Organisatieregeling van de gemeente Woensdrecht 2017

1 Onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders staat de gemeentesecretaris aan het hoofd van de ambtelijke organisatie in de functie van algemeen directeur.

2 De ambtelijke organisatie van de gemeente bestaat uit de volgende organisatorische eenheden:

a. stafafdeling

b. afdeling dienstverlening

c. afdeling ontwikkeling, beleid en beheer

d. afdeling bedrijfsvoering (* mogelijk extern belegd)

3 Het college van burgemeester en wethouders besluit op voorstel van de gemeentesecretaris over wijzigingen in de structuur van en/of binnen één of meer afdeling(en). Vooraf zal er, voor zover van toepassing, overleg zijn over deze wijzigingen met het strategisch managementteam en de ondernemingsraad.

1 De afdelingen zijn onderverdeeld in teams. Het college stelt de /indeling vast.

2 Het college stelt de taken c.q. opdrachten voor de afdelingen vast.

3 Aan de afdelingen worden programma’s toegewezen uit het collegewerkprogramma. De afdelingshoofden zijn verantwoordelijk voor de integrale ontwikkeling en uitvoering van de programma’s (ook over de afdelingen heen) en leggen daarover verantwoording af.

1 De medewerkers hebben een eigen verantwoordelijkheid die tot uitdrukking komt in algemene principes, de taken en bevoegdheden en de verantwoordelijkheden zoals omschreven in het functieboek.

2 Medewerkers kunnen worden aangewezen als bestuursorgaan voor zover de wet dit vordert. De uitgangspunten van deze regeling zijn daarbij van kracht. Medewerkers blijven ook bij de uitoefening van deze taken gehouden aan de uitgangspunten van deze regeling.

1 De gemeentesecretaris wordt bij afwezigheid vervangen door de locosecretaris.

2 Het afdelingshoofd wordt bij afwezigheid vervangen door een door de secretaris aangewezen vervanger. Dit is vastgelegd in een besluit.

3 De teammanager wordt bij afwezigheid vervangen door de door het afdelingshoofd aangewezen vervanger. Dit is vastgelegd in een vervangingsschema.

4 De teamleider wordt bij afwezigheid vervangen door de door het afdelingshoofd aangewezen vervanger. Dit is vastgelegd in een vervangingsschema.

1 Taken en bevoegdheden worden op die plaatsen in de organisatie gelegd waar zij functioneel zijn.

2 Op basis van de uitgangspunten van goed werkgeverschap en opdrachtgever/opdracht-nemerschap worden eenduidige (smart-) afspraken over taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden gemaakt en vastgelegd. Afspraken worden doorlopend gemaakt tussen bestuur en directie/integraal managers en tussen directie, integraal managers, teammanagers en medewerkers en in het bijzonder tijdens de gesprekken in de personele jaarcyclus (PJC). Daarbij worden taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden in acht genomen maar vindt ook afstemming plaats omtrent kaders, faciliteiten en voorwaarden.

3 Het college en de burgemeester kunnen voor bepaalde zaken de gemeentesecretaris, een afdelingshoofd, een teammanager of teamleider of een andere door hen aan te wijzen ambtenaar de bevoegdheid geven namens hen/hem/haar besluiten te nemen, stukken te ondertekenen of op te treden als zelfstandig bestuursorgaan.

Het afdelingshoofd is verantwoordelijk voor het actueel houden van de mandaterings- en delegatiebesluiten en pleegt hierover overleg met de teammanagers/teamleiders.

4 Delegatie en mandaat c.q. aanwijzing als bestuursorgaan dienen schriftelijk te geschieden. Hierbij dient rekening te worden gehouden met functiescheiding.

1. Rollen worden door de algemeen directeur, op basis van functionaliteit, aan functionarissen toebedeeld.

2. Bij de toedeling van rollen is de navolgende indeling toepasselijk:

Een medewerker heeft, ten aanzien van een derde, slechts één rol. Een medewerker kan wel meerdere rollen hebben voor zover dit duidelijk andere onderwerpen betreft.

3. In de onder 2 bedoelde tabel wordt verstaan onder: X ‘eerst aangewezen op strategisch niveau’ (veel dynamiek, hoog financieel en/of politiek belang, complexiteit hoog, belangrijk voor bestuurskracht, regionale samenwerking, bijdrage aan gewenste effecten). De x staat voor ‘eerst aangewezen op tactisch/operationeel niveau’ (minder dynamisch, complex, etc.); X/x is alleen bij ‘-beheer’ vermeld omdat dat de rol onder verantwoordelijkheid van een ‘-houder’ gevoerd wordt.

1 Op basis van de door de raad vastgestelde begroting en de daarin opgenomen investeringen stelt het college de themaraming en de investeringskredieten vast. Het college wijst de per thema opgenomen producten met bijbehorende budgetten uit de productraming en de investeringskredieten toe aan de afdelingen.

2 Op basis van de begroting, de beleidsplannen, de vastgestelde investeringskredieten en de themaraming stelt het college van burgemeester en wethouders jaarlijks een organisatieplan vast dat de strategische ontwikkelingen voor de organisatie omvat en dat het kader vormt voor de afdelingsplannen. Met de vaststelling van het organisatieplan worden de budgetten en investeringskredieten uit de begroting toegewezen aan de afdelingshoofden of teammanagers, die ten aanzien van de desbetreffende budgetten en investeringskredieten invulling geven aan het budgethouderschap.

3 Op basis van de begroting, de beleidsplannen, de vastgestelde investeringskredieten, de themaraming en het organisatieplan, maken de afdelingshoofden in overleg met de secretaris/algemeen directeur voor hun afdeling een afdelingsplan. De producten maken deel uit van het afdelingsplan.

4 In een afdelingsplan worden de programma’s en beoogde doelen, resultaten en in te zetten middelen, gebaseerd op de programmabegroting en opvolgende begrotingswijzigingen, van een afdeling voor het eerstvolgende jaar beschreven tegen de achtergrond van het meerjarig collegewerkprogramma.

5 Afdelingsplannen worden bij aanvang van het betreffende begrotingsjaar vastgesteld door de secretaris/algemeen directeur op voordracht van het afdelingshoofd.

1 Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan, indien een budgethouder heeft geconstateerd, dat er een toereikend budget of investeringskrediet beschikbaar is voor de uitvoering van de taakstelling in het afdelingsplan.

2 Een budgethouder wordt ondersteund door en geadviseerd door de financieel adviseur en de budgethouder informeert tijdig over de door hem verwachte of gesignaleerde overschrijdingen en onderschrijdingen van de toegekende budgetten en investeringskredieten en onderneemt de noodzakelijke maatregelen ter correctie, rekening houdend met de bepalingen in artikel 10. De maatregelen worden door de financieel adviseur vastgelegd in een begrotingswijziging.

3 Het college kan bij specifieke verplichting aangegeven, dat deze pas kunnen worden aangegaan na uitdrukkelijke toestemming van het college. Verplichtingen met politiek-bestuurlijke implicaties worden te allen tijde pro actief voorgelegd aan het college.

4 De inkoop van diensten, goederen en de aanbesteding van werken door een budgethouder vinden plaats binnen de kaders van het afdelingsplan van zijn afdeling en voor zover het een teammanager betreft de specifiek toegewezen budgetten, het verleende mandaat en het inkoopreglement van de gemeente.

5 Onder verantwoordelijkheid van de budgethouder zorgen budgetbeheerders voor registratie van de budgetten en verplichtingen alsmede de uitnutting ervan. Voor tijdige levering van rapportages over de uitnutting en tijdige signalering van over- en onderschrijdingen. Budgetbeheerders toetsen uitgaven aan de toereikendheid van budgetten en investeringskredieten en aan de beschreven verplichting. Budgetbeheerders adviseren de budgethouder ten aanzien van het al dan niet accorderen van uitgaven of inkomsten.

1 Door het college in de themaraming vastgestelde budgetten en investeringskredieten mogen zonder voorafgaande toestemming van het college worden overschreden, indien daar een compensatie binnen het thema van het desbetreffende programma van de

programmabegroting tegenover staat. Daarnaast mag de compensatie niet ten koste gaan van het beleid binnen het betreffende thema. Tegenvallers op specifieke inkomsten dienen in principe binnen het desbetreffende thema van het programma van de gemeentebegroting te worden opgevangen.

2 Onderschrijdingen van door het college toegewezen budgetten worden in principe toegevoegd aan de algemene reserve.

3 Meevallers op specifieke inkomsten mogen zonder voorafgaande toestemming van het college worden aangewend voor het opvangen van overschrijdingen op toegewezen budgetten voor overeengekomen beleid binnen het thema van het desbetreffende programma en investeringskredieten. Mee- en tegenvallers op algemene inkomsten komen ten goede aan/ gaan ten laste van de algemene middelen.

4 De onder het eerste, tweede, derde en vierde lid bedoelde besluiten mogen uitsluitend door afdelingshoofden worden genomen ook ten aanzien van budgetten waarvan een teammanager budgethouder is.

5 De onder het eerste, tweede, derde en vierde lid genoemde begrotingswijzigingen worden in ieder geval twee maal per jaar bij het indienen van de bestuursrapportages aan het college voorgelegd.

6 Overschrijding van de lasten van thema’s binnen een programma uit de programmabegro-ting is slechts mogelijk met voorafgaande toestemming van het college. Onderbouwd met een begrotingswijziging. Het totaal van de lasten en baten per programma mag daarbij niet worden overschreden.

7 Begrotingswijzigingen als gevolg van voorstellen voor beleidsintensiveringen worden aan het college voorgelegd.

8 Voor overschrijdingen van de lasten van een programma zal een raadsvoorstel worden gemaakt.

1 Iedere afdeling legt bij de bestuursrapportages en de jaarstukken verantwoording af over de uitvoering van het afdelingsplan, de toegewezen programma’s en de uitputting van de ter beschikking gestelde budgetten en investeringskredieten. De teammanagers leveren hiertoe, onder eindverantwoordelijkheid van de afdelingshoofden tijdig de benodigde informatie aan bij het hoofd van de daartoe door het college aangewezen afdeling/organisatie. Voor zover niet anders besloten is dit het hoofd van de afdeling bedrijfsvoering.

2 Aanbieding door het college van de jaarstukken van de gemeente over het gevoerde beheer aan de raad, betekent de décharge van de ambtelijke organisatie met betrekking tot het gevoerde beheer en de administratie door het college. Dit onder voorbehoud van later gebleken onrechtmatigheden.

Dit is niet van toepassing voor die afdeling of ambtenaar, waaraan het college vóór aanbieding van de rekening en het verslag aan de raad schriftelijk heeft medegedeeld niet akkoord te gaan met (onderdelen van) de rekening en het verslag.

1 Het strategisch managementteam (SMT) bestaat uit gemeentesecretaris/algemeen directeur (voorzitter) en afdelingshoofden met de concern controller als adviseur. Het vergadert in de regel 1 maal per 2 weken. Wanneer hiertoe aanleiding bestaat, kan hiervan worden afgeweken.

2 De gemeentesecretaris/algemeen directeur is verantwoordelijk voor organisatie, agenda en verslaglegging. Het SMT stelt zelf een regeling op voor vervanging voor organisatie, agenda en verslaglegging.

3 Het SMT kan, indien gewenst, een (extern) functionaris uitnodigen tijdens een vergadering voor informatie, discussie en advies. Medewerkers kunnen ook na overleg met het afdelingshoofd en na instemming van het strategisch managementteam, in de vergadering aansluiten ten behoeve van uitleg en ondersteuning.

4 Het strategisch managementteam is eind verantwoordelijk voor de vertaling van bestuurlijke wensen naar ambtelijke activiteiten en voor de onderlinge afstemming tussen de afdelingen en/of externe partners gericht op integrale produkten, diensten, ontwikkelingen en adviezen.

5 Taken van het strategisch managementteam zijn onder meer:

a. Afstemmen op hoofdlijnen van het gemeentelijk beleid, waaronder:

* Signaleren van lange termijn ontwikkelingen, aangeven hoe deze van invloed kunnen zijn op gewenste effecten en beleid van het college c.q. de positie van de gemeente Woensdrecht in een groter geheel en adviseren over visie, strategie en handelswijze.

* Integrale aansturing van de collegeprogramma’s met aandacht voor politiek, bestuur, omgeving, samenwerkingspartners, eigen organisatie, innovaties, ontwikkelingen en dynamiek.

* Klankborden en sparren met portefeuillehouders en het college over een diversiteit aan relevante inhoud en (in samenhang).

* Bestuurlijk integraal adviseren en coördinatie / regie op de uitvoering van majeure (inter-)gemeentelijke projecten en programma’s.

* Opdrachtnemer van het college, opdrachtgever voor teammanagers/teamleiders en externen

* Aangaan, verduurzamen en optimaal strategisch benutten van (al dan niet tijdelijke) relaties, organisatorische structuren en/of samenwerkingsverbanden.

* Adviseren en ondersteunen van het college/collegeleden tbv betekenisvolle en strategische relaties, bijeenkomsten en verbanden en het zelfstandig (represen-tatief) vertegenwoordigen van de gemeentelijke organisatie daarin.

b. Afstemmen van en afspraken maken over de bedrijfsvoering en het middelenbeleid, waaronder:

* Advisering aan het college over de uitgangspunten van het te voeren middelen-beleid;

* Binnen de kaders van integraal management, verantwoordelijkheid dragen voor het beheer van middelen alsmede verantwoording afleggen over het gevoerde middelenbeheer in relatie tot het beleid;

* Verantwoordelijk voor het vertalen van collegebesluiten in concrete afdelingsplannen en een overkoepelend organisatieplan;

* Advisering over de visie, missie, kernwaarden en structuur van de ambtelijke organisatie en over tijdelijke organisatorische structuren of, indien gemandateerd, besluitvorming hierover;

* Bewaking van belangrijke beleids- en P&C-processen en –producten op inhoud en voortgang, met uitzondering van die processen die op grond van deze regeling of enige andere regeling of verordening aan de concern controler of enige andere medewerker of overlegorgaan zijn toegewezen;

* Het integer, transparant, effectief en efficiënt functioneren van de organisatie gericht op samenwerking, innovatie en programmatisch werken.

6 Aan het strategisch managementteam kunnen bevoegdheden gemandateerd worden.

1 Het teammanagersoverleg vindt eenmaal per week plaats. Het bestaat uit alle teammanagers. De teammanager van de staf organiseert het overleg en zorgt voor verslag legging. Teammanagers zorgen voor een vervangingsregeling, voor de organisatie, het voorzitterschap en verslaglegging.

2 Een van de leden van het SMT neemt deel aan het teammanagersoverleg als linking pin met de rollen: informatie en advies, opdrachtgever namens het SMT.

3 Het teammanagersoverleg kan, indien gewenst, een (extern) functionaris uitnodigen tijdens een vergadering voor informatie, discussie en advies. Medewerkers kunnen ook na overleg met de teammanager en na instemming van het overleg, in de vergadering aansluiten ten behoeve van uitleg en ondersteuning.

4 Taken van het teammanagersoverleg zijn onder meer:

a. Uitvoering van het gemeentelijk beleid afstemmen, waaronder:

* Vertalen van opdrachten van het SMT in plannen van aanpak (over de teams heen)

* Signaleren en bespreken van ontwikkelingen in de eigen vakgebieden binnen de eigen teams en deze vertalen in een advies aan het SMT.

* Afstemmen van de uitvoering van de programma’s, projecten én het reguliere werk, afwijkingen signaleren, oplossingsrichtinggen bespreken en op effectieve en efficënte wijze rapporteren mét oplossingsrichtingen.

* Opdrachtnemer van het SMT. Opdrachtgever voor medewerkers/teams/externen

* Afstemming over beheer van van relaties, leveraciers, accounts, contracten op tactisch niveau en verantwoordelijk voor beheer en borging van werkprocessen volgens de lean-principes.

* Adviseren en ondersteunen van het SMT op het gebied van relaties, bijeenkomsten en verbanden;

b. Het behandelt: tactische en operationele ontwikkelingen en aangelegenheden die ondersteunend zijn aan een doelmatige en efficiënte bedrijfsvoering, de samenwerking tussen de teams, afdelingen en externe samenwerkingspartners en de ontwikkeling van de producten/diensten van de organisatie.

* Uitvoering van het middelenbeleid

* Beheer van middelen in de breedste zin des woords en het afleggen van verantwoording daarover aan het SMT;

* Verantwoordelijk voor het maken van concrete afdelingsplannen en het uitvoeren daarvan;

* Uitvoering geven aan de beleids- en P&C-processen en –producten, met uitzondering van die processen die op grond van deze regeling of enige andere regeling of verordening aan de concern controler of enige andere medewerker of overlegorgaan zijn toegewezen;

* Het integer, transparant, effectief en efficiënt functioneren van de organisatie volgens afspraken die daarover zijn gemaakt.

5 Aan het teammanagersoverleg kunnen bevoegdheden gemandateerd worden.

6 In beginsel vindt één keer per twee weken afstemmingsoverleg plaats tussen het strategisch managementteam en de teammanagers, teamleiders en in bijzondere gevallen projectleiders, ter bespreking van ontwikkelingen, lopende en nieuwe activiteiten en afstemming op het gebied van de bedrijfsvoering.

1. Burgemeester en wethouders wijzen, bij de tot standkoming van het collegewerk-prgramma in overleg met de gemeentesecretars/algemeen directeur, een afdelingshoofd aan dat verantwoordelijk is voor de meerjarige ontwikkeling en uitvoering van een programma/programma’s uit het collegewerkprogramma.

2. Het afdelingshoofd stemt af met de portefeuillehouder(s) en /of college, adviseert, klankbordt over ontwikkelingen, inhoud, effecten, context, communicatie, participatie, draagvlak en financiën, trekt als het ware samen met hen op; regisseert de voortgang met in achtneming van politiek bestuurlijke wensen en dynamiek (in de omgeving), stuurt op effecten als beschreven in het programma, legt hierover verantwoording af.

3. Burgemeester en wethouders kunnen nadere regels stellen ten aanzien van programmatisch werken.

1 Burgemeester en wethouders dan wel de burgemeester geven, onder meer bij majeure en afdelingsoverstijgende ontwikkelingen, een kader aan voor de beleidsvoorbereiding door de ambtelijke organisatie, indien dit door één of meerdere bestuursorganen van degemeente (de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester) of het managementteam gewenst wordt geacht. Dit kader wordt aangeduid met de benaming 'bestuursopdracht'.

2 De opdracht wordt voorbereid en uitgevoerd door de afdeling/het team tot wiens taakgebied de desbetreffende zaak behoort, onder verantwoordelijkheid van het desbetreffende afdelingshoofd; Indien een bestuursopdracht afdelingen/organisaties overstijgt, adviseert de gemeentesecretaris, na afstemming in het SMT, over de aan te stellen verantwoordelijke voor de ontwikkeling en uitvoering.

3 Burgemeester en wethouders dan wel de burgemeester kunnen nadere regels stellen voor de wijze van voorbereiding en uitwerking van een bestuursopdracht.

1 Burgemeester en wethouders kunnen een stuurgroep en/of projectgroep instellen of inrichten. De benoeming, bevoegdheden en verantwoordelijkheden worden in de bestuurs-/projectopdracht geregeld.

2 De opdracht wordt voorbereid en uitgevoerd door de afdeling/het team tot wiens taakgebied de desbetreffende aandachtgebied behoort, onder verantwoordelijkheid van het desbetreffende afdelingshoofd; Indien een opdracht afdelingen/organisaties overstijgt, adviseert de gemeentesecretaris, na afstemming in het SMT, over de aan te stellen verantwoordelijke voor de ontwikkeling en uitvoering.

3 Burgemeester en wethouders kunnen nadere regels stellen ten aanzien van projectmatig werken.

1 In gevallen waarin deze verordening niet voorziet, treffen burgemeester en wethouders de gewenst geachte voorzieningen.

2 Deze regeling treedt in werking op 1 september 2017.

3 Deze regeling kan worden aangehaald als ‘Organisatieregeling 2017 gemeente Woensdrecht’.

4 Bij in werking treding van deze regeling vervalt de Organisatieregeling gemeente Woensdrecht 2011.

5 Evaluatie van deze regeling vindt plaats 2 jaar na inwerkingtreding en vervolgens steeds na 5 jaar.