Aanvullende Verordening op de Opinieraden gemeenteraad Woensdrecht voor digitale vergaderingen

Artikel 1 Digitaal video-vergaderen

• 1.

  De opinieraden Ruimte, Samenleving en Bestuur, de Financiële Commissie en de commissie Sociaal Domein vergaderen zo nodig digitaal gedurende de periode waarin de beperkingen tot samenkomen van toepassing zijn. Ook themabijeenkomsten worden wanneer dat mogelijk is digitaal gehouden of uitgesteld.

• 2.

  De vergaderstukken voor de vergaderingen van de opinieraden zijn openbaar en kunnen door een ieder op de voor de gemeente Woensdrecht gebruikelijke wijze gevolgd worden.

• 3.

  Er kan tijdens een openbare digitale video-vergadering geen vertrouwelijke informatie of documenten waarover geheimhouding is opgelegd, worden gedeeld. Dit kan wel bij een besloten digitale video-vergadering waarbij de beslotenheid bij iedere deelnemer aan de vergadering van toepassing is.

Artikel 2 Openbaarheid

• 1.

  Een openbare video-vergaderingen kan door een ieder op afstand op de voor de gemeente Woensdrecht gebruikelijke wijze gevolgd worden.

• 2.

  Voor het inspreken bij de vergaderingen van de opinieraden Ruimte, Samenleving, en Bestuur, wordt aan de inspreker de mogelijkheid aangeboden om digitaal deel te nemen aan de vergadering via een eigen voorziening of door middel van een schriftelijk ingediende tekst waarvan de voorzitter tijdens de vergadering melding maakt. Een schriftelijk ingediende tekst wordt aan het agendapunt toegevoegd.

• 3.

  Insprekers dienen zich 24 uur tevoren aan te melden bij de griffier. Een gesproken inspraakreactie mag maximaal 5 minuten duren.

Artikel 3 Voorbereiding

• 1.

  Iedere fractie geeft uiterlijk 24 uur voorafgaand aan de vergadering aan de griffie door welke raadsleden of burgerleden het woord willen voeren over een agendapunt.

• 2.

  Iedere fractie geeft uiterlijk 24 uur voorafgaand aan de vergadering van de agendacommissie door van welke ingekomen stukken zij het behandeladvies willen wijzigen en/of willen bespreken.

Artikel 4 Aanvang digitale vergadering

• 1.

  Deelnemers (raadsleden, burgerleden, portefeuillehouders en insprekers zijn zichtbaar en hoorbaar, zodanig dat de voorzitter en de griffier de identiteit zonder twijfel kan vaststellen.

• 2.

  Van hen wiens identiteit niet met zekerheid kan worden vastgesteld, wordt verondersteld dat zij niet deelnemen aan de video-vergadering.

• 3.

  De griffier stelt een presentielijst op van de deelnemers wiens identiteit is vastgesteld en ondertekent de presentielijst samen met de voorzitter. De presentielijst wordt op gebruikelijke wijze gearchiveerd.

• 4.

  De vergadering kan door de voorzitter worden geopend indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende fracties deelneemt aan de video-vergadering. Tenminste één deelnemer van iedere fractie is raadslid.

  Bij aanvang van de vergadering zet de voorzitter de microfoons van alle deelnemers, met uitzondering de microfoon van zichzelf, uit.

Artikel 5 Spreekregels

• 1.

  Behandeling van agenda onderwerpen vindt in twee termijnen plaats. Na iedere termijn volgt een korte schorsing voor onderling overleg.

• 2.

  De voorzitter geeft het woord aan de deelnemer waarvan is aangegeven dat zij bij het betreffende agendapunt het woord zullen voeren. De voorzitter geeft hiervoor alleen de microfoon van de betreffende deelnemer vrij. De spreekvolgorde wordt bepaald door de voorzitter.

• 3.

  Indien een deelnemer het woord wenst (interruptie) , maakt hij dat kenbaar aan de voorzitter.

Artikel 6 Schorsing van de vergadering

• 1.

  Op verzoek van een deelnemend raadslid/burgerlid kan de voorzitter besluiten de vergadering voor een bepaalde tijd te schorsen. De duur van de schorsing wordt voor de aanvang van de schorsing bepaald. Tijdens de schorsing worden alle microfoons en het videobeeld uitgezet.

• 2.

  Gedurende de schorsing blijven de deelnemers wel digitaal aanwezig, doch niet zichtbaar, in de vergadering. Zij kunnen dan ruggenspraak houden.

• 3.

  Een minuut voor het einde van de schorsing geeft de voorzitter een geluidssignaal ten teken dat de vergadering bijna wordt heropend.

• 4.

  Aan het einde van de schorsing stelt de voorzitter vast dat minimaal het quorum aanwezig is zodat de vergadering heropend kan worden.

Artikel 7 Besluitvorming

• 1.

  Na afronding van de beraadslaging over het agendapunt met voorstellen volgt de besluitvorming. Iedere fractie geeft op verzoek van de voorzitter aan of een voorstel een A- of B-stuk wordt zoals bedoeld in de Verordening op de Opinieraden.

Artikel 8 Storing bij stemming

• 1.

  Indien door technische redenen een fractie onverhoopt niet in staat is geweest zijn stem uit te brengen, gaat de voorzitter door naar het volgende fractie.

• 2.

  Indien alle overige fracties raadsleden hun stem hebben uitgebracht, controleert de voorzitter of de technische problemen bij de fractie die nog niet zijn stem heeft uitgebracht, maar wel deelnam aan de vergadering, zijn verholpen. Indien de technische problemen zijn verholpen, brengt de fractie het raadslid alsnog zijn stem uit. Indien ook op dat moment de technische problemen nog niet zijn verholpen, wordt de stemming gesloten.

• 3.

  Indien de voorzitter (of griffier) , ook ná technische ondersteuning, de wilsuitdrukking van een fractie niet heeft kunnen vaststellen, wordt de fractie geacht niets te hebben uitgesproken.

Artikel 9 Moties en amendementen

• 1.

  Concept moties worden uiterlijk 24 uur voorafgaand aan de vergadering van de agendacommissie bij de griffie aangeleverd.

• 2.

  Concept amendementen worden uiterlijk 24 uur voorafgaand aan de opinieraadsvergadering bij de griffie aangeleverd.

• 3.

  De griffie plaatst ontvangen moties en amendementen zo spoedig mogelijk in het openbare gedeelte van het raadsinformatiesysteem.

Artikel 10 Uitleg

• 1.

  Indien deze aanvulling ergens niet in voorziet, wordt teruggevallen op het Reglement van Orde en/of de Verordening op de Opinieraden, mits niet strijdig met de Gemeentewet.

• 2.

  In gevallen waarin deze aanvulling of het vigerende Reglement van Orde en de Verordening op de Opinieraden niet voorziet of bij twijfel, beslist de opinieraadsvergadering op voorstel van de voorzitter.

• 3.

  Bij twijfelgevallen waarin dit Reglement van Orde en deze aanvulling in bijeenkomsten van commissies zoals beschreven in artikel 1.1 niet voorziet, beslist de voorzitter.

Artikel 11 Inwerkingtreding

De in deze aanvulling opgenomen bepalingen zijn met onmiddellijke ingang van kracht, na de vaststelling door de gemeenteraad.

Deze aanvulling blijft van kracht gedurende de periode waarop de Tijdelijke wet digitale beraadslaging en besluitvorming provincies, gemeenten, waterschappen en openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba van kracht is of wordt.