Organisatiebesluit gemeente Winterswijk 2020

1. De gemeentesecretaris/algemeen directeur handelt overeenkomstig wat over zijn functie is bepaald in de wet of enig wettelijk voorschrift, het reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college en in dit organisatiebesluit.

2. De gemeentesecretaris is de algemeen directeur van de organisatie.

3. De gemeentesecretaris draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning en advisering van het college, de burgemeester en de door hen ingestelde commissies.

4. De gemeentesecretaris is het aanspreekpunt voor de griffier in contacten tussen de raad, of de leden van de raad, met de gemeentelijke organisatie.

5. De gemeentesecretaris zorgt voor uitvoering van de besluiten van de gemeenteraad.

1. De gemeentesecretaris draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van het college en de door hem ingestelde commissies bij de uitvoering van hun taken.

2. De gemeentesecretaris draagt, onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester, zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college.

3. De gemeentesecretaris is aanwezig in de vergaderingen van het college en heeft daarin een adviserende stem.

4. De gemeentesecretaris draagt er desgevraagd en uit eigen beweging zorg voor dat het college over alle informatie kan beschikken die het college nodig heeft om zijn functie goed uit te kunnen oefenen.

5. De gemeentesecretaris draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan het college. Zo nodig adviseert de gemeentesecretaris het college met betrekking tot de te nemen besluiten.

6. De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor een correct en adequaat verloop van de voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures en bevordert een voortvarende uitvoering van besluiten.

7. De gemeentesecretaris draagt er zorg voor dat:

• a.

  door het college genomen besluiten worden vastgelegd in een besluitenlijst,

• b.

  op deze besluitenlijst wordt weergegeven welke collegeleden aanwezig waren bij de vergadering,

• c.

  openbare besluiten worden gepubliceerd.

8. Stukken die van het college uitgaan, worden door de gemeentesecretaris medeondertekend.

1. De gemeentesecretaris staat de burgemeester in zijn hoedanigheid van bestuurlijk coördinator terzijde.

2. De gemeentesecretaris bevordert hiertoe samen met de burgemeester een goede afstemming tussen de bestuursorganen enerzijds en het ambtelijke organisatie anderzijds.

3. De gemeentesecretaris is de burgemeester behulpzaam bij de bevordering van een goede samenwerking en afstemming ter zake van het functioneren van het college, en bij de bewaking van het functioneren van het college als collegiaal bestuur.

1. Het managementteam bestaat uit de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de managers.

2. De concerncontroller is vaste adviseur van het managementteam maar is geen lid van het managementteam.

3. Het managementteam adviseert de gemeentesecretaris bij zijn taken als algemeen directeur van de gemeentelijke organisatie. Hierbij is de gemeentesecretaris beslissingsbevoegd.

4. Het managementteam geeft, onder verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris/algemeen directeur, leiding aan de gemeentelijke organisatie.

1. De gemeentesecretaris is, als algemeen directeur, hoofd van de gemeentelijke organisatie, is voorzitter van het managementteam en is als zodanig eindverantwoordelijk voor het functioneren van de gemeentelijke organisatie.

2. De gemeentesecretaris/algemeen directeur geeft leiding aan de gemeentelijke organisatie in het algemeen en aan de rechtstreeks onder hem ressorterende medewerkers in het bijzonder.

3. Ter bewaking van de eenheid in de uitoefening van de aan de gemeentelijke organisatie opgedragen taken, voert de gemeentesecretaris regelmatig gezamenlijk overleg met het managementteam.

4. De gemeentesecretaris/algemeen directeur is eindverantwoordelijk voor de externe prestaties van de gemeentelijke organisatie, binnen de door het bestuur gestelde kaders en verstrekte middelen.

5. De gemeentesecretaris/algemeen directeur is bevoegd in het kader van de uitoefening van zijn verantwoordelijkheden bij ambtenaren inlichtingen in te winnen en aan hen aanwijzingen te geven, tenzij de wet of interne instructies dat anders hebben bepaald.

6. De gemeentesecretaris/algemeen directeur draagt er zorg voor dat de door de griffier bij ambtenaren gevraagde inlichtingen aan de griffier worden verstrekt.

7. De gemeentesecretaris/algemeen directeur ziet toe op een vlot verloop van de informatiestromen binnen de organisatie en aan het college en de raad. Hij doet, in overleg met de managers, ter zake voorstellen aan het college.

8. De gemeentesecretaris/algemeen directeur stelt in overleg met de managers procedures vast voor de behandeling van zaken, die door het bestuur aan de gemeentelijke organisatie ter voorbereiding of uitvoering zijn opgedragen.

1. De gemeentesecretaris/algemeen directeur zorgt dat zijn afwezigheid bij het college en de burgemeester bekend is.

2. De gemeentesecretaris/algemeen directeur wordt bij afwezigheid of ziekte vervangen door de loco-gemeentesecretaris, zijnde één van de bestuursadviseurs. Dit geldt niet voor de rol van algemeen directeur. Deze wordt vervangen door één van de managers, niet door één van de bestuursadviseurs.

1. De gemeentesecretaris/algemeen directeur draagt er zorg voor dat het managementteam tijdig op de hoogte wordt gesteld van alle door de gemeenteraad, het college en de burgemeester voorgenomen besluiten waaraan (financiële) consequenties zijn verbonden.

2. De gemeentesecretaris/algemeen directeur informeert de burgemeester tijdig over relevante bestuurlijke en ambtelijke onderwerpen en voert daartoe regelmatig overleg met de burgemeester.

1. De concerncontroller:

• a.

  is verantwoordelijk voor kaderstelling op het gebied van risicomanagement, financiën en interne controle;

• b.

  is opdrachtgever voor interne controle en aanspreekpunt voor de externe accountant;

• c.

  houdt toezicht op de administratieve organisatie, het proces van risicomanagement en de werking van de interne controle zoals uitgevoerd in de organisatie;

• d.

  bewaakt de voortgang en de inhoudelijk-beleidsmatige kwaliteit van de gemeentelijke planning & controlcyclus;

• e.

  kan voorstellen doen voor verbetering van de bedrijfsvoering;

• f.

  bewaakt de financiële en juridische rechtmatigheid;

• g.

  kan audits (laten) uitvoeren, onder meer op basis van artikel 213 a van de Gemeentewet;

• h.

  is adviseur van de financiële raadscommissie.

2. De concerncontroller is bevoegd tot het gevraagd en ongevraagd adviseren aan managers, gemeentesecretaris/algemeen directeur, managementteam, college en de gemeenteraad.

3. Indien de rechtmatigheidsverantwoording wordt ingevoerd zoals bedoeld in de Notitie Rechtmatigheidsverantwoording van de Commissie Bedrijfsvoering Auditing Decentrale Overheden (BADO), dan is de concerncontroller verantwoordelijk voor het jaarlijks tijdig opstellen van die verantwoording.

1. De manager kan binnen zijn verantwoordelijkheid vallende, samenhangende taken en werkzaamheden clusteren in één of meerdere teams die onder leiding staan van een teammanager.

2. De manager is verantwoordelijk voor de bij zijn teams belegde taken op één of meer terreinen van de gemeentelijke zorg.

3. De genoemde terreinen omvatten ten minste de primaire processen en de toepassing van het PIOFAH-beleid. De manager heeft een eigen verantwoordelijkheid voor het dagelijks beheer, waaronder:

• a.

  het realiseren van de door het bestuur gestelde doelen binnen de daarvoor gestelde kaders waaronder inrichting van processen, interne controle en beheersing van risico’s;

• b.

  de totstandkoming van de vereiste coördinatie, afstemming en overleg met belanghebbenden binnen en buiten zijn teams;

• c.

  het afleggen van verantwoording aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur over de verrichte activiteiten;

• d.

  de periodieke evaluatie van de activiteiten;

• e.

  inschakeling van andere organisatieonderdelen in teamoverstijgende processen;

• f.

  afstemming met en terugkoppeling op verantwoordelijke bestuursorganen en bestuurders.

4. Naast de in de voorgaande leden genoemde onderdelen, is de manager Bedrijfsvoering tevens verantwoordelijk voor:

• a.

  het bewaken van de efficiency en effectiviteit van de bedrijfsvoering(sprocessen);

• b.

  ondersteunen van het managementteam in de bedrijfsvoering;

• c.

  zorgen voor een adequate financiële en inhoudelijke verantwoording;

• d.

  tijdig en correct opleveren van de planning- en controldocumenten.

1. De functionaris gegevensbescherming:

• a.

  is verantwoordelijk voor het houden van onafhankelijk toezicht op en adviseren van de gemeentelijke organisatie over de juiste en zorgvuldige omgang met persoonsgegevens;

• b.

  informeert medewerkers en bestuurders van de gemeente over eisen en verplichtingen van de privacywetgeving en geeft daarover voorlichting en adviezen;

• c.

  controleert of de gemeente zich houdt aan de privacywetgeving en haar eigen privacybeleid. Hierbij hoort ook het vergroten van de bewustwording over privacy;

• d.

  beoordeelt of gegevensverwerkingen binnen de gemeentelijke organisatie aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) voldoen;

• e.

  is onafhankelijk en is aangemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens;

• f.

  houdt samen met de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) toezicht op de wijze waarop de gemeente met persoonsgegevens omgaat en werkt daartoe samen met de AP.

2. De functionaris gegevensbescherming is bevoegd rechtstreeks te rapporteren aan het college.