Evenementennota Gemeente Winterswijk (Beleidsregels vergunningverlening evenementen)

In de gemeente Winterswijk worden jaarlijks vele evenementen georganiseerd. Deze evenementen hebben positieve en negatieve kanten. In deze nota wordt het gemeentelijke beleid met betrekking tot het organiseren van evenementen beschreven om op een overzichtelijke wijze informatie over alle van toepassing zijnde regelgeving en beleidsregels voor evenementen te geven.

De regelgeving voor evenementen in de gemeente Winterswijk staat in de vernieuwde Algemene Plaatselijke Verordening 2010 (APV). In het kader van deregulering is in deze APV de mogelijkheid opgenomen om voor een aantal evenementen, in plaats van een vergunning, een vrijstelling vast te stellen. In samenhang met deze laatste mogelijkheid kan de burgemeester algemene voorschriften voor de betreffende evenementen vaststellen.

Voor evenementen gelden allerlei regels. Deze worden vertaald in algemene of specifieke voorschriften en betreffen o.m. de volgende onderwerpen: eindtijden, geluidsnormen, toezicht en veiligheid, het verstrekken van (zwakalcoholhoudende) dranken en overige onderwerpen zoals vervuiling en milieu, brandveiligheid, toiletvoorzieningen, parkeergelegenheid, verkeersveiligheid en reclame.

In dit evenementenbeleid is een tweedeling gemaakt in soorten evenementen, namelijk vergunningsplichtige evenementen en vergunningsvrije evenementen. Deze indeling is van belang omdat er voor deze verschillende soorten evenementen ook verschillende regels gelden.

In deze nota zal worden aangegeven in welke gevallen wel of geen vergunning vereist is. 

Bij de indiening van een aanvraag moeten bepaalde termijnen in acht worden genomen. Standaard geldt een indieningstermijn van 8 weken, doch voor grootschalige vergunningsplichtige evenementen is het raadzaam om in ieder geval 12 weken voor aanvang van het evenement een aanvraag in te dienen.

Voor het aanvragen van een evenementenvergunning kan gebruik worden gemaakt van een integraal aanvraagformulier. Dit formulier is ook digitaal beschikbaar en is te vinden op de gemeentelijke website. Daarbij moet wel rekening gehouden worden met het feit dat er meerdere vergunningen of ontheffingen vereist kunnen zijn. Hierbij kan worden gedacht aan een tijdelijke gebruiksvergunning brandveiligheid of een ontheffing voor het verstrekken van zwakalcoholhoudende dranken.

Al deze vergunningen en ontheffingen kunnen niettemin met één formulier worden aangevraagd, met dien verstande dat er voor de ontheffing voor het verstrekken van (zwak)alcoholische drank een apart aanvraagformulier gebruikt moet worden. Tegelijkertijd streeft de gemeente ernaar om door integrale besluitvorming deze vergunningen en ontheffingen in één brief op te nemen.

Voor een evenementenvergunning moeten op grond van de Legesverordening leges worden betaald.

Voor, tijdens en na een evenement wordt er toezicht uitgeoefend door politie, brandweer en de gemeente zelf. Wanneer niet aan de voorschriften wordt voldaan, zal in veel gevallen eerst overleg met de organisator plaatsvinden zodat de overtreding kan worden beëindigd. Soms wordt een waarschuwing gegeven. Wordt de overtreding niet beëindigd, dan kan er proces-verbaal worden opgemaakt en/of kan het evenement worden stilgelegd. Politie, brandweer en de gemeentelijke toezichthouders hebben de bevoegdheid om aanwijzingen en bevelen ter naleving van de voorschriften te geven.

Niet-naleving van voorschriften kan ook tot gevolg hebben dat voor een volgend evenement van de betreffende organisatie geen vergunning meer wordt verleend.

Deze nota is door de burgemeester van Winterswijk vastgesteld bij besluit van 26 april 2011.

1.1 Vergunningen

Voor het organiseren van een evenement is op grond van de APV in beginsel een evenementenvergunning vereist. Vaak - vooral bij grote evenementen - zijn ook nog andere vergunningen of ontheffingen nodig. Hierbij moet gedacht worden aan een tijdelijke gebruiksvergunning brandveiligheid of een ontheffing voor het schenken van zwakalcoholhoudende dranken. Deze vergunningen of ontheffingen kunnen ook vereist zijn, wanneer het evenement van de vergunningsplicht is vrijgesteld of helemaal geen evenementenvergunning is vereist. (bijv. een besloten feest).

Wanneer er voor een evenement meerdere vergunningen of ontheffingen vereist zijn, worden deze in het kader van integrale besluitvorming zoveel mogelijk in één brief opgenomen c.q. verwerkt.

1.2 Integraal aanvraagformulier

In het kader van de verbetering van de dienstverlening heeft de gemeente een integraal aanvraagformulier voor evenementen opgesteld. Met dit formulier kan een organisator voor vrijwel alle onderdelen van een evenement vergunning c.q. ontheffing aanvragen. Het aanvraagformulier kan door de organisator gelijktijdig worden gebruikt als checklist om te controleren of in dit opzicht alles geregeld is.

Voorts is in het (digitale) aanvraagformulier bij elke vraag een toelichting opgenomen waarbij de vraag zonodig wordt toegelicht en/of nadere informatie over het achterliggende beleid wordt gegeven.

1.3 Veelheid van regelgeving

Op het organiseren van een evenement – vooral als het gaat om grootschalige evenementen - is een veelheid van regelgeving van toepassing. Voor een organisatie lijkt het een oerwoud van regeltjes en zoek daarin maar eens de juiste weg.

Vooral daarom is deze nota opgesteld. Aan de hand van deze nota en het hiermee corresponderende aanvraagformulier krijgt een organisator snel duidelijkheid welke regels van toepassing zijn en wat er zoal geregeld moet worden.

Niettemin is het bij grootschalige evenementen zinvol om bij het indienen van een vergunningsaanvraag een afspraak met een medewerker van het team APV te maken. De aanvrager kan dan samen met de behandelend ambtenaar het aanvraagformulier doorlopen en waar nodig zaken nader bespreken.

1.4 Tijdig aanvragen

Het is van groot belang een evenementenvergunning tijdig aan te vragen. Niet alleen voor uzelf als organisator van het evenement maar ook voor de hulpdiensten die – zeker bij grote evenementen – hun planning hierop moeten afstemmen. Vooral als het gaat om meerdere evenementen die gelijktijdig plaatsvinden, kan dit problemen geven en kan dit betekenen dat de vergunning niet verleend kan worden.

Daarnaast moeten bij de behandeling van een vergunningsaanvraag verschillende adviezen worden ingewonnen en wordt bij grootschalige evenementen tevens een inspraakprocedure gevolgd.

De minimale termijn voor het indienen van een vergunningsaanvraag voor een evenement is 8 weken maar het verdient aanbeveling om vooral aanvragen voor grootschalige evenementen al eerder, ca. 12 weken voorafgaand aan het evenement, in te dienen. Mochten er problemen ontstaan, dan is er nog voldoende tijd om te overleggen en hiervoor een oplossing te vinden.

Deze termijn is ook van belang met het oog op het doorlopen van een inspraakprocedure in het kader waarvan de vergunningsaanvraag wordt gepubliceerd en belanghebbenden zoals omwonenden in de gelegenheid worden gesteld hun zienswijze (d.w.z. bezwaren) op het voorgenomen evenement naar voren te brengen.

2.1 Definitie evenement

In artikel 2.13 APV wordt het begrip evenement als volgt gedefinieerd:

• 1.

  In deze afdeling wordt onder evenement verstaan elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak, met uitzondering van:

  • a.

    bioscoopvoorstellingen;

  • b.

    markten als bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder h van de Gemeentewet;

  • c.

    kansspelen als bedoeld in de Wet op de Kansspelen;

  • d.

    het in een inrichting in de zin van de Drank- en Horecawet gelegenheid geven tot dansen en het hier doen plaatsvinden van muziekoptredens;

  • e.

    betogingen, samenkomsten en vergaderingen als bedoeld in de Wet openbare manifestaties;

  • f.

    activiteiten als bedoeld in artikel 2.12 van deze verordening.

• 2.

  Onder evenement wordt mede verstaan:

  • a.

    een braderie, rommelmarkt, snuffelmarkt, beurs of een andere voor het publiek toegankelijke markt waar verkoop van goederen plaatsvindt met uitzondering van een markt als bedoeld in het eerste lid onder b.;

  • b.

    een optocht, niet zijnde een betoging als bedoeld in artikel 2.2;

  • c.

    een feest, muziekoptreden of wedstrijd op of aan de weg.

2.2 Bevoegdheid burgemeester

In artikel 2.14 van de APV is de bevoegdheid tot vergunningverlening toegekend aan de burgemeester. Ook is in dit artikel opgenomen dat de burgemeester bepaalde categorieën evenementen van de vergunningsplichten kan vrijstellen en algemene voorschriften kan vaststellen.

Artikel 2.14:

• 1.

  Het is verboden zonder vergunning van de burgemeester een evenement te organiseren.

• 2.

  De burgemeester kan vrijstelling van het verbod als bedoeld in het eerste lid verlenen of een meldingsplicht invoeren voor door hem aan te wijzen categorieën evenementen.

• 3.

  De burgemeester kan met betrekking tot een categorie evenementen waarvoor op grond van het tweede lid vrijstelling is verleend of een meldingsplicht is ingevoerd algemene voorschriften vaststellen.

• 4.

  Het in het eerste lid bepaalde geldt niet, voor een wedstrijd op of aan de weg, voor zover in het daarin geregelde onderwerp wordt voorzien door artikel 10 juncto 148 Wegenverkeerswet 1994.

Op grond van artikel 2.15 is het verboden bij evenementen de orde te verstoren.

2.3 Weigeringsgronden

Tenzij anders is vermeld kan de vergunning of ontheffing door het daartoe bevoegde gezag worden geweigerd in het belang van:

• a.

  de openbare orde;

• b.

  de openbare veiligheid;

• c.

  de volksgezondheid;

• d.

  de bescherming van het milieu.

In de gemeente Winterswijk zijn er twee categorieën evenementen. Dit zijn:

• -

  vergunningsvrije evenementen en

• -

  vergunningsplichtige evenementen.

Deze scheiding is gemaakt in het kader van de deregulering. Bij het organiseren van een evenement dient de organisator zelf na te gaan of hiervoor een vergunning dient te worden aangevraagd.

3.1 Incidentele sportevenementen tot max. 100 bezoekers/deelnemers

Incidentele sportevenementen met minder dan 100 deelnemers en/of bezoekers zijn vergunningsvrij, tenzij hiervoor de openbare weg moet worden afgesloten en/of het verkeer hierdoor ernstig wordt gehinderd.

Voor deze categorie evenementen gelden de volgende algemene voorschriften:

• -

  de organisatie draagt zorg voor voldoende begeleiding en toezicht tijdens het evenement;

• -

  de doorgang van eventueel noodverkeer mag op geen enkele wijze worden belemmerd;

• -

  de organisator dient alle redelijkerwijs mogelijke maatregelen te treffen om de veiligheid van het publiek en de deelnemers te waarborgen;

• -

  bij het gebruik van geluidsapparatuur mag de geluidsbelasting op de gevel van omliggende woningen niet meer dan 55 dB(A) zijn;

• -

  alle aanwijzingen en/of bevelen van de politie en/of gemeentelijke toezichthouders moeten stipt en onmiddellijk worden opgevolgd;

• -

  de organisator dient alle redelijkerwijs mogelijke maatregelen te nemen om te voorkomen dat derden dan wel de gemeente schade lijden; eventuele schade aan gemeentelijke eigendommen komt voor rekening van de organisator.

3.2 Muzikale rondgangen, serenades en optochten tot max. 100 deelnemers

Muzikale rondgangen, serenades en optochten tot maximaal 100 deelnemers zijn vergunningsvrij, mits het verkeer niet ernstig wordt gehinderd.

Voor betogingen geldt een meldingsplicht op grond van artikel 2.2 van de APV.

Voor deze categorie evenementen gelden de volgende algemene voorschriften:

• -

  de organisatie draagt zorg voor voldoende begeleiding en toezicht tijdens het evenement;

• -

  de organisatie dient ervoor te zorgen dat het verkeer niet ernstig wordt gehinderd en de doorgang van eventueel noodverkeer op geen enkele wijze mag worden belemmerd;

• -

  alle aanwijzingen en/of bevelen van de politie en/of gemeentelijke toezichthouders moeten stipt en onmiddellijk worden opgevolgd;

• -

  de organisator dient alle redelijkerwijs mogelijke maatregelen te nemen om te voorkomen dat derden dan wel de gemeente schade lijden; eventuele schade aan gemeentelijke eigendommen komt voor rekening van de organisator.

3.3 Straatmuziek en straattheater

Het ten gehore brengen van straatmuziek of het opvoeren van straattheater is eveneens vergunningsvrij, mits sprake is van een enkele persoon of een groep van maximaal 5 personen en geen gebruik van versterkingsapparatuur wordt gemaakt.

Gaat het om een groep van meer dan 5 personen en/of wordt gebruik gemaakt van versterkingsapparatuur, dan moet wel een vergunning worden aangevraagd.

Voor deze categorie evenementen gelden de volgende algemene voorschriften:

• -

  er mag geen gebruik gemaakt worden van versterkingsapparatuur; de geluidsbelasting mag maximaal 55 dB(A) op de gevel van omliggende woningen en winkelpanden bedragen;

• -

  het is niet toegestaan binnen een afstand van 100 meter van een andere straatmuzikant, muziek- of theatergroep of van een draaiorgel muziek ten gehore te brengen;

• -

  het is niet toegestaan om langer dan één uur op dezelfde locatie muziek ten gehore te brengen;

• -

  het is niet toegestaan op actieve wijze geld in te zamelen (d.w.z. publiek actief te benaderen om geld te geven);

• -

  het optreden c.q. de voorstelling(en) is toegestaan tussen ’s ochtends 10:00 uur en ’s avonds 20:00 uur en op koopavonden tot 21:00 uur;

• -

  de doorgang van het voetgangersverkeer en ander verkeer mag niet worden belemmerd; evenmin mag de toegang tot winkels belemmerd worden;

• -

  op kruisingen mag geen standplaats worden ingenomen;

• -

  alle aanwijzingen en/of bevelen van de politie moeten stipt en onmiddellijk worden opgevolgd.

3.4 Buurt- wijk- en straatfeesten tot max. 100 personen

Bij dit soort feesten wordt gedacht aan kleinschalige buurt- wijk- en straatfeestjes tot 100 personen op bijvoorbeeld een parkeerplaats of een doodlopende straat ten behoeve van en georganiseerd door buurtbewoners. Voorwaarde is dat het doorgaande verkeer niet gehinderd wordt en er geen verkeersmaatregelen genomen hoeven te worden.

Voor deze categorie evenementen gelden de volgende algemene voorschriften:

• -

  bij gebruik van geluidsapparatuur mag de geluidsbelasting maximaal 55 dB(A) op de gevel van de meest nabij gelegen woning(en) van derden bedragen;

• -

  na 24.00 uur mag geen (overlast gevende) muziek meer ten gehore worden gebracht;

• -

  de straat c.q. weg mag niet door obstakels worden geblokkeerd en de doorgang van eventueel verkeer mag niet belemmerd worden;

• -

  de organisator dient alle redelijkerwijs mogelijke maatregelen te nemen om te voorkomen dat derden dan wel de gemeente schade lijden; eventuele schade aan gemeentelijke eigendommen zal aan de organisator in rekening worden gebracht;

• -

  indien het feest op de openbare weg/grond plaatsvindt, dient het terrein na afloop van het feest zo spoedig mogelijk te worden gereinigd;

• -

  alle aanwijzingen en/of bevelen van de politie moeten stipt en onmiddellijk worden opgevolgd;

• -

  bij gebruik van een tent voor meer dan 100 personen moet er een gebruiksvergunning Brandveiligheid worden aangevraagd.

3.5 Wandel- en fietstochten tot max. 100 deelnemers

Kleinschalige wandel- en fietstochten tot 100 deelnemers zijn eveneens vergunningsvrij. Indien meer deelnemers worden verwacht, dan moet een vergunning worden aangevraagd.

Voor deze categorie evenementen gelden de volgende algemene voorschriften:

• -

  de geldende verkeersregels moeten correct nageleefd worden;

• -

  de organisator dient te zorgen voor voldoende begeleiding en toezicht van de deelnemers;

• -

  de organisator dient alle redelijkerwijs mogelijke maatregelen te nemen om te voorkomen dat derden dan wel de gemeente schade lijden;

• -

  alle aanwijzingen en/of bevelen van de politie moeten stipt en onmiddellijk worden opgevolgd.

• -

  voor eventueel te plaatsen wegwijsbordjes gelden de volgende voorschriften:

• -

  de borden mogen niet groter zijn dan 50 x 20 cm;

• -

  de borden moeten stevig bevestigd worden en zodanig geplaatst worden dat ze geen gevaar voor de verkeersveiligheid vormen;

• -

  de borden mogen niet aan bomen worden bevestigd;

• -

  de borden moeten binnen 2 dagen na afloop van het evenement verwijderd worden.

3.6 Eendaagse fancyfairs en rommelmarkten tot max. 100 bezoekers

Het gaat hierbij om eendaagse rommelmarkten en fancy-fairs die relatief klein van omvang zijn. Deze zijn vergunningsvrij, tenzij deze op de openbare weg plaatsvinden en het verkeer hiervan hinder zal ondervinden.

Voor deze categorie evenementen gelden de volgende algemene voorschriften:

• -

  de doorgang van het verkeer en eventueel noodverkeer mag op geen enkele wijze worden belemmerd;

• -

  de organisator dient ervoor te zorgen dat er in de omgeving van de fancyfair of rommelmarkt voldoende parkeerruimte beschikbaar is zonder dat de openbare weg geblokkeerd wordt;

• -

  bij het gebruik van geluidsapparatuur mag de geluidsbelasting maximaal 55 dB(A) op de gevel van omliggende woningen bedragen;

• -

  de organisator dient zelf voor de afvoer van de eventueel resterende goederen te zorgen;

• -

  de organisator dient alle redelijkerwijs mogelijke maatregelen te treffen om hinder of overlast voor de omgeving te voorkomen;

• -

  alle aanwijzingen en/of bevelen van de politie moeten stipt en onmiddellijk worden opgevolgd.

4.1 Eindtijden en geluidsnormen van muziekevenementen

De beleidsregels die hier besproken worden, gelden voor muziekevenementen in de openlucht en in feesttenten. Eerst worden de regels voor grootschalige muziekevenementen besproken, daarna de voorschriften voor andere muziekevenementen.

Met betrekking tot de eindtijden van deze evenementen wordt gekeken naar het soort evenement en naar de dag waarop het evenement plaatsvindt: in het weekend (vrijdag en zaterdag) of doordeweeks (de dagen zondag t/m donderdag).

De geluidsnormen tijdens evenementen worden bepaald door de locatie, het tijdstip en het soort evenement dat plaatsvindt.

4.2 Grootschalige muziekevenementen

Er is sprake van een grootschalig muziekevenement,indien het bronniveau van de muziek 90 dB(A) of meer bedraagt.

Voor grootschalige muziekevenementen in de openlucht en in feesttenten gelden de volgende criteria c.q. voorschriften:

• -

  het evenement is openbaar toegankelijk;

• -

  het evenement heeft een breed draagvlak onder de bevolking;

• -

  de geluidsbelasting is maximaal 75 dB(A) resp. 90 dB(C) op de gevel van omliggende woningen;

• -

  de eindtijd van het muziekoptreden is uiterlijk 24:00 uur op vrijdag, zaterdag en feestdagen en 23.00 uur op andere dagen; in afwijking hiervan geldt bij een optreden van landelijk bekende artiest(en) of band(s) een eindtijd van 01:00 uur resp. 24.00 uur;

  de eindtijd van 01:00 uur geldt ook voor de volksfeesten;

• -

  -per locatie mogen jaarlijks maximaal 3 (grootschalige) muziekevenementen plaatsvinden; bij meerdaagse muziekevenementen wordt elke dag als 1 muziekevenement beschouwd. De volksfeesten worden hier buiten beschouwing gelaten.

Voor grootschalige muziekevenementen op de Markt geldt een afwijkende regeling:

• -

  de geluidsbelasting op de gevel van omliggende woningen mag maximaal 85 dB(A) resp. 90 dB(C) bedragen;

• -

  ook op deze locatie zijn maximaal 3 muziekevenementen per jaar toegestaan;

  het volksfeest wordt hier buiten beschouwing gelaten;

• -

  de maximale tijdsduur van het muziekevenement d.w.z. het muziekoptreden als zodanig bedraagt 4 uur; eventuele omlijstende activiteiten mogen langer duren, en

• -

  er worden alleen muziekevenementen toegestaan die op niet-commerciële basis dan wel door een collectief van ondernemers worden georganiseerd.

4.3 Andere muziekevenementen

Gaat het om een muziekevenement in de openlucht, in een feesttent of in een andere ruimte dat niet als grootschalig kan worden aangemerkt, dan mag de geluidsbelasting op de gevel van omliggende woningen niet meer dan 55 dB(A) bedragen.

Deze geluidsnorm geldt ook voor besloten feesten waarvoor op grond van artikel 4.4 van de APV ontheffing kan worden aangevraagd.

De voorgeschreven eindtijd van deze evenementen is 24.00 uur op vrijdag- en zaterdagavond en 23.00 uur op andere dagen. Dit betekent dat na 24.00 resp. 23.00 uur geen muziek meer ten gehore mag worden gebracht die tot geluidsoverlast kan leiden.

Verder gelden ten aanzien van het aantal muziekevenementen per locatie in het kader van dit beleid geen beperkingen maar moet wel rekening worden gehouden met de bestemmingsplanvoorschriften.

Indien het betreffende terrein een afwijkende bestemming heeft, zijn op dit terrein (met ontheffing) maximaal 3 evenementen per jaar toegestaan. Dit geldt ook voor besloten feesten.

Samengevat:

* Dit aantal sluit aan op het Besluit op de Ruimtelijke Ordening (Bro) waarin is bepaald dat per locatie voor maximaal 3 evenementen per jaar vrijstelling van het bestemmingsplan kan worden verleend (zie hoofdstuk 7).

5.1 Afval & milieu

In de evenementenvergunning wordt veelal het voorschrift opgenomen dat de organisator van het evenement moet zorgen voor voldoende afvalbakken op het evenemententerrein en verplicht is het terrein na afloop van het evenement op te ruimen en te reinigen. De organisator is dus in principe verantwoordelijk voor de afvoer van het afval.

Dit dient een dag na afloop van het evenement te zijn uitgevoerd.

Wanneer het evenement op een openbaar terrein heeft plaatsgevonden en het terrein niet is schoongemaakt, dan zal de gemeente dit op kosten van de organisator uitvoeren.

In het belang van het milieu moeten bij motor- en autosportevenementen extra maatregelen worden getroffen om bodemverontreiniging te voorkomen.

5.2 Sanitaire voorzieningen

Het is vanzelfsprekend belangrijk dat bij een evenement voldoende sanitaire voorzieningen aanwezig zijn. De organisator van het evenement moet dan ook zorgen voor voldoende toiletvoorzieningen voor dames en heren. Hiervoor kan, wanneer aanwezig, gebruik worden gemaakt van bestaande toiletten. Wanneer er geen of te weinig vaste toiletten zijn, moet er een voorziening getroffen worden in de vorm van een of meerdere toiletwagens.

Bij evenementen op de Markt kan gebruikt worden gemaakt van een speciale aansluitvoorziening voor een toiletwagen. Op andere locaties dan de Markt zal de organisator moeten zorgen voor een eigen voorziening of opvang.

5.3 De locatie van een evenement

Een evenement kan binnen of buiten plaatsvinden, op openbare grond of op privé-terrein. Deze informatie moet bij het aanvragen van de vergunning ook vermeld worden.

Wanneer het evenement op privé-terrein plaatsvindt, moet de eigenaar van het terrein hiervoor toestemming hebben gegeven. Van openbare grond is de gemeente veelal eigenaar, dus bij een evenement op openbare grond is ook de privaatrechtelijke toestemming van de gemeente vereist.

Bij het organiseren van een evenement moet met betrekking tot de locatie waar het evenement gehouden wordt altijd rekening gehouden worden met de bereikbaarheid voor hulpdiensten.

Bij het afzetten van wegen en het plaatsen van tenten en andere objecten moet dus altijd rekening hiermee worden gehouden.

Bij de inrichting van het terrein zelf moet de organisator rekening houden met vluchtwegen voor het publiek in geval van een incident. Zij moeten het terrein zo snel en veilig mogelijk kunnen verlaten.

Verder is ook een goede bereikbaarheid van het evenemententerrein, zowel voor het publiek als de hulpverlening, belangrijk evenals de beschikbaarheid van voldoende parkeerruimte. (zie ook onder 5.3.5)

Ook om deze redenen (vluchtwegen, bereikbaarheid, evt. wegafzettingen) moet bij de aanvraag van een evenement een situatieschets worden bijgevoegd. Hierop moet duidelijk aangegeven worden hoe het terrein eruit ziet en hoe het is ingericht.

5.4 Toezicht en veiligheid

Met het oog op de openbare orde en de veiligheid van bezoekers kan het in geval van een risicovol evenement nodig zijn om gediplomeerd beveiligingspersoneel toezicht te laten houden. De burgemeester kan dit ook in de vergunningsvoorschriften opnemen. De organisator dient hiervoor zorg te dragen. Daarom moet in de vergunningsaanvraag vermeld worden welk beveiligingsbedrijf eventueel wordt ingeschakeld en hoeveel gediplomeerde beveiligers worden ingezet.

De algemene norm voor het beveiligingspersoneel is één gediplomeerde beveiliger op 250 bezoekers. Hiervan kan op advies van de politie afgeweken worden.

De politie is verantwoordelijk voor de handhaving van de openbare orde, maar het zorgen voor een rustig verloop van het evenement met zo min mogelijk overlast voor de omgeving blijft als eerste een verantwoordelijkheid van de organisator.

Indien er bij een evenement verhoogde risico’s op blessures en verwondingen bestaan, is het verstandig om EHBO’ers in te schakelen. Hiervoor moet ook door de organisator gezorgd worden. Dit zal ook in de vergunningsvoorschriften opgenomen worden.

Wat betreft de aansprakelijkheid voor ongelukken en schade bij een evenement, is het van belang dat er een WA-verzekering wordt afgesloten voor deelnemers, vrijwilligers en publiek. Deze moet voldoende dekkend zijn.

5.5 Parkeergelegenheid en verkeersveiligheid

Bij evenementen waar een groot aantal bezoekers wordt verwacht, is een goede organisatie qua parkeerplaatsen, wegafzettingen en verkeersmaatregelen noodzakelijk.

Er moeten voldoende parkeerplaatsen zijn voor zowel de bezoekers als de deelnemers van het evenement. Het aantal auto’s dat geparkeerd kan worden, moet aangegeven worden in de aanvraag.

Indien het nodig is dat wegen afgezet worden, moet dit ook in de vergunningsaanvraag en op de situatieschets worden vermeld. Hiervoor moeten burgemeester en wethouders een verkeersbesluit nemen.

Door de gemeente worden afzetborden en/of -hekken kosteloos beschikbaar gesteld, mits deze zelf worden opgehaald, geplaatst en weer worden teruggebracht.

De organisator moet ervoor zorgen dat de omwonenden in kennis worden gesteld van de afzetting(en). Vanzelfsprekend moeten de wegen bereikbaar blijven voor hulpverleningsdiensten.

Voor het regelen van het verkeer mogen alleen (door de politie) geïnstrueerde en aangestelde verkeersregelaars worden ingezet. Organisatoren zijn zelf verantwoordelijk voor het werven van de verkeersregelaars.

5.6 Draaiboek en veiligheidsplan voor grootschalige evenementen

Voor grootschalige evenementen is een draaiboek erg belangrijk. Hierin worden aspecten zoals de parkeergelegenheid en bereikbaarheid, beveiliging, de inrichting van het terrein en de activiteiten beschreven.

Daarnaast is voor grootschalige evenementen ook een veiligheidsplan wenselijk. Hierin wordt aangegeven hoe men de veiligheid van de bezoekers en/of deelnemers garandeert.

De burgemeester kan eisen dat een draaiboek en een veiligheidsplan bij de vergunningsvraag wordt ingediend.

6.1 Tijdig indienen van vergunningsaanvraag

De vergunningsaanvraag voor een evenement moet tenminste 8 weken voorafgaand aan het evenement worden ingediend. Deze termijn is gebaseerd op artikel 1.3, lid 2 APV en is nodig om de aanvraag goed te kunnen beoordelen en adviezen van o.m. politie en brandweer in te winnen.

Ook moet een aanvraag waartegen mogelijk bezwaren bestaan, gepubliceerd worden en zal een inspraakprocedure doorlopen moeten worden. Een termijn van 8 weken is dan al krap om tijdig een besluit te kunnen nemen.

Ook voor de organisator van het evenement zelf is het van groot belang om tijdig te weten of het evenement doorgang kan vinden en welke voorschriften in acht genomen moeten worden.

Al eerder is opgemerkt dat het aanbeveling verdient om vooral aanvragen voor grootschalige evenementen al eerder d.w.z. tenminste 12 weken van tevoren, in te dienen. Mochten er problemen ontstaan, dan is er nog voldoende tijd om te overleggen en hiervoor een oplossing te vinden.

Bovendien kunnen hulpdiensten in hun planning hiermee rekening houden. Is dit laatste niet mogelijk en zou dit betekenen dat dit tot onverantwoorde situaties leidt, dan kan dit een reden zijn om de vergunningsaanvraag te weigeren.

Indien de termijn van 8 weken niet in acht is genomen, kan de burgemeester beslissen de aanvraag niet in behandeling te nemen en kan het evenement dus geen doorgang vinden.

6.2 Integraal aanvraagformulier

Voor vergunningsplichtige evenementen kan gebruik worden gemaakt van het aanvraagformulier voor evenementenvergunningen. Hierbij kan van een schriftelijke versie gebruik worden gemaakt; deze is te verkrijgen bij de publieksbalie van de gemeente.

Daarnaast kan gebruik worden gemaakt van een digitaal aanvraagformulier. Dit formulier is te vinden op de gemeentelijke website (www.winterswijk.nl) onder de aanduiding “digitale balie”, vervolgens “evenementenvergunning” en dan “aanvraag”.

Het aanvraagformulier moet volledig ingevuld en ondertekend worden. Op grond van artikel 4:2 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) moeten alle gegevens die de gemeente nodig heeft om de aanvraag te kunnen beoordelen door de aanvrager worden aangeleverd. Bij de aanvraag moet veelal ook een situatieschets/plattegrond worden aangeleverd.

Indien bij een aanvraag niet alle (gevraagde) gegevens zijn verstrekt, kan de aanvraag niet verder behandeld worden en zal de aanvrager gevraagd worden om de betreffende gegevens alsnog te verstrekken. Het onvolledig verstrekken van gegevens zal dus vertragend werken. Het is dus ook voor de organisator zelf van belang om het aanvraagformulier volledig en zorgvuldig in te vullen.

Wanneer een evenement al eerder is georganiseerd en er géén wijzigingen plaatsvinden, kan volstaan worden met een verwijzing naar de aanvraag van het eerder georganiseerde evenement, mits ook toen gebruik is gemaakt van het evenementenformulier.

6.3 Overleg

Desgewenst zijn de medewerkers van het team APV graag bereid om de organisator bij het indienen van een vergunningsaanvraag te ondersteunen. U kunt hiervoor een afspraak maken. Vooral als het gaat om grootschalige evenementen, kan het zinvol zijn om vooraf overleg te hebben.

6.4 Publicatie vergunningsaanvraag

Bij vergunningsaanvragen waartegen mogelijk bezwaren bestaan, wordt de aanvraag ter voldoening aan het bepaalde in artikel 4:8 van de Algemene wet bestuursrecht gepubliceerd in een huis-aan-huisblad en enkele weken (standaard 2 weken) ter inzage gelegd.

Belanghebbenden kunnen dan gedurende 2 weken op de vergunningsaanvraag reageren oftewel hun zienswijze indienen.

Deze reactie(s) zal(zullen) worden betrokken in de beslissing op de vergunningsaanvraag.

6.5 Besluit

Op grond van artikel 1.2 APV moet binnen 8 weken na ontvangst van de vergunningsaanvraag een besluit hierop worden genomen.

Deze termijn kan met ten hoogste 8 weken worden verdaagd.

Zoals al eerder is opgemerkt kan de burgemeester de vergunning op grond van artikel 1.8 APV weigeren in het belang van:

• a.

  de openbare orde;

• b.

  de openbare veiligheid,

• c.

  de volksgezondheid,

• d.

  de bescherming van het milieu.

Met het oog op deze belangen kunnen ook voorschriften aan de vergunning verbonden worden.

6.6 Bezwaar/beroep

Op grond van de Algemene wet bestuursrecht kunnen tegen het besluit alleen belanghebbenden schriftelijk bezwaar maken. Belanghebbenden zijn degenen die een direct belang bij de aangevraagde vergunning hebben. Dat is vanzelfsprekend de aanvrager zelf maar dat kunnen ook omwonenden zijn.

Een bezwaarschrift moet binnen 6 weken na bekendmaking van het besluit worden ingediend. Het bezwaarschrift wordt behandeld door de onafhankelijke commissie Bezwaarschriften die aan het besluitvormende bestuursorgaan, i.c. de burgemeester, advies uitbrengt.

Indien een bezwaarschrift is ingediend, kan in spoedeisende gevallen de voorzieningenrechter worden gevraagd al snel een uitspraak te doen, de zgn. voorlopige voorziening.

Tegen het besluit op een bezwaarschrift kunnen belanghebbenden vervolgens nog beroep instellen bij de rechtbank.

7.1 Ontheffing Zondagswet

Op grond van artikel 3 lid 1 Zondagswet is het verboden op zondag zonder strikte noodzaak een gerucht te verwekken, dat op meer dan 200 meter afstand van het punt van verwekking hoorbaar is. Deze bepaling is niet van toepassing op uitingen tijdens geoorloofde samenkomsten tot het belijden van godsdienst of levensovertuiging, vergaderingen of betogingen als bedoeld in de Wet openbare manifestaties (lid 2).

Voor de tijd na 13.00 uur kan de burgemeester ontheffing van dit verbod verlenen.

Het vorenstaande betekent dus dat op zondagochtend geen luidruchtige evenementen kunnen worden georganiseerd. Soms is het mogelijk het geluidsniveau aan te passen zodat niet in strijd met de Zondagswet wordt gehandeld.

Voor luidruchtige evenementen na 13.00 uur wordt in de regel ontheffing van artikel 3 lid 1 Zondagswet verleend.

7.2 Ontheffing schenken van zwakalcoholhoudende dranken

Voor het bedrijfsmatig en/of tegen betaling schenken van zwakalcoholhoudende dranken tijdens een evenement (dat niet een horeca-inrichting plaatsvindt) is een ontheffing op grond van artikel 35 van de Drank- en Horecawet vereist. Op grond van dit artikel kan voor “festiviteiten van tijdelijke aard” alleen ontheffing voor het verstrekken van zwakalcoholhoudende drank worden verleend, dus niet voor sterke drank.

Voor het verkrijgen van deze ontheffing is een Verklaring Sociale Hygiëne vereist van degene onder wiens leiding de drankverstrekking plaatsvindt. Aan deze leidinggevende worden verder als eis gesteld dat deze persoon tenminste 21 jaar oud moet zijn en van goed gedrag moet zijn. Deze leidinggevende moet tijdens het evenement aanwezig zijn en direct toezicht op de drankverstrekking houden.

Aan een ontheffing voor het schenken van zwakalcoholhoudende dranken worden de volgende voorschriften verbonden:

• 1.

  de verstrekking van zwakalcoholhoudende drank moet geschieden onder onmiddellijke leiding van de in de beschikking genoemde leidinggevende;

• 2.

  nabij de plaats waar de zwakalcoholhoudende drank zal worden verstrekt moet op duidelijk leesbare en zichtbare wijze aan het publiek kennis worden gegeven, dat aan personen beneden de leeftijd van 16 jaar geen alcoholhoudende dranken worden verstrekt;

• 3.

  gedurende de tijd dat van deze ontheffing gebruik wordt gemaakt, mag geen sterke drank aanwezig zijn, noch worden toegelaten dat zodanige drank aan het publiek wordt verstrekt;

• 4.

  personen beneden de leeftijd van 16 jaren mogen ter zake van het verstrekken van zwakalcoholhoudende drank geen dienst doen gedurende de tijd dat van deze ontheffing gebruik wordt gemaakt;

• 5.

  personen die in kennelijke staat van dronkenschap verkeren of die door hun gedrag aanstoot geven, moeten worden geweerd of verwijderd;

• 6.

  gedurende de tijd dat van de ontheffing gebruik wordt gemaakt, moeten voor het publiek steeds alcoholvrije dranken verkrijgbaar zijn.

Bij evenementen die niet in een horeca-inrichting plaatsvinden, mag dus geen sterke drank worden verstrekt. Verder mag geen zwakalcoholhoudende drank worden verstrekt aan personen onder de 16 jaar. De drankverstrekker heeft daarbij tevens de verantwoordelijkheid om geen drank te verstrekken aan personen die de drank doorgeven aan personen die de vereiste leeftijd niet hebben bereikt.

Afhankelijk van het soort evenement kan het voorschrift gesteld worden dat de drank uitsluitend in kunststof (plastic) bekers mag worden geschonken. Bij evenementen op de openbare weg is dit een standaardvoorschrift.

7.3 Gebruiksvergunning brandveiligheid

Bij veel evenementen wordt gebruik gemaakt van tenten. Wanneer gebruik wordt gemaakt van een tent, waarin zich (tegelijkertijd) meer dan 100 personen bevinden, moet een tijdelijke gebruiksvergunning brandveiligheid worden aangevraagd. Dit kan aangegeven worden op het evenementenformulier. Het maakt daarbij niet uit of het evenement een openbaar of besloten karakter heeft. De vergunning is vooral bedoeld om de aanwezige personen te beschermen tegen de situaties die extra gevaar op kunnen leveren in geval van brand.

In de eerste plaats wordt bij de vergunningverlening gekeken naar de vluchtwegen en de brandbaarheid van het tentzeil. Verder wordt bijvoorbeeld aandacht besteed aan aspecten als de plaatsing van voorwerpen ten opzichte van de omliggende bebouwing en beplanting, het vrijhouden van routes voor brandweervoertuigen ed. en het gebruik van bak- en/of braadapparatuur en verwarmingsapparatuur.

Ook moet er een situatieschets worden aangeleverd, waarop de tenten en andere objecten staan aangegeven inclusief de maten van de objecten.

Ook wanneer een evenement in een gebouw met een andere bestemming, niet zijnde een horeca-inrichting, plaatsvindt (bijvoorbeeld een bedrijfshal), moet bij aanwezigheid van meer dan 100 personen een gebruiksvergunning brandveiligheid worden aangevraagd.

7.4 Evenementen en het bestemmingsplan

Evenementen kunnen niet zomaar overal worden gehouden. Uit jurisprudentie blijkt dat wanneer een locatie een andere bestemming heeft, bijvoorbeeld landbouwgrond, daar niet regelmatig evenementen gehouden mogen worden. Incidenteel is het toelaatbaar dat er evenementen op een niet daarvoor bestemde locatie worden gehouden, maar als dit herhaaldelijk gebeurt, kan dit niet.

In het nieuwe Besluit op de Ruimtelijke Ordening (artikel 4.1.1 lid 1h Bro) is een mogelijkheid tot vrijstelling van het bestemmingsplan opgenomen voor maximaal 3 evenementen per jaar per locatie. De tekst van artikel 4.1.1. lid 1 sub h Bro luidt:

“ burgemeester en wethouders kunnen ontheffing van het bestemmingsplan verlenen voor het gebruik van gronden of bouwwerken ten behoeve van evenementen met een maximum van drie per jaar en een duur van ten hoogste vijftien dagen per evenement, het opbouwen en afbreken van voorzieningen ten behoeve van het evenement hieronder begrepen”.

Uit de bepaling blijkt dus dat op een terrein dat niet daarvoor bestemd is maximaal 3 keer per jaar een evenement kan worden georganiseerd met dien verstande dat een evenement incl. opbouwen en afbreken maximaal 15 dagen mag duren.

Let wel, gaat het om een muziekevenement dan geldt ook de regel van 3 evenementen per locatie per jaar maar wordt bij meerdaagse muziekevenementen elke dag als 1 muziekevenement beschouwd. Deze beperking geldt niet voor andersoortige evenementen.

7.5 Verkeersregelaars

Op advies van de politie kan de burgemeester aan een evenementenvergunning het voorschrift verbinden dat het verkeer door officieel aangestelde verkeersregelaars geregeld moet worden.

Als gevolg van de nieuwe Regeling Verkeersregelaars 2009 is de opleiding en aanstelling van verkeersregelaars gewijzigd. Eén van de wijzigingen is dat de aanstelling van regelaars niet meer gedaan wordt door de politie, maar door de burgemeester van de gemeente waar de verkeersregelaars zullen worden ingezet.

De verkeersregelaars moeten een aparte instructie, gegeven door de politie, volgen. Na deze instructie ontvangen de deelnemers een instructieverklaring, welke 12 maanden geldig is. Deze verklaring moet vervolgens bij de burgemeester (team APV) worden ingeleverd.

Op grond van de nieuwe regeling is de aanstelling van verkeersregelaars alleen nog mogelijk bij evenementen. Voor elk afzonderlijk evenement waarbij verkeersregelaars worden ingezet, moet de burgemeester verkeersregelaars aanstellen door middel van een aanstellingsbesluit. De organisator moet daarvoor bij de aanvraag van de evenementenvergunning aangeven wie er tijdens het evenement als verkeersregelaar ingezet gaan worden. Daarbij moet de organisator kopieën van de instructieverklaringen van de betreffende verkeersregelaars inleveren.

De hesjes voor de verkeersregelaars kunnen, op vertoon van het aanstellingsbesluit, worden afgehaald bij het Publiekscentrum.

7.6 Circussen

Het beleid voor circussen houdt in dat er in de gemeente Winterswijk jaarlijks maximaal één groot circus en één kindercircus mogen optreden.

Vooralsnog heeft de gemeente Winterswijk zelf geen geschikt terrein voor het houden van een circusvoorstelling. De organisator/directie van het circus kan wel een particulier terrein zoeken en de eigenaar om toestemming vragen.

Circussen moeten voldoen aan de veiligheidsvoorwaarden uit het zogenaamde “Circusboek van de Nederlandse Vereniging van Brandweercommandanten”

7.7 Muziek in horeca-inrichtingen

Voor horeca-inrichtingen gelden andere regels dan voor muziekevenementen in de openlucht.

Horeca-inrichtingen vallen onder de Wet Milieubeheer en het daarop gebaseerde Activiteitenbesluit. Volgens dit besluit kunnen burgemeester en wethouders voor maximaal 6 keer per jaar vrijstelling van de geluidsnormen ten behoeve van incidentele festiviteiten in horeca-inrichtingen verlenen, mits 3 weken voor aanvang de burgemeester en wethouders in kennis zijn gesteld. Dit is nader uitgewerkt en vastgelegd in artikel 4.3, lid 1, van de APV.

Er zijn voorschriften vastgesteld, zoals benoemd in artikel 4.3, lid 2, van de APV. Onder andere is het volgende van belang. Het langtijdgemiddelde beoordelingsniveau (LAr,LT) tengevolge van muziekactiviteiten in de inrichting mag niet meer bedragen dan 65 dB(A), gemeten op de gevel van gevoelige gebouwen op een hoogte van 1,5 meter; deze norm is inclusief onversterkte muziek (zonder toepassing van muziekcorrectie). De muziekactiviteiten moeten op vrijdag- en zaterdagavond uiterlijk om 01.00 uur en op andere dagen uiterlijk om 24.00 uur zijn beëindigd.

Volgens artikel 4.3, lid 4, van de APV kunnen burgemeester en wethouders in bijzondere omstandigheden op verzoek van de houder van de inrichting toestaan dat van de voorschriften in het tweede lid wordt afgeweken.

Voorts kunnen burgemeester en wethouders de horeca jaarlijks collectief vrijstelling van de geluidsnormen ten behoeve van algemene festiviteiten verlenen (artikel 4.4, lid 3, van de APV). Hierbij kan gedacht worden aan Koninginnedag en het Winterswijkse Volksfeest. Ook dan gelden de voorschriften dat de geluidsbelasting niet meer dan 65 dB(A) op de gevel mag bedragen en de eindtijd van de muziekactiviteit(en) 01.00 uur is.

8.1 Publiciteit/reclame

Het plaatsen van publiciteitsborden voor evenementen langs de openbare weg is op grond van het gemeentelijke reclamebeleid niet meer toegestaan.

Als alternatief hiervoor kan gebruik worden gemaakt van de gemeentelijke informatiezuilen langs de invalswegen van de bebouwde kom. Vermelding van een evenement op deze infozuilen kan voor een periode van maximaal 3 weken. De kosten hiervan bedragen € 25,- per week (prijspeil 2010). Deze mogelijkheid geldt alleen voor niet-commerciële evenementen in de gemeente Winterswijk.

Voor vermelding op de infozuilen kan men contact opnemen met de gemeente.

Ook is er de mogelijkheid om reclame te maken door middel van de zogenaamde driehoeksborden oftewel sandwichborden. Ook dit wordt alleen toegestaan als het gaat om niet-commerciële evenementen.

Hiervoor is op grond van artikel 2.1.5.1 van de APV een vergunning nodig. Deze vergunning wordt voor maximaal 10 achtereenvolgende dagen verleend. Voor eenzelfde periode wordt slechts één vergunning verleend onder het motto “wie het eerst komt het eerst maalt. Het maximum aantal borden dat geplaatst mag worden is op 25 gesteld.

Aan de vergunning worden voorschriften verbonden met betrekking tot het plaatsen en verwijderen van de borden en de wijze van plaatsen.

8.2 De evenementenkalender

Alle evenementen waarvoor vergunning wordt aangevraagd of een melding wordt gedaan worden opgenomen in een gemeentelijke evenementenkalender.

Zo blijft iedereen op de hoogte van de komende evenementen en kunnen evenementen beter gespreid en op elkaar afgestemd worden.

In principe is een organisatie vrij in de keuze van het tijdstip van het evenement. Toch kan zich de situatie voordoen dat de politie onvoldoende capaciteit beschikbaar heeft om verantwoord toezicht te kunnen houden. Dit kan een reden zijn om de vergunning te weigeren.

Om dergelijke problemen te voorkomen wordt organisatoren van met name grote evenementen geadviseerd om aan het eind van het voorafgaande jaar alvast een melding te doen van de data van het evenement dat zij willen organiseren. Uiteraard biedt dit nog geen garantie dat de vergunning ook werkelijk wordt verleend zal worden maar het evenement kan dan in ieder geval al ingepland worden.

8.3 Combinatie van vergunningen

Bij een evenementenvergunning is vaak ook een ontheffing op grond van artikel 35 van de Drank- en Horecawet en een tijdelijke gebruiksvergunning Brandveiligheid vereist. De laatste vergunning is ook opgenomen in het aanvraagformulier voor evenementen. Deze vergunning wordt dan samen met de evenementenvergunning verleend.

De ontheffing op grond van artikel 35 van de Drank- en Horecawet moet wel apart aangevraagd worden. In het evenementenformulier kan worden aangegeven dat deze ontheffing aangevraagd zal worden. Wordt deze gelijktijdig met een andere vergunning aangevraagd, dan wordt deze meestal ook gelijktijdig verleend.

8.4 Leges

Op grond van de legesverordening en de daarbij horende tarieventabel moeten voor een vergunning (of een ontheffing) leges betaald worden. Deze leges zijn bedoeld ter dekking van de kosten die de gemeente maakt om de vereiste vergunning te verlenen.

De leges voor een evenementenvergunning bedragen op dit moment € 50,90 voor een grootschalig evenement en € 25,45 voor een ander evenement. Voor een ontheffing op grond van artikel 35 van de Drank- en Horecawet € 25,45.