Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR78895
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR78895/1
Instructie voor de griffier van de gemeente Woerden
Geldend van 25-07-2003 t/m heden met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2003
Intitulé
Instructie voor de griffier van de gemeente WoerdenDe raad van de gemeente woerden,
gelezen het voorstel van het presidium van 17 juni 2003;
gelet op het bepaalde in artikel 107a, tweede lid van de gemeentewet;
besluit;
vast te stellen de "Instructie voor de griffier van de gemeente Woerden".
Artikel 1 Algemene ondersteuning
De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de leden van de raad.
Artikel 2 Agendering
De griffier, dan wel een door hem daartoe aangewezen medewerker van de griffie, ondersteunt de raad en zijn commissies bij het vaststellen van de agenda’s van de raads- en commissievergaderingen.
Artikel 3 Bijstand raadsvoorzitter
1. De griffier staat de voorzitter van de raad terzijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raad.
2. De griffier, dan wel een door hem daartoe aangewezen medewerker van de griffie, staat de voorzitters van de raadscommissies terzijde bij hun zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raadscommissies.
Artikel 4 Vergaderingen van de raad en raadscommissie
1. De griffier is aanwezig bij de raadsvergaderingen en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.
2. De griffier, dan wel een door hem daartoe aangewezen medewerker van de griffie, is aanwezig bij de vergaderingen van de raadscommissies.
3. De griffier, dan wel een door hem daartoe aangewezen medewerker van de griffie, draagt zorg voor de verzending van de voorlopige agenda, notulen en overige stukken aan de raadsleden.
Artikel 5 Ondersteuning presidium en agendacommissie
1. De griffier, dan wel een door hem daartoe aangewezen medewerker van de griffie, is aanwezig bij de vergaderingen van het presidium en van de agendacommissie en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.
2. Indien het presidium of de agendacommissie aanvullende ondersteuning behoeft draagt de griffier, dan wel een door hem daartoe aangewezen medewerker van de griffie er zorg voor dat deze gegeven wordt.
Artikel 6 Ondersteuning onderzoekscommissie
Indien de raad een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a van de gemeentewet instelt, ondersteunt de griffier deze commissie.
Artikel 7 Ambtelijke bijstand
De griffier draagt er, zo nodig in samenwerking met de gemeentesecretaris, zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen. Voorschriften hierover worden gesteld bij de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning.
Artikel 8 Organisatie griffie
1. De griffier geeft leiding aan de griffie.
2. De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie.
3. De commissiegriffiers handelen overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier.
Artikel 9 Verhindering en vervanging
1. Indien de griffier verhinderd is zijn ambt te vervullen of wanneer hij verlof opneemt, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de voorzitter van de raad.
2. Bij afwezigheid van de griffier wordt hij vervangen door de plaatsvervangend griffier die als zodanig door de raad is benoemd.
Artikel 10 Slotbepaling
1. In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de raad.
2. Deze instructie treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2003.
3. Deze instructie kan worden aangehaald als “Instructie voor de griffier van de gemeente Woerden”.
Ondertekening
Nota-toelichting
Artikel 1
De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad. Deze taak behoort niet meer tot de taken van de gemeentesecretaris. De griffier is het aanspreekpunt voor verzoeken om ambtelijke bijstand van de raad en de individuele raadsleden.
Artikel 2
De raadsagenda’s worden vastgesteld door de raad en worden voorbereid door de agendacommissie. De griffier en de medewerkers van de griffie nemen de ambtelijke voorbereiding ter hand. De administratieve ondersteuning wordt door de griffie verleend.
De griffier biedt ook ondersteuning bij de opstelling van de voortschrijdende agenda van de raadsvergaderingen.
Artikelen 3 en 4
De burgemeester wordt in zijn functie van voorzitter van de raad bijgestaan door de griffier. In zijn functie van voorzitter van het college en van zelfstandig bestuursorgaan van de gemeente wordt hij net als voorheen bijgestaan door de gemeentesecretaris. De griffier zit naast de burgemeester tijdens raadsvergaderingen, verzorgt het verslag en verricht alle mogelijk denkbare (administratieve) ondersteuning. Ook het bodepersoneel gedraagt zich tijdens raads- en commissievergaderingen naar de aanwijzingen van de griffier. Veelal zullen de commissiegriffiers en niet de griffier aanwezig zijn bij de vergaderingen van de raadscommissies en de voorzitters van de raadscommissies ondersteunen.
Artikel 5
Voor het presidium en de agendacommissie als belangrijke instituten van de raad geldt hetzelfde als voor de raad in het algemeen. Elk van de genoemde instituten wordt in beginsel door de griffier en de medewerkers van de griffie ondersteund. Het presidium bestaat uit alle fractievoorzitters en de burgemeester. Het presidium heeft de taak de raad te adviseren en te overleggen over procedurele, organisatorische en vergadertechnische zaken betreffende de raadsvergaderingen. De agendacommissie bestaat uit de voorzitters van de raadscommissies, de voorzitter van de raad, de griffier en de gemeentesecretaris. De agendacommissie heeft de taak de agenda van de raad te coördineren en stelt de voorlopige agenda op.
Artikel 6
Indien de raad een onderzoekscommissie instelt zal deze natuurlijk behoefte hebben aan ambtelijke ondersteuning. Het is logisch dat deze vanuit de griffie verschaft zal worden. De onderzoekscommissie is immers een raadscommissie. Wellicht zal voor een dergelijke commissie tijdelijk extra personeel aangenomen moeten worden vanwege het intensieve en tijdelijke karakter van de werkzaamheden. Op grond van artikel 155a, achtste lid, van de gemeentewet is een verordening opgesteld waarin nadere voorschriften worden gesteld met betrekking tot de bedoelde onderzoeken. Daarin worden ook regels gesteld over de ambtelijke bijstand.
Artikel 7
De griffier heeft een spilfunctie in het goed laten verlopen van ambtelijke ondersteuning voor de raadsleden. De regeling hiervoor is uitgewerkt in de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning. Uitgangspunt is dat verzoeken om ambtelijke bijstand bij de griffier worden ingediend. Een belangrijke taak voor de griffier kan zijn de bewaking van de termijn waarbinnen de bijstand verleend wordt. Gezien de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden is er geen uniforme termijn te stellen. Het actief bewaken van de voortgang van het proces door de griffier kan echter wel voorkomen dat een verzoek onnodig lang blijft liggen.
Artikel 8
Gezien de parallel met de werkzaamheden van de griffier in de raadsvergaderingen is ervoor gekozen om de functie van commissiesecretaris te veranderen in commissiegriffier.
De commissiegriffiers vallen onder het gezag van de griffier. De werkzaamheden zijn vergelijkbaar met die van de griffier in de raadsvergaderingen. In een dualistisch stelsel hoort de directe ondersteuning van de raad immers bij de griffie.
Artikelen 9 en 10
Deze artikelen behoeven geen toelichting.
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl