Bezoekersreglement archieven van de gemeente Winsum

1.1 Het archief is op afspraak voor het publiek geopend van maandag t/m donderdag van 9.00 tot 16.00 uur en vrijdag van 9.00 tot 12.00. In bijzondere gevallen kan de gemeente Winsum de openingstijden beperken.

1.2 Een meegebrachte lunch kan in de kantine worden genuttigd. De bezoeker mag niet op de werkplek eten. Het drinken van koffie of thee op de werkplek is toegestaan en wordt door de medewerkers Interne Zaken (IZ) ingeschonken.

1.3 In het hele gebouw geldt een rookverbod. Er is een speciale rookruimte bij de hoofdingang en er mag bij de kantine op het balkon worden gerookt.

1.4 In gevallen waarin het reglement niet voorziet, beslist de medewerker IZ.

2.1 Bezoekers melden zich bij ieder bezoek bij de centrale balie. De medewerker IZ zal de bezoeker vandaar meenemen naar de bezoekerswerkplek. Bezoekers hebben toegang tot de werkruimte van de sectie Interne Zaken, die zich bevindt op de tweede verdieping van het gemeentehuis. De werkplek voor archiefonderzoek is op de kamer Post & Archief. Bij uitzondering kan de bezoeker een werkplek in de kantine worden toegewezen

2.2 Bij het eerste bezoek krijgt de bezoeker een exemplaar van het bezoekersreglement uitgereikt.

2.3 Bij het eerste bezoek legitimeert en registreert de bezoeker zich. De registratie bevat naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, onderwerp van onderzoek, bezoekdatum en handtekening van de bezoeker. Deze gegevens worden uitsluitend voor statistische doeleinden gebruikt, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.

2.4 Door ondertekening van het registratieformulier verklaart de bezoeker bekend te zijn met het bezoekersreglement. Wanneer een bezoeker zich niet houdt aan de regels of aanwijzingen van medewerkers niet opvolgt, kan de toegang tot de werkruimte worden ontzegd.

2.5 Bij ieder vervolgbezoek wordt gecontroleerd of de bezoeker geregistreerd staat, desgewenst met legitimatie. De bezoekdata worden bijgeschreven bij de registratie, waarin in overleg met de bezoeker correcties en aanvullingen kunnen worden aangebracht.

2.6 Bezoekers kunnen hun jassen ophangen in de kamer aan de kapstok. Tassen met inhoud mogen meegenomen worden naar de bezoekerswerkplek. De gemeente is echter niet aansprakelijk voor diefstal of vernieling van eigendommen.

2.7 Mobiele telefoons van bezoekers mogen niet op de werkplek gebruikt worden. Eigen schrijfgerei mag worden gebruikt voor en op eigen stukken.

2.8 De faciliteiten in de werkruimte zijn bedoeld als hulpmiddelen voor onderzoek en mogen niet gebruikt worden voor privé doeleinden.

2.9 Bij brand en andere calamiteiten en bij ontruimingsoefeningen dient u gehoor te geven aan de instructies van de bedrijfshulpverleners en/of medewerkers IZ.

3.1 De archiefstukken dienen te worden aangevraagd en geretourneerd via de medewerker IZ.

3.2 Na aanvraag duurt het maximaal 15 minuten voordat stukken ter inzage worden gegeven.

3.3 Indien de toestand van archiefstukken daartoe aanleiding geeft of die stukken niet veilig aan de bezoeker kunnen worden verstrekt, kan inzage worden ontzegd door de medewerker IZ.

3.4 Voor de inzage van stukken waarvan de openbaarheid is beperkt kan een schriftelijk verzoek worden ingediend bij het gemeentebestuur.

3.5 Raadpleging van stukken kan alleen op de daartoe aangewezen werkplek plaatsvinden en daarvoor moeten aanwezige hulpmiddelen worden gebruikt volgens de aanwijzingen. Bezoekers mogen niet zonder begeleiding van de medewerker IZ in de archiefbewaarplaats.

3.6 Indien de bezoeker gegevens van levende personen raadpleegt, mogen deze op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens niet gepubliceerd of op een andere wijze openbaar worden gemaakt op zodanige wijze dat de belangen van nog levende personen onevenredig kunnen worden geschaad.

3.7 Voor het raadplegen van de stukken van de Burgerlijke Stand en Bevolkingsregisters van de voormalige gemeenten moeten bezoekers gebruik maken van de microfichereader.

3.8 De bezoeker is aansprakelijk voor het ter beschikking gestelde archiefmateriaal en dient voorzichtig met het materiaal om te gaan. Handelingen waardoor het archiefmateriaal eventueel zou kunnen beschadigen zijn niet toegestaan, zoals: archiefmateriaal als onderlegger voor het schrijven gebruiken; op archiefmateriaal schrijven; paperclips aan archiefmateriaal hechten; (bladzijden van) archiefmateriaal met natte vingers omslaan; zware boeken boven op archiefmateriaal leggen; archiefmateriaal over te trekken. Bij beschadiging worden de kosten van reparatie/vervanging op de bezoeker verhaald.

3.9 De aangetroffen interne volgorde van de geraadpleegde stukken mag niet worden veranderd.

4.1 Het is mogelijk om archiefstukken te laten reproduceren, tenzij de materiële staat zich ertegen verzet of er andere wettelijke beletselen zijn.

4.2 Het reproduceren van archiefstukken wordt gedaan door de medewerker IZ en niet door de bezoeker zelf. Van deze regel kan worden afgeweken, hetgeen wordt beoordeeld door de medewerker IZ.

4.3 De kosten van reproducties zijn vastgesteld in de Legesverordening. Deze kosten kunnen worden betaald bij de centrale balie tijdens openingstijden. Bezoekers mogen ook contant en gepast betalen bij de medewerker IZ.

4.4 Voor het maken van reproducties met eigen materiaal is toestemming van de medewerker IZ nodig.

4.5 De bezoeker is zelf verantwoordelijk voor een juiste toepassing van de Auteurswet.

5.1 Voor klachten over de dienstverlening geldt de klachtenregeling van de gemeente Winsum.

6.1 Het Besluit Huisregels Interne Zaken / Archief gemeente Winsum wordt ingetrokken.

6.2 Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.

6.3 Dit besluit kan worden aangehaald als het Bezoekersreglement archieven van de gemeente Winsum 2011.

Vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders van de gemeente Winsum op 21 juni 2011

burgemeester

secretaris