Regeling vervallen per 11-05-2021

Verordening op de ambtelijke bijstand

Geldend van 25-07-2003 t/m 10-05-2021 met terugwerkende kracht vanaf 01-07-2003

Intitulé

Verordening op de ambtelijke bijstand

De raad van de gemeente woerden,

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders - presidium van 17 juni 2003;

gelet op het bepaalde in artikel 33 van de Gemeentewet;

besluit;

vast te stellen de "Verordening op de ambtelijke bijstand"

Paragraaf 1 Ambtelijke bijstand

Artikel 1

1. Een raadslid wendt zich tot de griffier of een ambtenaar met een verzoek om:

a. feitelijke informatie van geringe omvang;

b. inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn.

2. Indien de ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld onder het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de gemeentesecretaris daarvan in kennis. De gemeentesecretaris beslist en stelt de griffier van deze beslissing in kennis.

3. Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.

4. De bijstand, bedoeld in het derde lid, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie.

Artikel 2

1. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend kan de griffier de gemeentesecretaris verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen. De gemeentesecretaris verzoekt een ambtenaar ambtelijke bijstand te verlenen tenzij:

a. het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

b. dit het belang van de gemeente kan schaden;

2. Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de gemeentesecretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.

Artikel 3

Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de gemeentesecretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.

Artikel 4

1. Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij hiervan mededeling aan de griffier.

2. Indien overleg tussen de griffier en de gemeentesecretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.

Artikel 5

De gemeentesecretaris verstrekt het college desgewenst informatie over:

a. welk onderwerp om bijstand is verzocht;

b. welke ambtenaar de bijstand heeft verleend;

c. hoeveel tijd het verlenen van de bijstand heeft gekost;

d. de reden waarom een verzoek is geweigerd.

Artikel 6

1. Een raadslid kan aangeven dat een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies geheim wordt gehouden.

2. Indien het college informatie wenst over een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies wendt het college zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.

Paragraaf 2 Slotbepaling

Artikel 7

1. Deze verordening treedt in werking op 1 juli 2003.

2. Op dat tijdstip vervalt de Regeling inzake het verstrekken van ambtelijke bijstand aan leden van de gemeenteraad, vastgesteld bij raadsbesluit van 29 april 1993, van toepassing verklaard bij raadsbesluit van 25 januari 2001.

3. Deze verordening kan worden aangehaald als “Verordening op de ambtelijke bijstand”.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 26 juni 2003,
de griffier,                    de voorzitter,
W. Hooghiemstra           B.F.A. van der Kluit-de Groot

Nota-toelichting Artikelgewijze toelichting Ambtelijke bijstand

Artikel 1

De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffier of een ambtenaar. Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor niet openbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet. Deze rechten zijn uitgewerkt in het Reglement van orde van de raad en de verordening op de vaste raadscommissies.

Het bestaan van het instituut griffie en de ontvlechting van de posities van de raad en het college, die bij de dualisering zijn beslag heeft gekregen, leidt ertoe dat de ambtelijke organisatie parallel ontvlochten wordt. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de gemeentesecretaris de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. De ontvlechting van posities leidt in dit geval dus noodzakelijk tot een verdergaande formalisering van de regeling omtrent ambtelijke bijstand.

De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.

In de gehele verordening is er voor gekozen een onderscheid aan te brengen tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie. Als er over ambtenaren gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie bedoeld die onder gezag van het college staan en worden dus niet griffiemedewerkers bedoeld. Dit neemt niet weg dat ook medewerkers van de griffie ook ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet zijn.

Op grond van het tweede lid is er bij twijfel een rol voor de gemeentesecretaris weggelegd. Deze zal moeten beslissen of het een verzoek als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a en b betreft.

Artikelen 2 en 3

Beoordeling of één van de in artikel 2 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. In artikel 3 is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de gemeentesecretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).

Artikel 4

Ook indien – naar de mening van het raadslid – op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor. Wel dient de griffier hierover eerst overleg te voeren met de gemeentesecretaris.

Artikel 5

In dit artikel is aangegeven dat het van belang is dat het college op de hoogte is van het feit dat bijstand is verleend door onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren. Gezien de vergroting van de afstand tussen raad en college die met de dualisering is gecreëerd, is het logisch dat desgewenst melding wordt gemaakt van het verschaffen van ambtelijke bijstand. Het college en de gemeentesecretaris kunnen afspreken in welke gevallen hiervan melding wordt gemaakt.

In deze verordening is er bewust voor gekozen om niet expliciet op te nemen dat de gemeentesecretaris een register bijhoudt. Hij kan zelf bepalen op welke wijze hij de betreffende informatie bijhoudt.

Artikel 6

Indien een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Dit is een gevolg van de door de dualisering tot stand gebrachte ontvlechting van posities. De mogelijkheid wordt dan ook geopend dat een raadslid aangeeft dat een verzoek om ambtelijke bijstand en de inhoud van de verleende bijstand geheim wordt gehouden. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door het college onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid is in het tweede lid bepaald dat het college zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wendt en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.

De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Indien hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.