Regeling vervallen per 01-06-2014

Organisatiebesluit gemeente Winsum

Geldend van 18-06-2009 t/m 31-05-2014 met terugwerkende kracht vanaf 18-06-2009

Intitulé

Organisatiebesluit gemeente Winsum

Organisatiebesluit gemeente Winsum

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Winsum,

gelezen het advies van de Ondernemingsraad;

gelet op artikel 160 van de Gemeentewet;

b e s l u i t :

vast te stellen de volgende regels ten aanzien van de ambtelijke organisatie van de gemeente Winsum.

Hoofdstuk 1 Begripsbepalingen

Artikel 1

  • Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder:

  • a. Doelmatigheid of efficiency

    Het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.

  • b. Doeltreffendheid of effectiviteit

    De mate waarin de gewenste prestaties en de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.

  • c. Rechtmatigheid

    Het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole gemeenten.

  • d. Delegatie

    Het overdragen door een bestuursorgaan van zijn bevoegdheid tot het nemen van besluiten aan een ander die deze onder eigen verantwoordelijkheid uitoefent.

  • e. Mandaat

    De bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen.

  • f. Afdeling

    Een organisatorische eenheid die is ontstaan na toewijzing van taken door het college van burgemeester en wethouders, bestaande uit meerdere secties, onder leiding van een afdelingshoofd.

  • g. Staf

    Een organisatorische eenheid waarvan de werkzaamheden met name gericht zijn op ondersteuning van het bestuur en management.

  • h. Sectie

    Een organisatorische eenheid binnen een afdeling onder leiding van een coördinator of afdelingshoofd.

  • i. Ploeg

    Een organisatorische eenheid binnen de sectie Beheer en Onderhoud die onder leiding staat van een voorman.

  • j. Hiërarchische taken

    Personele zorg, werving en selectie, ontslag, vorming en opleiding, functionerings- en beoordelingsgesprekken, koppeling van personen aan functies, organisatie(structuur)aangelegenheden.

  • k. Functionele taken

    Kwaliteitszorg, koppeling van personen en budget aan kwaliteit, vakinhoudelijke opdrachten, professionaliseringsgesprekken gericht op verbetering van het werk.

  • l. Operationele taken

    Feitelijk resultaat, beschrijving gewenst resultaat, planning werkprioriteiten, organisatie van de uitvoering, opleveringsdata, voortgangsgesprekken, koppeling van budget en personen aan het resultaat.

  • m. Projectmatig werken

    Geheel van activiteiten, uitgevoerd door specialistische groepen in een tijdelijk samenwerkingsverband, gericht op een duidelijk gespecificeerd eindresultaat, dat bereikt dient te worden in een begrensde tijd met begrensde middelen, met een definieerbaar begin en eind en definieerbare capaciteit.

  • n. Planning- en controldocumentenOnder de planning- en controldocumenten worden verstaan; de begroting, de jaarrekening en het jaarverslag, en de tussentijdse rapportages.

  • o. Portefeuillehouder

    Het lid van het college van burgemeester en wethouders aan wie een nader omschreven beleidsveld is toegewezen.

Hoofdstuk 2 De structuur van het ambtelijk apparaat

Artikel 2

Het ambtelijk apparaat van de gemeente Winsum wordt ingedeeld in organisatorische eenheden. Deze organisatorische eenheden worden aangeduid met de algemene benaming van ‘afdeling’, ‘staf’ , ‘sectie’ en ‘ploeg’.

Artikel 3

  • 1. Als organisatorische eenheden, bedoeld in artikel 2 worden ingesteld;

  • a de afdeling Ruimte, hieronder vallen de sectie Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieu, de sectie Recreatie Civiel- en Cultuur Techniek en de sectie Beheer en Onderhoud;

  • b. de afdeling Samenleving, hieronder vallen de sectie Welzijn en de sectie Publiekszaken;

  • c. de afdeling Middelen, hieronder vallen de sectie Financiën, de sectie Informatievoorziening en Automatisering, de sectie Interne Zaken, de sectie Bestuurlijke en Juridische Zaken en de sectie Personeel en Organisatie.

  • d. de stafafdeling Bestuurs- en Managementondersteuning, hieronder vallen de sectie Communicatie en Bestuursondersteuning en de sectie Brandweer en Rampenbestrijding.

  • e. de afdeling Sociale Zaken en Werkgelegenheid, welke een samenwerkingsverband is met de gemeente de Marne.

  • 2. De taken van de afdeling Ruimte zijn ondermeer;

  • a. sectie VROM;

  • - bouw- en woningtoezicht;

  • - onderhoud gebouwen;

  • - volkshuisvesting;

  • - ruimtelijke ordening;

  • - economische zaken;

  • - monumentenzorg;

  • - milieu;

  • b. sectie RCCT;

  • - verkeer en vervoer;

  • - verlenen van vergunningen op grond van de APV.

  • - sport;

  • - recreatie en toerisme;

  • - rioolbeheer;

  • - wegenbeheer

  • c. sectie Beheer en Onderhoud;

  • - onderhoud van plantsoenen en begraafplaatsen;

  • - onderhoud van wegen en riolen;

  • - gladheidbestrijding in de winterperiode;

  • - inzameling van klein chemisch afval.

  • 3. De taken van de afdeling Samenleving zijn ondermeer;

  • a. sectie Welzijn

  • - lokaal onderwijs;

  • - educatie;

  • - ouderenzorg;

  • - gezondheidszorg;

  • - maatschappelijk werk;

  • - kunst en cultuur;

  • - sociaal cultureel werk;

  • - jeugd- en jongerenwerk;

  • b. sectie Publiekszaken

  • - bijhouden van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

  • - afhandeling aanvragen reisdocumenten;

  • - werkzaamheden van de burgerlijke stand;

  • - organiseren van verkiezingen;

  • - beoordelen, indiceren en afhandelen van aanvragen met betrekking tot individuele voorzieningen Wmo, zoals huishoudelijke verzorging, vervoers-, rolstoel- en woonvoorzieningen;

  • - geven van informatie, advies en cliëntondersteuning;

  • 4. De taken van de afdeling Middelen zijn ondermeer;

  • a. sectie Financiën

  • - financiële beleidsadvisering;

  • - administratieve organisatie en interne controle;

  • - opstellen van de begroting, de periodieke rapportages, opmaken jaarrekening;

  • - Kas- Bank- en Giro administratie;

  • - crediteurenadministratie;

  • - debiteurenadministratie;

  • - belastingen (algemeen, heffing en invordering, omzetbelastingadministratie)

  • - beheren verzekeringsportefeuille gemeente;

  • b. sectie Informatievoorziening en Automatisering

  • - aanschaffen, onderhoud en beveiliging hard- en software;

  • - gebruikers ondersteunen;

  • - beheer netwerk;

  • - opstellen en uitvoeren ICT-beleid.

  • c. sectie Interne Zaken

  • - postbehandeling (ontvangst, registratie en mutatie, verzending);

  • - documentatiebeheer;

  • - archiefwerkzaamheden (afvoeren, (ver)plaatsing, materiële verzorging, controle en vernietiging)

  • - beheer gemeentehuis (schoonmaak, beheer, beveiliging)

  • - bodediensten (postbezorging, frankeren, reproductie, assistentie huwelijken, raadsvergaderingen, catering).

  • d. sectie Bestuurlijke en Juridische Zaken

  • - openbare orde

  • - kabinetszaken

  • - coördinatie klachten

  • - juridische advisering

  • - secretariaat commissie bezwaarschriften

  • - Algemene Plaatselijke Verordening

  • - uitvoering en advisering over bijzondere wetten

  • e. sectie Personeel en Organisatie

  • - personeelsbeleid;

  • - opleidingen;

  • - ziekteverzuim;

  • - functiewaardering;

  • - organisatieontwikkeling;

  • - coördinatie arbo;

  • - personeelsadministratie;

  • 5. De taken van de stafafdeling Bestuurs- en Managementondersteuning zijn ondermeer;

  • a. sectie Brandweer

  • - brandbestrijding en hulpverlening

  • - brandpreventie

  • - rampenbestrijding

  • b. sectie Communicatie en bestuurssecretariaat

  • - communicatiezaken en public relations;

  • - ontwikkelen en uitvoeren van communicatieplannen en burgerparticipatieprocessen;

  • - websitebeheer;

  • - advertenties en overig voorlichtingsmateriaal; .

  • - secretariële ondersteuning collegeleden en gemeentesecretaris;

  • 6. De taken van de afdeling Sociale Zaken en Werkgelegenheid zijn ondermeer;

  • - uitvoering Wet Werk en Bijstand;

  • - uitvoering Wet Inkomensvoorziening Oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte Werkloze Werknemers;

  • - uitvoering Regeling Opvang Asielzoekers en Voorwaardelijke Vergunning Tot Verblijf;

  • - uitvoering Wet op de reïntegratie arbeidsgehandicapten en Wet Inschakeling Werkzoekenden

  • 7. De gemeentesecretaris kan besluiten tot het instellen van tijdelijke organisatorische verbanden tussen eenheden, ter voorbereiding en/of uitvoering van beleid dat meerdere organisatorische eenheden aangaat. Het beheer van zo’n verband wordt opgedragen aan een projectleider (zie artikel 7). Tot het instellen van zo’n verband wordt niet besloten nadat het managementteam is gehoord.

Hoofdstuk 3 Besturing van de organisatie

Paragraaf 1 De gemeentesecretaris

Artikel 4 Sturing van en door de gemeentesecretaris

  • 1. De gemeentesecretaris is de ambtelijk eindverantwoordelijke voor het functioneren van de ambtelijke organisatie; hiermee is de gemeentesecretaris primair verantwoordelijk voor:

    • ·

      de vertaling van politieke wensen naar ambtelijke productie;

    • ·

      een optimale bedrijfsvoering, leidend tot een verantwoordelijkheid voor de doelgerichtheid, doelmatigheid en rechtmatigheid van de organisatie, de coördinatie van beleid en de kwaliteit en de strategie van de organisatie;

    • ·

      advisering strategische lijnen en langetermijnvisie van het gemeentelijk beleid.

  • 2. De gemeentesecretaris geeft sturing aan de afdelingshoofden en, in voorkomende gevallen, aan projectleiders. De afdelingsoverstijgende projecten kunnen ondergebracht worden bij de gemeentesecretaris.

  • 3. De gemeentesecretaris stuurt op:

    • ·

      voortgang van de beleidsuitvoering;

    • ·

      kwaliteit van de prestaties;

    • ·

      de doelmatigheid en rechtmatigheid van het beleid en de uitvoering;

    • ·

      efficiency en kwaliteit van de bedrijfsvoering;

    • ·

      de verdeling van de personeelscapaciteit over de organisatieonderdelen (en in voorkomende gevallen ook over de projecten);

    • ·

      ontwikkeling van de kwaliteit van de afdelingshoofden.

  • 4. De gemeentesecretaris rapporteert en legt verantwoording af aan het college van burgemeester en wethouders.

  • 5. De onderwerpen van verantwoording door de gemeentesecretaris zijn in elk geval

    • ·

      effecten en prestaties;

    • ·

      de efficiency van de organisatie en de werkprocessen;

    • ·

      voortgang van ontwikkeling en uitvoering van (gemeentelijk) beleid;

    • ·

      het totale functioneren van het ambtelijk apparaat;

    • ·

      realiseren van de gemeentelijke planning- en controldocumenten.

  • 6. Verhouding tot de gemeenteraad

    • ·

      De gemeentesecretaris verstrekt de leden van de raad op verzoek informatie over het onder het gemeentebestuur berustende documenten, waarvan het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester kennis heeft genomen; Artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur1 vindt overeenkomstig toepassing.

    • ·

      Burgemeester en wethouders beslissen op een bezwaar van een raadslid tegen weigering van informatie of tegen de vorm van het verschaffen ervan.

    • ·

      De gemeentesecretaris heeft periodiek een overleg met de burgemeester en de griffier ter voorbereiding en afstemming van de gemaakte afspraken, gemaakt in de vergaderingen van de agendacommissie, het seniorenconvent, de raadscommissies en de raad.

    • ·

      De gemeentesecretaris neemt namens het college en het MT deel aan de vergaderingen van de agendacommissie en informeert de commissieleden over de verschillende agendapunten, en kan op uitnodiging deelnemen aan het seniorenconvent.

  • 1 Artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur regelt de uitzonderingsgronden waaronder vertrouwelijke informatie.

  • 7. Verhouding tot burgemeester en wethouders

    • ·

      De gemeentesecretaris draagt met inachtneming van de richtlijnen van burgemeester en wethouders en onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders.

    • ·

      Zo nodig adviseert hij burgemeester en wethouders bij het nemen van besluiten.

    • ·

      Hij draagt zorg voor het bijhouden van de presentielijst van de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders.

    • ·

      Hij draagt zorg voor de vastlegging van besluiten van het college van burgemeester en wethouders in een besluitenlijst en het openbaar maken van de besluitenlijst.

    • ·

      Hij zorgt ervoor dat besluiten van burgemeester en wethouders met voldoende voortvarendheid worden uitgevoerd.

    • ·

      De gemeentesecretaris draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de leden van het college van burgemeester en wethouders.

    • ·

      Hij draagt op verzoek of uit eigen beweging er zorg voor dat de leden van het college van burgemeester en wethouders over alle informatie beschikken waarover zij de beschikking moeten hebben om hun functie goed uit te kunnen oefenen. Hij neemt eventuele richtlijnen van het college in acht.

  • 8. Afwezigheid

    • ·

      Indien de gemeentesecretaris verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de burgemeester.

    • ·

      Voor een afwezigheid van langer dan vijf dagen behoeft de gemeentesecretaris toestemming van de burgemeester.

    • ·

      De gemeentesecretaris wordt bij afwezigheid vervangen door de loco-secretaris, te weten het hoofd Samenleving, of het hoofd Ruimte of het hoofd Middelen.

Paragraaf 2 Het afdelingshoofd

Artikel 5 Sturing van en door het afdelingshoofd

  • 1. De primaire verantwoordelijkheid van het afdelingshoofd is het realiseren van de door het bestuur gewenste doelstellingen en prestaties. Naast deze functionele taak heeft het afdelingshoofd operationele en hiërarchische taken en daarmee de verantwoordelijkheid voor de interne bedrijfsvoering binnen de eigen afdeling. Het afdelingshoofd is verantwoordelijk voor het opstellen en actueel houden van het jaarplan (w.o. visie, missie, strategie en tactiek) voor zijn afdeling.

  • 2. Het afdelingshoofd geeft sturing aan:

    • ·

      de coördinatoren;

    • ·

      de medewerkers van een organisatorische eenheid, indien geen coördinator is aangesteld;

    • ·

      in voorkomende gevallen projectleiders.

  • 3. Het afdelingshoofd stuurt op:

    • ·

      de voor de afdeling vastgelegde doelen en prestaties;

    • ·

      de ontwikkeling van de kwaliteit van de coördinatoren;

    • ·

      toegekende budgetten;

    • ·

      organisatie van de afdeling (de werkwijze van de afdeling en het functioneren van de medewerkers binnen de afdeling, structuur van de afdeling);

    • ·

      kwaliteit van de prestaties zoals die met het bestuur zijn afgesproken;

    • ·

      informatie die nodig is om de doelstellingen en de prestaties te kunnen realiseren, alsmede de processen waarlangs deze informatie tot stand komt;

    • ·

      tijd; de werkplanning van de afdeling, inclusief de totale doorlooptijd en de mijlpalen.

  • 4. Het afdelingshoofd rapporteert en legt verantwoording af aan de gemeentesecretaris.

  • 5. Onderwerpen van verantwoording door het afdelingshoofd zijn in elk geval:

    • ·

      de afstemming tussen politiek en afdeling;

    • ·

      de realisatie van bestuurlijke doelstellingen en in dat kader afgesproken prestaties en de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het beleid;

    • ·

      kwaliteit van de prestaties, inclusief de kwaliteit van de beleidsvoorbereiding;

    • ·

      kwaliteit van de bedrijfsvoering (doelmatigheid);

    • ·

      de ontwikkeling van de kwaliteit van de medewerkers en de interne organisatie;

    • ·

      effecten van het gevoerde personeelsbeleid;

    • ·

      arbeidsomstandigheden.

  • 6. Het afdelingshoofd is verantwoordelijk voor het inhoudelijk op de hoogte zijn van actuele onderwerpen waarvoor zijn afdeling verantwoordelijk is.

  • 7. Het afdelingshoofd is er verantwoordelijk voor dat hij goed op de hoogte is van de planning van de stukken die vanuit zijn afdeling aan de orde worden gebracht.

  • 10. Het afdelingshoofd wordt bij afwezigheid vervangen door een ander afdelingshoofd, c.q. de gemeentesecretaris.

Paragraaf 3 De coördinator

Artikel 6 Sturing van en door een coördinator

  • 1. De primaire verantwoordelijkheid van een coördinator is de operationele en functionele aansturing van de sectie waarvoor hij is aangesteld. De coördinator is verantwoordelijk voor:

    • ·

      de algehele dagelijkse werkleiding aan de sectie;

    • ·

      de planning van werkzaamheden van zijn sectie.

  • 2. De coördinator is verantwoordelijk voor een beperkt aantal hiërarchische taken, waaronder functionerings- en beoordelingsgesprekken en ziekteverzuimbegeleiding (coördinator is verantwoordelijk voor reguliere zaken, afdelingshoofd is eindverantwoordelijk).

  • 3. De coördinator stuurt op:

    • ·

      de kwaliteit van de werkzaamheden van de sectie;

    • ·

      de voortgang van de werkzaamheden;

    • ·

      de ontwikkeling van de kwaliteit van de medewerkers.

  • 4. De coördinator rapporteert en legt verantwoording af aan het afdelingshoofd over:

    • ·

      de gerealiseerde productie van de sectie;

    • ·

      kwaliteit van de bedrijfsvoering en de prestaties;

    • ·

      besteding van de budgetten die aan de coördinator zijn toegekend;

    • ·

      effecten van het uitgevoerde personeelsbeleid.

  • 5. De coördinator wordt bij afwezigheid vervangen door het afdelingshoofd. Hierbij gaat het met name om de leidinggevende taken en de verantwoordelijkheid voor de voortgang van de werkzaamheden.

Paragraaf 4 De projectleider

Artikel 7 Sturing van en door de projectleider

  • 1. De projectleider is verantwoordelijk voor een deelresultaat van de productie van de organisatie. Dit resultaat is in de tijd beperkt en wordt bereikt via een tijdelijke organisatiestructuur die losstaat van de staande organisatie. Zijn operationele bevoegdheden reiken niet verder dan het voor het project beschikbaar gestelde budget en de gemaakte werkafspraken met de hoofden die capaciteit leveren. Hiërarchische bevoegdheden heeft de projectleider niet.

  • 2. De projectleider stuurt de projectgroepleden aan (eventueel indirect via een onderliggende werkgroepstructuur).

  • 3. De projectleider stuurt op:

    • ·

      het beoogde projectresultaat (de doelen en de prestaties van het project);

    • ·

      de aan hem toegekende middelen (personele capaciteit, tijd en geld) en de te bereiken mijlpalen;

    • ·

      de organisatie, waaronder de werkwijze van de project- en/of werkgroepen en de samenwerking van de projectgroep- en/of werkgroepleden;

    • ·

      de kwaliteit van de prestaties;

    • ·

      informatie die nodig is om het projectresultaat mogelijk te maken, alsmede de processen waarlangs deze informatie tot stand komt.

  • 4. De projectleider rapporteert aan de gemeentesecretaris. Afhankelijk van het soort project kan de gemeentesecretaris besluiten een afdelingshoofd aanspreekpunt voor de projectleider te laten zijn.

  • 5. De projectleider rapporteert in elk geval over;

    • ·

      de voortgang van het project;

    • ·

      de realisatie van de projectdoelen en de in dat kader afgesproken prestaties;

    • ·

      de kwaliteit van de prestaties;

    • ·

      de kwaliteit van de werkprocessen;

    • ·

      de besteding van de budgetten die aan de projectleider zijn toegekend, zowel in geld als de inzet van de personele capaciteit.

Paragraaf 5 De voorman

Artikel 8 Aansturing door de voorman

  • 1. De primaire verantwoordelijkheid van een voorman is de operationele aansturing van de groep waarvoor hij is aangesteld. Een voorman is ondergeschikt aan de coördinator.

  • 2. Een voorman stuurt de medewerkers binnen zijn ploeg aan.

  • 3. Een voorman stuurt op:

    • ·

      de werkzaamheden van de ploeg volgens de met de coördinator gemaakte afspraken;

    • ·

      de voortgang van de werkzaamheden.

  • 4. Een voorman rapporteert en legt verantwoording af aan de coördinator over:

    • ·

      de gerealiseerde productie van de ploeg;

    • ·

      de gevolgde werkwijze.

Paragraaf 6 De medewerker

Artikel 9 Sturing van en door een medewerker

  • 1. De primaire verantwoordelijkheid van de medewerker bestaat uit:

    • ·

      het nakomen van de productieafspraken die gemaakt zijn met de voorman, respectievelijk de coördinator, het afdelingshoofd of de projectleider;

    • ·

      het waarmaken van de kwaliteit die noodzakelijk is om gemeentelijk beleid, dan wel een product te realiseren dat doelgericht, doeltreffend en doelmatig is en rechtmatig tot stand is gekomen;

    • ·

      het nakomen van een in overleg met de voorman, respectievelijk de coördinator, het afdelingshoofd of de projectleider gemaakte (werk)planning;

    • ·

      de eigen ontwikkeling.

  • 2. De medewerker stuurt zichzelf binnen de met de voorman, respectievelijk de coördinator, het afdelingshoofd of de projectleider afgesproken kaders.

  • 3. Een medewerker stuurt op:

    • ·

      de gemaakte afspraken omtrent kwaliteit en kwantiteit van de productie;

    • ·

      de te besteden uren

    • ·

      de werkplanning conform de afdelings- en de individuele planning.

  • 4. Een medewerker legt verantwoording af aan de voorman, respectievelijk de coördinator, het afdelingshoofd of de projectleider over:

    • ·

      de bijdrage aan de beoogde doelstellingen en prestaties;

    • ·

      de afgesproken werkzaamheden/productie;

    • ·

      kwaliteit van de prestaties;

    • ·

      de voortgang van de afgesproken werkplanning;

    • ·

      de interne werkwijze(n) en de daarmee gemoeide informatiestromen;

    • ·

      de werkplanning inclusief de totale doorlooptijd en mijlpalen;

    • ·

      de overeengekomen werkwijze/wijze van functioneren

    • ·

      de aanpak en de voortgang van de individuele ontwikkeling.

  • 5. De burgemeester, wethouder(s) en/of raadsleden kunnen rechtstreeks verzoeken doen aan een medewerker. Een medewerker meldt de vraag aan de coördinator, respectievelijk het afdelingshoofd. De coördinator, respectievelijk het afdelingshoofd beslist over de uiteindelijke inzet van de medewerker. In geval van een verzoek van een raadslid wordt van de beslissing over de inzet van de medewerker mededeling gedaan aan de gemeentesecretaris.

Hoofdstuk 4 Ambtelijk apparaat en uitoefening van bestuursbevoegdheid

Artikel 10 Mandaat en delegatie

  • 1. Tenzij de regeling waarop hun bevoegdheid steunt zich daartegen verzet en inachtneming van hoofdstuk 10, artikel 10:1 t/m 10:12 van de Algemene Wet Bestuursrecht1, kan het bestuursorgaan voor nader door hen aan te geven categorieën van zaken de uitoefening van een of meer bevoegdheden en de ondertekening van stukken mandateren aan door hen aan te wijzen ambtenaren.

  • 2. Het bestuursorgaan verwerkt hun besluit tot het verlenen van mandaat in een statuut, dat voor een ieder ter inzage wordt gelegd.

  • 3. Met inachtneming van hoofdstuk 10, artikel 10:13 t/m 10:20 van de Algemene Wet Bestuursrecht1 kan het bestuursorgaan bevoegdheden tot het nemen van besluiten delegeren.

  • 4. Een besluit tot delegatie wordt vastgelegd in een delegatiebesluit.

  • 1 Artikelen 10:1 t/m 10:20 van de Algemene Wet Bestuursrecht geven nadere bepalingen inzake mandaat en delegatie door bestuursorganen.

Artikel 11 Verantwoordelijkheid gemeentesecretaris/hoofd van de afdeling

  • 1. Het aan de gemeentesecretaris respectievelijk het afdelingshoofd van de organisatorische eenheden opgedragen dagelijks beheer van de afdeling omvat de verantwoordelijkheid voor het functioneren van die eenheden.

  • 2. Tot het dagelijks beheer van een organisatorische eenheid wordt eveneens gerekend het realiseren van de met burgemeester en wethouders overeengekomen omvang en kwaliteit van de dienstverlening en de verantwoordelijkheid voor de daartoe ter beschikking te stellen middelen.

  • 3. Indien tussen burgemeester en wethouders en de gemeentesecretaris geen overeenstemming wordt bereikt als bedoeld in het vorige lid, stellen burgemeester en wethouders deze aangelegenheden eenzijdig vast.

Artikel 12 Afdelingsjaarplan

  • Ter uitvoering van het bepaalde in het vorige artikel komen burgemeester en wethouders daartoe, na overleg met de gemeentesecretaris, en onverlet het bepaalde in hoofdstuk XIII van de gemeentewet1, voor ieder begrotingsjaar overeen;

  • a. het afdelingsjaarplan van ieder organisatieonderdeel;

  • b. het budget van elke organisatorische eenheid;

  • c. de richtlijnen waarbinnen het gemeentelijk middelenbeleid door de organisatorische eenheden zal worden uitgevoerd.

  • 1 In hoofdstuk VIII van de gemeentewet worden nadere regels gesteld inzake de begroting en de jaarrekening.

Artikel 13 Middelenbeleid

Tot het gemeentelijk middelenbeleid als bedoeld in de artikel 11 lid 2 en 12 worden in ieder geval gerekend:

  • ·

    het personeelsbeleid;

  • ·

    het financiële beleid;

  • ·

    het treasurybeleid;

  • ·

    het organisatiebeleid;

  • ·

    het informatiebeleid;

  • ·

    het automatiseringsbeleid;

  • ·

    het inkoop- en aanbestedingsbeleid;

  • ·

    het huisvestingsbeleid ten aanzien van het gemeentelijk apparaat.

Artikel 14 Gegevensverstrekking

Burgemeester en wethouders stellen vast welke gegevens ten behoeve van een goed beheer van de gemeentelijke organisatie als geheel door de organisatorische eenheden moeten worden verstrekt. De aard, inhoud en vorm ervan en de frequentie van de gegevensverstrekking worden daartoe door de gemeentesecretaris nader bepaald.

Hoofdstuk 5 Werkwijze van het ambtelijk apparaat

Paragraaf 1 Integraal werken

Artikel 15 Integraal werken

  • 1. Indien een zaak het taakgebied van een ander onderdeel binnen een organisatorische eenheid of een andere organisatorische eenheid raakt, vraagt het primair met de voorbereiding of uitvoering belaste organisatieonderdeel aanvullend advies aan dat andere organisatieonderdeel.

  • 2. Het organisatieonderdeel dat aanvullend advies uitbrengt, treedt zoveel mogelijk in overleg met het met de voorbereiding of uitvoering van het beleid belaste organisatieonderdeel, teneinde te trachten tot geïntegreerde advisering te komen, waarin de argumenten ten aanzien van de mogelijke beleidskeuzes worden opgenomen.

  • 3. Een organisatieonderdeel kan ook op eigen initiatief aanvullend advies uitbrengen.

  • 4. Bij (blijvend) verschil van inzicht voegt het organisatieonderdeel dat primair met de voorbereiding of uitvoering van het advies belast is, de aanvullende adviezen onverkort aan het advies toe.

Artikel 16 Bestuursopdracht

Ten aanzien van aangelegenheden waarin zulks gewenst wordt geacht, geven de raad of burgemeester en wethouders een kader aan voor de inbreng van het ambtelijk apparaat bij het ontwikkelen van beleid. Dit kader wordt aangeduid met de benaming ‘bestuursopdracht’. Burgemeester en wethouders stellen nadere regels vast waaraan de inhoud van bestuursopdrachten moet voldoen.

Artikel 17 Primaire verantwoordelijkheid

  • 1. Elke zaak wordt primair voorbereid en uitgevoerd door het organisatieonderdeel tot wiens taakgebied de desbetreffende zaak behoort, tenzij in een bestuursopdracht anders wordt bepaald.

  • 2. Indien een zaak zich over het taakgebied van meer dan een organisatorische eenheid uitstrekt, en ten aanzien van die zaak geen toepassing is gegeven aan artikel 3 lid 2, wijzen burgemeester en wethouders op voorstel van het managementteam een organisatorische eenheid aan die primair verantwoordelijk is voor de voorbereiding of de uitvoering alsmede voor de tijdsplanning en de bewaking van de voortgang.

Paragraaf 2 Overlegvormen

Artikel 18 Overleg

  • 1. De gemeentesecretaris respectievelijk de afdelingshoofden kunnen ieder voor hun organisatorische eenheid ambtenaren aanwijzen, die omtrent onderdelen van het beleid waarvoor de genoemde functionarissen verantwoordelijkheid dragen, rechtstreeks overleg voeren met het voor dat beleid primair verantwoordelijke portefeuillehouder.

  • 2. Het managementteam, bestaande uit de gemeentesecretaris en de afdelingshoofden, overlegt wekelijks.

  • 3. Het managementteam overlegt minimaal eenmaal in de zes weken met de coördinatoren.

  • 4. De afdelingshoofden voeren wekelijks overleg met de coördinatoren

  • 5. De coördinatoren en/of afdelingshoofden voeren minimaal eenmaal in de twee weken overleg met de medewerkers.

  • 6. De coördinator Beheer en Onderhoud voert wekelijks overleg met de voorman(nen).

  • 7. De voormannen voeren wekelijks overleg met de medewerkers van de ploeg.

  • 8. De afdelingshoofden en/of coördinatoren voeren periodiek overleg met de bedrijfsarts over de uitvoering van het ziekteverzuimbeleid.

  • 9. Het afdelingshoofd en/of coördinator overlegt wekelijks met de portefeuillehouder over:

  • 9a

    • ·

      de voortgang en planning van diverse zaken van de afdeling/sectie/portefeuille;

    • ·

      de knelpunten en de prioriteiten;

  • b. Van het overleg als bedoeld onder a. wordt een kort verslag gemaakt. Een kopie van het verlag wordt ter hand gesteld aan de portefeuillehouder en ter inzage gelegd voor het college van burgemeester en wethouders.

  • 10. Periodiek vindt er overleg plaats tussen burgemeester en wethouders en het managementteam over (onder andere) beleidsontwikkelingen en het in gang zetten van nieuw beleid.

  • 11. Conform de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) vindt periodiek overleg plaats tussen de Bestuurder in de zin van de WOR en de Ondernemingsraad.

Hoofdstuk 6 Slotbepalingen

Artikel 19 Citeerwijze

Dit besluit kan worden aangehaald als het ‘Organisatiebesluit gemeente Winsum’.

Artikel 20 Onvoorziene gevallen

In de gevallen waarin dit besluit niet voorziet, wordt voorzien door burgemeester en wethouders.

Artikel 21 Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking op de dag nadat ze is vastgesteld en vervangt de organisatieverordening van de gemeente Winsum welke is vastgesteld op 22 april 2003 onder nummer 17/13.