Organisatiereglement gemeente Winsum 2014

Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder:

a. Het college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Winsum

b. Portefeuillehouder: het lid van het college aan wie een nader omschreven beleidsveld is toegewezen.

c. Operationele aansturing: het feitelijk resultaat, beschrijving gewenst resultaat, planning werkprioriteiten, organisatie van de uitvoering, opleveringsdata, voortgangsgesprekken, koppeling van budget en personen aan het resultaat.

d. Functionele aansturing: kwaliteitszorg, koppeling van personen en budget aan kwaliteit, vakinhoudelijke opdrachten, professionaliseringsgesprekken gericht op verbetering van het werk.

e. Hiërarchische taken: personele zorg, werving en selectie, ontslag, vorming en opleiding, functionerings- en beoordelingsgesprekken, koppeling van personen aan functies, organisatie(structuur)aangelegenheden.

f. Werkveld: de drie typeringen van werkprocessen bedoeld in de Contourennota ‘Doorontwikkeling ambtelijke organisatie’ (2013).

g. Planning- en controldocumenten: de begroting, de jaarrekening en het jaarverslag, en de tussentijdse bestuursrapportages.

h. Presidium: de vergadering bedoeld in artikel 3d van het Reglement van orde voor de vergadering van de raad van Winsum (2010).

i. Bestuursopdracht: een kader voor de inbreng van de ambtelijke organisatie bij het ontwikkelen van beleid ten aanzien van aangelegenheden waarin dat gewenst wordt geacht

j. Bedrijfsvoering: dat deel van de werkprocessen dat ondersteunend is aan de voorbereiding en uitvoering van de overige werkprocessen.

k. Open mandaat: het mandaten van alle bevoegdheden van een bestuursorgaan naar een lager niveau.

l. Gesloten mandaat: het limitatief benoemen van de gemandateerde bevoegdheden.

m. Controller: de functionaris die het college, de gemeentesecretaris en de directie gevraagd en ongevraagd adviseert over de rechtmatigheid en doelmatigheid van de bedrijfsvoering en de planning- en control cyclus van de gemeentelijke organisatie.

n. Wor-bestuurder: de bestuurder als bedoeld in de Wet op de ondernemingsraden (= de gemeentesecretaris).

1. De ambtelijke organisatie bestaat uit de volgende organisatorische eenheden: een directie en teams.

2. Een team kan worden onderverdeeld in taakgroepen. De teams worden geclusterd in werkvelden. Als werkvelden1, teams en taakgroepen2 bedoeld in dit artikel worden ingesteld:

3.

• ·

  Werkveld Klantcontacten:

  • -

    Team KCC;

  • -

    Team Burgerzaken;

  • -

    Team WMO;

• ·

  Werkveld Interne Dienstverlening:

  • -

    Team Facilitair;

  • -

    Team Financiën & Control;

• ·

  Werkveld Ontwikkeling & Realisatie:

  • -

    Team Openbare Ruimte en Gebouwen;

  • -

    Team Projecten;

  • -

    Team Vergunningverlening, Toezicht, Handhaving & Milieu;

  • -

    Team Beheer & Onderhoud; onderverdeeld in de taakgroepen:

  • o

    Groen; en

  • o

    Grijs;

    -Team Samenleving;

• ·

  Team Sozawe BMW;

• ·

  Team Communicatie.

4. De directie kan besluiten tot het instellen, wijzigen en opheffen van teams en taakgroepen.

5. Team Sozawe BMW valt onder de werking van het ‘Convenant inzake de samenwerking van de gemeenten Bedum, De Marne en Winsum’. De directie (Winsum) adviseert de directie van de BMW-samenwerking over zaken betreffende de bedrijfsvoering van Team Sozawe.3

1. Voor de uitoefening van de wettelijke bevoegdheden van het college en deburgemeester stelt het college een mandaatregeling vast. Bij de inrichting van deze mandaatregeling wordt ermee rekening gehouden met dat:

a. de mandaten/volmachten/machtigingen zo laag mogelijk in de organisatie worden belegd;

b. de gemeentesecretaris een open mandaat heeft;

c. de bevoegdheden in de sfeer van bedrijfsvoering aan de directeur bedrijfsvoering worden gemandateerd;

d. de gemeentesecretaris en de directeur bedrijfsvoering ondermandaat kunnen verlenen;

e. het ondermandaat aan de medewerkers een gesloten mandaat is.

2. Team Financiën & Control is verantwoordelijk voor het beheer van de mandaatregeling .

9 De bevoegdheid van het college om het financieel mandaat te regelen (= vaststellen budgetbeheer) is reeds in art. 19 van de Financiële verordening neergelegd.

Bij de uitoefening van hun taken en bevoegdheden houden directieleden en teamhoofden rekening met het gemeentelijk middelenbeleid. Tot dit beleid wordt in ieder geval gerekend:

a. het personeelsbeleid;

b. het financiële beleid;

c. het treasurybeleid;

d. het organisatiebeleid;

e. het informatiebeleid;

f. het automatiseringsbeleid;

g. het inkoop- en aanbestedingsbeleid.

1. De directeur bedrijfsvoering is tevens de controller.10

2. Het college stelt een instructie voor de controller vast.

10 De controller en de controlfunctie zijn niet hetzelfde. De controlefunctie wordt in de praktijk uitgevoerd door de verschillende middelen-adviseurs (financieel/juridisch/P&O). De controller stuurt dit proces aan. Deze control-medewerkers kunnen buiten de directie om het college adviseren. Bovendien zorgt de positionering van de controller binnen de directie voor een goed evenwicht tussen de taken/ bevoegdheden van de algemeen directeur en die van directeur bedrijfsvoering.

1. Elke zaak wordt primair voorbereid en uitgevoerd door het team tot wiens taakgebied de desbetreffende zaak behoort, tenzij in een bestuursopdracht anders wordt bepaald.

2. Indien een zaak zich over het taakgebied van meer teams uitstrekt wijst de directie in overleg met het BRMO het team aan dat primair verantwoordelijk is voor de voorbereiding of de uitvoering van deze zaak alsmede voor de tijdsplanning en de bewaking van de voortgang van deze zaak.

1. Indien een zaak het taakgebied van een ander team raakt, vraagt het primair met de voorbereiding of uitvoering belaste team aanvullend advies aan dat andere team.

2. Het team dat aanvullend advies uitbrengt, treedt zoveel mogelijk in overleg met het met de voorbereiding of uitvoering van het beleid belaste team, teneinde tot geïntegreerde advisering te komen, waarin de argumenten ten aanzien van de mogelijke beleidskeuzes worden opgenomen.

3. Een team kan ook op eigen initiatief aanvullend advies uitbrengen.

4. Ingeval de betrokken teams niet tot een eensluidend advies kunnen komen, is het de verantwoordelijkheid van het team dat primair met de voorbereiding is belast dat de betrokken adviezen aan de zaak worden toegevoegd.

1. De directeur bedrijfsvoering draagt zorg voor een tijdige aanlevering van stukken voor de collegevergaderingen.

2. De medewerkers zijn verantwoordelijk voor de kwaliteit en een tijdige aanlevering van de stukken voor de college- en raadsvergaderingen. De teamhoofden in eerste aanleg en de directeur bedrijfsvoering zien hier op toe.

3. De directie stelt ten behoeve van het opstellen van college- en raadstukken een instructie vast.

1. Ten aanzien van de bespreking van de werkzaamheden bestaan de volgende vormen van overleg en de frequentie daarvan:

a. de directie voert zo vaak overleg (DO)12 als nodig is, in ieder geval eenmaal per week;

b. het BRMO voert wekelijks overleg;

c. de directeuren voeren – elk voor hun eigen taakveld - eenmaal in de twee weken bilateraal overleg (PMO) met de teamhoofden;

d. de teamhoofden voeren minimaal eenmaal in de twee weken overleg (TO) met de medewerkers;

e. het teamhoofd Beheer & Uitvoering voert wekelijks overleg (MOBU) met de voorman(nen);

f. de voormannen voeren wekelijks overleg (TGO) met de medewerkers van de taakgroep.

2. De teamhoofden overleggen wekelijks met de portefeuillehouder over (PFO)13:

a. de voortgang en planning van zaken betreffende het team/de portefeuille;

b. de knelpunten en de prioriteiten;

c. van het overleg als bedoeld onder 1. wordt een kort verslag gemaakt. Een kopie van het verlag wordt ter hand gesteld aan de portefeuillehouder en ter inzage gelegd voor het college van burgemeester en wethouders.

3. De teamhoofden kunnen ieder voor hun team medewerkers aanwijzen, die omtrent onderdelen van het beleid waarvoor de bedoelde medewerkers verantwoordelijkheid dragen, rechtstreeks overleg voeren met het voor dat beleid primair verantwoordelijke portefeuillehouder.

4. Periodiek vindt er (strategisch) overleg (BPFO) plaats tussen het college en het BRMO over relevante beleidsontwikkelingen, het in gang zetten van nieuw beleid en de uitvoering en planning van het organisatiejaarplan.

5. Het BRMO voert periodiek overleg met de bedrijfsarts over de uitvoering van het ziekteverzuimbeleid.

6. Conform de Wet op de ondernemingsraden vindt periodiek overleg plaats tussen de Wor-bestuurder en de ondernemingsraad. In de overleggen waar onderwerpen in de sfeer van bedrijfsvoering worden besproken schuift de directeur bedrijfsvoering bij dit overleg aan.

12De tussen haakjes geplaatste afkortingen verwijzen naar gebruikte afkortingen voor deze overleggen: DO = directieoverleg PMO = periodiek managementoverleg TO = teamoverleg MOBU = managementoverleg Beheer & Uitvoering TGO = taakgroepoverleg PFO = portefeuilleoverleg BPFO = breed portefeuilleoverleg

13. De opsteller van een nota/collegevoorstel is bij dit overleg aanwezig.