Nota inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Woerden 2013

Hoofdstuk: Inleiding

Voor u ligt de nota ‘Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2013 van de gemeente Woerden’, opvolger van de nota ‘Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2010’.

De landelijke ontwikkelingen op het gebied van professioneel Inkoop staan niet stil en is niet alleen een kwestie van (Europese) wetten en regels, maar ook van aanvullend beleid. De VNG heeft hierover een convenant gesloten met de minister van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie (EL&I) en de staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en in samenwerking met gemeenten en na consultatie van het bedrijfsleven het raamwerk VNG Model Inkoop- en aanbestedingsbeleid ontwikkeld.

Ook de wetgeving is dus volop in beweging. Met ingang van 1 april 2013 is de nieuwe Aanbestedingswet 2012 in werking getreden met de daarbij behorende Gids Proportionaliteit en het Aanbestedingsreglement Werken 2012 (ARW 2012).

Dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid is gebaseerd op het VNG Model en de nieuwe wetgeving. Op basis van lokale beleidskeuze zijn eigen accenten gelegd.

Daarnaast is ook de Europese regelgeving en met name ook de jurisprudentie daaromtrent volop in ontwikkeling.

Ten slotte is de focus op naleving van de aanbestedingsregels door overheden flink toegenomen. Kortom, redenen te over waarom een nieuw beleidskader ten aanzien van Inkoop gewenst is.

Een aantal zaken uit de Aanbestedingswet (verplicht gebruik van de ARW 2012, model Eigen verklaring en verplicht gebruik Gids Proportionaliteit) wordt in het Aanbestedingsbesluit (AmvB) geregeld. Bij aanbesteden moet de Gemeente het beginsel van proportionaliteit in acht nemen. De Gids proportionaliteit geeft daar uitvoering aan en geeft aanbestedende diensten een handvat om de hoogte van drempelbedragen en de te volgen proportionele inkoopprocedure te bepalen. De drempelbedragen (zie paragraaf 5.5 Bepalen van de inkoopprocedure) uit dit beleid sluiten aan bij genoemde bedragen uit de Gids proportionaliteit, die daarmee in belangrijke mate richtinggevend is geweest voor dit aanbestedingsbeleid.

Voor het bedrijfsleven is de aansluiting bij de Gids proportionaliteit ook van groot belang omdat deze tot stand is gekomen in een schrijfgroep waarbij MkB Nederland en het MkB - bedrijfsleven uit verschillende sectoren vertegenwoordigd zijn. Hiermee wordt beoogd dat de drempelbedragen MkB vriendelijk zijn.

In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen Inkoop in de Gemeente plaatsvindt. De Gemeente leeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na (zie hoofdstuk 2). Aangezien Inkoop plaatsvindt in een dynamische omgeving, dient de Gemeente continu bezig te zijn met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. De gemeentelijke doelstellingen (zie hoofdstuk 2) zijn hierbij leidend.

Daarnaast gaat de Gemeente bij het Inkopen van Diensten, Leveringen en Werken uit van:

• 1.

  Juridische uitgangspunten: hoe gaat de Gemeente om met de relevante regelgeving? (zie verder hoofdstuk 3);

• 2.

  Ethische en ideële uitgangspunten: hoe gaat de Gemeente om met de maatschappij en het milieu in haar inkoopproces? (zie verder hoofdstuk 4);

• 3.

  Economische uitgangspunten: hoe gaat de Gemeente om met de markt en Ondernemers? (zie verder hoofdstuk 5);

• 4.

  Organisatorische uitgangspunten: hoe koopt de Gemeente in? (zie verder hoofdstuk 6)

Hoofdstuk:1 Definities

In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:

Aanbesteding(en):

Een inkoopprocedure die ertoe leidt dat een opdracht van de Gemeente voor Diensten, Leveringen of Werken verstrekt wordt aan één of meerdere Ondernemers.

Contractant:

De in de overeenkomst genoemde wederpartij van de Gemeente.

Diensten:

Diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.

Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI):

Indien de opdracht aan de inschrijver met de EMVI wordt gegund, spelen verschillende criteria die verband houden met het voorwerp van de opdracht eenrol. Voorbeelden van deze criteria zijn: kwaliteit, prijs, technische waarde,esthetische en functionele kenmerken, milieutechnische eigenschappen, gebruikskosten, rentabiliteit, klantenservice en technische bijstand, leveringstermijn, plan van aanpak en uitvoeringstermijn.

Europese aanbestedingsrichtlijn (EU)

Richtijn 2004/18/EG van 31 maart 2004 betreffende de coördinatie van deprocedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor Diensten, Leveringen en Werken.

Gemeente:

De gemeente Woerden, zetelend Blekerijlaan 14 te Woerden.

Inkoop:

(Rechts)handelingen van de Gemeente gericht op de verwerving van Diensten, Leveringen of Werken en die een of meerdere facturen van een Ondernemer met betrekking tot bedoelde Diensten, Leveringen of Werken tot gevolg hebben.

Inkoop omvat procesmatig het inventariseren en specificeren van hetgeen ingekocht dient te worden, het selecteren en contracteren van de meest geschikte Ondernemer, het daadwerkelijk bestellen van Diensten, Leveringen en Werken en het bewaken van hetgeen ingekocht dient te worden inclusief de nazorg. (Zie hoofdstuk 6 Organisatorische uitgangspunten).

Leveringen:

Leveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.

Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO)

Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen is een vorm van ondernemen gericht op economische prestaties (profit), met respect voor de sociale kant (people), binnen de ecologische randvoorwaarden (planet): de triple-P benadering.

Offerte:

Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.

Offerteaanvraag:

Een enkelvoudige- of meervoudige onderhandse Aanbesteding van de Gemeente voor te verrichten prestaties of een (Europese) Aanbesteding conform de Aanbestedingswet en de Europese aanbestedingsrichtlijnen 2004/17/EG en 2004/18/EG.

Ondernemer:

Een ‘dienstverlener’, een ‘leverancier’ of een ‘aannemer’.

Werken:

Werken als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.

Hoofdstuk: 2 Centrale en gemeentelijke doelstellingen

De Gemeente wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:

• a.

  Rechtmatig en doelmatig Inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed

• -

  Rechtmatig inkopen houdt in, dat de aanbestedingsregels en de bepalingen van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid worden nageleefd

• -

  Doelmatig inkopen betekent, dat effectief en efficiënt wordt ingekocht, in de zin dat de inspanningen en uitgaven daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel, de kosten in redelijke verhouding staan tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de gemeentelijke middelen centraal staan.

• b.

  Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn

• Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met Inkoop. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen Diensten, Leveringen en Werken, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de Contractant en in wederzijds respect tussen de Gemeente en de Contractant. De Gemeente spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de Ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.

• -

  Professioneel integer

• Overheden hebben een voorbeeldrol in de samenleving. De inkopende ambtenaar neemt het gemeentebelang als uitgangspunt bij de uitoefening van de inkoopfunctie. Hij ondersteunt eerlijke concurrentie, streeft te allen tijde het hoogst mogelijke niveau van deskundigheid na en komt afspraken en overeenkomsten na.

• c.

  Markt, tenzij

• Bijdrage Inkoop: kennis, kunde en ervaring van de markt ten volle benutten en gaat daarom bij alle activiteiten die nodig zijn om de doelstelling van de Gemeente te behalen in beginsel ervan uit dat de markt wordt ingeschakeld.

• d.

  Inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijs - kwaliteit verhouding

• Bij het Inkopen van Diensten, Leveringen en Werken kan de Gemeente ook interne en andere (externe) gemeentelijke kosten betrekken in de afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen Diensten, Leveringen en Werken speelt een belangrijke rol.

• e.

  Een continue positieve bijdrage leveren aan de collegedoelstellingen van de Gemeente

  Eén van de doelstellingen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid is een continue positieve bijdrage leveren aan de collegedoelstellingen.

  De belangrijkste inkoopgerelateerde doelstellingen van het college en de bijdrage die Inkoop daaraan kan leveren zijn:

• -

  Meer mogelijkheden bieden aan lokale en regionale Ondernemers

  Bijdrage Inkoop: bij enkelvoudige en meervoudige onderhandse Aanbestedingen hiervoor voorwaarden scheppen en bij Nationale en Europese Aanbestedingen de mogelijkheden benutten.

• -

  Versnelling van gemeentelijke procedures en vermindering van regeldruk

  Bijdrage Inkoop: administratieve lastenverlichting voor zowel zichzelf als voor Ondernemers.

• -

  Mensen aan het werk helpen

  Bijdrage Inkoop: in Aanbestedingen Social Return on Investment opnemen en hieraan uitvoering geven in de overeenkomst.

• -

  Duurzaamheidsdoelstellingen

  Bijdrage Inkoop: invulling geven aan de duurzaamheidsdoelstellingen van de Gemeente door in Aanbestedingen duurzaamheidscriteria op te nemen.

• f.

  Administratieve lastenverlichting

  De Gemeente houdt rekening met de inzet die van marktpartijen wordt gevraagd bij een inkoop. En streeft er naar om de transactiekosten voor beide partijen zo laag mogelijk te houden. Dat betekent dat er zo veel mogelijk raamcontracten en grotere aanbestedingen worden uitgezet, uiteraard binnen de grenzen van de rechtmatigheid. De contracten die de Gemeente sluit zijn gericht op beperking van de administratieve lasten voor beide partijen, zowel in de inschrijffase als gedurende de uitvoeringsfase.

Hoofdstuk 3 Juridische uitgangspunten

3.1. Algemeen juridisch kader

• a.

  De Gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na

• Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de Gemeente restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:

• -

  Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie.

• -

  Aanbestedingswet: dit nieuwe wettelijke kader implementeert de Europese Richtlijnen 2004/18/EG en 2004/17/EG (‘Aanbestedingsrichtlijnen’) en Richtlijn 2007/66/EG (‘Recht beschermings richtlijn’). Deze wet biedt één kader voor overheidsopdrachten boven en - beperkt - onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) Aanbestedingen.

• -

  Burgerlijk Wetboek: het wettelijke kader voor overeenkomsten.

• -

  Gemeentewet: het wettelijke kader voor gemeenten.

3.2. Uniforme documenten

De Gemeente streeft er naar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. De Gemeente past bij de betreffende Inkoop in ieder geval toe:

• -

  Aanbestedingsreglement Werken 2012 (‘ARW 2012’);

• -

  Richtsnoeren Leveringen en Diensten van het Ministerie van Economische Zaken;

• -

  Klachtenregeling bij aanbestedingen gemeente Woerden 2013;

• -

  Algemene Inkoopvoorwaarden van de gemeente Woerden;

• -

  Gids Proportionaliteit;

• -

  Eigen verklaringen betreffende onder en boven het Europese drempelbedrag;

• -

  Uniforme Administratieve Voorwaarden voor de uitvoering van Werken (‘UAV 2012’);

• -

  Uniforme Administratieve Voorwaarden Geïntegreerde Contracten (‘UAV-GC 2005’);

• -

  Rationalisering Bouw en Utiliteitsbouw (‘RAW - bestek 2010’) in relatie met UAV 1989;

• -

  Standaardbestekken Bouw en Utiliteitsbouw (‘STABU’).

3.3. Algemene beginselen bij Inkoop

• a.

  Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht

• De Gemeente neemt bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten boven de (Europese) drempelwaarden en bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten onder de (Europese) drempelwaarden met een duidelijk grensoverschrijdend belang de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:

• Gelijke behandeling: Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden.

  Non discriminatie: Discriminatie op grond van nationaliteit mag niet.

  Transparantie: De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn.

  Proportionaliteit (evenredigheid): De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De Gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.

  Wederzijdse erkenning: Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die Diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de Gemeente.

• b.

  Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

• De Gemeente neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel, vertrouwensbeginsel en zorgvuldigheidsbeginsel.

• -

  Gelijkheidsbeginsel: De Gemeente moet gelijke gevallen op gelijke wijze behandelen zoals in neergelegd in artikel 1 van de Grondwet.

• -

  Motiveringsbeginsel: De Gemeente moet haar besluiten goed motiveren: de feiten moeten juist zijn en de motivering moet logisch en begrijpelijk zijn.

• -

  Vertrouwensbeginsel: Wie op goede gronden erop mag vertrouwen dat de Gemeente een bepaald besluit neemt, heeft daar ook recht op.

• -

  Zorgvuldigheidsbeginsel: De Gemeente moet een besluitzorgvuldig voorbereiden en nemen.

c. Samenvoegen (clusteren) en percelen (zie Aanbestedingswet 2012, artikel 1.5)

• -

  Opdrachten mogen niet onnodig worden samengevoegd. Als opdrachten worden samengevoegd moet de aanbestedende dienst dit in de aanbestedingsstukken motiveren.

• -

  Een opdracht moet worden opgedeeld in meerdere percelen. Als dit niet passend is moet de aanbestedende dienst dit in de aanbestedingsstukken motiveren.

3.4 Gunning onder opschortende voorwaarden (standstill periode)

Zowel voor de meervoudige onderhandse Aanbestedingen (onderhandse c.q. na selectie), de Nationale Aanbestedingen (openbare c.q. met voorafgaande selectie) als de Europese Aanbestedingen (openbare c.q. met voorafgaande selectie) vindt de gunning onder opschortende voorwaarden plaats.

De schriftelijke mededeling dient gemotiveerd te zijn. De minimale termijn die in acht genomen moet worden bedraagt twintig (20) dagen. Deze termijn is bedoeld om afgewezen inschrijvers in staat te stellen bezwaar aan te tekenen. Na deze termijn kan tot definitieve gunning worden overgegaan.

Indien een kort geding aanhangig is gemaakt tegen de (voorlopige) gunning, zal de gemeente Woerden niet overgaan tot gunning van de Opdracht, voordat een uitspraak is gedaan, tenzij een zwaarwegend belang onverwijlde gunning vereist.

Daarnaast zal de gemeente Woerden de overige Inschrijvers zo spoedig mogelijk schriftelijk mededeling doen van het kort geding. De mededeling bevat een aanduiding van het onderwerp van het geschil en hetgeen gevorderd wordt.

3.5 Grensoverschrijdend belang

Voorafgaand aan Inkoop vindt een objectieve toets plaats of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang past de Gemeente de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe. Overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zijn overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten waarbij buiten Nederland gevestigde Ondernemers interesse hebben of kunnen hebben. Dit kan blijken uit de uitgevoerde marktanalyse.

Of een overheidsopdracht of een concessieovereenkomst een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, zal afhangen van verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht en de plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd.

Voor overheidsopdrachten of concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang, zal de Gemeente een passende mate van openbaarheid in acht nemen. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel. Een aankondiging van de te verstrekken opdracht zal de Gemeente op haar website plaatsen en/of in andere gebruikelijke platforms, zoals dagbladen.

3.6 Mandaat en volmacht

Besluiten tot het aangaan van een overeenkomst worden in naam van het college genomen, dat deze bevoegdheid om uitvoering te geven aan het beleid in ruime mate heeft neergelegd bij de directie en teammanagers of zo veel lager in de organisatie als wenselijk is. Deze mandaatbevoegdheid is opgenomen in het gemeentelijk mandaatregister, vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders. Dit mandaatregister is van toepassing op alle inkopen van de Gemeente.

Overeenkomsten worden ondertekend in naam van de burgemeester. In het mandaatregister zijn, onder instructies en voorwaarden, bepaalde functionarissen gemachtigd namens de burgemeester tot ondertekening van de overeenkomst over te gaan.

3.7 Afwijkingsbevoegdheid

Afwijkingen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het college van burgemeester en wethouders en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is.

Het voorstel aan het college van burgemeester en wethouders dient voorzien te zijn van een advies van het cluster Inkoop & Aanbesteding.

4. Ethische en ideële uitgangspunten

4.1 Integriteit

• a.

  De Gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop

  De Gemeente heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.

• b.

  De Gemeente heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen

  De Gemeente wil enkel zaken doen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkoop (en Aanbesteding) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden.

4.2. Markt, tenzij

In elke fase van het inkoopproces wordt de toegevoegde waarde van de markt kritisch bekeken. De opdrachten van de Gemeente moeten zo veel mogelijk meerwaarde hebben voor de samenleving. Daarom wordt zorgvuldig afgewogen wat de Gemeente kan uitbesteden en wat niet. Alleen in die gevallen waar de risico’s onacceptabel zijn of de kosten onevenredig hoog zijn, ziet de Gemeente af van inschakeling van de markt en voert zij de activiteiten zelf uit. In alle andere gevallen wordt in beginsel uitgaan van uitbesteding aan een marktpartij.

De Gemeente geeft marktpartijen ruimte om creativiteit en innovatie te brengen bij het bereiken van de doelstellingen. De doelstellingen blijven centraal staan, maar de Gemeente staat open voor andere manieren om dat te bereiken dan met inzet van het eigen apparaat. Dat betekent dat bij het bepalen van de ‘bestelling’ niet de oplossing, maar de eisen aan de oplossing centraal staan. Pas wanneer dit beeld scherp is, komt de focus te liggen op de inhoud van de opdracht. Dat laatste kan samen met de marktpartijen en in sommigen gevallen de burgers worden bepaald. Op deze wijze kan de markt ook een gunstige aanbod doen. Zo verlopen aanbestedingen op een eerlijke en concurrerende manier en worden de doelen van de Gemeente zo effectief en efficiënt mogelijk bereikt. Het bereiken van die doelen begint vanuit de programmabegroting. Daar wordt als eerste het ‘Markt, tenzij’ principe toegepast. Als de programmabegroting onvoldoende kansen biedt, wordt het principe binnen de projecten toegepast. Er ontstaat zo een gelaagdheid om het ‘Markt tenzij’ principe toe te passen. Hoe eerder dit gebeurt, hoe hoger de toegevoegde waarde.

4.3Duurzaam Inkopen

Bij Inkopen neemt de Gemeente milieuaspecten in acht

Een schoner, duurzamer en zuiniger Nederland! Daarvoor gaan het Rijk en de gemeenten zich inspannen, zo is afgesproken in het bestuursakkoord over het klimaat- en energiebeleid. Overheden hebben gezamenlijk een groot inkoopvolume en kunnen door duurzaam in te kopen een duurzame productie afdwingen bij het bedrijfsleven.

Sinds 2012 wordt er door de Gemeente voor zo veel mogelijk voor 100% duurzaam ingekocht. Duurzaam inkopen is het toepassen van milieu- en/of sociale aspecten in het inkoopproces, zodat dit uiteindelijk leidt tot de daadwerkelijke levering van een product, dienst of werk dat aan deze milieu- en/of sociale aspecten voldoet.

Bij elk inkooptraject worden relevante duurzaamheidsaspecten als selectie- en/of gunningscriteria opgenomen.

Een productgroep, bijvoorbeeld Bedrijfskleding, Drukwerk, Groenvoorzieningen, Straatmeubilair etc., is 100% duurzaam ingekocht indien bij de Aanbesteding de criteria van die productgroep van Agentschap NL zijn toegepast. De criteria bestaan uit eisen die moeten en wensen die kunnen worden opgenomen in de inkoopdocumenten (bestek of programma van eisen en wensen).

De eisen geven het minimale duurzaamheidsniveau aan dat moet worden bereikt, wil de betreffende Inkoop als duurzaam kunnen worden bestempeld. Agentschap NL heeft bij het op- en vaststellen van de duurzaamheidscriteria rekening gehouden dat er voldoende aanbod is en de kosten niet substantieel stijgen. Bij iedere duurzame Inkoop door de Gemeente is de leverancier verplicht aan deze eisen te voldoen.

Met de ‘wensen’ kunnen opdrachtnemers zich onderscheiden tijdens de gunningsfase. De wensen zijn een aanvulling op de eisen. Door het meenemen van de wensen in een Aanbesteding kan een nog hoger duurzaamheidsniveau worden bereikt.

Gezien de in het energie en klimaatsbeleidsplan vastgelegde ambitie om te komen tot een zo veel mogelijk CO2-neutrale gemeentelijke organisatie en een CO2-neutrale stad, worden leveranciers bij relevante inkooptrajecten gevraagd naar de bijdragen aan de structurele reductie van de CO2-uitstoot.

De duurzaamheidscriteria zijn te vinden op de site van PIANOo Expertisecentrum Aanbesteden, http://www.pianoo.nl/dossiers/duurzaam-inkopen, nu onderdeel van Agentschap NL.

b. Inkoop vindt op maatschappelijk verantwoorde wijze plaats

Hierbij spelen onderwerpen als arbeidsreïntegratie, arbeidsomstandigheden en - indien passend - Social Return on Investment. De Gemeente heeft oog voor de sociaal zwakkeren in de samenleving. Zij stimuleert daarom - waar mogelijk en doelmatig - de participatie van arbeidsgehandicapten in het arbeidsproces. Daarnaast worden Diensten, Leveringen en/of Werken geweerd die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden tot stand komen of zijn gekomen.

Om uitdrukking te geven aan hun maatschappelijke verantwoordelijkheid, stellen bedrijven gedragscodes op met gedragsnormen. Die gedragscodes hebben een vrijwillig karakter. De ILO (International Labour Organization), is een gespecialiseerde organisatie van de Verenigde Naties. Zij houdt zich bezig met arbeidsvraagstukken. De ILO werd opgericht vanuit het idee dat een duurzame vrede niet mogelijk zou zijn zonder sociale rechtvaardigheid. Goede gedragcodes hebben tenminste de volgende acht basisnormen van het ILO opgenomen:

• 1.

  verbod op kinderarbeid;

• 2.

  verbod op dwangarbeid;

• 3.

  verbod op discriminatie van werknemers;

• 4.

  vrijheid van (vak)vereniging en recht op collectieve arbeidsonderhandelingen;

• 5.

  betaling van een leefbaar loon;

• 6.

  buitensporig werk komt niet voor en overwerk wordt gecompenseerd;

• 7.

  er zijn veilige en gezonde werkomstandigheden;

• 8.

  arbeiders hebben een wettig arbeidscontract.

Wij vragen alle potentiële opdrachtnemers de bovengenoemde acht ILO-normen te onderschrijven.

c. Social Return on Investment

Social Return on Investment is onderdeel van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. De Gemeente hecht grote waarde aan het verbeteren van de positie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Hiervoor verplicht de Gemeente zich om voor Diensten, Leveringen en Werken Social Return on Investment toe te passen. Hoe het best inhoud gegeven kan worden aan de invulling van Social Return on Investment wordt bij elke inkoopopdracht bepaald.

d. Social werkvoorziening

De Gemeente maakt deel uit van een sociaal werkvoorzieningschap. Het werkvoorzieningschap is een zelfstandige organisatie en maakt geen onderdeel uit van de Gemeente. Het betreft een openbaar lichaam op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen.

De Gemeente kan een opdracht aan een Sociale Werkvoorziening (SW) verlenen zonder toepassing van de (gehele) Europese aanbestedingsrichtlijn, wanneer de SW - voorziening voldoet aan de voorwaarden blijkt uit de wet- en regelgeving en jurisprudentie op dit gebied.

De Raad van de gemeente Woerden heeft op 29 mei 2008 vastgesteld de Verordening uitsluitend recht aan de Gemeenschappelijke Regeling ‘De Sluis’ voor de volgende werkzaamheden ten aanzien van beheer van de openbare ruimte in de Gemeente:

• -

  het verwijderen van zwerfvuil;

• -

  het legen van papierbakken;

• -

  het onderhoud van openbaar groen

4.4 Innovatie

De Gemeente streeft naar innovatie bij Diensten, Leveringen en/of Werken in het inkoopproces. Bij innovatiegericht inkopen wordt doelgericht gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de Gemeente ruimte aan de Ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe oplossing (radicale innovatie), maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’.

Naast de innovatie gericht op het product kan innovatie ook betrekking hebben op het inkoopproces. Hierbij wordt door de toepassing van een contractvorm die innovativiteit bij de wederpartij van de Gemeente stimuleert en de Aanbesteding daarvan creativiteit ontlokt uit de markt. Men besteedt bijvoorbeeld niet aan op basis van een volledig uitgewerkt bestek, maar op basis van een op ‘output’ gerichte vraagspecificatie.

De Gemeente streeft er naar, met name Werken, minder traditioneel aan te besteden en in plaats daarvan gebruik te maken van aanbestedingsvormen zoals ‘design & construct’.

Speciale aandacht gaat uit naar innovatieve initiatieven en mogelijkheden die lokale en regionale Ondernemers kunnen bieden.

Door het naar boven bijstellen van de onderhandse aanbestedingsdrempels voor Werken ontstaan kansen voor lokale en regionale Ondernemers om innovatieve ideeën en oplossingen in de praktijk te brengen.

5. Economische uitgangspunten

5.1 Product- en marktanalyse

• a.

  Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd

  Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’.

  Een marktanalyse leidt tot het noodzakelijke inzicht in de relevante markt(vorm) en de daarop opererende partijen (aanbieders en afnemers) en hoe de markt- en (eventueel) machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld kopers- of verkopersmarkt). En ook hoe de (eventuele) branche specifieke regelingen en gebruiken zijn. Een marktconsultatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.

  Een goede product- en marktanalyse is dan ook van nut bij de raming van de opdracht en bij het bepalen van de aan Ondernemers te stellen proportionele (selectie) eisen, criteria en (uitvoerings) voorwaarden.

5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

• a.

  De Gemeente acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk

  De Gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De Gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkoop waaronder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.

• b.

  De Gemeente kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie

  Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van de Gemeente door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De Gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.

5.3 Lokale en regionale economie en lokale en regionale Ondernemers

De Gemeente zoekt actief naar mogelijkheden voor de lokale en regionale economie en doet dit binnen de bestaande regelgeving en zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van Ondernemers leidt. Lokale en regionale Ondernemers hebben in beginsel geen bevoorrechte positie ten opzichte van andere Ondernemers. De Gemeente heeft echter wel oog voor de belangen van de lokale en regionale Ondernemers. Voor opdrachten onder de drempels voor meervoudig onderhandse Aanbesteding wordt, voor zover mogelijk en/of wenselijk ook één (1) of meer lokale aannemers, leveranciers of dienstverleners uitgenodigd om mee te dingen naar een opdracht.

De Gemeente moet niet onnodig buitenregionale, Nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. Aan de andere kant kan ‘Lokaal- of regionaal aanbesteden’ in het voorkomend geval bijdragen aan de doelmatigheid van de Inkoop, zonder afbreuk te doen aan de rechtmatigheid.

In de huidige economische crisis kiest de Gemeente er voor, daar waar mogelijk, de positie van de lokale en regionale Ondernemers te verbeteren/versterken.

De drempelbedragen voor onderhandse Aanbestedingen van Diensten, Leveringen en Werken worden naar boven bijgesteld. Hierdoor ontstaan kansen voor lokale en regionale Ondernemers.

Bij Nationale en Europese aanbestedingsprocedures wordt er zo veel als mogelijk en zinvol met percelen gewerkt, dit om de kansen van het midden- en kleinbedrijf in het algemeen en mogelijk ook van het lokale en regionale midden- en kleinbedrijf te vergroten {zie paragraaf 3.3 Algemene beginselen bij Inkoop, onder c, Samenvoegen (clusteren) en percelen}.

Combinatievorming en onderaanneming wordt zo veel als mogelijk en zinvol toegestaan, de administratieve lasten worden verlicht en er worden proportionele selectie- en gunningcriteria gesteld.

Bovendien wordt het sluiten van raamovereenkomsten met meerdere Ondernemers bij iedere daarvoor in aanmerking komende opdracht overwogen. Hierdoor kunnen ‘kleinere’ lokale en regionale Ondernemers ook aan ‘grotere’ Aanbestedingen deelnemen.

5.4 Samenwerkingsverbanden

De Gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij inkopen. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere Gemeenten of aanbestedende diensten.

5.5 Bepalen van de inkoopprocedure

Bij het bepalen van de inkoopprocedure hanteert de Gemeente de volgende methode:

De Gemeente zal - met inachtneming van de Gids Proportionaliteit - bij de onderstaande geraamde bedragen de volgende procedures hanteren, tenzij blijkt dat dit niet aansluit bij het type Inkoop en het karakter van de markt waarin de potentiële inschrijvers opereren. In dat laatste geval kan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Woerden ook kiezen voor een andere procedure, aangezien het voor bepaalde inkopen niet te kwantificeren is in een vast bedrag.

Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag

De Gemeente vraagt minimaal aan één Ondernemer een Offerte.

Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag

De Gemeente vraagt ten minste aan drie Ondernemers en ten hoogste aan vijf Ondernemers een Offerte.

Nationaal aanbesteden

Onder de (Europese) drempelbedragen kan de Gemeente nationaal aanbesteden. De Gemeente zal voorafgaand aan de opdrachtverlening een aankondiging plaatsen.

Europees aanbesteden

Boven de (Europese) drempelbedragen zal de Gemeente in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving.

5.6 2B - Diensten

De drempelbedragen van ‘Diensten’ hebben betrekking op 2A en 2B Diensten. Voor de zogenaamde 2B - Diensten geldt een uitzondering, omdat wordt aangenomen dat het niet Europees aanbesteden van deze Diensten de mededinging tussen lidstaten niet wezenlijk beïnvloedt. Bij 2A - Diensten is de gemeente verplicht om een Europese aanbestedingsprocedure toe te passen. Bij 2B - Diensten is dit, ook al wordt het drempelbedrag overschreden, niet verplicht. Men is alleen verplicht om vooraf specificaties op te stellen en het achteraf te melden. Met name Diensten m.b.t. gezondheidszorg en maatschappelijke dienstverlening vallen onder het regime.

5.7 Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) versus laagste prijs

Het gunningscriterium EMVI biedt de mogelijkheid om onderscheidende (kwalitatieve) aanbiedingen vanuit de markt te verkrijgen. Criteria op basis van EMVI moeten bij Europese Aanbestedingen verplicht worden gebruikt.

Onder het Europese drempelbedrag kan gekozen worden voor beoordeling op basis van EMVI of laagste prijs. Als wordt gekozen voor het criterium laagste prijs dan dient dit in de aanbestedingsdocumenten voldoende te worden gemotiveerd.

5.8 Raming en financiële budget

Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de overheidsopdracht. De raming bepaalt immers met name de, op basis van de Europese regelgeving en mogelijk op basis van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid, (verplicht) te volgen inkoopprocedure(s). Het is daarbij van belang, dat voorgenomen overheidsopdrachten niet kunstmatig worden gesplitst (‘splitsingsverbod’) met als doel zich bewust aan de aanbestedingsregelgeving te onttrekken.

Daarnaast is de raming ook van belang, om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. Inkoop vindt (dan ook) slechts plaats nadat is vastgesteld dat het financiële budget beschikbaar en toereikend is. De Gemeente wil immers op geen enkele wijze het risico lopen, dat verplichtingen worden aangegaan die zij niet kan nakomen.

5.9 Eerlijke mededinging en commerciële belangen

Door objectief, transparant en non discriminerend te handelen, bevordert de Gemeente een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De Gemeente wenst geen Ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.

Hoewel er op de Gemeente een verregaande motiveringsverplichting rust aangaande bijvoorbeeld de gunning van een overheidsopdracht, deelt de Gemeente op grond van de aanbestedingsregelgeving bepaalde gegevens niet mee indien openbaarmaking van die gegevens de toepassing van de wet in de weg zou staan, met het openbaar belang in strijd zou zijn, de rechtmatige commerciële belangen van Ondernemers zou kunnen schaden, of afbreuk aan de eerlijke mededinging tussen hen zou kunnen doen.

6. Organisatorische uitgangspunten

6.1 Inkoopproces

Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject

Stap Fase inkoopproces: Toelichting:

1. Voortraject

• Bepalen van inkoopbehoefte;

• Bepalen van het aanbod ( bijvoorbeeld product- en marktanalyse);

• Raming en bepalen van het financiële budget;

• Keuze Offerteaanvraag

2. Specificeren

• Opstellen van eisen en wensen;

• Omschrijven van de opdracht;

• Opstellen Offerteaanvraag;

3. Selecteren

• Eventuele voorselectie geïnteresseerde Ondernemers;

• Bekendmaking opdracht via verzenden van de Offerteaanvraag, de

website of Tenderned;

• Offertes evalueren;

• Nader onderhandelen (indien mogelijk op grond van de geldende

wet- en regelgeving);

• Gunning aan winnende Ondernemer;

4. Contracteren

• Tekenen (raam) overeenkomst met (winnende) Contractant;

• Registreren getekende overeenkomst;

• Informeren afgewezen Ondernemers;

5. Bestellen

• Uitvoeren van de opdracht;

• Eventueel met het doen van bestellingen;

6. Bewaken

• Bewaken termijnen;

• Controleren nakoming afgesproken prestaties;

• Tijdige betaling facturen;

7. Nazorg

• Beheren van de overeenkomst, bijvoorbeeld prijsindexeringen of

looptijd;

• Evalueren overeenkomst met Contractant.

De belangrijkste onderdelen bij de ondersteuning van het inkoopproces zijn:

• -

  Inkoopinstrumenten (Algemene Inkoopvoorwaarden, leveranciersbeoordeling methodiek, contractendatabase);

• -

  Inkooporganisatie {borging van functiescheiding met name tussen bestellen en betalen, centrale- of decentrale inkooporganisatie, opleidingsniveau van inkoopfunctionarissen, kennismanagement (opleidingen, verhoging van kwaliteit en up - to - date zijn van inkoopadviezen)}.

Het totaalbeeld van de gehele inkoopfunctie is dan ook:

6.2 Inkoop in de organisatie

De inkooporganisatie moet dusdanig ingericht zijn dat het de principes van integraal management ondersteunt.

De inkopende ambtenaar neemt het gemeentelijk belang als uitgangspunt bij de uitoefening van de inkoopfunctie. Hij onderhoudt een positieve relatie met leveranciers, waarbij ook de belangen van de leverancier in het oog moeten worden gehouden. Verkregen informatie tijdens uitoefening van de inkoopfunctie wordt vertrouwelijk behandeld. Hij ondersteunt eerlijke concurrentie, streeft te allen tijde het hoogst mogelijke niveau van deskundigheid na en komt afspraken en overeenkomsten na.

In het duale bestel is de gemeenteraad het bevoegde orgaan voor het stellen van kaders van het inkoopbeleid. De wijze waarop daar binnen deze kaders invulling aan wordt gegeven, is voorbehouden aan het college.

De raad controleert vervolgens of het college bij de uitvoering van het inkoopbeleid binnen de vastgestelde beleidskaders is gebleven.

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Woerden is verantwoordelijk voor een efficiënte besteding van middelen en geeft invulling aan de door de raad gestelde kaders.

De ambtelijke betrokkenheid richt zich op de uitvoering van het beleid, onder verantwoording van het college van burgemeester en wethouders.

De (tactische) inkoopactiviteiten zijn in het kader van integraal management decentraal belegd. Deze werkwijze heeft als voordelen de directe (budget) verantwoordelijkheid van de organisatie-onderdelen, de inzet van de materiekennis van het organisatieonderdeel en snellere besluitvorming. Nadelen van een decentrale Inkoop zijn de verdeelde inkoopkracht, geen uniforme opstelling naar de markt en de beperkte mogelijkheid tot opbouwen van specifieke inkoop- en materiedeskundigheid, waardoor minder specialisatie optreedt.

De gecoördineerde inkoopfunctie van de Gemeente benut de voordelen en vangt de nadelen van de decentrale Inkoop op.

Het belangrijkste deel van het inkoopproces vindt plaats vóór het contracteren. De meeste invloed op de integrale kosten wordt uitgeoefend tijdens de specificatie- en de selectiefase.

Het vroegtijdig inzetten van medewerkers van het cluster Inkoop & Aanbesteding staat daarom centraal in de verdere professionalisering van de inkoopfunctie van de Gemeente en in de uitvoering van dit inkoopbeleid.

Om de professionaliteit en kwaliteit van de tactische inkoopactiviteiten te borgen, hanteert de Gemeente een standaardwerkwijze op het gebied van Inkoop en aanbesteden, die regelmatig geactualiseerd wordt.

De verantwoording over het gemeentebrede inkoopbeleid wordt ingepast in de bestaande budgetcyclus en checksessies van de Gemeente.

De accountant ziet in haar jaarlijkse controle toe op de rechtmatigheid van de inkoopfunctie.

De verantwoording over het gemeentebrede inkoopbeleid wordt ingepast in de bestaande budgetcyclus en checksessies van de Gemeente.

De accountant ziet in haar jaarlijkse controle toe op de rechtmatigheid van de inkoopfunctie.

Bij Nationale (meervoudig onderhands en openbaar) en Europese Aanbestedingen wordt door de vakafdeling de concept offerteaanvraag inclusief het bestek/programma van eisen en wensen opgesteld dat door het cluster Inkoop & Aanbesteding op de volgende uitgangspunten zal worden getoetst:

• 1.

  Wet- en regelgeving;

• 2.

  objectiviteit;

• 3.

  non discriminatie;

• 4.

  transparantie;

• 5.

  Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen te weten:

• a.

  duurzaamheidcriteria;

• b.

  mensen met afstand tot de arbeidsmarkt, dat zijn zij die (lang) niet hebben gewerkt door ziekte of uitkering of doordat ze een fysieke of mentale handicap hebben.

Indien met de vakafdeling niet tot overeenstemming kan worden gekomen over bovenstaande uitgangspunten dan wordt overeenkomstig het gestelde in de nota ‘Inkoop- en aanbestedingsbeleid’ het college van burgemeester en wethouder om een oordeel gevraagd.

Tot en met de gunning wordt vanuit het cluster Inkoop & Aanbesteding de administratieve werkzaamheden uitgevoerd voor openbare Nationale en Europese Aanbestedingen, met uitzondering van de Aanbestedingen gebaseerd op het RAW. De hierbij behorende administratieve werkzaamheden worden door de betreffende vakafdeling zelf verzorgd.

Het cluster Inkoop & Aanbesteding dient na voltooiing van meervoudige onderhandse Aanbestedingen een opgave te krijgen van de uitgevoerde Aanbesteding. Met uitzondering van de RAW Aanbestedingen. De werkzaamheden worden door de betreffende vakafdeling geadministrateerd en jaarlijks beschikbaar gesteld aan het cluster Inkoop & Aanbesteding. Hiervoor dient gebruik te worden gemaakt van het vastgestelde meldingsformulier (N:\Afdelingsapplicaties\Ondersteuning\pub\cluster inkoop)

6.3 Inkoopdossier

Inkoop wordt schriftelijk, bij voorkeur digitaal, vastgelegd in een inkoopdossier. Het inkoopdossier bevat alle ten behoeve van de interne en externe controle benodigde inkoop- en aanbestedingsdocumenten. De betrokken inkoper is verantwoordelijk voor de volledigheid van het inkoopdossier. Na opdrachtverstrekking wordt het inkoopdossier compleet bij het gemeentelijk archief aangeleverd en op de voorgeschreven wijze gearchiveerd.

6.4 Contractendatabase

Er is een contractendatabase. Hierin zijn op overzichtelijke wijze alle door de afdelingen aangemelde contracten opgenomen.

De contractendatabase heeft onder andere als doel de behandelende medewerker tijdig te informeren welke contracten aflopen, verlengd kunnen worden of opnieuw moeten worden aanbesteed.

De vakafdeling draagt er zorg voor dat na de ondertekening van het contract behorende bij de Aanbesteding, een afschrift aan het cluster Inkoop & Aanbesteding wordt verstuurd ten behoeve van de contractendatabase.

[Klik hier om het document te downloaden]

[Klik hier om het document te downloaden]

[Klik hier om het document te downloaden]

[Klik hier om het document te downloaden]

[Klik hier om het document te downloaden]

[Klik hier om het document te downloaden]