Reglement gemeentelijke bevolkingsadministratie van de gemeente Wijk bij Duurstede - versie januari 2013

Bijlage 1 Reglement Gemeentelijke Bevolkingsadministratie

Verbanden met andere gemeentelijke registraties.

De administratie voor Belastingen, die is ondergebracht bij het samenwerkingsverband BSR, krijgt via de gegevensmakelaar informatie verstrekt voor het heffen van belastingen.

Zij ontvangen de wijzigingen als gevolg van de volgende mutatiesoorten: vestiging

binnenverhuizing

vertrek

huwelijk/partnerschap + ontbinding

overlijden

geslachtswijziging

naamswijziging

naamgebruik

vernoeming/vernummering

ongedaan maken overlijden

actualiseren persoon

actualiseren huwelijk/partnerschap

actualiseren overlijden.

Bijlage 2 Reglement Gemeentelijke Bevolkingsadministratie

Rechtstreekse toegang tot de bevolkingsadministratie

Voor het uitvoeren van de wettelijke taken binnen een gemeente, is het van essentieel belang dat de bevolkingsadministratie kan worden geraadpleegd. Omdat het niet geoorloofd is om alle geregistreerde gegevens in de bevolkingsadministratie te kunnen raadplegen, is het afhankelijk van de wettelijk uit te voeren taak welke bevolkingsgegevens wél geraadpleegd kunnen worden.

De volgende afdelingen

OND (Ondersteuning, onderdeel van de afdeling Bedrijfsvoering);

Secretariaat (Staf en Bestuursondersteuning);

WMO (Wet Maatschappelijke Ondersteuning),

zijn geautoriseerd voor een rechtstreekse toegang tot de bevolkingsadministratie.

Daarnaast kan op verzoek en na goedkeuring iedere medewerker de beschikking krijgen over uitgebreide NAW-gegevens. Deze gegevens zijn noodzakelijk voor een juiste adressering.

In bijlage 2.1 van dit Reglement is een onderbouwing van deze taakverdeling opgenomen.

Bijlage 2.1 Reglement Gemeentelijke Bevolkingsadministratie

Onderbouwing taakverdeling rechtstreekse toegang

Het onderstaande overzicht is gerelateerd aan de modelautorisatie voor gemeenten als buitengemeentelijke afnemer.

Voor de autorisaties voor binnengemeentelijke afnemers is dit model als basis gebruikt. De gedefinieerde taken zijn bij de bestaande afdelingen ondergebracht.

Om te voorkomen dat de meest uitgebreide autorisatie voor een gehele afdeling geldt, kan de applicatiebeheerder per afdeling meerdere autorisatiegroepen toekennen. De toekenning geschiedt op basis van de uit te voeren werkzaamheden.

DVL (afdeling Dienstverlening), dit betreft de eigen afdeling en komt daardoor niet voor in bijlage 2

• 13.

  5 Opsporingsambtenaren

• 13.

  7 Winkeltijden

• 13.

  8 Drank- en horecawet

• 13.

  9 Kansspelen

• 13.

  10 Huisvesting

• 13.

  11 Omgevingsvergunning

• 13.

  12 Algemene plaatselijke verordening (APV)

• 13.

  14 Gehandicapten parkeerkaart

• 13.

  16 Rampenbestrijding

• 13.

  17 Gevonden voorwerpen

• 13.

  18 Volmachtverlening Kieswet

• 13.

  19 Bijschrijving paspoort

• 13.

  20 Naturalisatie

• 13.

  22 Leerplicht (ouders)

• 13.

  24 Naamswijziging

• 13.

  27 Gemeentelijke Basisadministratie persoonsgegevens (GBA)

• 13.

  28 Burgerlijke Stand

OND (Ondersteuning, onderdeel van de afdeling Bedrijfsvoering)

• 13.

  25 Pensioenen raadsleden en wethouders

• 13.

  26 Wachtgelden gemeentepersoneel

WMO (Wet Maatschappelijke Ondersteuning, semi-extern)

13.13WMO

Secretariaat (Staf Bestuursondersteuning)

13.15Bijzondere opneming

Algemene ondersteunende werkzaamheden

NAW (beschikbaar voor iedere medewerker die niet onder een van de vermelde andere autorisaties valt)

Voor een juiste adressering, uitgebreide NAW-gegevens (conform art. 100 lid 2 Wet GBA)

Geen autorisatie toegekend

13.23 Dispensatie niet openbare archiefstukken

13.Bijlage 3 Reglement Gemeentelijke Bevolkingsadministratie

13.Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben en de gegevens die worden verstrekt

13.Aan:

13.De Regionale Sociale Dienst bureau nieuwkomers voor het uitvoeren van de Wet inburgering nieuwkomers: een rapportage van vestiging van niet-Nederlandse personen en vestiging van Nederlanders geboren in het buitenland;

13.Het secretariaat van het college ten behoeve van kabinetswerkzaamheden voor de burgemeester: de leeftijdsjubilea, huwelijksjubilea en jubilea in het kader van het geregistreerd partnerschap;

13.kunnen periodiek systematische verstrekkingen uit de bevolkingsadministratie plaatsvinden.

13. Bijlage 4 Reglement Gemeentelijke Bevolkingsadministratie

13.Verstrekkingen onder verantwoordelijkheid van de gemeente

13.De verstrekking kan uitsluitend betrekking hebben op algemene en verwijsgegevens zoals deze zijn vermeld in artikel 100 lid 2 van de wet GBA.

13.Indien een persoon geheimhouding heeft ter voorkoming van verstrekking aan vrije derden wordt nimmer tot verstrekking overgegaan aan de in deze bijlage genoemde instanties.

13.Wanneer gegevens worden verstrekt aan particulieren, ten behoeve van een persoonlijk niet-commercieel belang, is eerst de uitdrukkelijke toestemming van de ingeschrevene vereist.

13.Aan de volgende instantie kunnen gegevens worden verstrekt ten behoeve van de actualisering van de onder hen rustende administraties:

• 1.

  door de gemeente gesubsidieerde instellingen;

• 2.

  instellingen en stichtingen voor die taken die in opdracht van de gemeente worden uitgevoerd;

• 3.

  stichtingen en verenigingen met een maatschappelijk of filantropisch doel.

13. Bijlage 5 Reglement Gemeentelijke Bevolkingsadministratie

13.Overzicht van aangehaakte gegevens

13.Binnengemeentelijke afnemersindicatie

13.Burgerlijke staat

13.Interne aantekeningen (zoals erkenning ongeboren vrucht, onderzoek)

13.Interne afnemersindicaties

13.Historische gegevens zoals Persoonslijsten van vertrokken personen (m.u.v. de verwijsgegevens)

13.Straatcode

13.Stemdistrict

13.Wijk- en buurtcode

13.Objectbestemming

• ·

  Gegevens inzake technisch beheer en autorisaties

• ·

  Status persoon.

13. Toelichting Reglement GBA

13.Artikel 1. - Begripsbepalingen

13.In dit artikel worden de begripsbepalingen uitgewerkt.

13.Artikel 2. - Doel van de inzage of verstrekking

13.Dit artikel formuleert het doel van de inzage en/of de verstrekking en regelt hoe is wordt vastgelegd.

13.De afnemers die de GBA als authentieke registratie moeten gebruiken worden separaat door het college aangewezen.

13.Artikel 3. - Beheer

13.Meestal zal het hoofd van de afdeling of dienst Burgerzaken/Dienstverlening belast zijn met de dagelijkse zorg over de GBA. Het kan natuurlijk ook iemand anders zijn. In de beheerregeling is aangegeven wie beheerder is. Zie hiervoor eveneens de NVVB-uitgave Burgerzaken en de procesaudit. Zo’n reglement moet er zijn op grond van artikel 14 van de Wet GBA.

13.Het tweede lid is alleen van belang wanneer gebruik wordt gemaakt van de bewerkerconstructie die op grond van de Wet GBA is toegestaan. Hiervoor is nog steeds een machtiging nodig van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

13.Artikel 4. - Verbanden met andere registraties

13.Op grond van dit artikel vindt verstrekking van persoonsgegevens uit de GBA aan andere binnengemeentelijke afdelingen plaats. Het aanleggen van verbanden hangt samen met het gemeentelijk informatiebeleid. De Wet GBA verplicht tot het benoemen van de verbanden die in de gemeente zijn aangelegd tussen de verschillende administraties. Een voorbeeld van een dergelijk verband is die van de koppeling met een eventuele basisregistratie waarover de gemeente wellicht beschikt. Aangegeven moet worden welke registraties het betreft, waarvoor de gegevens worden gekoppeld, om welke afdeling het gaat en door wie de gegevens worden beheerd.

13.In artikel 5 tot en met 8 wordt de rechtstreekse toegang tot de GBA inzichtelijk gemaakt, aan wie gegevens binnengemeentelijk worden verstrekt, onder welke voorwaarden gegevens worden verstrekt aan vrije derden en wie die vrije derden zijn.

13.Artikel 5. - Rechtstreekse toegang tot de GBA

13.Rechtstreekse toegang wil zeggen: het via een ‘on line verbinding’ kunnen raadplegen of muteren van gegevens, zonder tussenkomst van anderen. Onderdeel a en b regelen de toegang van de beheerder en de ambtenaren burgerzaken/publiekszaken tot de GBA. Onderdeel c is alleen nodig als de gemeente gebruikmaakt van een bewerker. Onderdeel d regelt de toegang, het doel van de toegang en welke gegevens beschikbaar zijn voor binnengemeentelijke afnemers.

13.Het verdient aanbeveling om een nieuwe inventarisatie te maken voor invulling van deze verordening. Bij de inventarisatie kan nu ook rekening worden gehouden met gemeenschappelijke regelingen waaraan de gemeente deelneemt. Behalve de reguliere afdelingen van een gemeente, zoals Financiën of Sociale Zaken, kan de raad besluiten om ook toegang toe te staan aan organisaties die op grond van een gemeenschappelijke regeling taken van de gemeente uitvoeren. Te denken valt aan samenwerkingsverbanden op het terrein van woningtoewijzing en dergelijke. Er bestaat geen verplichting om afdelingen van de gemeente of gemeenschappelijke regelingen rechtstreekse toegang tot de GBA te geven. Op grond van organisatorische overwegingen ligt dit ook niet voor de hand.

13.Nog steeds geldt dat buitengemeentelijke afnemers en derden geen rechtstreekse toegang mogen hebben tot de GBA. Ze komen dan ook niet voor in deze modelverordening. Bijzondere aandacht is nodig voor een autorisatiestructuur voor het binnengemeentelijk gebruik van de GBA. Ook voor binnengemeentelijke afnemers gelden de eisen van de Wet GBA.

13.De GBA-applicatie moet voorzieningen bevatten om gegevens en functies af te schermen. In verband met de problematiek van geheime afnemersindicaties is inmiddels een regeling getroffen voor toegang van medewerkers van de afdeling Burgerzaken tot het toepassingssysteem.

13.Artikel 6. - Verstrekking van gegevens aan binnengemeentelijke afnemers

13.Het is denkbaar dat aan binnengemeentelijke afnemers wel ‘systematisch’ gegevens worden verstrekt zonder hun rechtstreekse toegang tot de GBA te geven. In dit verband kan worden gedacht aan periodieke selecties. Deze verstrekkingen moeten eveneens inzichtelijk worden gemaakt in de verordening. Ook hiervoor gelden de vereisten van de Wet GBA. Voor verstrekkingen op papier is reeds een voorziening getroffen in de Wet GBA.

13.Ook hier ligt het voor de hand om een inventarisatie te maken.

13.Overeenkomstig artikel 96 van de Wet GBA dient de regio politie aangemerkt te worden als een binnengemeentelijke afnemer.

13.Artikel 7. - Verstrekkingen onder verantwoordelijkheid van de gemeente

13.In dit artikel kunnen de verstrekkingen die de raad wil toestaan op grond van artikel 100 Wet GBA, worden geregeld. Dat zijn de verstrekkingen aan ‘vrije derden’. Hier mogen alleen derden worden opgenomen en gegevens aan hen worden verstrekt als wordt voldaan aan de eisen die artikel 100 Wet GBA stelt. Deze voorwaarden zijn:

13.– Er mogen geen gegevens worden verstrekt aan rechtspersonen met winstoogmerk, met andere woorden: commerciële instellingen.

13.– In de gemeentelijke verordening moet per (categorie) vrije derde(n) het doel van de verstrekking worden aangeven.

13.– Verstrekkingen kunnen alleen plaatsvinden voorzover dit noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de betrokkene dan wel van de rechten of vrijheden van anderen.

13.– Nagegaan moet worden of de verstrekking gerechtvaardigd is door een dringende maatschappelijke behoefte en in verhouding staat tot het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd. Dit doel moet niet op een minder ingrijpende wijze te bereiken zijn.

13.– Elke verstrekking moet worden getoetst op proportionaliteit en subsidiariteit.

13.– Bij verstrekkingen aan organisaties buiten de Europese Unie moet men nagaan of het beschermingsniveau voor verwerking passend is. Of landen een passend beschermingsniveau bieden, kan worden nagevraagd bij het Cbp.

13.– Wanneer gegevens worden verstrekt aan particulieren, ten behoeve van een persoonlijk niet-commercieel belang, is eerst de uitdrukkelijke toestemming van de ingeschrevene vereist.

13.Mogelijke categorieën voor verstrekkingen zijn:

13.– door de gemeente gesubsidieerde instellingen, zoals verenigingen;

13.– vakbonden;

13.– ouderenbonden;

13.– stichtingen met een maatschappelijk doel.

13.Alleen de volgende gegevens mogen worden verstrekt: ‘algemene en verwijsgegevens over de naam, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de gemeente van inschrijving, de geboortedatum en de datum van overlijden’.

13.Artikel 8. - Telefonische gegevensverstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers

13.Telefonische verstrekkingen moeten zoveel mogelijk worden voorkomen. Echter is het in de praktijk niet mogelijk om dit volledig uit te sluiten. Door zeer strikte regels op te stellen en vooraf hier afspraken om te maken worden telefonische verstrekkingen tot het minimum beperkt.

13.In artikel 9 tot en met 15 wordt de registratie van de aangehaakte gegevens beschreven.

13.De aangehaakte gegevens zelf worden genoemd in bijlage 5.

13.Artikel 12. - Verbanden, toegang en verstrekkingen

13.Dit artikel voorziet in de relaties van aangehaakte gegevens. Hierbij staat de publiekrechtelijke taak van de afnemer als criterium centraal.

13.Artikel 14. - Protocolplicht van aangehaakte gegevens

13.Dit artikel verplicht de beheerder de verstrekking van gegevens te protocolleren. Deze plicht is beperkt tot situaties waarin aannemelijk is dat het achterwege laten daarvan het belang van de geregistreerde onevenredig schaadt. Dit betekent dat herleidbare verstrekkingen niet geprotocolleerd worden.

13.Herleidbare verstrekkingen zijn terug te voeren aan de hand van een autorisatiebesluit of een gemeentelijke reglement en indicaties op de persoonslijst van de burger. Met andere woorden een dergelijke verstrekking kan worden gereconstrueerd.

13.Dat geldt niet voor de niet-herleidbare verstrekkingen. Bijvoorbeeld bij ad-hoc vragen en voor verstrekkingen op basis van de verordening zonder indicatie op de persoonslijst. Deze verstrekkingen zullen wel worden geprotocolleerd.

13.Artikel 16 en 19

13. bevatten bepalingen over beveiliging, intrekking van de oude verordening (reglement), datum van inwerkingtreding, citeertitel en de terinzagelegging.

13.Artikel 16. - Beveiliging

13.Veel gemeenten hebben een beveiligingsplan geschreven. Voor de GBA moet dit beveiligingsplan in ieder geval voldoen aan de eisen die Het Logisch Ontwerp stelt.

13.Artikel 31 Besluit GBA stelt dat er voldoende voorzieningen van technische en organisatorische aard getroffen moeten zijn ter beveiliging van de in de GBA vermelde gegevens tegen verlies of aantasting van deze gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens.

13.Het daarin gestelde kunt u uitsplitsen naar de volgende aandachtsgebieden:

13.– Het systeem dan wel de methode voor het ontwikkelen, uitvoeren, meten dan wel controleren en bijsturen van beveiligingsmaatregelen;

13.– de maatregelen van technische aard om verlies, aantasting en onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens te voorkomen;

13.– de maatregelen van organisatorische aard om verlies, aantasting en onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens te voorkomen.

13.Artikel 53 Besluit GBA is van toepassing, indien een gemeente gebruikmaakt van een bewerker. In dat geval geldt:

13.– dat er een systeem dient te zijn ter waarborging voor de gemeente dat de bewerker voldoet aan het gestelde in en krachtens artikel 53 Besluit GBA.

13.Als laatste geldt in het kader van beveiliging nog wat in paragraaf 7.3.5 staat:

13.– het transport van alternatieve media met GBA-berichten moet voldoen aan de geldende eisen.

13.Artikel 17. - Terugmelding

13.In dit artikel worden de binnengemeentelijke afnemers de verplichting opgelegd om verschillen te melden. Daar de GBA gezien wordt als de basisadministratie moeten hierin de meest actuele gegevens zijn vermeld. In de praktijk komt het regelmatig voor dat bijv. verhuizingen wel bij een andere afdeling binnen de gemeente worden doorgegeven en niet bij burgerzaken. Om de GBA zo actueel mogelijk te houden worden verschillen aan burgerzaken, afdeling Dienstverlening doorgegeven die vervolgens hier actie op zal ondernemen teneinde de juiste gegevens vast te stellen.

13.Gezien het belang van de GBA wordt bij de melding van verschillen geen onderscheid gemaakt tussen authentieke en niet authentieke GBA-gegevens.

13.Verder regelt dit artikel dat nadere invulling zal worden gegeven aan de wijze van melding aan en terugmelding vanuit de GBA.

13.Artikel 19. - Slotbepaling

13.Ten slotte is in dit artikel de citeertitel opgenomen en de terinzagelegging geregeld.