Gedragscode voor ambtenaren gemeente Woerden 2016

Sinds 2006 geldt de verplichting voor de gemeente een gedragscode voor de ambtenaren te hebben. Ook heeft de gemeente een aparte gedragscode voor politieke ambtsdragers. Beide gedragscodes bevatten, over het geheel genomen, dezelfde elementen.

Deze verplichting is niet de enige reden waarom het college onderhavige gedragscode wil vaststellen. Afspraken met betrekking tot transparantie, betrouwbaar handelen, professionaliteit en aanspreekbaarheid vindt het college heel belangrijk, ook voor de medewerkers van de gemeente. Ambtenaar zijn is niet zomaar een vak. Het algemeen belang en de doelstellingen van het bestuur staan centraal. Een ambtenaar is het aan de gemeente en zijn functie verplicht om professioneel, efficiënt en integer te werken. Ook in je vrije tijd dien je rekening te houden met het ambtenaarschap. Je mag het vertrouwen van de inwoners niet aantasten.

Soms kunnen medewerkers van onze gemeente voor situaties komen te staan waarin een moeilijke keuze gemaakt moet worden. Situaties waarbij je je afvraagt, of je correct handelt. Deze gedragscode heeft tot doel om houvast te bieden bij dat soort situaties. Daarmee biedt de code bescherming aan de medewerkers van de gemeente. De code is ook bedoeld als uitingsvorm waarop de medewerkers van de gemeente Woerden –niet alleen onderling, maar ook naar bestuur en samenleving toe- aanspreekbaar wil zijn. De medewerkers van de gemeente leggen bij indiensttreding een ambtseed (eed of belofte) af, waarin je onder meer belooft of zweert je aan deze gedragscode te zullen houden.

Overigens staan er ook gedragsregels in de Ambtenarenwet en de CAR/UWO, bijvoorbeeld over fraude, valsheid in geschrifte en steekpenningen. Die voorschriften zijn niet in deze code opgenomen, maar daar moet iedere medewerker zich natuurlijk ook aan houden.

Integer handelen is niet alleen te vatten in regels, voorschriften en deze gedragscode. Het gaat ook om de uitgangspunten die voor dat handelen worden gehanteerd. Deze uitgangspunten liggen ten grondslag aan de gedragsregels die in hoofdstuk III staan en vormen de leidraad voor ambtelijke integriteit.

Professionaliteit

Medewerkers van de gemeente zijn op hun terrein vakmensen; zij weten wat hun functie inhoudt. Zij beschikken over de kennis en vaardigheid om deze goed te vervullen, waarbij een flexibele en ondernemende houding hoort. Dit houdt ook in dat een medewerker vanuit die deskundigheid zijn taak uitoefent en er geen vermenging van publieke en persoonlijke belangen en verantwoordelijkheden plaats vindt en dat ook iedere schijn van vermenging wordt vermeden.

Betrouwbaarheid

Op een medewerker moet men kunnen rekenen. Hij houdt zich aan zijn afspraken. Kennis en informatie waarover hij uit hoofde van zijn functie beschikt, wendt hij aan voor het doel waarvoor die zijn gegeven.

Transparantie

Het handelen van een medewerker is gericht op openheid en transparantie, zodat optimale verantwoording aan anderen kan worden afgelegd en er volledig inzicht is in het handelen en zijn beweegredenen daarbij.

Zorgvuldigheid

Het handelen van een medewerker is zodanig dat alle organisaties en inwoners op gelijke wijze en met respect worden bejegend en dat belangen van partijen op zorgvuldige wijze worden afgewogen. Hij is zich van zijn verantwoordelijkheid bewust en dat vereist zorgvuldige omgang met financiële en materiële middelen.

Dienstbaarheid

De medewerker staat ten dienste van alle inwoners en organisaties van de gemeente. Het handelen is altijd en volledig gericht op het algemeen belang. Dit vraagt ook om duidelijke klantvriendelijkheid en servicegerichtheid. Ten dienste staan betekent ook creatief en communicatief zijn en bereid zijn om, zo nodig, een extra stap te zetten.

Functionaliteit

Het handelen van een medewerker heeft een herkenbaar verband met zijn functie en is voor degenen met wie hij contact heeft uitdrukkelijk benoemd. Ook in zijn vrije tijd is een medewerker zich, in zijn gedragingen en uitingen, ervan bewust dat hij voor de gemeente werkt.

1. Verklaring omtrent het gedrag (VOG)

Een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is een verklaring waaruit blijkt dat het gedrag van een persoon geen bezwaar vormt voor het vervullen van een specifieke taak of functie in de samenleving. Als iemand een VOG aanvraagt, wordt onderzoek gedaan naar het justitiële verleden van een persoon.

Alle nieuwe medewerkers in een ambtelijke aanstelling bij de gemeente Woerden moeten vanaf medio 2016 een Verklaring omtrent het gedrag (VOG) overleggen. De VOG wordt opgenomen als ontbindende voorwaarde in het aanstellingsbesluit. De kosten (ruim € 40,-) worden door de gemeente vergoed.

2. Belangenverstrengeling en aanbesteding

Als medewerker van de gemeente ben je alert op situaties in het werk waarin je met privé-relaties te maken krijgt. Je licht je leidinggevende in over aanvragen en offertes van vrienden, familieleden of bedrijven waarin familie of vrienden werkzaam zijn. De schijn van vriendjespolitiek wordt voorkomen en dergelijke zaken worden dan door een andere medewerker behandeld. Je bent terughoudend met het geven van adviezen aan bekenden in de privé-sfeer; je bent bedacht op botsing van belangen. Je neemt van een aanbieder van diensten, werken of leveringen aan de gemeente geen faciliteiten of diensten aan die je onafhankelijke positie kunnen beïnvloeden.

3. Nevenwerkzaamheden

Maatschappelijke betrokkenheid wordt op prijs gesteld. (Ogenschijnlijke) belangenverstrengeling niet. Het gaat hier om betaalde of onbetaalde werkzaamheden waarvoor je, naast je baan bij de gemeente, zelf hebt gekozen. In de Regeling nevenwerkzaamheden en financiële belangen staat welke regels gelden voor nevenwerkzaamheden en financiële belangen.

4. Informatie

In de gemeentelijke organisatie circuleert veel vertrouwelijke informatie. Van verslagen van functioneringsgesprekken tot vastgoeddossiers. Informatie die niet voor alle ogen bestemd is. Je bent je goed bewust dat je een geheimhoudingsplicht hebt ten aanzien van vertrouwelijke informatie waarvan je in verband met je functie, op de hoogte bent. Te denken valt aan personele en financiële gegevens van collega’s, inwoners en relaties van de gemeente maar ook aan voorkennis van beleidsplannen of uitvoeringsbesluiten. Dergelijke informatie verstrek je uiteraard niet aan derden. Inwoners en collega’s mogen verwachten dat je respect voor hen hebt en dat gevoelige en vertrouwelijke informatie alleen wordt aangewend waartoe deze dient. Ook wend je deze informatie niet aan voor persoonlijke belangen.

Je treedt niet in contact met de media, die contacten lopen altijd via het team Communicatie en Personeel. Word je benaderd door de media, verwijs dan ook naar Communicatie.

5. Geschenken, uitnodigingen en aanbiedingen

De hoofdregel is dat geschenken en aanbiedingen die je in verband met je functie ontvangt, worden beschouwd als gemeentelijk eigendom. Dat wil niet zeggen dat je nooit iets mag accepteren. Relatiegeschenken vormen nu eenmaal een gebruikelijk maatschappelijk verschijnsel. Te allen tijde moet echter voorkomen worden dat het aanvaarden van geschenken, aanbiedingen of uitnodigingen jouw onafhankelijke positie of die van de organisatie beïnvloedt of dat zelfs de schijn van beïnvloeding ontstaat. Mede daarom is het niet toegestaan om geschenken op het privé-adres te ontvangen. Wanneer dit wel gebeurt meld jij dit aan je leidinggevende en kan de directie een brief sturen aan het desbetreffende bedrijf, waarin wordt uitgelegd dat dit niet op prijs gesteld wordt.

Als je geschenken, aanbiedingen of uitnodigingen ontvangt, dan meld je dit aan je leidinggevende. In de regel worden geschenken op de eindejaarsbijeenkomst in december onder alle medewerkers verloot. Je lokt geschenken of uitnodigingen uiteraard niet uit en biedt geen tegenprestatie. Het aannemen van geld is verboden. Tegen ongebruikelijke geschenken of uitnodigingen, wordt een duidelijk nee gezegd. Uitnodigingen voor excursies, evenementen en dergelijke bespreek je met je leidinggevende voordat zij geaccepteerd worden.

6. Representatiekosten en declaraties

Declareer je representatiekosten of (reis)onkosten? De hoofdregel is dat de kosten rechtstreeks verband moeten houden met de uitoefening van je functie. Niet het persoonlijke maar het gemeentelijke belang staat voorop.

Je declareert geen kosten die al op een andere wijze worden vergoed, bijvoorbeeld door een andere gemeente. Je laat je declaraties accorderen door je leidinggevende. Zijn er onduidelijkheden of verschil van inzicht, dan kun je deze voorleggen aan zijn of haar leidinggevende. In geval van twijfel wordt dit voorgelegd aan het college. Je declareert gemaakte kosten aan de hand van het daarvoor bestemde formulier zo spoedig mogelijk.

7. Reizen

Dienstreizen komen voor vergoeding in aanmerking. Het reisdoel en reisgezelschap moeten relevantie hebben voor de functie en er is toestemming nodig van je leidinggevende. Je reist niet op kosten van anderen, tenzij je leidinggevende daarvoor toestemming geeft. Daarbij maakt hij/zij de afweging of er sprake kan zijn van belangenverstrengeling. Verleng je een reis of bezoek voor privé-doeleinden, dan zijn eventuele extra reis- en verblijfkosten voor eigen rekening. Dat is ook het geval als iemand anders meereist. Je meldt dit vooraf aan je leidinggevende.

8. Gebruik gemeentelijke eigendommen

Gebruik van gemeentelijke eigendommen voor privé-doeleinden is niet toegestaan. Onder gemeente-eigendommen vallen bijvoorbeeld kantoorartikelen, gereedschappen, maar ook suikerzakjes en afwasmiddel. Die spullen mag je daarom niet mee naar huis nemen.

Ook het maken van een kopietje voor jezelf, surfen op internet en het plegen van een privé-telefoontje kost de gemeente geld. Dat het soms gebeurt, is geen probleem, maar het moet wel binnen redelijke grenzen blijven. Een enkel kopietje is prima, boekjes voor de voetbalvereniging niet. Telefonisch een afspraak met je huisarts maken kan, gezellig met vriendinnen bellen hoort buiten werktijd. Bij twijfel bespreek je dit met je leidinggevende. Deze geeft toestemming of niet.

9. Omgangsvormen

Onze onderlinge omgangsvormen kenmerken zich door respect, zorgvuldigheid en verantwoordelijkheidsbesef. We hebben het dan over cultuur in de organisatie. Discriminatie, (seksuele) intimidatie, agressie, geweld en roddel horen daar niet bij. Je bent als medewerker zelf verantwoordelijk voor je individuele gedrag. Leidinggevenden hebben daarnaast een verantwoordelijkheid voor de omgeving waarin je jouw werk doet. Een omgeving waar grote openheid heerst, werkt remmend op ‘gesjoemel’ en ander ongewenst gedrag.

Overigens geldt hier ook de gemeentelijke Klachtenregeling ongewenst gedrag. De leidinggevende bevordert de bewustwording van medewerkers en ondersteunt hen in het omgaan met gevoelige en risicovolle situaties.

10. Integriteitsschendingen

Signaleer je misstanden in de organisatie of schendingen van integriteit? Deze kun je melden bij je leidinggevende of de vertrouwenspersoon integriteit. Soms is dat een lastige stap. Je twijfelt wellicht aan je eigen oordeel. Anonimiteit is desgewenst gewaarborgd en de vertrouwenspersoon integriteit is onpartijdig. In overleg met jou, bekijkt de vertrouwenspersoon integriteit of vervolgstappen noodzakelijk zijn. De vertrouwenspersonen integriteit van de gemeente Woerden zijn te vinden op PIM/intranet.

Hoe de gemeente met een melding omgaat, kun je lezen in de Regeling melding vermoeden misstand. Die regeling is er ook om de medewerker die misstanden meldt te beschermen. Brengt de interne melding niet wat je ervan had verwacht, dan kun je je wenden tot de het Huis voor Klokkenluiders. Informatie is te vinden op de website: www.huisvoorklokkenluiders.nl.

11. Slot

Heb je twijfels of vragen over deze Gedragscode, overleg dan met je leidinggevende. In gevallen waarin deze code niet voorziet of waar de toepassing niet eenduidig is, vindt op initiatief van de directie of anderszins bespreking plaats in de directie.

Deze gedragscode treedt in werking op de dag na die van de bekendmaking en wordt aangehaald onder de citeertitel “Gedragscode voor ambtenaren”.