheels4all)of reizen per openbaar vervoer. De Wheels4all auto is een milieuvriendelijke optie ten opzichte van het gebruik van de eigen auto.

  • 2.

    gebruik van de eigen auto blijft mogelijk wanneer dat praktisch de meest geëigende keuze is.

  • 3.

    de gemeente aanvaardt, behoudens enige uitzonderingen, geen aansprakelijkheid meer bij schade die ontstaat bij gebruik van het eigen motorvoertuig bij dienstreizen.

De uitgangspunten ad 1 en 2 kennen geen sterk dwingend karakter. Uitgangspunt is dat de medewerkers vanuit maatschappelijke betrokkenheid uitgangspunt 1 onderschrijven en de eigen auto selectief zullen gebruiken..

Artikel 2 Algemene bepalingen

Wheels4all auto

Vanaf 1 september 2010 loopt een pilot met de inzet van een Wheels4all auto. Deze auto moet de eerste keus gaan worden van medewerkers voor het maken van dienstreizen wanneer openbaar vervoer niet doelmatig is. Een medewerker kan de eigen auto blijven gebruiken wanneer het niet praktisch is om met de Wheels4all auto te reizen. Zie hiervoor de uitgebreide toelichting op artikel 4, ook voor wat betreft het vergoeden van mogelijke schade.

Er staat één Wheels4all auto bij het gemeentehuis. Deze auto is primair bestemd voor gebruik door de medewerkers. Medewerkers die achter het net vissen, omdat een collega de Wheels4all auto net wat eerder heeft gereserveerd, kunnen ook gebruik maken van de andere Wheels4all auto’s die door Wijk bij Duurstede verspreid staan.

Daarnaast regelt Wheels4all zonder bijbetaling een huurauto wanneer de medewerker tenminste 24 uur van tevoren reserveert en er geen Wheels4all auto beschikbaar is.

Medewerkers die voor dienstreizen gebruik maken van de Wheels4all auto hebben geen risico op schade aan het eigen motorvoertuig en dragen bij aan een duurzame omgeving.

Vergoeding gebruik eigen motorvoertuig

In lijn met de uitgangspunten van de regeling en mede gelet op de financiële positie van de gemeente is de vergoeding gehandhaafd op € 0,28 per km. Voor gemeentebestuurders geldt een vergoeding van € 0,37 per km. De gemeente is wettelijk verplicht dit bedrag te vergoeden.

Artikel 4 Schade eigen motorvoertuig bij dienstreizen

All riskverzekering

De medewerker kan het schaderisico dekken door het afsluiten van een all riskverzekering. De vergoeding van € 0,28 per km biedt daartoe voldoende ruimte. Uit de beantwoording van Kamervragen door de staatssecretaris van Financiën in september 2008 blijkt het volgende:

  • -

    volgens vaste definitie van ANWB en NIBUD bestaan de variabele kosten bij gebruik van een auto uit brandstof, onderhoud en reparatie

  • -

    deze variabele kosten bedroegen in een voorbeeld casus van het NIBUD voor een middenklasse auto per 1 juli 2008 € 0,16 per km, bij een benzineprijs van € 1,68 per liter

  • -

    indien daarin de kosten van parkeer- en tolgelden zouden worden betrokken bedragen de variabele kosten € 0,18 per km.

Daaruit kan worden geconcludeerd dat de fiscaal vrije deel van de vergoeding (€ 0,19) dekkend is voor de variabele kosten. Er resteert een klein onbelast deel en een belast deel van € 0,09 voor zaken als afschrijving, motorrijtuigenbelasting en (all risk)verzekering.

Het enkele bezit van een motorvoertuig brengt de vaste lasten met zich mee. Bij dienstgebruik van het eigen motorvoertuig gaat het om een redelijke bijdrage in de vaste kosten voor zover het dienstgebruik meerkosten met zich meebrengt.

De medewerker is niet verplicht het eigen motorvoertuig all risk te verzekeren. Het is aan de medewerker een keuze te maken die zijns inziens past bij zijn persoonlijke omstandigheden.

Lid 2, 3 en 4

Onderstaand schema geeft weer wanneer sprake kan zijn van werkgeversaansprakelijkheid bij schade aan de eigen auto en wat de schadevergoeding(smogelijkheden) zijn.

Werkgeversaansprakelijkheid bij schade

Schadevergoeding(smogelijkheden)

-de Wheels4all-auto of vervangende huurauto van W4a is onvoorzien niet beschikbaar

-het gebruik van de eigen auto is het meest geëigend

Beoordeling altijd op basis van all risk, ongeacht werkelijke verzekeringsvorm

Vergoeding eigen risico tot maximaal € 150,-.

Verder, ter bepaling van werkgever:

·restwaarde bij total loss of

·bedrag werkelijke schade of

·compensatie bedrag verlies no claimkorting tot oude niveau is bereikt

Bij claim achteraf: bewijslast werkgeversaansprakelijkheid ligt bij de werknemer

Eigen bijdrage werknemer van € 250,- per 2.500 verreden km’s in de periode van 12 maanden voorafgaande aan schadegeval

Indien voorgaande situaties niet bewezen aan de orde: geen werkgeversaansprakelijkheid

Schadevergoeding is altijd fiscaal belast; geen brutering van de schadevergoeding;

Ter toelichting hierop het volgende:

indien tijdig bij Wheels4all wordt gereserveerd, d.w.z. tenminste 24 uur voor aanvang van de dienstreis, zal er vrijwel zonder uitzondering een W4a-auto beschikbaar zijn. Zou de zeer bijzondere situatie zich voordoen dat er geen buurtauto beschikbaar is, dan is er nog het vangnet dat Wheels4all in dat geval een huurauto beschikbaar stelt.

Het vangnet van de huurauto is er niet, indien de dienstreis kort tevoren wordt voorzien en dus eerst binnen 24 uur voor aanvang daarvan kan worden gereserveerd. Indien openbaar vervoer dan geen alternatief biedt (zie hierna), is het gebruik van de eigen auto geïndiceerd.

Het gebruik van de eigen auto is praktisch de meest geëigende keuze o.a. in de volgende situaties:

-er is geen W4a-auto beschikbaar en openbaar vervoer is geen alternatief, bijv. omdat

er meerdere adressen bezocht worden of indien de reistijd > 2 x de reistijd eigen auto is, te bepalen via Routenet en Reisadvies openbaar vervoer;

  • -

    het reisdoel valt (deels) samen met het traject woon-werkverkeer en de medewerker gaat direct na de dienstreis door naar huis vanwege einde werktijd of aansluitend verlof;

  • -

    er wordt met een groepje van 4 of 5 collega’s gereisd al dan niet met kostbare en/of te veel draagbare handbagage, m.a.w. de W4a-auto is dan te klein.

Lid 5

Uitgangspunt is de aanname dat een medewerker die een substantieel aantal dienstkilometers per jaar rijdt een deel van de kilometervergoeding reserveert voor vervanging van de eigen auto. De vermindering van een eventuele schadevergoeding met € 250,- per 2.500 verreden kilometers is ontleend aan onderstaand rekenvoorbeeld:

Vergoeding bij 2.500 km = 2.500 x € 0,28 = € 700,-

Af: loonheffing over fiscaal belaste deel = 2.500 x € 0,04 = € 100,- (gemiddeld)

(boven de € 0,19 per km)

Netto vergoeding = € 600,-

Af: Kosten benzine bij verbruik 1:12 = 209 liter à € 1,672 = € 350,-____

In mindering op schadevergoeding = € 250,-

Lid 6

Op een schadevergoeding is de fiscale regelgeving van toepassing. De medewerker dient er dus rekening mee te houden dat de netto uitkering lager is dan het bedrag van de vastgestelde schadevergoeding.