Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR47699
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR47699/1
Regeling vervallen per 26-10-2011
Verordening betreffende de zorg van Burgemeester en Wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats en het beheer van de archiefbewaarplaats
Geldend van 01-01-1996 t/m 25-10-2011 met terugwerkende kracht vanaf 01-01-1996
Intitulé
Archiefverordening van de gemeente Winsum 1997Agendanummer: 15
Vergadering: 21 oktober 1997
De Raad van de gemeente Winsum;
gezien het voorstel van Burgemeester en Wethouders;
gelet op de artikelen 30, eerste lid, en 31/35, eerste lid en 36 van de Archiefwet 1995
besluit:
vast te stellen de navolgende:
Verordening betreffende de zorg van Burgemeester en Wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats en het beheer van de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk I
Algemene bepalingen
Artikel 1
-
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
-
a. de wet: de Archiefwet 1995;
-
b. gemeentelijke-organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;
-
c. de archiefbewaarplaats: de door de gemeenteraad overeenkomstig artikel 31/36 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;
-
d. beheerder: degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht;
-
e. beheerseenheid: een door Burgemeester en Wethouders als zodanig aan te wijzen organisatie-onderdeel;
-
f. informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.
Hoofdstuk II
De aanwijzing van de archiefbewaarplaats
Artikel 2
De in artikel 31/36 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats, die zich bevindt op de 2e verdieping van het gemeentehuis, Hoofdstraat W 70 te Winsum.
Hoofdstuk III
De zorg van Burgemeester en Wethouders voor de archiefbescheiden
Artikel 3
Burgemeester en Wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 2, alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten.
Artikel 4
Burgemeester en Wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder.
Artikel 5
Burgemeester en Wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
Artikel 6
-
1. Burgemeester en Wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.
-
2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Artikel 7
Burgemeester en Wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Artikel 8
Burgemeester en Wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast.
Artikel 9
Burgemeester en Wethouders doen tenminste eenmaal per twee jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30/35 van de wet.
Hoofdstuk IV
Het beheer van de archiefbewaarplaats
Artikel 10
-
1. Onder de bevelen van Burgemeester en Wethouders is de gemeentesecretaris belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
-
2. Burgemeester en Wethouders kunnen ter ondersteuning van de gemeentesecretaris een deskundige aanwijzen, die in het bezit is van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
Artikel 11
De gemeentesecretaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.
Artikel 12
Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de gemeentesecretaris desgevraagd onderzoek in de door hem/haar beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. Hij/zij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen.
Artikel 13
Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de gemeentesecretaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de archieven en verzamelingen, die in de archiefbewaarplaats berusten. Hij/zij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen.
Artikel 14
De kosten voor het verstrekken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen van of uit archiefbescheiden die berusten in de archiefbewaarplaats alsmede voor onderzoekingen en andere werkzaamheden op verzoek van derden door of vanwege de gemeentesecretaris verricht, worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door de gemeenteraad bij verordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld.
Artikel 14A
Burgemeester en Wethouders kunnen nadere regels stellen omtrent de raadpleging van de archiefbescheiden en het beheer van de ruimten, waarin deze ter beschikking worden gesteld.
Artikel 15
De gemeentesecretaris brengt eenmaal per twee jaar verslag uit aan Burgemeester en Wethouders over het door hem/haar gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk V
Toezicht van de gemeentesecretaris op het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Artikel 16
De gemeentesecretaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.
Artikel 17
De gemeentesecretaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem/haar bij artikel 32/37, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn/haar verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem/haar ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
Artikel 18
-
1. De beheerder verstrekt aan de gemeentesecretaris of aan degene die namens hem/haar met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn/haar taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
-
2. De gemeentesecretaris en degenen die hem/haar in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.
Artikel 19
De gemeentesecretaris doet van zijn/haar bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder, alsmede, indien hij/zij hiertoe aanleiding vindt, aan Burgemeester en Wethouders. Hij/zij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn/haar mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
Artikel 20
-
De beheerder doet aan de gemeentesecretaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen om aan Burgemeester en Wethouders een voorstel te doen tot:
-
a. opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;
-
b. bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
-
c. verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
-
d. ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;
-
e. voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.
Artikel 21
De gemeentesecretaris doet eenmaal per twee jaar aan Burgemeester en Wethouders verslag betreffende de uitoefening van het toezicht.
Hoofdstuk VI
Slotbepalingen
Artikel 22
-
1. Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking en werkt terug tot 1 januari 1996.
-
2. De archiefverordening van de gemeente Winsum, zoals vastgesteld bij raadsbesluit van 17 december 1991 nr. 6 is, met de in lid 1 genoemde datum van 1 januari 1996,ingetrokken.
Artikel 23
Deze verordening kan worden aangehaald als "Archiefverordening van de gemeente Winsum 1997".
Aldus vastgesteld door de Raad van de gemeente Winsum in zijn openbare vergadering van 21 oktober 1997.
De Raad voornoemd,
voorzitter,
secretaris,
Archiefverordening Gemeente Winsum
Artikelsgewijze toelichting
Artikel 1
Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.
Artikel 2
De aanwijzing van een archiefbewaarplaats geschiedde voorheen veelal bij afzonderlijk besluit.
Artikel 3
Een ministeriële regeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. Artikel 13 vierde lid zal op een nader bij koninklijk besluit te bepalen tijdstip in werking treden (artikel 24, tweede lid, van het Archiefbesluit 1995).
Artikel 4
De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in de op grond van artikel 8 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer.
Artikel 8
De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer. Voor het beheer van de naar de archiefplaats overgebrachte archiefbescheiden worden de voorschriften gegeven in de Archiefverordening.
Artikel 9, artikel 15, artikel 21.
Binnen één zittingsperiode verneemt de gemeenteraad aldus tenminste tweemaal wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden.
Artikel 10
De wet draagt de gemeentesecretaris het beheer van de archiefbewaarplaats op, maar schept geen regeling ten aanzien van documentaire verzamelingen. Dit artikel draagt het beheer van uit de cultureel en historisch oogpunt gevormde documentaire verzamelingen eveneens op aan de gemeentesecretaris.
Artikel 13
De wet verschaft een ieder het recht van of uit archiefbescheiden, die in een archiefbewaarplaats berusten, afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken. Deze verordening regelt complementair, dat de gemeentesecretaris in dit verband de nodige dienstverlening kan verrichten.
Artikel 14A
Dit artikel bedoelt de juridische basis te zijn voor een bezoekersreglement voor het gebruik van de studiezaal.
Artikel 18
De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term "archiefbescheiden". De wetgever heeft - binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden -bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden.
Ondanks de ruimere betekenis van "archiefbescheiden" kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als "beheer". Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machine leesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 45 van de Wet persoonsregistraties.
Artikel 20
Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl