Inkoop- en Aanbestedingsbeleid gemeente Winsum

A. Rechtmatig en doelmatig inkopen

B.Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn

De gemeente wil op een bewuste en zakelijke wijze inkopen en aanbesteden. Hiervoor zal continu geïnvesteerd worden in inhoudelijke kennis over de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving.

C.Inkopen tegen de meest optimale prijs-kwaliteit verhouding

Bij het inkopen van Werken, Leveringen en Diensten kan de gemeente ook interne en andere (externe) gemeentelijke kosten, doelen en belangen betrekken in de belangenafweging. Om tot de meest optimale prijs-kwaliteit verhouding te komen zal de gemeente gunnen op basis van de economisch meest voordelige inschrijving (emvi). In specifieke omstandigheden kan hier, mits goed gemotiveerd, van worden afgeweken. Dit kan het geval zijn als het gevraagde in sterke mate gestandaardiseerd in de markt verkrijgbaar is, er tevens geen grote verschillen in kwaliteit te verwachten zijn en de inhoud en omvang van de opdracht eenduidig zijn vast te leggen. De gemeente zal echter het gunningscriterium emvi als uitgangspunt hanteren (zie voor een nadere uitleg van dit criterium hoofdstuk 5).

D.De gemeente stelt een administratieve lastenverlichting voor zowel zichzelf als voor Ondernemers voorop

Tijdens het inkoopproces worden zowel door de gemeente als door de Ondernemers vele administratieve handelingen verricht. Door bijvoorbeeld het stellen van proportionele eisen en criteria en het uitvoeren van een effectief inkoopproces verlicht de gemeente deze lasten. De gemeente zal in iedere aanbestedingsprocedure gebruik maken van de uniforme ‘eigen verklaring’.

E.Dit inkoop en aanbestedingsbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de gemeente

Om de bovenstaande doelstellingen te realiseren zijn in de volgende hoofdstukken de juridische, ethische en ideële en de economische en organisatorische uitgangspunten verder uitgewerkt.

3.1 Algemeen juridisch kader

A.De gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na.

Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de gemeente restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante vigerende wet- en regelgeving volgt uit:

• -

  Aanbestedingswet 2012: deze wet implementeert de Europese Richtlijnen 2004/18/EG en 2004/17/EG (‘Aanbestedingsrichtlijnen’) en Richtlijn 2007/66/EG (‘Recht beschermingsrichtlijn’). Deze wet biedt één kader voor overheidsopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen. Zodra deze aanbestedingswet kracht van wet heeft is deze onverkort van toepassing;

• -

  Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie;

• -

  Burgerlijk Wetboek: het wettelijke kader voor overeenkomsten;

• -

  Gemeentewet: het wettelijke kader voor gemeenten.

3.2 Uniforme documenten

De gemeente streeft er naar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. De gemeente past bij de betreffende inkoop in ieder geval toe:

• -

  Aanbestedingsreglement werken 2012 (‘ARW 2012’);

• -

  Gids Proportionaliteit;

• -

  Algemene Inkoopvoorwaarden BMW;

• -

  Richtsnoeren leveringen en diensten van het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie;

• -

  Uniforme klachtenregeling gemeente Winsum, gebaseerd op de uniforme klachtenregeling van het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie.

Tevens zal gebruik worden gemaakt van “de beslissingsboom aanbesteden”, welke als bijlage aan dit beleid is toegevoegd. Dit stroomschema geeft de precieze stappen van het inkoopproces weer.

3.3 Algemene beginselen bij inkoop

A.Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht

De gemeente neemt bij overheidsopdrachten en concessie overeenkomsten boven de (Europese) drempelwaarden en bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten onder de (Europese) drempelwaarden de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:

• -

  Gelijke behandeling: Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden.

• -

  Non-discriminatie: Discriminatie op grond van nationaliteit mag niet.

• -

  Transparantie: De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn.

• -

  Proportionaliteit (evenredigheid): De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden. De gemeente sluit aan bij de eisen van de Gids Proportionaliteit

• -

  Wederzijdse erkenning: diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de gemeente.

B.Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

De gemeente neemt bij haar inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.

3.4 Grensoverschrijdend belang

Voorafgaand aan inkoop vindt een objectieve toets plaats of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang past de gemeente de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe. Overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zijn overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten waarbij buiten Nederland gevestigde ondernemers interesse hebben of kunnen hebben. Dit kan blijken uit de uitgevoerde marktanalyse.

Of een overheidsopdracht of een concessieovereenkomst een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, zal afhangen van verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht en de plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd.

Voor overheidsopdrachten of concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang, zal de gemeente een passende mate van openbaarheid in acht nemen. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel. Een aankondiging van de te verstrekken opdracht zal de gemeente op TenderNed plaatsen en eventueel op haar website en/of in andere gebruikelijke platforms, zoals dagbladen.

3.5 Mandaat en volmacht

Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregeling van de gemeente (mandaatbesluit 2010 en de daaronder hangende ondermandaatlijst). De gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

3.6 Afwijkingsbevoegdheid

Afwijkingen van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk in uitzonderlijke gevallen, op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit. Het besluit wordt genomen door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is.

4.1 Integriteit

A.De gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop.

De gemeente heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.

B.De gemeente contracteert enkel met integere ondernemers.

De gemeente wil enkel zaken doen met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van ondernemers is bij inkoop (en aanbesteding) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’.

C.De gemeente werkt enkel met Bonafide organisaties.

De gemeente kan ter voorkoming van het faciliteren van criminele organisaties de wet Bibob toepassen bij openbare en Europese aanbestedingen op het gebied van bouw, milieu en ICT.

4.2 (Sociale) duurzaamheid en inkoop

A.Bij inkopen neemt de gemeente milieuaspecten in acht.

De gemeente heeft een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer en heeft duurzaamheid dan ook hoog in het vaandel staan. Zij stelt niet alleen eisen aan burgers en bedrijven, maar stelt die ook aan zichzelf. Om die reden kiest Winsum bij inkoop voor duurzame oplossingen daar waar die bekend zijn en geen onevenredige (financiële) belasting van de organisatie vormen.

Duurzaam inkopen is het mee nemen van sociale en milieuaspecten in het inkoopproces. Dit komt o.a. tot uitdrukking door het volgende:

• -

  Bij de product- en marktanalyse inventariseert de gemeente welke werken, leveringen of diensten op het gebied van duurzaamheid op de markt worden aangeboden.

• -

  In de aanbestedingsstukken (met name in het programma van eisen, selectie- en gunningscriteria) en in de te sluiten overeenkomst worden duurzaamheidscriteria opgenomen.

• -

  De gemeente kan kiezen om digitaal in te kopen (E-procurement, gebruik van e-mail etc.).

• -

  De gemeente kan de aangeboden duurzame oplossingen monitoren. Op deze wijze kan zij een duurzame oplossing inbedden in de eigen organisatie van de gemeente en haar werkwijze.

Met betrekking tot een aantal ‘productgroepen’ zijn door Agentschap NL (waar het vroegere SenTernovem in is opgegaan) zogenaamde ‘duurzaamheidscriteria’ opgesteld ( zie hiervoor http://www.pianoo.nl/duurzaaminkopen/productgroepen). Het CROW (nationaal kennisplatform voor infrastructuur, verkeer, vervoer en openbare ruimte) heeft bijvoorbeeld de duurzaamheidscriteria die betrekking hebben op de GWW-sector geschikt gemaakt voor toepassing in RAW-bestekken door middel van het opstellen van de ‘RAW-Catalogus Bepalingen – Duurzaam Inkopen’. Deze criteria dienen, evenals fairtrade criteria, waar mogelijk toegepast te worden in de aanbestedingen.

B.Inkoop vindt op maatschappelijk verantwoorde wijze plaats, waarbij social return een belangrijke rol speelt.

Arbeidsreïntegratie, arbeidsomstandigheden en social return spelen een belangrijke rol. De gemeente heeft oog voor de mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in de samenleving. Zij stimuleert daarom - waar mogelijk en doelmatig - de participatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in het arbeidsproces.

Daarnaast worden werken, leveringen en/of diensten geweerd die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen.

Social return

Binnen de samenleving heeft de gemeente Winsum een maatschappelijke rol te vervullen. De gemeente heeft een voorbeeldfunctie en is verantwoordelijk voor het begeleiden van mensen met een uitkering naar werk. Ondernemers die opdrachten uitvoeren voor de gemeente kunnen in dat traject een belangrijke rol spelen en op die manier iets terug doen voor de gemeenschap. Dit wordt social return genoemd. Het doel hierbij is om mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt gelijke kansen te bieden en zo regulier mogelijk te laten werken naar vermogen. Het uiteindelijke doel is om mensen aan werk en/of werkervaring te helpen.

Het volgende uitgangspunt geldt dan ook voor alle inkopen en aanbestedingen van de gemeente Winsum:

Social return hoeft niet noodzakelijkerwijs ingezet te worden tijdens de ontwikkeling van het project zelf, maar mag ook in het verlengde van de organisatie of geleverd worden in de vorm van een financiële bijdrage. Met het verlengde van de organisatie wordt bijvoorbeeld gedoeld op administratieve werkzaamheden of schoonmaakwerkzaamheden. Social Return hoeft dus niet per definitie aan het project zelf verbonden te zijn.

Essentieel voor het welslagen van social return is het inzetten op relatiebeheer en onderhandelingen over realiseerbare doelstellingen voor zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer. De functies en werkzaamheden dienen bovendien te passen bij de kwaliteiten van werklozen/uitkeringsgerechtigden. Voor de toepassing van social return zijn daarom bijzondere uitvoeringsvoorwaarden opgesteld. Deze uitvoeringsvoorwaarden zijn van toepassing op iedere aanbestedingsprocedure. Social return is en blijft echter ook maatwerk. In de uitvoeringsvoorwaarden is dan ook een bepaling opgenomen dat na toestemming van het College kan worden afgeweken van deze voorwaarden.

4.3 Innovatie

De gemeente moedigt – daar waar mogelijk innovatiegericht inkopen (en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de gemeente ruimte aan de ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’.

5.1 Product- en marktanalyse

Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd. De gemeente acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsultatie met ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.

Beoordeling offertes , emvi

De Aanbestedingswet 2012 verplicht (behoudens uitzonderingsgevallen) in artikel 2.114 het gebruik van emvi als gunningscriterium. Offertes moeten worden beoordeeld op basis van de ‘economisch meest voordelige inschrijving’. Bij de toepassing van dit criterium in een concrete aanbestedingsprocedure toetst de aanbestedende dienst de inschrijvingen aan een aantal criteria (subgunningscriteria). Voorbeelden van dergelijke criteria zijn: laagste prijs, kwaliteit, levertijd, service, planning e.d. In de aankondiging moet duidelijk zijn of er subgunningscriteria zijn en zo ja, welke subcriteria gebruikt zullen worden om de offerte te beoordelen. Ook moet in de aankondiging bekend worden gemaakt welk gewicht aan elk van de criteria zal worden toegekend.

Slechts in uitzonderingsgevallen kan gegund worden op basis van de laagste prijs. Dit kan alleen indien:

• -

  Het gevraagde in sterke mate gestandaardiseerd in de markt verkrijgbaar is en;

• -

  Er geen grote verschillen in kwaliteit te verwachten zijn en;

• -

  De inhoud en omvang van de opdracht eenduidig zijn vast te leggen.

Het College bepaalt of in een dergelijk geval op basis van de laagste prijs gegund kan worden.

5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

A.De gemeente acht een te grote afhankelijkheid van ondernemers niet wenselijk.

De gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van ondernemers (contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar inkoop (waaronder de keuze van ondernemer(s) en contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.

B.De gemeente kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.

Gedurende de contractperiode kan bij de contractant afhankelijkheid ontstaan van de gemeente door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve ondernemers.

5.3 Lokale economie en MKB

A. Lokaliteit

Winsum acht het van groot belang voor de bedrijvigheid en voor de werkgelegenheid op haar grondgebied dat lokale aanbieders daar waar mogelijk zoveel mogelijk in de gelegenheid worden gesteld mee te dingen naar gemeentelijke opdrachten. In gevallen waar een enkelvoudig en/of een meervoudig onderhandse offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, wordt rekening gehouden met de lokale economie en lokale ondernemers. Dit betekent dat in dergelijke gevallen altijd, indien aanwezig, minimaal één lokale ondernemer moet worden uitgenodigd. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de gemeente moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen.

Wat is een lokale ondernemer?

In het geval de gemeente Winsum zelf de aanbestedende dienst is, zijn de ondernemers welke hun hoofdvestiging op het grondgebied van de gemeente Winsum hebben aan te merken als lokale ondernemers. Gaat de gemeente Winsum in een samenwerkingsverband met andere gemeenten inkopen, dan zijn de ondernemers die hun hoofdvestiging hebben op het grondgebied van één van die gemeenten aan te merken als lokale ondernemers. Dit betekent dat als in een samenwerkingsverband wordt aanbesteed, het dus zo kan zijn dat de lokale ondernemer een ondernemer uit Bedum is en niet uit Winsum.

Indien voor vergelijkbare opdrachten meerdere lokale ondernemers geschikt zijn, moet voorkomen worden dat telkens bij dezelfde ondernemer een offerte wordt gevraagd.

B. De gemeente heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB).

Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De gemeente houdt echter bij haar inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan de gemeente doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onder-aanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.

5.4 Samenwerkingsverbanden

De gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen en sociale regelgeving.

5.5 Bepalen van de inkoopprocedure

De gemeente bepaalt aan de hand van de waarde van de opdracht de inkoopprocedure.

De gemeente zal met inachtneming van de Gids Proportionaliteit bij de onderstaande bedragen de volgende procedures hanteren:

Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag

De gemeente vraagt minimaal aan één ondernemer een offerte.

Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag

De gemeente vraagt ten minste aan drie ondernemers en ten hoogste aan vijf een offerte.

Nationaal aanbesteden

Onder de Europese drempelbedragen zal de gemeente nationaal aanbesteden, waarbij zij de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht en dit inkoop- en aanbestedingsbeleid in acht zal nemen. De gemeente zal voorafgaand aan de opdrachtverlening een aankondiging plaatsen.

Europees aanbesteden

Boven de (Europese) drempelbedragen zal de gemeente in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving.

5.6 Raming en financiële budget

5.7 Eerlijke mededinging en commerciële belangen

6.1 Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject.

Het inkoopproces bestaat uit de volgende fasen:

Inkoopproces aanbesteden

Toelichting:

*Bij de specificatie is de inkoopbehoefte reeds bepaald. Wel kunnen nog nadere voorwaarden worden gesteld, de bijzondere uitvoeringsvoorwaarden. Deze specificatie dient nauwkeurig te gebeuren en ziet op bijvoorbeeld technische specificaties of functionele eisen. Ook kunnen voorwaarden omtrent duurzaamheid of social return hierin worden opgenomen.

**Selectiecriteria bestaan uit uitsluitingsgronden en geschiktheidscriteria. In de Aanbestedingswet 2012 staan in artikel 2.86 een aantal limitatieve uitsluitingsgronden genoemd. De gemeente verplicht inschrijvers om een verklaring in te leveren, waarin zij aangeven dat de uitsluitingsgronden uit artikel 2.86 niet op hen van toepassing zijn.

Per aanbesteding kan worden gekeken of nadere uitsluitingsgronden geformuleerd worden voor die specifieke aanbesteding.

Door het vaststellen van geschiktheidscriteria wordt bepaald welk type ondernemer geschikt is om de opdracht uit te voeren. Hoewel deze criteria zien op de aanbieder (en niet zoals de gunningscriteria op de aanbieding) moeten deze criteria wel verband houden met de opdracht, moeten zij proportioneel zijn en mogen ze niet discriminerend zijn. De gemeente stelt bij alle aanbestedingsprocedures het gebruik van de Gids Proportionaliteit verplicht.

6.2 Verantwoordelijken

Inkoop wordt concreet uitgevoerd door het ambtelijk apparaat. De portefeuillehouder Financiën is verantwoordelijk voor Inkoop. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van het inkoopbeleid.